Me vitin 2020 që ka filluar një zhurmë, është e sigurt të thuhet se deri tani, në mes të vitit, përvoja juaj me video konferenca është përmirësuar dhjetëfishuar. Zyra juaj ka shumë të ngjarë të jetë konvertuar në një qasje më online, puna nga shtëpia, duke hapur dyert e komunikimit në internet duke përdorur video konferencë me klientë, në njoftime ekipesh, thirrje konferencash të menaxherëve të sipërm, seanca të ideve, takime statusi ... në
Për më tepër është që ndërsa ne vazhdojmë t'i përshtatemi kohëve në ndryshim me të cilët përballen aktualisht të gjithë, forca e punës po ndahet në mënyrën se si do të paraqiten fizikisht (ose virtualisht!) Për të punuar. A keni kolegë që punojnë nga shtëpia me kohë të plotë? A vendos menaxhmenti 2 ditë në javë në zyrë dhe më pas punon në distancë? A po shkoni prapa dhe prapa midis klientëve që duhet të qëndrojnë në zyrë 5 ditë në javë?
Kur kolegët dhe anëtarët e ekipit janë shpërndarë nëpër peizazhe dixhitale dhe fizike, mbajtja e të gjithëve së bashku mund të provojë të jetë një detyrë e vështirë edhe pse jo e pamundur! Edhe pse ka kufizime kohore, pengesa gjuhësore, ndryshime në hierarki dhe sfida të përgjithshme me menaxhimin e kohës, të gjithë me të vërtetë dëshirojnë ta bëjnë punën së bashku sa më efektive dhe produktive.
Ja se si të mbani në mënyrë efektive një mjedis bashkëpunimi pune nëse ekipi juaj është i ndarë në shtëpi, në zyrë ose në terren.
9 mënyra për të menaxhuar bashkëpunimin ndërmjet zyrave:
9. Shmangni rrëmujat me email
Email-et janë thelbësore për të komunikuar shpejt dhe në mënyrë efektive ndërsa sigurojnë se ekziston një "shteg". Por kur një pyetje e vogël futet në një bisedë gjigande që bëhet e gjatë dhe e ndërlikuar, efektiviteti aktual i shkëmbimit bëhet i ngatërruar.
Kalimi te një mjet komunikimi biznesi që ofron një kanal ku puna, statuset dhe azhurnimet bëhen të dukshme dhe grafike, u jep të gjithëve në kuvertë një pamje më të menaxhueshme të asaj që po ndodh. Një mjet bashkëpunimi si Slack krijon këtë lloj kohezioni, ashtu si edhe programi video konferencë që është i ngarkuar me të opsionet e integrimit. Në këtë mënyrë ju mund të bashkoni dy platforma për një performancë përfundimtare bashkëpunuese.
8. Vëzhgoni ngarkesat e punës
Të shohësh atë që të gjithë po punojnë përmes një mjeti për menaxhim të projektit ndihmon për të dalluar statusin e projektit dhe kush është në të. Në këtë mënyrë, pavarësisht nëse jeni në shtëpi ose udhëtoni për në punë, jeni në gjendje të hidheni përpara dhe të shihni se çfarë po përgatitet.
Përfitoni nga kodimi i ngjyrave dhe përdorimi i rreshtave dhe kolonave për të organizuar skedarët, vendndodhjet dhe gjurmimin e kohës. Anasjelltas, të kesh një takim në internet përdorimi i video konferencës për të diskutuar projektin në kohë reale u ofron kolegëve mundësinë të hapen rreth vendit ku janë dhe si po ndihen në gjëra të trasha. Nxitja e një rutine të takimeve në internet ku diskutohet statusi dhe azhurnimet do të ndihmojë në identifikimin e artikujve prioritarë, pengesat dhe zvogëlimin e afateve kohore të humbura.
(alt-etiketë: Grua me stil që ecën rrugës duke mbajtur një telefon celular ndërsa e shikonte dhe hapte gishtat.)
7. Bëni kujdes nga zonat kohore
Nuk është ideale që të duhet të bashkoheni në një takim "me sy të kuq" ose në një takim pak para gjumit, por kur caktoni projekte ose sinkronizoni, zonat kohore luajnë një rol në vendosjen se kur duhet të keni një mbledhje ndërmjet zyrave.
Pasja e orarit të dobishëm dhe të disponueshëm të të gjithëve lejon që nikoqiri ose organizatori të kenë shikueshmëri për kohën më të mirë për të pasur një takim në internet. Kërkoni për softuer video konferencash që vjen me një programues të zonës kohore ose jini të hapur për disa pjesëmarrës të ftuar që duhet të regjistrojnë mbledhjen tani për ta parë atë më vonë.
