Če ste pravnik ali delate v pravni panogi, ni mogoče podcenjevati moči jedrnate komunikacije. Ali med kolegi ali upravljanjem odnosov med stranko in odvetnikom; razpravljanje o rešitvah ali obvladovanje konfliktov - način, kako povsem dobesedno predstavite svojo plat zgodbe, je lahko razlika med uspehom in neuspehom.
Nastavitev tona se začne s pošiljanjem in prejemanjem kristalno jasnih sporočil. Nedolgo nazaj so se odvetniške pisarne kot prednostni način komunikacije močno zanašale na konferenčne klice. Ker pa videokonference prinašajo več koristi, ki vodijo k večji produktivnosti, večjim prihrankom pri stroških, sreči in varnosti zaposlenih ter boljšemu zadrževanju strank, se podjetja pri poslovanju zanašajo na dvosmerno komunikacijsko tehnologijo.
Prednosti videokonference so številne. Danes je bila ta tehnologija potrebna za vodenje podjetja - in ne stane niti približno toliko, kar je nekoč veljalo za futuristično in bi lahko stalo do deset tisoč dolarjev. Poleg tega je bila programska oprema bistveno izpopolnjena in izpopolnjena. To je intuitivno za uporabo, izvajanje in skupno rabo.
Če ste odvetniška družba, ki želi:
- Bodite neposrednejši pri prenosu informacij, podatkov in podpore za stranko
- Krepitev korporativne kulture in notranjega komuniciranja
- Izboljšajte in racionalizirajte zapletene naloge za zaračunavanje in upravljanje
- Umestite se in se osredotočite na sestanke strank brez statičnih, padlih klicev ali motečih dejavnikov
- Upravljajte vsestranskost klica lokalno ali v tujini
Nato si oglejte videokonference kot del vaše poslovne strategije. Upoštevajte naslednja vprašanja, ki vam bodo pomagala, da se odločite, katera platforma je najprimernejša za potrebe vašega podjetja.
Najprej najprej. Konferenčni klici niso nič neproduktivnega. Pravzaprav so izjemno učinkoviti za različne namene. Ta objava ne govori o zamenjavi konferenčnih klicev z videokonferencami. Zgolj želimo pokazati, da lahko z uporabo obeh zagotovite večjo korist za poglobitev strank.
Konferenčni klici so odlični za:
- Ob improviziranih ali načrtovanih razpravah v zvezi z razvojem primera
- Rezanje dolgih e-poštnih niti, da pridete naravnost do točke
- Specializacija in izmenjava informacij o določenih temah
- Vodenje odločevalcev v isti prostor
- Omogočanje prepisa in snemanja konferenc za nadaljnjo razčlenitev informacij
Dodajte naslednjo dimenzijo, ki jo nudijo videokonference, in videli boste, kako bolj zaokrožene so vaše ponudbe ne samo za vaše stranke, temveč tudi za sodelavce v pisarni in nadrejene. Korist imajo tudi kadrovski, informacijski in drugi oddelki.
Kaj ponuja video konferenca?
Komunikacija s strankami je v ospredju uspeha vsake odvetniške družbe.
Na koncu pride do:
1) vzpostavljanje zaupanja v stranko in
2) nato vzdrževanje.
Ta dva kritična koraka sta temelj za zagotavljanje odlične komunikacije s strankami da:
- Ustreza njihovim potrebam in prinaša pozitivne izkušnje strank, tako da se počutijo kot prednostne naloge in vas postavljajo kot zagovornika njihovega cilja.
- Gradi vaš ugled. V panogi, kjer je od ust do ust vredno toliko kot zlato, je ugled vaše odvetniške pisarne vaša vizitka. Večina odvetniških pisarn se poteguje za svoje poslovanje na podlagi svojih izkušenj.
- Bi radi izstopali? Približajte se strategiji komunikacije s strankami z najsodobnejšimi orodji in metodami, ki vam prinašajo ključne vpoglede, ki jih potrebujete za medsebojno razumevanje.
- Ustvari harmonijo med vami in vašo stranko. Tekoča komunikacija na vsaki dotični točki postopka preprečuje, da bi kar koli pometali pod preprogo ali ga ne vzgojili.
Še posebej na začetku, ko stranka samo skuša ugotoviti, ali ste ji všeč kot odvetnik in vas želi najeti, hkrati pa poskušate oceniti, ali ima pravni problem, ki jim ga lahko pomagate rešiti.
Tako kritično je, da že od samega začetka postavimo temelje ustrezne komunikacije. Ne dovolite, da metode komuniciranja z drugimi deli, slabo upravljanje odnosov in nepravilna uporaba časa vplivajo na ravnanje s strankami.
Namesto tega dodajte v videokonferenco mix, ki je priložena tem 3 ključne prednosti:
Ključna prednost # 1
Visoko varnostni standardi med trajanjem klica.
