Kur jeni duke planifikuar një takim në internet, ju duhet të shpresoni se pjesëmarrësit po i kushtojnë vëmendje! Në fakt, ju doni t'i frymëzoni ata të jenë të angazhuar dhe të pranishëm. Që të ndodhë kjo, takimi juaj online duhet të strukturohet. Duhet të projektohet dhe ushqyer për audiencën tuaj.
Në fund të fundit, cili është qëllimi ndryshe? Pse ta kaloni kohën duke mbledhur trupat për të kaluar raportet e progresit ose për të hapur linjat e komunikimit për të krijuar një ide nëse një tingull i vetëm i dëgjuar është cikleta?
Me një qasje më interaktive në takimet tuaja në internet, ju mund të prisni angazhim të lartë, thithje më të mirë të informacionit dhe një kuptim më të plotë të përmbajtjes tuaj. Mbase edhe pak argëtim!
Le të fillojmë me takimet e biznesit - biznes, domethënë!
Sipas një artikulli të Harvard Business Review, menaxhmenti i sipërm, ekzekutuesit e nivelit C dhe vendimmarrësit e tjerë kalojnë gati tre të katërtat e kohës së tyre duke u takuar me të tjerët për të diskutuar progresin e punës. Kjo është shumë kohë e kaluar në takime.
Mos të harrojmë edhe për punëtorët në distancë. Falë teknologjisë së sofistikuar, takimet në internet me ekipe dhe kolegë në vende të ndryshme janë të mundshme, por ka ende sfida me zonat kohore, lidhjen dhe projektet koordinuese. Kjo është ajo ku koha e kaluar mund të humbasë ose keqpërdoret.
A po bëni gjithçka që mundeni për të siguruar që takimet tuaja në internet të jenë produktive dhe të shfrytëzojnë mirë kohën?
Nëse po kërkoni:
- Gjeni mënyra më të thjeshta për t’u koordinuar me kolegët dhe punëtorët në distancë
- Qëndroni të lidhur pavarësisht nga koha ose distanca
- Rigjallëroni ndërveprimet
- Shtyni për më shumë pjesëmarrje dhe efektivitet
Pastaj këtu janë disa ide për të gjallëruar takimet për t'i bërë ato më interaktive dhe efektive:
Së pari, pyesni veten: A është i domosdoshëm ky takim? A keni nevojë vërtet për ta mbajtur këtë takim?
Në mënyrë që pjesëmarrësit të bashkëveprojnë dhe të bashkëpunojnë, duhet të dëgjohen zëra, mendime, gjetje dhe ndarja e informacionit. Në rastin e një takimi në internet, një dialog preferohet më shumë se një monolog.
Nëse ka një njoftim ose informacion që nuk kërkon që pjesëmarrësit të shtojnë ose të punojnë dhe të dëgjojnë vetëm, merrni parasysh se si mesazhi juaj mund të përshtatet më mirë në një email. Për takime që janë interaktive dhe tërheqëse, kërkimi nga pjesëmarrësit të dëgjojnë vetëm mund të shkaktojë që ata të humbin ose të shtiren në interes.
Pasi përmbajtja dhe qëllimi i një takimi në internet të përcaktohet si "i domosdoshëm", ja çfarë të bëni më tej:
12. Menaxhoni pritjet
Kultivoni mendimin e duhur midis kolegëve duke i bërë të ditur paraprakisht se kërkohet pjesëmarrja e tyre. Në agjendën e dërguar përpara takimit në internet, paraqitni një paraqitje të thjeshtë të asaj që të gjithë mund të presin.
Shfaqni problemin dhe tregojuni pjesëmarrësve se idetë dhe kontributet e tyre kërkohen. Kjo u siguron atyre kohën për të menduar dhe zgjidhur problemin, ndërsa vendos gjithashtu disa rregulla themelore.
Plus, tregojuni atyre disa etiketime themelore të pritura, si:
- Goditni "memec" kur nuk jeni duke folur
- Përmbahuni nga ngrënia ose pirja
- Vendos telefonat dhe shpërqendrimet e tjera në pauzë
11. Check-in me kolegët
Në dritën e një pandemie të fundit me miliona njerëz që punojnë nga shtëpia si rezultat, puna në distancë mund të ndjehet e izoluar. Thjesht duke planifikuar një takim të hënën dhe duke filluar me pyetjen e thjeshtë, "Çfarë bëre këtë fundjavë?" ju mund të merrni pjesëmarrje dhe të inkurajoni kolegët të hapen.