6. Check-In rregullisht
Kur ekipi juaj shpërndahet nëpër zyrë, shtëpi dhe fushë, është e lehtë të humbasësh disa nga sjelljet më tipike të fituara kur punon së bashku dhe vetëm disa metra larg njëri-tjetrit - si të hedhësh një vështrim për të bërë një pyetje ose duke kaluar pranë njëri-tjetrin në sallën ose dhomën e thyer.
Për të siguruar që të gjithë janë në të njëjtën faqe, adoptoni një zakon të prekjes së bazës shpesh. Mos hezitoni të bëni një lidhje shumë herë në javë qoftë me email, sinkronizim, thirrje konferencë, video konferencë ose bisedë me tekst!
5. Mbështetuni te Automatizimi Për të Gjurmuar
Menaxhimi i afateve, statuseve dhe progresit të punës nuk janë aq të lehta kur nuk mund ta bëni personalisht. Por kur mund të shkarkoni një punë të përsëritur që kërkon shumë kohë, ju e humbni kohën për të shpenzuar në detyra më të rëndësishme. Plus, heqja e elementit njerëzor prodhon rezultate më të mira, më të sakta. Lëreni automatizimin të bëjë ngritjen e rëndë për ju:
- Planifikoni ftesat dhe kujtesat për konferencat e ardhshme video
- Integroni Kalendarin Google me softuerin tuaj të konferencave video për një planifikim dhe njoftime pa ndërprerje
- Ndani informacionin në kohë reale me Google Doc dhe merrni redaktimet dhe ndryshimet e menjëhershme dërguar në emailin tuaj
- Menaxhimi i projektit dhe mjetet e videos që automatizojnë fletëllogaritjet, informacionin e klientit, regjistrimet, transkriptimet etj.
4. Përdorni një aplikacion për celularë
Në rast të një takimi në internet, një aplikacion celular u jep kolegëve opsionin e shpejtë dhe të lehtë për të qenë në gjendje të kalojnë në një telefonatë nga kudo që janë - në rrugë, në oborrin e shtëpisë ose në drekën.
Fillimi i një takimi gjatë lëvizjes nga pëllëmba e dorës tuaj ju jep takime me cilësi të lartë që janë po aq të mira sa të ishin në tavolinën e punës. Ende mund të caktoni takime paraprakisht ose në vend; ju mund të përdorni dhe të sinkronizoheni me Kalendarin tuaj dhe Librin e Adresave; dhe sigurisht, aty ku je është aty ku është takimi yt. Një aplikacion celular ju jep lirinë për të kryer një takim ose telefonatë kudo që ka një lidhje interneti.
Plus, ju ende keni qasje në historikun e thirrjeve tuaja, transkriptimet dhe regjistrimet, në një mjedis të sigurt dhe të sigurt takimesh.
3. Krijoni një Qendër Ruajtjeje të Punës "të Standardizuar"
Bëni të gjitha skedarët, lidhjet, dokumentet dhe mediat e rëndësishme lehtësisht të arritshme dhe të ruajtura në një vend. Kur është e centralizuar në një vend, arritja në të nuk duhet të duket si një detyrë e tillë. Kur artikujt katalogohen, organizohen dhe disponohen në kohë reale, të gjithë mund të kenë qasje në skedarët më të fundit, takimet më të fundit të dokumentuara dhe vendime të rëndësishme.
Disa sugjerime të tjera:
Nëse keni zyra në vende të ndryshme, mund të fliten më shumë se një gjuhë. Mundohuni të qëndroni me gjuhën që flitet më gjerësisht dhe nëse keni nevojë të komunikoni në një gjuhë tjetër, zhvillojeni bisedën privatisht përmes bisedës me tekst ose në një kanal të veçantë.
Shmangni bërjen e dublikatave të dokumenteve duke i etiketuar ato në mënyrë korrekte, padyshim dhe duke e bërë të qartë se ekziston një procedurë për të punuar mbi to. Nuk ka asgjë më të keqe sesa të humbasësh orë në një dokument që është bërë tashmë, ka një version më të ri ose ka humbur.
Gjeni se cila mënyrë e komunikimit është më e përshtatshme për qëllimin tuaj. Nëse keni nevojë për sqarim mbi një detaj ose një pyetje po ose jo, dërgojini kolegut tuaj një mesazh në bisedën me tekst. Nëse keni një shqetësim në lidhje me një kërkesë të ardhshme pushimi, shkrepni një email. Nëse ka një problem me një koleg dhe po ndikon në aftësinë tuaj për të kryer dhe për të prodhuar punë të mirë, caktoni një video konferencë një-për-një.
2. Miratoni një Qasje "Video-së pari"
Sidomos në dritën e një pandemike që ka ndikuar në botë, një qasje video-centrike që vlerëson ndërveprimet ballë për ballë për t'i mbajtur kolegët të ndjehen sikur po punojnë me një person të vërtetë në vend të idesë së një. Duke treguar fytyrën tuaj, duke ndarë zërin tuaj, duke lëvizur trupin tuaj - kjo është e gjitha një pjesë e krijimit të një versioni më realist të jush në një mjedis virtual. Një konferencë me video funksionon për të krijuar një mjedis normal zyre në një peizazh dixhital.
