Ko načrtujete spletno srečanje, morate več kot samo upanje, da so udeleženci pozorni! Pravzaprav jih želite spodbuditi, da bodo zavzeti in prisotni. Da bi se to zgodilo, mora biti vaše spletno srečanje strukturirano. Treba ga je oblikovati in poskrbljeno za vaše občinstvo.
Konec koncev, kakšen namen je sicer? Zakaj bi porabljali čas za zbiranje vojakov, da bi pregledali poročila o napredku ali odprli komunikacijske linije, da bi nevihtno umerjali smolo, če je slišan samo čriček?
Z bolj interaktivnim pristopom k vašim spletnim sestankom lahko pričakujete veliko angažiranost, boljšo absorpcijo informacij in temeljitejše razumevanje vaše vsebine. Mogoče celo malo zabave!
Pojdimo na posel - poslovna srečanja, to je!
Kot piše v članku Harvard Business Review, zgornji vodstveni delavci, izvršitelji na ravni C in drugi nosilci odločanja skoraj tri četrtine svojega časa porabijo za sestanek z drugimi, da bi razpravljali o napredku pri delu. To je veliko časa, preživetega na sestankih.
Ne pozabimo tudi na oddaljene delavce. Zahvaljujoč sofisticirani tehnologiji so možna spletna srečanja s skupinami in kolegi na različnih lokacijah, vendar še vedno obstajajo izzivi s časovnimi pasovi, povezljivostjo in usklajevanjem projektov. Tu se porabljeni čas lahko izgubi ali zlorabi.
Ali počnete vse, da zagotovite, da so vaša spletna srečanja produktivna in dobro izkoristijo čas?
Če želite:
- Poiščite enostavnejše načine za usklajevanje s kolegi in oddaljenimi delavci
- Ostanite povezani ne glede na čas ali razdaljo
- Poživite interakcije
- Zavzemite se za večjo udeležbo in učinkovitost
Potem je tu nekaj idej za poživitev sestankov, da bodo bolj interaktivni in učinkoviti:
Najprej se vprašajte: Ali je to srečanje nujno? Ali res želite organizirati ta sestanek?
Da lahko udeleženci sodelujejo in sodelujejo, je treba slišati glasove, mnenja, ugotovitve in izmenjavo informacij. V primeru spletnega srečanja je dialog bolj zaželen kot monolog.
Če obstaja obvestilo ali informacija, ki od udeležencev ne zahteva, da dodajo ali delajo in samo poslušajo, razmislite, kako bi bilo vaše sporočilo bolj primerno v e-poštnem sporočilu. Na sestankih, ki so interaktivni in privlačni, lahko samo, če udeleženci zaprosijo za poslušanje, izgubijo ali se pretvarjajo.
Ko je vsebina in namen spletnega sestanka določena kot »potrebna«, je treba storiti naslednje:
12. Upravljajte s pričakovanji
Med kolegi razvijajte pravo miselnost tako, da jim vnaprej sporočite, da je njihovo sodelovanje potrebno. V dnevnem redu, poslanem pred spletnim sestankom, predstavite preprosto postavitev tega, kar lahko vsi pričakujejo.
Predstavite težavo in sporočite udeležencem, da se zahtevajo njihove ideje in prispevek. To jim zagotavlja čas za razmislek in reševanje problemov, hkrati pa določa nekatera osnovna pravila.
Poleg tega jim sporočite nekaj osnovnih pričakovanih bontonov, na primer:
- Pritisnite "utišaj", ko ne govorite
- Ne jejte in ne pijte
- Telefone in druge moteče posnetke ustavite
11. Prijava s kolegi
V luči nedavne pandemije z milijoni ljudi, ki delajo od doma, je delo na daljavo lahko osamljeno. Tako da preprosto načrtujete sestanek v ponedeljek in začnete s preprostim vprašanjem: "Kaj ste počeli ta vikend?" lahko pridobite sodelovanje in spodbudite kolege, da se odprejo.
Še bolje, odvisno od velikosti sestanka, uporabite ta uvodni čas, da se vsi obrnete in se zahvalite kolegu za nekaj, kar so storili. Velika ali majhna, s hvaležnostjo s preprostim klicem imena in izgovorom naloge hvaležnost pomaga vsem počutite se bolj povezane. To je majhen, a mogočen način za spodbujanje družbenih vezi na virtualni platformi.
