Se sprašujete, kako nastaviti virtualni sestanek? Še bolje, še vedno se sprašujete, kaj je navidezno srečanje? Tu so dobre novice; V tem trenutku ne more biti lažje pripraviti navideznega sestanka in če vam še vedno ni jasno, kaj je, ste na pravem mestu.
Ste pripravljeni na podrobnejši ogled?
Virtualni sestanek je ...
Drugače znano kot spletno srečanje ali videokonference in zvočne konference pod okriljem spletnih konferenc, opredelitev navideznega sestanka v skladu z Vzrok je: "Navidezni sestanki so interakcije v realnem času, ki potekajo prek interneta z uporabo integriranih avdio in video, orodij za klepet in skupne rabe aplikacij." Tako kot osebni sestanek tudi navidezni sestanek zbira udeležence, da si izmenjujejo ideje, se pogovarjajo in sodelujejo v dinamičnem okolju med dvema ali več končnimi točkami, namesto da bi dejansko bili prisotni, se namesto tega uporablja naprava.
Navidezni sestanek je ključnega pomena za zdravje rastočega podjetja. Kdor koli od zaposlenega do vodje projekta, vodje na ravni c in HR strokovnjak se mora zanašati na skupinsko komunikacijsko tehnologijo, da lahko opravlja svoje delo in premosti vrzel med drugimi ljudmi v času in prostoru. Farmacevtska in informacijska podjetja, odvetniške pisarne, mala in velika podjetja ter še več, vsi imajo koristi od neposrednosti in pomembnosti videocentričnega komunikacijskega pristopa.
To je navidezno srečanje:
Navidezni sestanki omogočajo komuniciranje s komer koli in kjer koli in kadar koli, ne glede na lokacijo. Prostorskih ovir, ki bi običajno blokirale delovne odnose, kontinuiteto in produktivno sodelovanje, ni več z virtualnimi sestanki, ki spodbujajo povezovanje. Nekatere splošne koristi vključujejo:
- Skrajšan čas vožnje
- Zmanjšanje stroškov prevoza, potovanja in nastanitve
- Povečajte produktivnost = Manj odvečnosti
- Boljše zadrževanje zaposlenih
- Konkurenčna prednost
Kar zadeva posel, razmislite, kako vključevanje videocentričnega pristopa v vašo komunikacijsko strategijo podpira:
- Digitalno omogočena in povezana delovna sila
- Dostop do upravljanja
- Izboljšani globalni kultura komunikacije
- Boljša zanesljivost in hitrejši rezultati
- Zmanjšana odpuščenost ter najnovejši podatki in informacije
- Boljša vrednost
- Še vedno nekoliko nejasno, kako začeti z video konferenco? Tukaj je opisano, kako nastaviti virtualni sestanek:
Izberite pravo programsko opremo
Razmislite o nekaj logistike, preden se dogovorite s ponudnikom storitev.
Kako pogosto mislite, da boste morali uporabljati programsko opremo? Če iščete videokonference, pripravljene za podjetja, pomislite, kje bodo udeleženci; doma ali v sejni sobi? Če gre za prvo, je spletna konferenca primernejša, enostavnejša in priročnejša za uporabo.
Oglejte si, katere funkcije so na voljo. Ali je priložen skupni rabi zaslona (kot nalašč za IT storitve za stranke in predstavitve); spletna tabla (koristna za izobraževalne namene ali ustvarjalno delo z idejami); ali skupna raba dokumentov (naredi izmenjavo izročkov, pomembnih dokumentov in vključevanje novih talentov veliko bolj poenostavljeno) itd.
Pojasnite, zakaj potrebujete virtualno srečanje
Zakaj sploh sklicujete sestanek? Ali je notranja (napovedi, vkrcanje, seje tkiv, vodstveni sestanek) ali zunanja (prodajna smola, razvoj novega podjetja)? Pomislite na strukturo in razlog, nato pa se bodo seveda drugi deli postavili na svoje mesto kot prisotnost.
Odločite se, kdo se mora udeležiti
Navidezni sestanki so še posebej učinkoviti, če želite ljudi hkrati obvestiti na drugem kraju. Če imate udeležence v tujini, doma ali po hodniku, se lahko enostavno in učinkovito povežete ne glede na lokacijo. Dokler se vsi zavedajo morebitne časovne razlike ali uporabljajo načrtovalnik časovnih pasov, se je enostavno udeležiti. Ne pozabite pa, da je treba povabiti samo potrebne ljudi. Prihranite čas in denar tako, da vključite samo tiste udeležence, ki so bistvenega pomena. Za vse druge zapišite sestanek, ki ga boste poslali pozneje.
Ustvari oris
Če določite dnevni red, boste svoje misli uredili tako, da boste imeli pravočasen, kristalno jasen in privlačen virtualni sestanek. Poleg tega bo udeležencem pomagal vedeti, kaj se od njih pričakuje. Kaj morajo prispevati? Ali je pred sinhronizacijo treba obrisati kakšen material? Kako dolgo bo trajalo srečanje? Vključitev kratke postavitve bo preprečila zmedo in udeležencem pomagala, da se bodo počutili pripravljene.
