Po mendoni si të krijoni një takim virtual? Më mirë akoma, akoma duke menduar se çfarë është një takim virtual? Ja lajmi i mirë; Në këtë moment në kohë, nuk mund të jetë më e lehtë të krijoni një takim virtual dhe nëse nuk jeni ende të qartë se çfarë është një, ju jeni në vendin e duhur.
Gati për të parë nga afër?
Një Takim Virtual Is
Ndryshe njihet si një takim në internet, ose video konferencë, dhe konferencë audio nën ombrellën e konferencës në internet, përcaktimi i takimit virtual sipas Edukoj është: "Takimet virtuale janë ndërveprime në kohë reale që ndodhin në Internet duke përdorur audio dhe video të integruar, mjete bisede dhe ndarjen e aplikacioneve." Ashtu si një takim personal, një takim virtual mbledh pjesëmarrësit për të ndarë ide, për të biseduar dhe për të bashkëpunuar në një mjedis dinamik midis dy ose më shumë pikave përfundimtare, përveç se në të vërtetë të pranishëm fizikisht, në vend të kësaj përdoret një pajisje.
Një takim virtual është thelbësor për shëndetin e një biznesi në rritje. Çdokush nga një punonjës te një menaxher i projektit, ekzekutiv i nivelit c, dhe HR profesionale duhet të mbështetet në teknologjinë e komunikimit në grup për të qenë në gjendje të bëjë punën e tyre dhe të kapërcejë hendekun midis njerëzve të tjerë në kohë dhe hapësirë. Kompanitë farmaceutike dhe IT, firmat ligjore, bizneset e vogla dhe të ndërmarrjeve dhe më shumë, të gjithë përfitojnë nga menjëherë dhe rëndësia e të pasurit të një qasje komunikimi video-centrike.
Ky është një takim virtual:
Me anë të të qenit në gjendje të komunikoni me këdo, kudo në çdo kohë, takimet virtuale lejojnë që bizneset të lulëzojnë pavarësisht nga vendndodhja. Pengesat hapësinore që normalisht do të bllokonin marrëdhëniet e punës, vazhdimësinë dhe bashkëpunimet produktive nuk ekzistojnë më me takime virtuale që inkurajojnë lidhjen. Disa nga përfitimet e përgjithshme përfshijnë:
- Koha e zvogëluar e udhëtimit
- Ulja e kostove të transportit, udhëtimit dhe akomodimit
- Rritni produktivitetin = Më pak tepricë
- Mbajtje më e mirë e punonjësve
- Përparësi konkurruese
Dhe kur bëhet fjalë për biznesin, merrni parasysh sesi funksionon përfshirja e një qasje video-centrike për strategjinë tuaj të komunikimit:
- Një fuqi punëtore më e mundësuar nga dixhitalja dhe e lidhur
- Aksesi në menaxhim
- Një global i përmirësuar kultura e komunikimit
- Besueshmëri më e mirë që është e barabartë me rezultate më të shpejta
- Reduktimet e reduktuara dhe të dhënat dhe informacionet deri në minutë
- Vlerë më e mirë
- Ende pak e paqartë se si të filloni me video konferencën? Ja se si të krijoni një takim virtual:
Zgjidhni programin e duhur
Merrni parasysh disa logjistikë përpara se të hidheni në një angazhim me një ofrues të shërbimit.
Sa shpesh mendoni se do të duhet të përdorni softuerin? Nëse po kërkoni video konferencë të gatshme për ndërmarrje, mendoni se ku do të vendosen pjesëmarrësit; ne shtepi apo ne sallen e bordeve? Nëse është e para, atëherë konferencat e bazuara në internet janë më të përshtatshme, më të lehta dhe më të përshtatshme për t’u përdorur.
Shikoni se cilat veçori ofrohen. A vjen me ndarjen e ekranit (i përsosur për shërbimin ndaj klientit dhe prezantime); një tabelë e bardhë në internet (e dobishme për qëllime arsimore ose punë krijuese e ideve); ose ndarja e dokumenteve (e bën shpërndarjen e materialeve të shpërndarjes, dokumenteve të rëndësishëm dhe talenteve të reja në bord shumë më të efektshëm), etj.