Më mirë akoma, varësisht nga madhësia e takimit tuaj, përdorni këtë kohë për të bërë që të gjithë të shtrihen dhe të falënderojnë një koleg për diçka që kanë bërë. I madh apo i vogël, duke treguar vlerësim me një thirrje të thjeshtë emri dhe thirrje detyre, mirënjohja funksionon për t'i bërë të gjithë ndjehen më të lidhur. Kjo është një mënyrë e vogël, por e fuqishme për të inkurajuar lidhjet shoqërore në një platformë virtuale.
A përbëhet nga ekipi juaj shumë punëtorë në distancë? Mbjell më shumë një ndjenjë të lidhjes shoqërore duke injektuar pak argëtim për të ndihmuar në thyerjen e akullit dhe për t'i bërë njerëzit të ndihen më pak të vetmuar me distancimin shoqëror ose duke punuar nga shtëpia:
- Prezantimet e Spice Up:
Salla e takimeve në internet plot me të huaj? Ftojini pjesëmarrësit të prezantojnë veten dhe një informacion të çuditshëm:
-
- Kënga e tyre e preferuar karaoke
- Pjata e tyre e gatuar në shtëpi me nënshkrime
- Koncerti më i mirë në të cilin kanë shkuar ndonjëherë
Salla e takimeve në internet me të njëjtët kolegë? Ftojini fytyrat e njohura në:
-
- Diskutoni shkurtimisht për një film të mirë që panë së fundmi
- Ndani si po ecën kafsha e tyre shtëpiake
- Hapni një hobi ose një projekt personal që ata kanë marrë përsipër
- Perdor trurin:
Ushtrimet e ndërtimit të ekipit nuk duhet të bien në rrugë, vetëm sepse anëtarët e ekipit janë më të shpërndarë. Siguroni kriteret para kohe që pjesëmarrësit të paraqiten të gatshëm. Provoni një interpretim të shkurtër në internet të Charades, ose Balderdash për një mënyrë më interesante për të hapur takimin. - Luaj një lojë me mend:
Një mënyrë tjetër për t'i bërë njerëzit më të angazhuar është që t'i kërkoni secilit pjesëmarrës të luajë një version të thjeshtë të ISpy duke përshkruar një artikull në zonën e tyre të largët të punës.
10. Krijoni Agjendën tuaj të Takimit Para Kohës
Nëse axhenda juaj e takimeve është e qartë dhe e artikuluar, ju mund të prisni të njëjtën Roi me takimin tuaj në internet! Pa asnjë plan ose paramendim, një sinkronizim i paqartë, i keqinformuar do të çojë në konfuzion dhe humbje kohe.
Përgatitni një axhendë të strukturuar që përshkruan çështjet kryesore dhe përmendni atë që kërkohet dhe pritet nga pjesëmarrësit. Dërgoni të paktën një ditë më parë dhe mos harroni të përdorni ftesat dhe kujtesat tuaja për të shpërndarë shpejt informacionin.
9. Bëni gati teknologjinë tuaj
Sado e mrekullueshme është teknologjia, ka akoma raste që ajo mund të shkojë pak e dobët. Ndjeh besim se gjithçka po funksionon normalisht duke testuar teknologjinë tuaj dhe duke kontrolluar që të gjitha pajisjet të jenë të karikuara. Njihuni se ku janë prizat tuaja elektrike dhe mbajini karikuesit tuaj afër. Testoni kamerën, mikrofonin, lidhjen tuaj në internet dhe merrni parasysh gjithçka tjetër që mund t'ju duhet:
- A është ndriçimi juaj shumë i ndritshëm apo shumë i zbehtë?
- A jeni i rrethuar nga shumë rrëmujë?
- A jeni në një zonë me trafik të lartë ku njerëzit vijnë e shkojnë?
- Kur ishte hera e fundit që keni mbyllur / rivendosur pajisjen tuaj?