Pošljite vabila in opomnike
Pri virtualnih sestankih je super to, da ga lahko zdaj gostite kot improvizirano sejo ali vnaprej. V prvo povabilo je enostavno vključiti vse potrebne informacije, kot so čas, datum in druge pomembne informacije, saj so samodejne. Opomnike nastavite tako, da bodo lažje usklajevali vaše klice in tako opozarjali udeležence na prihajajočo sinhronizacijo. Za nujnejše sestanke, ki morajo biti na kraju samem, uporabite SMS-obvestila, da sprožite podrobnosti sestanka naravnost na naprave udeležencev. Nič več smo izgubljali časa s čakanjem na pozne prihode ali neudeležence.
Uporabite funkcije za učinkovitejše virtualne sestanke
Ustrezna programska oprema za video konference za vaše navidezno srečanje bo imela številne praktične in priročne funkcije za izboljšanje vaše spletne izkušnje. Za najboljše rezultate poskrbite, da bo izbrana tehnologija naložena z:
- Skupna raba zaslona: Takoj delite zaslon z udeleženci, da vodite predstavitev ali rešite težavo z IT.
- Snemanje: Zdaj pritisnite zapis za ogled pozneje. Kot nalašč za udeležence, ki se ne morejo udeležiti klica.
- Prepis: Samodejni prepisi vseh posnetih sestankov zagotavljajo, da nobena ideja ne ostane za seboj.
- Spletna tabla: Kreativen način za izražanje konceptov in grafik s pomočjo slik, barv in oblik.
Vključite A Away Away
Na koncu vašega virtualnega sestanka, s čim želite, da udeleženci odidejo? Kakšen je bil namen in kakšni so nadaljnji koraki? Poskrbite, da se bodo vsi oddaljili, saj bodo vedeli, kakšen je cilj in kaj je treba storiti naprej.
Nadaljujte z e-poštnim sporočilom
Naj bo čim krajši in prijaznejši, vendar je treba v nadaljnje e-poštno sporočilo vključiti naslednje: povzetek zapisnika sestanka, naslednji koraki, ključni dosežek sestanka (to se mora ujemati s ciljem srečanja) in snemanje (če ste ga posneli) ).
Najboljše prakse virtualnega srečanja
Zdaj, ko ste bolje razumeli, kako lahko navidezni sestanek okrepi komunikacijo med pošiljateljem in prejemnikom, obstaja nekaj bonton slediti. Upoštevajte nekaj stvari:
Tehnologija: Pred sestankom preverite, ali je vaša tehnologija posodobljena in deluje. Prepričajte se, da so mikrofon, zvočniki in fotoaparat pripravljeni za uporabo. Preverite svoje nastavitve in če moderirate, zaženite čakalnico in zagotovite, da bodo vsi samodejno nastavljeni na izklop zvoka.
Sodelovanje: Preglejte načrt sestanka in pojdite čez tok, preden se stvari začnejo odvijati. Tako se lahko pripravite, kje so pavze in odmori, ter načrtujete vprašanja, ki jih boste zastavili udeležencem. Poskusite vključiti dejavnost z uporabo spletne table in s funkcijo skupne rabe zaslona, da se »prikaže« namesto »povej«.
Posel: Udeleženci bodo pogosteje absorbirali vaše podatke, ko boste vašo dostavo naredili zanimivo. Namesto da samo posredujete statistiko in suhe meritve, povejte zgodbo z začetkom, sredino in koncem. Vstavite potrebne podatke in informacije v slike, video posnetke, svetle barve in poudarjanje pomembnih besed.
Zabavaj se: Ne pozabimo na virtualno srečanje narediti družabnega! Odprite virtualni sestanek z vprašanji ledolomilca. Vprašanja, ki so malo bolj osebna, se dobro obnesejo v majhnih skupinah, na primer: "Kaj si dobil ta vikend?" ali "Povejte nam, kaj gledate na Netflixu."
Z večjimi skupinami ste lahko bolj nejasni in zabavni: "Kakšen osebni izgovor uporabljate ves čas?" ali "Kateri otroški lik iz filma ali knjige vas spominja nase?"
Na sestanku razmislite o ustreznem vprašanju, na primer: "Kdaj ste nazadnje govorili v skupini?" ali nekaj bolj edinstvenega, na primer: "Če bi lahko imel kakšen rep živali, kaj bi to bil?"
Ideja je, da se spoznamo v profesionalnem okolju, vendar v bolj ležernem tonu. Ledolom vzbuja ustrezna čustva, spodbuja učenje in spodbuja povezovanje. Vse odlične veščine za virtualno mizo!
Izberite Callbridge kot platformo za skupinsko komunikacijo in opazujte povečanje produktivnosti in angažiranosti, ko se naučite, kako nastaviti virtualni sestanek. Z vrhunskimi funkcijami, ki vključujejo skupno rabo zaslona, prepis in povzetke, ki jih poganja umetna inteligenca, ter poostrene varnostne ukrepe, nič prenosov in prilagajanje, lahko vsak virtualni sestanek dosežete z udeleženci.