Ali je v vaši ekipi veliko oddaljenih delavcev? Vtisnite več občutka za družbeno povezanost tako, da si vbrizgate malo zabave, da pomagate prebiti led in se ljudje počutite manj osamljeni s socialno distanciranjem ali delom od doma:
- Uvod v popestritev:
Spletna sejna soba polna neznancev? Udeležence povabite, da se predstavijo in z nenavadnimi informacijami:
-
- Njihova najljubša karaoke pesem
- Njihova podpisana domača jed
- Najboljši koncert, na katerega so kdaj šli
Spletna sejna soba z istimi kolegi? Povabite znane obraze na:
-
- Na kratko razpravljajte o dobrem filmu, ki so si ga nedavno ogledali
- Povejte, kako gre njihovemu ljubljenčku
- Odprite hobi ali osebni projekt, ki so se ga lotili
- Uporabi svoje možgane:
Vaje za team building ne smejo pasti na pot samo zato, ker so člani ekipe bolj razpršeni. Pred časom navedite merila, da se bodo udeleženci lahko pojavili pripravljeni. Poskusite kratko spletno izvedbo Charades ali Balderdash za bolj zanimiv način, kako odpreti sestanek. - Igrajte igro ugibanja:
Drug način, kako pritegniti ljudi k sodelovanju, je, da vsakega udeleženca prosite, naj igra preprosto različico ISpyja, tako da opiše predmet na svojem oddaljenem delovnem območju.
10. Ustvarite svoj dnevni red za sestanke pred časom
Če je vaš dnevni red sestankov jasen in artikuliran, lahko pričakujete enako donosnost naložbe pri spletnem srečanju! Brez načrta ali premišljevanja bo nejasna, napačno obveščena sinhronizacija povzročila zmedo in izgubljala čas.
Pripravite strukturiran dnevni red, ki opisuje ključna vprašanja, in navedite, kaj se od udeležencev zahteva in pričakuje. Pošljite vsaj en dan vnaprej in ne pozabite uporabiti nastavitev povabil in opomnikov za hitro širjenje informacij.
9. Pripravite svojo tehnologijo
Kakor koli čudovita je tehnologija, še vedno obstajajo priložnosti, da gre lahko nekoliko čudno. Prepričajte se, da vse deluje brez težav, tako da preizkusite svojo tehnologijo in preverite, ali so vse naprave napolnjene. Spoznajte, kje so vaše električne vtičnice, in polnilnike imejte v bližini. Preizkusite svojo kamero, mikrofon, internetno povezavo in razmislite o vsem, kar boste morda potrebovali:
- Je vaša osvetlitev presvetla ali preslaba?
- Vas obdaja veliko nereda?
- Ste na območju z velikim prometom, kamor ljudje prihajajo in odhajajo?
- Kdaj ste nazadnje izklopili / ponastavili napravo?
Razmislite o vključitvi teh točk v e-poštno sporočilo dnevnega reda pred sestankom, da bodo vsi seznanjeni.
8. Vdihnite življenje svoji dostavi
Seveda lahko po spletnem sestanku učinkovito vodite tako, da odstranite ključne predmete, lahko pa dodate tudi nekaj pizzazzov, da boste ljudi navdušili:
- Povabi gibanje
Vsi vemo, kako enostavno je vlagati v delo. Vstajanje s pisalne mize je odlična ideja, vendar lahko pozabite, ko vas muči požar ali pišete dolgo e-pošto. Na neki točki spletnega sestanka ga nekoliko pretresite, tako da udeleženci premestite kri. Preprosti gibi, kot je iztegnitev rok nad glavo ali nekajkrat vstajanje in sedenje ali nekaj raztezanja na mizi, lahko povečajo kisik v možganih in si prizadevajo prebiti občutke utrujenosti in letargije. - Dodajte vizualne elemente
Spodbujajte interakcijo in svojo vsebino posredujte občinstvu do
z uporabo svetlih barv, video posnetkov, fotografij in hitrih klicev. Naredite svojo vsebino prebavljivo in nepozabno s preprosto razumljivo predstavitvijo, ki je privlačna z uporabo vizualnih elementov, in morda z dobro nameščenim, ustreznim memom! - Pridobite povratne informacije v realnem času
Z anketo na kraju samem si oglejte, kako ljudje absorbirajo vašo vsebino. Ne samo, da so zabavne, ampak dejansko prekinejo program in vam v realnem času zagotovijo koristne informacije. Služi takojšnjemu orodju za odločanje, ohranja visoko angažiranost in pomaga strukturirati nadaljnje korake.
7. Prenos nalog
Ko so ljudje odgovorni za nekaj, kar prispevajo k spletnemu srečanju, na primer moderiranje, vodenje dejavnosti za razbijanje ledu ali zapisovanje, bo vsaka oseba bolj angažirana. Poleg tega to pomaga, da sestanki ostanejo majhni. Vloge naj bodo očitne, tako da vključite samo tiste, ki morajo biti tam, na primer tisti, ki odločajo, svetovalec, pripravnik itd.
- Izbira moderatorja
Moderator zagotavlja, da se sestanek ne iztiri. Njegova naloga je, da spremlja tehnologijo, vodi z avtoriteto, daje govorno dovoljenje tistim, ki jo potrebujejo, je odgovoren za snemanje in pazi, da je poskrbljeno za kakovost zvoka in videa.