Merrni parasysh përfshirjen e këtyre pikave në emailin e agjendës para-takimit, në mënyrë që të gjithë të jenë në dijeni.
8. Bëni frymë jetës në dorëzimin tuaj
Sigurisht që mund të kaloni në takimin tuaj në internet në mënyrë efektive duke hequr sendet kryesore, por gjithashtu mund të shtoni disa pizzazz për t'i mbajtur njerëzit të intriguar:
- Fto Lëvizjen
Të gjithë e dimë se sa e lehtë është të investosh në punë. Të ngrihesh nga tavolina juaj është një ide e shkëlqyeshme, por mund të harrohet kur jeni në zhurmën e fikjes së një zjarri ose të shkruarit të një emaili të gjatë. Në një moment në takimin tuaj në internet, tundeni pak duke i bërë pjesëmarrësit të lëvizin gjakun e tyre. Lëvizjet e thjeshta si shtrirja e krahëve mbi kokë ose ngritja në këmbë dhe ulja disa herë ose bërja e disa shtrirjeve në tavolinë mund të rrisin oksigjenin në tru dhe të punojnë për të thyer ndjenjat e lodhjes dhe letargjisë. - Shto vizuale
Inkurajoni ndërveprimin dhe shpërndani përmbajtjen tuaj tek audienca juaj duke
duke përdorur ngjyra të ndritshme, video, fotografi dhe dalje të shpejtë të telefonatave. Bëni përmbajtjen tuaj të tretshme dhe të paharrueshme me një prezantim të thjeshtë për të kuptuar që është tërheqës me përdorimin e pamjeve dhe ndoshta një meme të përshtatshme dhe të vendosur mirë! - Merrni komente në kohë reale
Shihni se si njerëzit po thithin përmbajtjen tuaj duke kryer një sondazh në vend. Jo vetëm që këto janë argëtuese, ato në të vërtetë ndërpresin programin dhe ju ofrojnë informacione në kohë reale që ju vijnë në ndihmë. Shërben një mjet i menjëhershëm i vendimmarrjes, e mban angazhimin të lartë dhe ndihmon në strukturimin e hapave të ardhshëm.
7. Delegoni Detyrat
Kur njerëzit janë përgjegjës për të kontribuar diçka në takimin në internet, të tilla si moderimi, drejtimi i një aktiviteti për thyerjen e akullit ose marrja e shënimeve, secili person do të jetë më i angazhuar. Plus, kjo ndihmon që mbledhjet të jenë të vogla. Mbani rolet të dukshme duke përfshirë vetëm ata që duhet të jenë aty si një vendimmarrës, këshilltar, praktikant, etj.
- Përzgjedhja e një Moderatori
Një moderator siguron që takimi të mos dalë nga binarët. Detyra e tij / saj është të mbajë një vështrim mbi teknologjinë, të drejtojë me autoritet, t'u japë leje të folurve atyre që kanë nevojë për të, të jetë përgjegjës për regjistrimin dhe të shikojë që të kujdeset për cilësinë e audios dhe videos.
6. Rrini në kornizën kohore
Kur jeni të vetëdijshëm për kohën e kufizuar që keni, produktiviteti tenton të digjet. Puna me një kapak kohor "kornizon" takimin dhe i jep asaj fokus. Caktoni një sasi specifike të kohës për secilën pikë kyçe me një mbrojtës prej 10 minutash. Në atë mënyrë të gjithë mund të përfundojnë në kohë ose vetëm para kohe!
5. Hiqni shpërqendrimet
Easyshtë e lehtë (dhe shumë e zakonshme) të dëshironi të kontrolloni emailin tuaj ose t'i hidhni një sy telefonit tuaj ndërsa jeni në një takim në internet. Rrini në kohë dhe shmangni tundimin duke hequr vëmendjen nga fillimi: mbyllni skedat në laptopin tuaj, vendosni telefonin tuaj në heshtje (ose modalitetin e aeroplanit!), Mbyllni dritaren për të mbyllur zhurmën e sfondit (ose përdorni kufje) dhe kurseni snacking për pas!