Varovanje podatkov vaše stranke je glavna prednostna naloga vsakega pravnika. Sestanki na spletu naj bo kratka ali podaljšana, opremljena z vsemi potrebnimi koraki najboljše prakse v zvezi z ustreznimi varnostnimi ukrepi:
- Obvezno zagotoviti dostop do a varen konferenčni klic
- Mora biti sposoben nadzorovati udeležence v klicu
- Po potrebi dodajte dodatne plasti zaščite (zaklepanje sestankov, enkratna koda za dostop itd.)
- Zagotovite, da so udeleženci klica SAMO udeleženci klica
- Portal za konferenčne klice
Ključna prednost # 2
Enostaven prenos pošiljanja in prejemanja informacij.
Pri obravnavi strank je pomembno, da zagotovite enostavno in intuitivno zasnovano komunikacijsko tehnologijo, ki pomaga več kot le ovira. Izjemno prijetnejša izkušnja je platforma, ki je uporabniku prijazna in jo je mogoče prilagoditi, da odraža vašo blagovno znamko.
Poleg tega se odločite za platformo, napolnjeno s funkcijami, ki podpirajo vaš pogovor, kot so:
- Skupna raba zaslona za prenos dokumentov in datotek v realnem času v spletu. Če delite namizje, lahko vključite druge udeležence, da si ogledajo in vidijo točno tisto, kar vidite. Vsak potek akcije je "viden" za boljše sodelovanje, večjo komunikacijo in pospešeno sodelovanje. Skupna raba zaslona naredi vsak klepet bolj dinamičen in enostavnejši.
- Posnetki sestankov za natančno pripovedovanje o preteklih dogodkih, podrobnostih in zgodovini. Uporablja se med Video konferenca (ali konferenčni klic) posnetek ponuja širšo sliko dogajanja. Zlasti pri postavljanju težkih vprašanj se lahko posnetek sestanka izkaže za koristnega, če pregledamo več podrobnosti, saj človekova govorica telesa, odtenki in ton glasu jasneje prihajajo skozi video.
- Video in avdio posnetki zelo dobro delujejo tudi, če jih nekdo zdaj ne more obiskati ali gledati, saj si jih lahko ogleda pozneje.
- Prepisi AI pomagajte sebi in svoji ekipi, da ste prisotni in zadržite prostor, namesto da razdelite svojo pozornost med zapisovanje in poslušanje. Z natančnimi prepisi, ki vsebujejo oznake zvočnika ter oznake časa in datuma, lahko nadaljujete s pričevanjem ali drugo video komunikacijo, ne da bi vas skrbelo, ali so bile informacije ujete ali ne. Datumi, imena, kraji ter pogoste teme in teme so filtrirani in zabeleženi za lažji priklic in bolj poglobljene podatke po konferenci.
Podrobne informacije, ki so predstavljene z oznakami zvočnikov, datumskimi žigi in lahko berljivimi besedilnimi zapiski, vam prihranijo čas. To je še posebej koristno za pričevanja ali druge sodne postopke, vključno z nalogami itd.
Ključna prednost # 3
Dostop do vseh pridobljenih informacij po končanem klicu.
Za tehnologijo videokonference je še posebej pomembno in koristno povzetek klicev in prepise organiziran na koncu sinhronizacije. Podatki po konferenci, ki so označeni in jih je tako enostavno iskati, saj po e-pošti vaše delo olajša in učinkoviteje. Poleg tega se vse informacije, vključno s poslanimi povezavami, mediji, video posnetki in posnetki, ter datoteke in dokumenti shranijo v oblak za bolj centralizirano in enostavno dostopno navigacijsko pot, do katere lahko dostopate vi in vsi v vaši ekipi ali podjetju.
Povzetek video klica, na katerem je vse na enem mestu, naredi izmenjavo informacij bolj gladko in nemoteno. Med razpokami nič ne pade, ko je vse postavljeno pred vami.
Zdaj, ko so prednosti nekoliko bolj očitne, je bolj jasno, kako lahko uvajanje videokonference v vaš vsakdan močno vpliva na kakovost vaše komunikacije. Oglejte si, kako se tok stvari poenostavi, ko so vsi povezani. Stranke želijo vedeti, da poskrbite za njihove potrebe, zaposleni pa se počutijo, kot da jim zgornje vodstvo zaupa.
Ko razmišljate o rešitvah za videokonference za svojo odvetniško pisarno, je tukaj 6 vprašanj, ki jih morate najprej zastaviti:
6. Kako boste vključili videokonference v svojo prakso?
Kje je vaše podjetje glede policijskih postaj, bolnišnic, sodišč, centrov za pridržanje itd.? Ali ti kraji omogočajo oddajo video posnetkov in druge oblike komunikacije za pravne postopke? Kako tehnično podkovane so vaše stranke?
