Kako organizirati konferenčni klic
Če ste kot večina lastnikov malih podjetij, ste morali gostiti sestanek konferenčnega klica ali t wo v načrtu po naročilu ali možganski nevihti s svojo ekipo. Prav tako ste verjetno že ugotovili, da niso vsa srečanja tako produktivna, kot bi lahko bila.
Včasih se zaposleni pojavijo pozno. Včasih so preveč zaspani ali moteni. Drugič se sploh ne pojavijo. Včasih se lahko vprašamo, ali je sploh mogoče organizirati konferenčni klic, kjer ne gre nič narobe.
Na vašo srečo je mogoč smiseln in produktiven konferenčni sestanek. Ob Klicni most, videli smo in omogočili dovolj sestankov, da smo natančno vedeli, kaj morate storiti, da boste gostili čim boljše srečanje. Vse kar morate storiti je, da sledite tem hitrim in preprostim korakom:
1. korak: Preden začnete kar koli drugega, si omislite jasen cilj sestanka.
2. korak: Ustvarite čim bolj podroben dnevni red sestanka za konferenčni klic.
3. korak: Pošljite podrobna vabila na sestanke in sledite svojim gostom.
4. korak: Nepovezane teme shranite za pozneje, da sestanek ne bo iztirjen.
5. korak: Dogovorite se o nadaljnjih korakih za vse udeležence, preden ga končate.
Imejte jasen cilj sestanka
Ko se lahko vrtite v krogih gosti sestanek da »preidete čez projekt X« ali »raziščite teme, povezane z Y«, ker za sestanek niste zastavili jasnih ciljev. Namesto tega, kako bi si postavili cilj, kot je "urediti smer jesenske kampanje" ali "vzpostaviti in dogovoriti okvir za merjenje za naše oglase v družbenih medijih".
Poskusite čim bolj natančno določiti svoje cilje in ne samo, da boste lahko ugotovili, ali je vaše srečanje uspešno ali ne, ampak tudi, ali se v svojih razpravah iztekate ali ne.
Ustvarite dnevni red sestanka za konferenčni klic
Nihče ne napiše knjige, tako da za predgovor porabi 90% svojega časa. Če imate dnevni red in se ga držite, boste toliko bližje dejanskemu doseganju cilja za konferenčni klic, ki ste ga določili prej, saj bo za razpravo o vseh pomembnih temah vašega sestanka določen čas.
Pomembno je tudi vedeti, da smo vsi samo ljudje in včasih najboljši od nas delajo napake, grejo po tangencah ali se preprosto zabavajo. Sestanek s konferenčnimi klici naj bo po urniku, vendar ne bodite previdni. Na vsakem srečanju je prostora za zabavo.
Pošljite podrobna povabila na sestanke in nadaljnje ukrepe
Pravilo je, da se pri pošiljanju vabil na sestanke glasi „prej, tem bolje“. Na ta način imate čas, da nežno opozorite ljudi, če so pozabili odgovoriti na vaš sestanek. Če udeležencem daste čas, se lahko tudi pripravijo na sestanek in se pospešijo, kar morajo vedeti pred sestankom.
Zakaj mora biti vaš dnevni red natančen? Preprosto zato, ker bodo udeleženci, ko bodo vedeli, da jih bodo vprašali o določeni temi ali službi, ponavadi pripravili odgovor. V bistvu bodo bolj pripravljeni na svoje srečanje, četudi samo zato, da ne bi bili izbrani kot nekdo, ki ni bil pripravljen.
Predmeti sestanka za konferenčni klic „Park“, ki niso pomembni
Kaj storite, ko začne vaše srečanje odtekati v nepovezane tangente? Lahko bi jim preprosto rekli, naj se ustavijo, vendar to morda ni najbolj taktična in dobro sprejeta rešitev. Namesto tega poskusite te tangente parkirati, da jih obiščete ob koncu sestanka ali pozneje. Nekateri temu rečejo "parkirišče".
Tudi parkirišče je super, če je treba kdo postaviti veljavno točko, vendar to še vedno ni izrecno pomembno za sestanek. Tako lahko pomembnim temam še vedno namenite pozornost, ki jo potrebujejo, medtem ko se vaše srečanje nadaljuje, ne da bi jih ovirale razprave zunaj teme.
Prepričajte se, da so dogovorjeni naslednji koraki
Ta korak je bistvenega pomena. Na koncu sestanka ponovite vse naslednje korake in tudi, kdo bo prevzel lastništvo. Ko se vse strani strinjajo s svojimi nalogami, se nihče več ne more izgovoriti, da je zmeden ali če reče, da jim je nekaj "zdrsnilo".
Zahvaljujoč Cue, vsem udeležencem lahko pošljete tudi prepis sestanka, ustvarjen z umetno inteligenco, tako da ne bo zmede glede tega, kaj je treba storiti.
Po dogovoru o tem, kdaj bo naslednji sestanek, lahko nato krožite nazaj na svoje parkirišče in se obrnete na dodatne podrobnosti ali pa preprosto poklepetate. Čeprav se včasih zdi nesmiselno govoriti o stvareh, kot so aktualni dogodki in filmi, ko gostite sestanek za konferenco, je ključnega pomena za pozitiven ekosistem na delovnem mestu in zadovoljne zaposlene.