6. Držite se časovnega okvira
Ko se zavedate omejenega časa, se produktivnost ponavadi sproži. Delo s časovno omejitvijo "sestavi" sestanek in ga osredotoči. Za vsako ključno točko z 10-minutnim vmesnim pomnilnikom določite določen čas. Tako se lahko vsak konča pravočasno ali tik pred časom!
5. Odstranite motnje
Na spletnem sestanku lahko preprosto (in zelo pogosto) preverite svojo e-pošto ali si ogledate telefon. Držite se časa in se izognite skušnjavam, tako da odvrnete moteče dejavnike od začetka: zaprite zavihke na prenosnem računalniku, vklopite telefon v tihem načinu (ali v letalskem načinu!), Zaprite okno, da izključite šum v ozadju (ali uporabite slušalke) in shranite prigrizek za po!
(alt-tag: Ženska, ki sedi za pisalno mizo in dela z odprtim prenosnikom, ki sedi zgodaj zjutraj blizu okna)
4. Spodbujanje sodelovanja
Uporabite spletno srečanje za ustvarjanje idej od udeležencev. Vzemite si nekaj časa za prevzem značilnosti možganskega trusta ali možganske nevihte. Dovolite ljudem, da se domislijo svojih idej ali dajo svoje zamisli drugim; Preizkusite funkcijo, kot je spletna tabla, da se bodo ustvarjalni sokovi pretakali.
3. Vključite igre
skozi gamification, lahko pričakujete, da bodo ravni interaktivnosti na vašem spletnem srečanju strele skozi streho! Na začetku vključite majhno vprašanje in naj udeleženci sledijo. Tudi te je mogoče spodbuditi - podaljšano kosilo, zamenjava podjetja, predčasni dopust itd. Na primer:
- Izberite sliko ali znak, ki ga želite vdelati v diapozitive, in naj udeleženci odgovorijo, kolikokrat so ga videli v celotni predstavitvi.
- Na koncu preskusite preprost kviz, da preizkusite razumevanje vsebine udeležencev.
- Zberite citate kolegov in jih ugibajte, kdo je kaj rekel.
2. Končajte z dobro artikuliranimi akcijskimi predmeti
Bistvo spletnega srečanja je zbrati udeležence in se združiti ter napredovati v naslednjem koraku. To je mogoče storiti samo z jasnimi akcijskimi elementi. Ko se vsi zavedajo, kaj morajo storiti, se lahko stvari že naredijo. Preden se sestanek konča, preverite, ali udeleženci jasno razumejo svojo vlogo. Preživite nekaj trenutkov, ko preučite razprave in določite osebo za delo.
1. Delite povzetek
Na spletnem sestanku se lahko veliko zgodi. Veliko idej, predlogov in mnenj se vrže naokoli, zato dobro strnjeni zapiski učinkovito ohranjajo celovitost sinhronizacije.
Izberite programsko opremo za video konference, ki ima funkcijo snemanja, ali funkcije AI, da zajamete vse, kar se je zgodilo. Ročno rokovanje z zapiski je vedno dobra ideja, toda ko imate v ozadju tehnologijo, ki jo imate v ozadju, lahko med sestankom nastopite, saj je za ostalo poskrbljeno.
Tu je še nekaj trikov, s katerimi bo vaše naslednje spletno srečanje zasijalo:
- Postavite svojo blagovno znamko na vse kontaktne točke srečanja
Pitching v potencialne stranke? Posnemite svoje sporočilo, ki predstavlja ime vašega podjetja, slogan in pomembna obvestila, medtem ko se udeleženci prikažejo na prilagodljiva spletna sejna soba. Naredite odličen prvi vtis, ki je poliran in profesionalen z vašim logotipom in barvami blagovne znamke v celotnem uporabniškem vmesniku. - Uporabite umetno inteligenco za delo z nogami
Na spletnem sestanku opravljate naprej usmerjena dela. Izberite a video konferenca rešitev, ki deluje v ozadju in zagotavlja transkripcije, oznake zvočnikov in datumske žige za kasnejše enostavno iskanje. - Udari zaslon, da se "Pokaži" namesto "Povej"
Z skupna raba zaslona možnost, navigacija po težko razložljivih predstavitvah in funkcijah izdelka med spletnim sestankom je postala lažja. Vsakdo lahko dojame to, kar govorite, ko ga lahko vidi pred očmi. Pripeljite udeležence na isto stran, ko je vsak potek akcije mogoče prikazati v realnem času.
Naj Callbridge poživi vaše spletne sestanke. Z izpopolnjeno tehnologijo, prilagodljivimi funkcijami in intuitivno oblikovanim uporabniškim vmesnikom so vaši sestanki postali bolj zanimivi in produktivni.