Plus, pse të "tregosh" kur mund të "tregosh?" Disa prezantime - posaçërisht ato që përfshijnë koncepte, dhe ide abstrakte ose lundrim të guximshëm përmes një dizajni të faqes në internet - vijnë më mirë me një demonstrim duke përdorur ndarjen e ekranit. Kolegët fjalë për fjalë duhet të jenë në të njëjtën faqe të seancës suaj të videokonferencës me një vend në rreshtin e parë për idetë tuaja.
1. Eksperimentoni dhe merrni përgjigje
Ashtu si shumica e aranzhimeve, përfshihet edhe një tranzicion dhe eksperimentim. Bashkëpunimi ndërmjet zyrave që funksionon më shumë si një makinë e vajosur mirë në vend të një mekanizmi të ndryshkur, duhet të zbatojë strategji, mënyra të ndryshme komunikimi dhe mjete të ndryshme për të parë veprimin më të mirë që funksionon për ekipin.
Një nga faktorët më të rëndësishëm që do të përcaktojë suksesin e ekipit ose rezultatin e projektit është gatishmëria e të gjithëve për t'i besuar njëri-tjetrit. A janë anëtarët e ekipit në gjendje të trajtojnë njëri-tjetrin me respekt? A po tërheqin peshën punëtorët në distancë në vend që thjesht të ulërijnë? A marrin shumë punëtorët e zyrave, të etur për të bërë përshtypje dhe për të marrë drejtimin?
Me një fokus në planifikimin, përdorimi i mjeteve të ndërtimit të ekipit dhe pak shoqëri këtu dhe atje, edhe nëse ekipi juaj është i shtrirë, të provoni gjëra të reja për të kapërcyer hendekun nuk ka pse të jetë shqetësuese. Shtë e rëndësishme të provoni strategji dhe mjete të reja dhe të shihni se cilat sjellin rezultatet më të mira për ekipin dhe objektivin tuaj.
Bashkëpunimi ndërmjet zyrave do të vijë gjithmonë me një sërë konfliktesh dhe sfidash. Rezultatet e kolegëve që punojnë brenda dhe jashtë zyrës, afër dhe larg, dhe që veprojnë në orare të ndryshme si orë fleksibël, me kohë të pjesshme, ose me kohë të plotë, të gjitha ndikojnë në prodhimin dhe rrjedhën e punës. Sidoqoftë, edhe në gjendjen aktuale të botës, kjo është një mundësi për t'iu përshtatur një ekuilibri potencialisht më të integruar të jetës dhe punës që lëviz dhe përkulet me teknologjinë që përdorim.
Lejoni që suita unike e Callbridge të programeve video konferencë të dyanshme të krijojë kohezion midis ekipeve. Teknologjia e saj është krijuar për të lidhur njerëzit, kështu që biznesi juaj mund të lulëzojë pavarësisht se sa e shpërndarë është fuqia juaj e punës.
Callbridge shërben për biznese të mesme duke kërkuar zgjidhje të sofistikuara që ngushtojnë dallimet brenda kolegëve dhe të jashtëm me klientët, shitësit, palët e interesit dhe pjesë të tjera të rëndësishme lëvizëse të biznesit tuaj në rritje. Duke ofruar një gamë të gjerë karakteristikash bashkëpunuese për të çuar përpara angazhimin dhe produktivitetin, platforma e ekspertëve audio, video dhe konferencë në internet e Callbridge ju mban të lidhur në mënyrë të sigurt dhe të sigurt kudo që të jeni dhe kudo që shkoni.
Çfarë e bën Callbridge ndryshe?
Takimet e takimeve përmes UA - Asistenti juaj personal inteligjent artificial Cue ™ kujdeset për regjistrimin e takimeve tuaja dhe identifikimin e folësve, temave dhe temave.
Integrimet me Slack dhe Google Calendar - Mos humb kurrë një ritëm kur mund të integrosh së bashku me Google Suite, Outlook dhe Slack.
Karakteristika të jashtëzakonshme - Shijoni tipare të klasit botëror, si Regjistrimi i Takimit, Ndarja e ekranit, Ndarja e dokumentit, Tabela në internet, dhe me shume!
Siguria e nivelit të lartë - Ndiheni të sigurt që informacioni juaj është i sigurt dhe i sigurt me Kodin e Hyrjes Një herë, Bllokimin e Takimit dhe Kodin e Sigurisë.
Markë e personalizuar - Bëni dhomën tuaj të takimeve në internet të markuara dhe në mënyrë unike tuajat duke përdorur logon tuaj dhe standardet e markës.
Nuk kërkohet asnjë shkarkim - Nuk ka asnjë tel dhe pajisje të rënda, vetëm shkarkim zero, zgjidhje të konferencave video të bazuara në shfletues.