Qartësohuni pse keni nevojë për një takim virtual
Pse jeni duke thirrur së bashku një takim në radhë të parë? A është i brendshëm (njoftime, bord, sesione indesh, takim menaxherial) apo i jashtëm (hap i shitjeve, zhvillim i ri i biznesit)? Mendoni për strukturën dhe arsyen dhe pastaj natyrshëm, pjesët e tjera do të bien në vend si pjesëmarrja.
Vendosni se kush ka nevojë të marrë pjesë
Takimet virtuale janë veçanërisht të efektshme për të mbledhur njerëz në të njëjtën kohë, në një vend tjetër. Pra, nëse keni pjesëmarrës jashtë shtetit, në shtëpi ose poshtë sallës, mund të lidheni lehtë dhe në mënyrë efektive, pavarësisht nga vendndodhja. Për sa kohë që të gjithë janë të vetëdijshëm për një ndryshim të mundshëm në kohë ose përdor Programin e Zonave të Kohës, është e lehtë të marrësh pjesë. Megjithatë mbani në mend se vetëm njerëzit e nevojshëm duhet të ftohen. Kurseni kohë dhe para duke përfshirë vetëm pjesëmarrësit që janë thelbësorë. Për cilindo tjetër, regjistro takimin për ta dërguar më vonë.
Krijoni një Skicë
Përcaktimi i një axhende do të bëjë që mendimet tuaja të jenë të organizuara, në mënyrë që të keni një takim virtual në kohë, të qartë të qartë dhe tërheqës. Plus, kjo do t'i ndihmojë pjesëmarrësit të dinë se çfarë pritet prej tyre. Çfarë duhet të kontribuojnë ata? A ka ndonjë material që u duhet për të pastruar përpara sinkronizimit? Sa do të zgjasë takimi? Përfshirja e një plani të shkurtër do të parandalojë konfuzionin dhe do t'i ndihmojë pjesëmarrësit të ndihen të përgatitur.
Dërgoni ftesa dhe përkujtesa
Ajo që është e mrekullueshme në lidhje me takimet virtuale është se ju mund ta organizoni një tani si një seancë ose planifikim i improvizuar paraprakisht. Easyshtë e lehtë të futësh të gjitha informacionet e nevojshme në ftesën fillestare si ora, data dhe informacione të tjera të rëndësishme sepse është automatike. Vendosni alarmet rikujtuese për të ndihmuar në koordinimin e thirrjeve tuaja për t'i kujtuar pjesëmarrësit për sinkronizimin e ardhshëm. Për takime më urgjente që duhet të bëhen në vend, përdorni njoftimet SMS për të shkrepur detajet e takimeve drejtpërdrejt në pajisjet e pjesëmarrësve. Nuk ka më kohë të humbur duke pritur për arritjet e vona ose jo-të pranishmit.
Përdorni veçoritë për takime më efektive virtuale
Programi i duhur i konferencave video për takimin tuaj virtual do të vijë me një mori karakteristikash praktike dhe të përshtatshme për të përmirësuar përvojën tuaj në internet. Për rezultatet më të mira, sigurohuni që teknologjia që zgjidhni të jetë e ngarkuar me:
- Ndarja e ekranit: Ndani menjëherë ekranin tuaj me pjesëmarrësit për të udhëhequr një prezantim ose për të zgjidhur një problem IT.
- Regjistrimi: Hit rekord tani për të parë më vonë. E përsosur për pjesëmarrësit që nuk mund të marrin pjesë në një telefonatë.
- transkripti: Transkriptimet automatike të të gjitha takimeve të regjistruara sigurojnë që asnjë ide nuk mbetet pas.
- Tabela në internet: Një mënyrë krijuese për të shprehur koncepte dhe grafikë duke përdorur imazhe, ngjyra dhe forma.
