Ko nekaj tako velikega, kot je pandemija, prizadene svet, to neizogibno spremeni njegovo delovanje. Korak za korakom se na potovanju po neznanem ozemlju vsaka panoga in vsako podjetje učijo, kako se prilagoditi in biti uspešni v tej novi naravi - zlasti pravni.
Pravni sistem je bil podvržen številnim omejitvam in omejitvam, kar je posledično vplivalo na pogostost in razpoložljivost predlogov, predobravnavnih postopkov, sojenja in celotnega sodnega postopka kot celote.
Kot pravni strokovnjak ste zagotovo na lastni koži izkusili posledice, da bi morali delati od doma. Navidezna srečanja so postala valuta, saj so se prejšnji procesi in sistemi spremenili v spletni prostor. Z očitno spreminjajočo se pravno krajino videokonference postajajo rešitev za številne pravne postopke, začenši s preiskavami za odkritje.
Videokonference omogočajo obema stranema zagovornika, da pridobita nujna in kritična dejstva, dokaze, podporo, zahtevke, dokaze in zagovore v tožbi, ne da bi morali kdaj stopiti na sodišče.
Ob predpostavki, da je vaša odvetniška družba opravila prehod prek spleta - povečanje števila oddaljenih sestankov, krepitev oddelka za IT, učenje uporabe skupna raba zaslona in virtualna ozadja, s čimer se prilagodijo krajšim, bolj jedrnatim spletnim sestankom in predstavitvam - zdaj lahko vidite, kako tehnologija ponuja priložnost za enostavno komunikacijo na daljavo.
Poglobimo se v to, kako se to oblikuje v različnih pravnih posledicah.
Ena najprimernejših in potisnejših funkcij videokonference vključuje snemanje. Doseganje zapisa, ko poteka spletno srečanje, udeležencem omogoči popoln, popolnoma posnet posnetek vsega, kar se je zgodilo v sinhronizaciji.
To pa je lahko za številna podjetja in podjetja postopkovni premik. Ali so bili kdaj skupni klici pred selitvijo v splet in večino ljudi, ki so delali od doma? Kdo si je zapisal sestanke? Koliko časa je bilo porabljenega za sklicevanje? Z uporabo tehnologije, ki omogoča dvigovanje težkih delov, kot je zajemanje zvoka, videa, posnetkov zaslona, poslanih povezav in dokumentov, namesto vas poteza postane bolj brezhibna.
Poleg prednosti snemanja običajno prihajata prepis in pametni povzetki, dve funkciji, ki izboljšata postopek odkrivanja pregleda. Preko videa ni mogoče zajeti le odtenkov in govorice telesa, ampak tudi ton glasu, miselne vzorce in besedišče je mogoče prepoznati s pomočjo oznak zvočnikov tehnologije, naprednih algoritmov in povezav do pogostih tem.
Na drugi strani kovanca pa je nekaj izzivov, ki bi jih morali upoštevati prihodnji sodni spor in preiskava. Množično snemanje z vidika shranjevanja podatkov sproža tri zaskrbljujoče točke:
Množenje podatkov
Ko se beleži vedno več spletnih izmenjav, se kopiči več datotek in tudi velikost video datotek. Ko se količina podatkov povečuje, se bo v tandemu povečala sposobnost varnega shranjevanja in pridobivanja.
Upravljanje evidenc
Varno in varno shranjevanje podatkov je nujno, saj so lahko informacije, ki jih delimo in o katerih razpravljamo, zelo občutljive in niso namenjene vsem drugim. Razmislite, kako in kje so te datoteke shranjene. Kdo ali kaj je zaščitni ukrep? Kdo ima dostop in kako je zaščiten?
Discovery
Prej je bilo mogoče, da so bili sestanki posneti zvočno ali zapisani v dokumentu za obdelavo besedil, kar je omejevalo natančnost in obseg zagotovljenih informacij.
Morda so bili podatki zbrani v predstavitvi ali dnevnem redu. Zdaj je možnost za podrobnejše elektronske datoteke in prepise veliko bolj ugodna kot kdaj koli prej. Posneti spletni sestanki lahko zajemajo zvok in / ali video skupaj z vso vsebino sestanka, ki vključuje vsako transakcijo in izmenjavo med sestankom.
Upoštevajte vrednost mimike, gestikulacije in vsega, kar je sporočil brez govora.
Nekaj zapomniti:
Dostop do zabeleženih sestankov se lahko izkaže kot a pozitivno in negativno kot "digitalni odtis" lahko razlog za kasnejšo uporabo. Zagotovite, da so vaši ukrepi glede zasebnosti in varnosti posodobljeni in pregledni, saj lahko zahteve za odkrivanje tožb vključujejo video sestanke tako pogosto kot e-pošto in dokumente.