(alt-tag: Gruaja e ulur në tavolinë me punën në laptop të hapur ulur pranë dritares herët në mëngjes)
4. Nxit Bashkëpunimin
Përdorni një takim në internet për të gjeneruar ide nga pjesëmarrësit. Vendosni pak kohë për të marrë karakteristikat e një think tank-i ose sesioni të ideve. Lejoni që njerëzit të dalin me idetë e tyre ose të marrin idetë e të tjerëve; Provoni një veçori si tabela e bardhë në internet për të marrë lëngje krijuese.
3. Përfshini lojëra
Përmes gamification, ju mund të prisni që nivelet e ndërveprimit në takimin tuaj online të shkrepin nëpër çati! Përfshini një pyetje të vogël në fillim dhe bëni pjesëmarrësit të ndjekin. Këto mund të stimulohen gjithashtu - drekë e zgjatur, ndërrim kompanie, leje e hershme, etj. Për shembull:
- Zgjidhni një imazh ose karakter për t'u futur përgjatë diapozitivëve dhe bëni pjesëmarrësit të përgjigjen se sa herë është parë gjatë prezantimit.
- Hidhni një kuiz të thjeshtë në fund për të provuar të kuptuarit e pjesëmarrësve për përmbajtjen.
- Mblidhni citate nga kolegët dhe i bëni ata të mendojnë se kush tha çfarë.
2. Përfundoni me Artikuj të Veprimit të Artikuluar Mirë
Qëllimi i një takimi në internet është mbledhja e pjesëmarrësve dhe bashkimi për të bërë progres drejt hapit tjetër. Kjo mund të bëhet vetëm me artikuj të qartë veprimi. Kur të gjithë janë të vetëdijshëm për atë që duhet të bëjnë vetëm atëherë gjërat mund të bëhen. Para se të mbarojë mbledhja, kontrolloni që pjesëmarrësit të jenë të qartë për rolin e tyre. Kaloni disa momente duke kaluar atë që u diskutua dhe caktoni personin për punën.
1. Ndani përmbledhjen
Shumë gjëra mund të shfaqen në një takim në internet. Shumë ide, sugjerime dhe mendime hidhen përreth, prandaj shënimet e përmbledhura mirë janë efektive në ruajtjen e integritetit të sinkronizimit.
Zgjidhni softuer video konferencash që vjen me një veçori regjistrimi dhe ose aftësi AI për të kapur gjithçka që ka rënë. Marrja e shënimeve manualisht është gjithmonë një ide e mirë, por kur keni teknologji që punon në sfond për ju, mund të performoni gjatë takimit duke ditur se për pjesën tjetër është kujdesur.
Këtu janë edhe disa truke për ta bërë të shkëlqejë takimi juaj i ardhshëm në internet:
- Zbukuroni markën tuaj në të gjitha pikat e kontaktit të takimit tuaj
Pitching për perspektivat? Regjistroni mesazhin tuaj që prezanton emrin e kompanisë, parullën dhe njoftimet e rëndësishme ndërsa pjesëmarrësit paraqiten në salla e takimeve të personalizueshme në internet. Bëni një përshtypje të shkëlqyeshme të parë që është e lëmuar dhe profesionale me logon dhe ngjyrat e markës tuaj në të gjithë ndërfaqen e përdoruesit. - Përdorni UA për të bërë punën e këmbëve
Në një takim në internet, ju jeni duke bërë punën përpara. Zgjidhni një konferenca video zgjidhje që funksionon në sfond për të siguruar transkriptime, etiketat e altoparlantëve dhe vulat e datave për kërkim të lehtë më vonë. - Hit ekranin për të "treguar" në vend të "tregoj"
Me ndarja e ekranit opsioni, lundrimi në demonstrime të vështira për t'u shpjeguar dhe karakteristikat e produktit gjatë një takimi në internet u bë më i lehtë. Gjithkush mund ta kuptojë atë që po thua kur është në gjendje ta shohë atë para syve të tij. Sillni pjesëmarrësit në të njëjtën faqe kur çdo veprim mund të tregohet në kohë reale.
Lejoni Callbridge të forcojë takimet tuaja në internet. Me teknologji të sofistikuar, karakteristika të personalizueshme dhe një ndërfaqe përdorimi të krijuar në mënyrë intuitive, takimet tuaja u bënë më interesante dhe produktive.