Përfshini një largim
Në fund të takimit tuaj virtual, me çfarë doni të lënë pjesëmarrësit? Cili ishte qëllimi dhe cilat janë hapat e ardhshëm? Sigurohuni që të gjithë të largohen duke ditur objektivin dhe çfarë duhet të bëhet më tej.
Ndiqni me një email
Mbajeni atë sa më të shkurtër dhe të ëmbël, por këtu keni çfarë të përfshini në një email vijues: Përmbledhja e minutave të takimit, hapat e ardhshëm, arritja kryesore e takimit (kjo duhet të përputhet me objektivin e takimit tuaj) dhe regjistrimin (nëse e keni regjistruar atë )
Praktikat më të mira të Takimit Virtual
Tani që keni kuptuar më mirë sesi një takim virtual mund të forcojë komunikimin midis dërguesit dhe marrësit, ka disa etiketë ta ndjek. Këtu janë disa gjëra që duhet të mbani mend:
Teknologji: Bëni një kontroll para-takimi për t'u siguruar që teknologjia juaj është azhurnuar dhe funksionuar. Sigurohuni që mikrofoni, altoparlantët dhe kamera juaj janë gati për t'u përdorur. Verifikoni cilësimet tuaja dhe nëse jeni duke moderuar, hapni një dhomë pritjeje dhe sigurohuni që të gjithë të vendosen automatikisht në heshtje.
pjesëmarrja: Rishikoni skicën e takimit tuaj dhe kaloni rrjedhën përpara se gjërat të fillojnë. Në këtë mënyrë, ju mund të përgatiteni aty ku janë pauzat dhe pushimet, dhe të planifikoni pyetje për t'u bërë pjesëmarrësve. Provoni të përfshini një aktivitet duke përdorur tabelën e bardhë në internet dhe të përdorni veçorinë e ndarjes së ekranit për të "treguar" në vend të "tregoni".
angazhimi: Pjesëmarrësit ka më shumë të ngjarë të thithin informacionin tuaj kur e bëni dorëzimin tuaj interesant. Në vend që thjesht të transmetoni statistikat dhe metrikën e thatë, tregoni një histori me fillim, mes dhe fund. Vendosni të dhënat dhe informacionin e nevojshëm gjatë përdorimit të imazheve, videove, ngjyrave të ndritshme dhe theksimit të fjalëve të rëndësishme.
Argëtohuni: Le të mos harrojmë të bëjmë një takim virtual shoqëror! Hapni takimin virtual me pyetje akullthyese. Pyetjet që janë pak më personale funksionojnë mirë në grupe të vogla, si p.sh. "Çfarë ke ngritur këtë fundjavë?" ose "Na tregoni se çfarë po shikoni në Netflix."
Me grupe më të mëdha, ju mund të jeni më të paqartë dhe argëtues, "Cili është një justifikim personal që përdorni gjatë gjithë kohës?" ose "Cili personazh i filmit ose librit i fëmijës ju kujton veten tuaj?"
Dhe në një takim, merrni parasysh të bëni një pyetje të rëndësishme si: "Kur keni qenë hera e fundit që keni folur në një grup?" ose diçka pak më unike si: "Nëse do të mund të kishit ndonjë bisht kafshësh, çfarë do të ishte?"
Ideja është që të njiheni me njëri-tjetrin në një ambient profesional, por me një ton më rastësor. Një akullthyes frymëzon emocione të përshtatshme, stimulon të mësuarit dhe inkurajon lidhjen. Të gjitha aftësitë e shkëlqyera për t'i sjellë në tryezën virtuale!
Zgjidhni Callbridge si platformën tuaj të komunikimit në grup dhe shikoni si rritjen e produktivitetit dhe angazhimit pasi të keni mësuar se si të krijoni një takim virtual. Me veçoritë premium që përfshijnë Ndarjen e Ekranit, transkriptimin dhe përmbledhjet me fuqi AI, plus masat e shtuara të sigurisë, shkarkimet zero dhe personalizimin, ju mund të bëni që çdo takim virtual të goditet me pjesëmarrësit.