Da bi zagotovili splošno natančnost in preglednost, določite pravilnike, ki ustvarjajo kohezijo pri videokonferencah. Organizacija podatkov, odločanje o smernicah in splošno določanje toka ali postopka, ko gre za spletna srečanja, bodo zagotovili omejeno varnostno tveganje, pridobivanje podatkov in dostopnost informacij:
- Odločite se o imenovanju konvencij za sestanke in kdo je zadolžen za upravljanje posnetkov. Kje bodo posnetki živeli in kakšna so administrativna pravila za shranjevanje, dostopnost, brisanje, odkrivanje itd.?
- Glede na velikost sestanka dodelite odgovornosti snemanja enemu ali nekaj udeležencem. Iz vsakega oddelka, nadzornika ali vodje izberite udeleženca, ki bo zadolžen za snemanje različnih vrst sestankov. Kdo bo moderator in katere politike, pravila in postopke je treba vzpostaviti za različne virtualne sestanke?
- Kateri "pogled" želite shraniti? Ko se odločite, kdo je moderator (ali jih je morda nekaj), izberite, katera od različnih možnosti sestankov ustreza potrebam vašega podjetja in kdo bo snemal iz katerega računalnika - ali izhodišča.
- Pazite na konec povzetki in poročila, ki jih zagotavlja platforma za videokonference, in določijo, kdo je zanje odgovoren. Kdo jih bo prejel in kako bodo dostopni do njih?
- Izogibajte se iztirjenju odkritja z depoziti videokonference, ki:
Določite fizično lokacijo vlagatelja in kako bo logistično nastavljen za povezavo z navideznim sestankom
Pridite z drugo možnostjo, če se sodni poročevalec in pritožnik ne moreta pojaviti na istem mestu
Razstavne predmete vlagatelju pošljite po pošti vnaprej ali elektronsko med nanašanjem
Tecite gladko - preizkusite tehnologijo pred dnevom navideznega nanosa
Povežite več odvetnikov in udeležencev z različnih geografskih lokacij
Vsakdo se dogovori, ali bo posnet ali ne - pridobite soglasje - Pripravite pravilnik o hrambi, ki razčleni, kako se bodo videokonference shranile in pozneje po določenem času uničile.
Po zaključku spletnega sestanka se posnetki shranijo v oblak in ostanejo dostopni prek portala podjetja ali moderatorja. Omogočanje dostopa določenim udeležencem je ukrep zasebnosti in varnosti. Splošno upravljanje evidenc, operativni protokoli in dostop bi morali vzpostaviti z razpravo in razvojem politike in postopka.
Preprečite varnostne kršitve in prisluškovanje video posnetkov s tehnologijo, ki vsako spletno izmenjavo naredi varno in zasebno. Med sestankom zahtevajte uporabo enkratne dostopne kode ali ene osebe, ki posname zapis. Poiščite funkcije, kot so:
- Enkratna koda za dostop: Vsak klic je šifriran z edinstveno in zasebno kodo, ki velja samo za določeno in načrtovano konferenčni klic.
- Zaklepanje sestankov: Takoj po tem, ko se udeleženci pojavijo, aktivirajte to funkcijo, da preprečite neželene udeležence, da posredujejo. Kdor se pozno pojavi, bo moral prositi za dovoljenje moderatorja.
- Varnostna koda: Če dnevni red spletnega sestanka vključuje razpravo o zelo občutljivih informacijah, dodajte še en sloj varnosti z dodatno kodo, potrebno ob vstopu v konferenco.
Tehnologija, ki je zlahka dostopna in zagotavlja razloge za odkritje, se izkazuje vse bolj razširjena. In naprej je malo verjetno, da bodo osebni postopki imeli prednost. Če je mogoče pravno odkrivanje in druge postopke izvajati prek spleta, je možno, da bodo še naprej na spletu.
Ko gre za zatekanje k Programska oprema za videokonference namesto da bi se pojavili osebno,
prednosti - vključno s prihranki pri stroških, manj potovanj, več časa, sodelovanjem na daljavo, povečanjem produktivnosti, manj zamud - zagotovo odtehtajo izzive:
Izziv št. 1:
Običajno je vsaka stranka običajno v fizični prisotnosti svojega pravnega svetovalca, ki mora med pregledom zagotoviti, pomagati in razložiti dokumente in eksponate.
rešitev:
Namesto tega je pri videokonferencah to priložnost za načrtovanje vnaprej. Odvetniki in pravni zagovorniki morajo vnaprej razvrstiti vse dokaze, dokaze, dokumente in dokaze. Moral bi biti jasen, označen, organiziran, naslovljen in poslan po pošti ali pripravljen na elektronski odpust. Poskrbite, da bodo naslovi posodobljeni, pravilno napisani in da bodo vsi, ki potrebujejo podatke, vključeni v digitalno transakcijo ali poštno pošto.
