Si të organizojmë një takim thirrje konferencë
Nëse jeni si shumica e pronarëve të bizneseve të vogla, ju është dashur të presë një takim me thirrje konferencë ose t wo në planin e rendit ose stuhi mendimesh me ekipin tuaj. Ju gjithashtu ndoshta e keni kuptuar tashmë se jo të gjitha takimet janë aq produktive sa mund të ishin.
Ndonjëherë punonjësit shfaqen vonë. Ndonjëherë ata janë shumë të përgjumur ose të shpërqendruar. Herë të tjera, ato nuk shfaqen fare. Easyshtë e lehtë të pyesësh ndonjëherë nëse është edhe e mundur të organizosh një takim thirrje konferencë ku asgjë nuk shkon keq.
Për fat të mirë për ju, një takim kuptimplotë dhe produktiv i thirrjeve në konferencë është i mundur. Në Calbridge, ne kemi parë dhe lehtësuar takime të mjaftueshme për të ditur saktësisht se çfarë duhet të bëni për të organizuar takimin më të mirë të mundshëm. E tëra çfarë ju duhet të bëni është të ndiqni këto hapa të shpejtë dhe të thjeshtë:
Hapi 1: Keni në mendje një objektiv të qartë takimi përpara se të bëni ndonjë gjë tjetër.
Hapi 2: Krijoni një axhendë të takimit të thirrjeve konferencë që është sa më e detajuar që të jetë e mundur.
Hapi 3: Dërgoni ftesa të hollësishme për takime dhe ndiquni me mysafirët tuaj.
Hapi 4: Ruani subjekte pa lidhje për më vonë në mënyrë që takimi juaj të mos dalë nga shinat.
Hapi 5: Pajtohuni për hapat e ardhshëm për të gjithë në takim përpara se ta përfundoni atë.
Keni një Qëllim të Qartë të Takimit
Është e lehtë të rrotulloheni në rrathë kur ju presë një takim të "kaloni projektin X" ose "të eksploroni tema që lidhen me Y", sepse nuk keni vendosur qëllime të qarta për takimin. Në vend të kësaj, ç'mund të thuash për vendosjen e një objektivi si "të vendosësh në një drejtim për fushatën e vjeshtës", ose "të vendosësh dhe të biesh dakord mbi një kornizë matjeje për reklamat tona në mediat sociale".
Mundohuni të merrni sa më specifik të jetë e mundur me qëllimet tuaja, dhe ju jo vetëm që do të jeni në gjendje të tregoni nëse takimi juaj është i suksesshëm ose jo, por gjithashtu edhe nëse po dilni apo jo jashtë diskutimeve tuaja.
Krijoni një Agjendë të Takimit të Takimit të Thirrjeve
Askush nuk shkruan një libër duke kaluar 90% të kohës në parathënie. Të kesh një axhendë dhe t'i përmbahesh asaj do ta afrosh shumë më pranë arritjes së qëllimit për takimin e thirrjes tënde në konferencë që ke caktuar më parë sepse do të ketë një kohë të caktuar për të diskutuar të gjitha temat e rëndësishme në takimin tuaj.
Alsoshtë gjithashtu e rëndësishme të mbani mend se të gjithë jemi vetëm njerëzorë, dhe nganjëherë më të mirët prej nesh bëjnë gabime, vazhdojnë tangente ose thjesht kalojnë për qejf. Ju duhet ta mbani takimin tuaj të thirrjes konferencë në orar, por ju lutem mos jini luftarak në lidhje me të. Ka vend për pak argëtim në çdo takim.
Dërgoni ftesa të hollësishme të takimit dhe ndiqni ato
Dërgimi i ftesave për takime, rregulli është "sa më herët, aq më mirë". Në këtë mënyrë, ju keni kohë për t'i kujtuar butësisht njerëzit nëse ata kanë harruar të RSVP në takimin tuaj. Dhënia e kohës për pjesëmarrësit tuaj gjithashtu i lejon ata të përgatiten për takimin tuaj dhe ta nxisin veten më shpejt se ata duhet të dinë para takimit.
Pse axhenda juaj duhet të jetë e detajuar? Thjesht sepse kur pjesëmarrësit e dinë se do të pyeten për një temë ose punë të caktuar, ata do të priren të përgatisin një përgjigje paraprakisht. Në thelb, ata do të jenë më të përgatitur për takimin e tyre, edhe nëse është thjesht për të shmangur veçimin si dikush që nuk ishte i përgatitur.
Temat e Takimit të Takimit të Konferencës "Park" Nuk Janë Relevante
Çfarë bëni kur takimi juaj fillon të zhvendoset në një tangjente pa lidhje? Ju thjesht mund t'u thoni atyre të ndalojnë, por kjo mund të mos jetë zgjidhja më me takt dhe e pritur mirë. Në vend të kësaj, provoni të "parkoni" këto tangente për t'u vizituar në fund të mbledhjes, ose në një kohë më vonë. Disa njerëz e quajnë këtë "parkingu".
Parkingu është gjithashtu i shkëlqyeshëm nëse dikush ngre një pikë të vlefshme duhet të adresohet, por ende nuk është në mënyrë të qartë relevante për takimin. Në këtë mënyrë, subjekteve të rëndësishme akoma mund t'u kushtohet vëmendja e nevojshme ndërsa takimi juaj vazhdon, i papenguar nga diskutimet jashtë temës.
Sigurohuni që hapat e ardhshëm të bien dakord
Ky hap është thelbësor. Në fund të takimit, përsëritni të gjithë hapat e ardhshëm, si dhe kush do të marrë pronësinë. Sapo të gjitha palët të bien dakord për detyrat e tyre, askush nuk mund të bëjë justifikimin e hutimit, ose të thënë se diçka "u shkeli mendjen".
Në sajë të sugjerim, ju gjithashtu mund të dërgoni një transkriptim të mbledhjes së gjeneruar nga AI për të gjithë pjesëmarrësit në mënyrë që të mos ketë konfuzion për atë që duhet bërë.
Pasi të bini dakord se kur do të jetë takimi i ardhshëm, atëherë mund të riktheheni përsëri në parkingun tuaj dhe të adresoni ndonjë detaj shtesë, ose thjesht të bisedoni. Ndërsa ndonjëherë mund të duket e pakuptimtë të flasësh për gjëra të tilla si ngjarjet aktuale dhe filmat kur pret një takim konferencë, është thelbësore për një ekosistem pozitiv të vendit të punës dhe punonjës të lumtur.
