Takimet në distancë janë bërë një pjesë thelbësore e mënyrës sesi bëhet puna në të gjithë globin. Edhe nëse jetoni në një qytet të madh, kjo ndihmon për të kapërcyer hendekun nëse ndodheni në një pjesë të qytetit dhe zyra juaj është në tjetrën. Konferencat dhe konferenca video e bëjnë të duket sikur nuk ka asnjë distancë midis dërguesit dhe marrësit, duke ndryshuar mënyrën në të cilën ne komunikojmë. Është vërtet e mahnitshme që jetojmë në një epokë ku mund të mbajmë zyra në Singapor, Londër, Nju Jork dhe nënat që qëndrojnë në shtëpi që jetojnë në periferi – të gjitha në të njëjtën faqe duke punuar së bashku.
Pra, tani që kompania juaj ka përfshirë talentet më të mira dhe ju keni krijuar një ritëm efektiv takimesh, ekziston stigma që menaxherët preferojnë takimet personalisht sesa ato të largëta. Ndërsa kjo është tradicionalisht e vërtetë, po ashtu është edhe aftësia për të përshtatur dhe vendosur punëtorë në distancë me mjetet më të mira të tregtisë për më produktiv dhe më të angazhuar (dhe siguria kibernetike!) takime që çojnë në arritjen e numrave dhe shkatërrimin e qëllimeve.
Meqenëse rregulla të ndryshme zbatohen kur nuk jeni në një takim ballë për ballë, biseda rreth "rregullave të arta" përfshin të gjithë, në mënyrë që çdo sinkronizim të mund të dorëzohet dhe të merret në një mënyrë që merr rezultate. Këtu janë rregullat kryesore që duhen mbajtur parasysh në një marrëdhënie pune në distancë:
PARA TAKIMIT
Njoftohuni me teknologjinë tuaj
Kthimi i kamerës video dhe dërgimi i një kodi për thirrjen tuaj konferencë është e lehtë. Por, duke u njohur pak më mirë me mënyrën se si funksionon softueri dhe hardueri mund t'ju vendosin në vend të mirë nëse - mos e ndaloftë parajsa - ekziston një vështirësi teknologjike gjatë thirrjes konferencë. Parandaloni çdo lemzë duke shkuar në internet 5 minuta para afatit, në mënyrë që të mund të konfiguroni herët; ose keni një plan b të gatshëm për të filluar në veprim. Edhe kryerja e një provë për regjistrimin e videos është një veprim i zgjuar!
Shtoni shtresa në një hapësirë të përbashkët
Një hapësirë e përbashkët nuk është një dhomë takimesh. Në fakt, është dhoma e takimeve ajo që mban hapësirat e përbashkëta si tabela, një tabela në internet, ekranet e përbashkëta dhe më shumë. Punëtorët në distancë mund të ndiejnë gjënë e dytë më të mirë për të qenë fizikisht atje duke u ndikuar nga një kombinim i këtyre hapësirave gjatë thirrjes konferencë.
Vendosni një Agjendë, Ndajeni Para Kohës
Një thirrje konferencë në distancë përfshin përpjekje dhe planifikim për t'u siguruar që të gjithë mund të marrin pjesë. Duke theksuar temat e mbuluara dhe duke ndarë axhendën paraprakisht, ju mund të kurseni momente të çmuara duke iu përmbajtur një plani. Në këtë mënyrë, pjesëmarrësit e dinë se çfarë po afrohet dhe ata mund të dëgjojnë në mënyrë aktive, si dhe të vijnë të përgatitur me pjesën e tyre të takimit.
Fto një pak të zgjedhur
Sa më i lartë të jetë numri i pjesëmarrësve në konferencën, aq më e ulët pritja për të kontribuar në diskutim. 1-10 pjesëmarrës është idealja.
GJAT TAKIMIT
Mbani Frontin dhe Qendrën e Qëllimit të Takimit
Me fjalë të thjeshta, kujtojini të gjithëve se çfarë duhet të arrihet deri në fund të thirrjes konferencë. Shënojeni atë në tabelën e bardhë në internet, për shembull, kështu që të gjithë mund ta shohin atë qartë, dhe ta përdorin atë për të vendosur pjesëmarrësit nëse ata largohen nga kursi gjatë diskutimit.
Rolet e Thirrjes së Konferencës Gamify
Rolet mund t'u jepen pjesëmarrësve të ndryshëm si udhëheqësi, mbajtësi i kohës dhe shkruesi për të marrë parasysh të gjitha pikat e veprimit dhe vendimet e marra. Për takime të përsëritura, vizatoni emra dhe ndryshoni rolet, kështu që vendoset në fillim të takimit dhe - befasi! - mund të jeni ju! Kjo gamifikimi do të sigurojë që njerëzit të qëndrojnë të angazhuar.
Të gjithë marrin një hyrje
Pjesëmarrësit janë më të gatshëm të marrin pjesë në thirrje konferencash kur ata e kuptojnë më mirë se kush është në telefon me ta. Një prezantim i shpejtë i të gjithëve në takim, (edhe nëse ka një ikonë apo imazh) shton një prekje të njerëzimit dhe i bën punëtorët e largët të ndjehen të parë dhe të dëgjuar!
Inkurajoni një Bisedë të Vogël
Lidhja me kolegët e largët bën që prezenca e tyre të ndihet në takim. Një kapje e shpejtë e ditës së tyre, motit, planeve për fundjavën - i bën ata të ndjehen sikur janë të njohur në botën reale si dhe në fushën dixhitale.
PAS TAKIMIT
Vendosni së bashku Një Vazhdim
Përmbledhni pikat kryesore dhe përparimet e takimit që do të dërgohen. Pjesa që e bën atë tërheqëse? Shtoni një element argëtimi dhe shoqërimi. Një fotografi gif, video ose qesharake ndihmon për ta bërë emailin ose mesazhin e bisedës të paharrueshëm, i cili nga ana tjetër, do të bëjë që të gjithë të presin me email pas takimeve të ardhshme.
Përmendni numrat
Shëndeti dhe produktiviteti i një marrëdhënie pune në distancë mbështetet në arritjen e qëllimeve, arritjen e numrave dhe arritjen e objektivave të performancës. Lini kohë për t'i diskutuar ato në takim, ose dërgoni një email vijues që përshkruan ndryshimet, arritjet, përmirësimet, etj.
Lëreni softuerin e konferencave me performancë të lartë të Callbridge t'i japë jetë telefonatave të konferencave të biznesit. Platforma e saj e dhomës së takimeve të klasit të parë mbush boshllëkun për takimet virtuale dhe ato reale. Me karakteristika të jashtëzakonshme të bashkëpunimit që përfshijnë ndarja e ekranit, ndarja e skedarëve, prezantimi i dokumenteve dhe biseda në grup, teknologjia e jashtëzakonshme audio vizuale e Callbridge ushqen marrëdhënie pune në distancë.