Izziv št. 2:
Ocenjevanje vedenja in zbranosti prič bi lahko bilo prek video povezave moteče, namesto da bi bilo prisotno na isti fizični lokaciji.
rešitev:
Preizkus tehnologije, opravljen v dneh pred navideznim sestankom, bo zagotovil, da bo udeleženec viden jasno in v celoti. Ustvarite referenčni vodnik za videokonference za stranke, sodelavce in druge pravne strokovnjake v vašem podjetju, ki vključuje obvezne prakse za vokalno projekcijo, osvetlitev, držo telesa, sprejemljivo ozadje in vse druge informacije, ki omogočajo odkrivanje videoposnetkov natančno, uglajeno in profesionalno.
Izziv št. 3:
Nastavitev, ki ni institucionalna ali se zdi, da ni nevtralna ali ustrezna, bi lahko bila moteča, zavajajoča ali privedla do nezadostne preučitve.
rešitev:
Navedite primere video posnetkov in spletne vadnice o tem, kako naj se odvijajo postopki nanašanja videoposnetkov, odkritja, predhodnega preizkusa ali preizkusa. Opišite, kaj je sprejemljivo in katere postavitve in ozadja bodo privedli do uspešnega pregleda. Navedite tudi primere slabih videoposnetkov in tudi česa ne.
Izziv št. 4:
Nenahajanje v istem fizičnem prostoru odpira pregled za morebitne zlorabe ali zlorabe.
rešitev:
Od začetka do konca je potrebna popolna preglednost razprave. Soglasje z opaznim pozivom na začetku sestanka zagotavlja, da so vsi skladni. Poleg tega zagotavljanje izobraževanja in usposabljanja o najboljših praksah med izpiti utrjuje procese, da se zagotovi njihova racionalizacija in izboljšanje.
Kar zadeva dejansko kakovost komunikacije med pregledi za odkritje prek videokonference, je tu nekaj najboljših praks:
• Nastavite stran od časa - pred, med in po
Prijave, intervjuji, pričevanja, sestanki, izjave - zagotovite, da je pred pripravo dovolj časa, dovolj časa za prehod in nekaj časa, da razmislite in si ogledate snemanje ali povzetke.
• Zagotovite, da vsa tehnologija deluje
Ko je čas bistvenega pomena, naj vas ne čaka, da poskušate odpraviti in rešiti tehnične težave, medtem ko vsi čakajo. Pojavite se na video konferenci malo prej in preizkusite svoj mikrofon, zvočnik in povezavo.
Preverite, ali je vse napolnjeno, so na voljo dodatni kabli, močan wifi itd. Izkoristite preizkušanje zvoka in videa, ki ga ponujajo konferenčne platforme na ravni podjetja.
• Še enkrat preverite točko
Izberite mesto, ki je tiho, sterilno in brez motenj. Najbolje deluje bela stena ali zaprta soba z navadnim, ne motečim ozadjem.
• Držite se časa
Pred časom sporočite trajanje sestanka, da bodo lahko vsi ustrezno načrtovali. Tako kot osebno srečanje ustvarite dnevni red, se ga držite in zaščitite čas vseh.
• Preverite avdio in video povezavo
Uporabite slušalke, da zmanjšate povratne informacije in povečate sluh in projiciranje. Uporabite videokonference z visokokakovostnimi avdio / video zmogljivostmi.
Callbridge naj vaši odvetniški pisarni zagotovi tehnologijo videokonference, ki omogoča, da predobravnavni postopki v virtualnem okolju nemoteno tečejo. Z neverjetnim potencialom za povezovanje številnih osebnih postopkov na spletu je na dosegu roke priložnost za zmanjšanje stroškov, več dela od doma, pospešitev sodnih postopkov in hitrejše pridobivanje več informacij.
Dvosmerna komunikacijska platforma Callbridgea ima moč poglobiti in dati dimenzijo načinu poslovanja odvetniških pisarn. Posneta spletna srečanja dajejo vsem strankam občutek, da so iz oči v oči, vendar na varni in zdravi razdalji. Poleg tega zagotavlja bolj prilagodljivo udeležbo in z ustreznim premišljevanjem, načrtovanjem in pripravljenostjo je primeren nadomestek za osebne sestanke.