5. Kako pogosto nameravate načrtovati videokonference?
Upoštevajte velikost vašega podjetja in prihodnost za rast. Ali bodo tudi drugi oddelki poskočili? To je odlična priložnost, da HR ostane v stiku z drugimi podjetji in zaposluje na mednarodni ravni.
4. Ali boste videokonference uporabili za dodatno usposabljanje in spletne seminarje?
Za odvetnike, ki želijo izboljšati svoje znanje; Za povezovanje partnerjev in sestrskih odvetniških družb; postati mentor ali se izobraževati za informacijsko tehnologijo - uporaba videokonference je učinkovit in stroškovno učinkovit način uporabe tehnologije za opolnomočenje ljudi v njihovi vlogi.
HR lahko uporabi video konferenca rešitve za pospešitev in izboljšanje zaposlovanja in zaposlitvenega postopka z odpiranjem bazena talentov v tujini. IT lahko hitro reši kakršne koli tehnične težave in nudi podporo prek besedilnih klepetov in s pomočjo skupna raba zaslona in video klepet, ponujajo zapletene smernice, navigacijo in nastavitev - kjer koli in kadar koli.
3. Koliko odvetnikov in strank je pripravljenih uporabljati to tehnologijo?
Razmislite, kako deluje vaša ekipa, tako da razpravljate o značilnostih in prednostih bolj osredotočene na video komunikacijske strategije. Bo to omogočilo ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem? Ali lahko odvetniki nekaj dni delajo od doma? To velja tudi za stranke. Ali se odzivajo na potencialno bolj navidezne obraze? Ali bo boljši spletni pristop k sestankom in odnosom odvetnik-stranka prihranil čas potovanja in izboljšal produktivnost?
2. Kakšen ROI lahko pričakujete?
Potopite se v približni obseg uporabe. S hitrim izračunom primerjajte in primerjajte trenutno količino časa, porabljenega za določene primere med časom potovanja in viri. Seštejte ga, da ugotovite, koliko ur na mesec je, in poglejte, kako lahko izvajanje videokonference vpliva.
1. Kako poenostavljena je tehnologija, ki jo gledate?
Raziščite, kako se lahko dvosmerna komunikacijska programska oprema integrira z vašo obstoječo infrastrukturo in kako se lahko vplivajo na vaš potek dela. Poiščite nekaj, kar poenostavlja postopke; je enostaven za uporabo; poveže se z oddaljeno navidezno delovno silo in ponuja programe in funkcije, ki zagotavljajo vrednost in bolj smiselne interakcije.
Nadaljnja vprašanja za razmislek:
• Katere varnostne funkcije so vključene?
• Koliko udeležencev je nastanjenih?
• Ali obstaja podpora za stranke?
• Katere funkcije so vključene? Ali obstaja snemanje? Skupna raba zaslona? Povzetki?
• Kakšna je mobilna izkušnja? Ali obstaja aplikacija?
S kombiniranjem konferenčnih klicev in video konferenca v svoj vsak dan: od internih sestankov, do vkrcanja zaposlenih in nadaljnjega učenja, do navidezne vloge in še več, postane očitno, da se morajo odvetniške pisarne, da bi se gibale v skladu s časom, sprijazniti z digitalnostjo.
Spletna ponudba odpira vrata za več poslovanja, produktivnosti ter večje zaupanje in dostopnost strank. Okrepljena komunikacija omogoča, da je vloga vsakogar - ločena ali kot celota - učinkovitejša.
Dovolite, da Callbridge vaši odvetniški pisarni nudi najboljše v svojem razredu prefinjene konference, ki gradijo močnejšo kulturo komunikacije v vaši neposredni ekipi in pisarni, hkrati pa osvetlijo način upravljanja in negovanja odnosov s strankami.
Zagotavljanje dvosmerne komunikacijske platforme za spodbujanje jasne in jedrnate komunikacije znotraj in zunaj sodne dvorane se začne s tehnologijo, ki je namenjena premostitvi vrzeli med osebnimi in spletnimi sestanki.
Digitalna storitev storitve Callbridge deluje tako:
- Obveščajte zaposlene in stranke z enostavnim prenosom in dostopnostjo informacij
- Vedno vzdržujte zasebno in varno povezavo
- Poenostavite in se povežite s funkcijami, kot je Prepis AI, Snemanje srečanja in Skupna raba zaslona ki povečujejo produktivnost, učinkovitost in udeležbo
- Spodbujajte več časa v realnem času z visokokakovostnimi video in avdio konferencami
- In še več!
Ugotovite, kako lahko rešitve za videokonference Callbridge podjetju zagotovijo konkurenčno prednost tako, da izkoristijo opravljeno delo in kako poskrbijo za stranke.
