Koliko delovnih sestankov ste preživeli? Ta mesec vsaj peščica. Zagotovo ste se na zgodnjem jutranjem spletnem sestanku pogovarjali o stanju ali razvoju projekta. Če ne, ste se morda udeležili spletnega seminarja, predstavitve, delavnice ali spletnega tečaja. Morda ste bili na seji možganov ali vodite virtualna prodajna predstavitev. Kakor koli ste že prikazali, spletno srečanje običajno vsebuje iste premikajoče se dele: Pokaži se in gosti, predstavi se in se oglasi.
To je enaka formula, ni pa nujno, da je ista izkušnja. Če ugotovite, da ljudje niso tako angažirani, kot bi si želeli, ali če se število udeležencev zmanjšuje, je čas, da se vrnete na risalno desko in vidite, kje lahko izboljšate potek srečanja.
Ne skrbite, vendar to ni tako velika naloga, kot si mislite! Tukaj je nekaj načinov, kako lahko sestanke sestavite, da bodo bolj uporabni in konstruktivni.
Najprej najprej - kaj pomeni neuporaben sestanek? Neuporaben sestanek, ki bi lahko bolj oviral kot pomagal, je tisto, kar se zgodi, ko ga nihče ne vodi, dnevni red se zdi občasen, razprava zaide ali traja predolgo in ni ciljev za dosego (odločitev, tema za razpravo, problem rešiti, rešitev najti, osebo najeti, datum za dogovor itd.).
Konstruktivno srečanje? Izjemna orodja ter izjemne funkcije in prakse se začnejo izvajati. To je 5 lastnosti, ki gradijo moč in povečujejo integriteto vašega spletnega srečanja:
1. Imeti določen namen in cilj
Preden vzpostavite spletno srečanje, se vprašajte: "Ali moram s sestankom prekiniti potek dela?" Če natančno veste, kaj potrebujete, bo določena narava vaše zahteve in na koncu sestanek.
Od tam lahko ugotovite, ali potrebujete le pripravo dokumenta, ki ga lahko udeleženci preberejo in vam posredujejo povratne informacije ob svojem času, ali pa namesto celotne ekipe potrebujete le eno ali dve osebi.
2. Jasno delegirane vloge
Za učinkovito srečanje, ki vas dejansko pripelje, vključite naslednje vloge in njihovi posamezniki:
Voznik: Vodja sestanka, ki je vse združil.
Odobritelj: Lastnik ali deležnik, ki lahko sprejme končno odločitev.
Sodelavci: Tisti, ki imajo informacije in podatke in lahko dosežejo cilj srečanja.
Obveščeni: tisti, ki so seznanjeni pred sestankom in po njem, vendar se ga niso dolžni udeležiti.
Pro-konica: Programska oprema za videokonference, ki je integrirana z orodji in koledarji za upravljanje projektov, je veliko boljša od rešitev, ki niso združljive.
3. Prilagodljiva struktura
Medtem ko bi morala vsa srečanja omogočiti nekaj svobode in prostora, da bi bili improvizirani, je ustvarjanje vsebnika, ki spoštuje čas in energijo ljudi, osnova za srečanja, ki navdihujejo ideje, namesto da bi jih iztisnili. Ustvarite dnevni red, ki opisuje teme razprave, in s časovnikom ostanite na tekočem.
Dajte vedeti, da imajo posamezniki določen čas za odgovor. Predstavite idejo o parkirišču, kjer se ideje "parkirajo", če obstaja potencial, vendar trenutno ne gredo nikamor.
4. Počistite akcijske točke
Tako so vsi povedali, da ima njihov del in cilj, o katerem je treba razpravljati, akcijske točke in usmeritev. Pro-konica: Ne končajte sestanka brez poziva k dejanju-ali bo sledil sestanek? Kdo je odgovoren za naslednje? Ali vsak ve, za kaj je odgovoren? Kakšen je rok? Zagotovite ustrezne zapiske, posnetke in posodobitev orodja za upravljanje projektov.
No, zdaj pa zabavni del
5. Zabavna injekcija
Seveda ima vsaka ekipa svoj pristop, ko gre za ustvarjanje kulture podjetja ali dodajanje malce navdušenja, vendar je za vzdrževanje tega elementa zabave in presenečenja potrebno malo več napora.
Poskusite prebiti led z vprašanjem, objavljenim na spletni tabli, ali se dogovorite za profesionalno, a brezskrbno dejavnost, kot je Virtual Show and Tell. Veliko jih je team building vaje med katerimi lahko izbirate.
Ko boste trdno obvladali 5 lastnosti, ki utrjujejo dobro srečanje, ste pripravljeni na raziskovanje funkcij videokonference iz Calbridgea, ki oblikujejo teksturo in tok vaših sinhronizacij. Tehnologiji prepustite konstruktivne sestanke s funkcijami in orodji, ki povečujejo prisotnost in sodelovanje.
Pro-Nasvet: Oh, in če res želite dobiti kar najbolje izkoristite vaša srečanja (vključeno zabava) - vedno uporabite video in spomnite tudi udeležence.
Evo, kako se odmakniti od utrujenosti in se počutiti bolj razburjeno:
Samodejni prepis
S funkcijo podpisa Callbridge Cue ™ se nikomur ni treba ukvarjati s tem, ali so zapisali »to«. Udeležencem ni treba skrbeti ali zamuditi naslednjega stavka, ko Cue ™ samodejno prepiše posnetke.
Poleg tega Cue ™ samodejno zagotavlja oznake zvočnikov ter časovne in datumske oznake. Če želite, si zapisujte, a bodite prepričani, da je za vas vse poskrbljeno!
Pridobite globlje razumevanje čustev
Izmerite čustveno temperaturo spletnega srečanja z analizo občutkov; Prefinjena funkcija, ki izvleče pozitivna in negativna čustva, da vam omogoči poglobljeno razumevanje odtenkov in pomena v igri.
Bonus: Oglejte si vrstico Insight, če želite bolje povedati, kje in kakšna vprašanja so bila postavljena med sestankom
Povlecite virtualno ozadje
Naj niz Callbridgeovih navideznih ozadij nastavi sceno za vaš prihod in prisotnost. Izberite nastavitve v resničnem svetu, abstraktne barve in oblike ali naložite svoj dizajn po meri in blagovno znamko.
Spodbujajte tesnejše povezave
Poskrbite za manjše skupine, ki se želijo povezati v prostoru, izoliranem od glavnega sestanka z Breakout Rooms. Uporabite te prostore za olajšanje spin-off razprav, delo pri ločenih nalogah ali podporo 1: 1.
Ustvarjalno sodelujte
Udeleženci naj s pomočjo spletne tablice izrazijo, kaj imajo v skupni rabi, z uporabo barve, oblike, zvoka, videa in slik. Vsakdo lahko dodaja in deli v realnem času. Zdaj lahko delate na njem ali ga shranite in ga ponovno obiščete pozneje.
Sodelujte s Callbridgeom in hitro boste pridobili vpogled v to, kako potekajo in se udeležujejo vaša spletna srečanja, zlasti z integracijami tretjih oseb, vključno z Slack in Google Koledar. Z uporabo najsodobnejših funkcij, kot je Analiza občutka, Transkripcija, Skupna raba zaslonain še več, ste že v prednosti v primerjavi z drugo programsko opremo za videokonference na trgu.
