Kur diçka aq e madhe sa një pandemi prek botën, ajo ndryshon në mënyrë të pashmangshme se si funksionon bota. Hap pas hapi, duke përshkuar territorin e panjohur, secila industri dhe çdo biznes po mëson se si të përshtatet dhe të jetë i suksesshëm në këtë normal të ri - veçanërisht ligjor.
Sistemi ligjor ka pësuar kufizime dhe kufizime të shumta, dhe si rezultat, ka ndikuar në shpeshtësinë dhe disponueshmërinë e mocioneve, gjykimeve paraprake, gjykimeve dhe tërësisë së procesit gjyqësor si një e tërë.
Si profesionist ligjor, me siguri i keni provuar nga afër implikimet e detyrimit për të punuar në shtëpi. Takimet virtuale janë bërë monedha pasi proceset dhe sistemet e mëparshme janë zhvendosur për t'u shndërruar në një hapësirë në internet. Me një panoramë ligjore që ndryshon dukshëm, video konferenca po bëhet zgjidhja më e mirë për shumë procedura ligjore, duke filluar me provimet për zbulim.
Konferenca video lejon që të dy palët e avokatit të marrin fakte të domosdoshme dhe kritike, prova, mbështetje, pretendime, prova dhe mbrojtje në proces gjyqësor pa qenë e nevojshme të shkelin kurrë në gjykatë.
Duke supozuar se firma juaj e avokatëve ka bërë tranzicionin në internet - ngritja e numrit të takimeve në distancë, forcimi i departamentit të IT, mësimi i përdorimit ndarja e ekranit dhe sfondet virtuale, duke bërë rregullimin në takime dhe prezantime më të shkurtra, më koncize në internet - tani mund të shihni se si teknologjia ofron mundësinë për të komunikuar në distancë me lehtësi.
Le të zhytemi më thellë në mënyrën se si kjo merr formë përmes implikimeve të ndryshme ligjore.
Një nga tiparet më të dobishme dhe shtytëse përpara të video konferencës përfshin regjistrimin. Goditja e rekordit kur një takim në internet është duke u zhvilluar, u siguron pjesëmarrësve një regjistrim fillestar për të mbaruar, të kapur plotësisht për gjithçka që ka shfaqur në sinkronizim.
Megjithatë, kjo mund të jetë një zhvendosje procedurale për shumë firma dhe biznese. Para lëvizjes në internet dhe shumicës së njerëzve që punonin nga shtëpia, a janë regjistruar ndonjëherë thirrjet ekipore? Kush mbajti shënime takimi? Sa kohë ishte shpenzuar për tu mbledhur? Bëni lëvizjen më të përsosur duke përfshirë teknologjinë që bën ngritjen e rëndë si kapja e audios, videos, ekraneve, lidhjeve të dërguara dhe dokumenteve për ju.
Krahas përfitimit të regjistrimit zakonisht vijnë transkriptimet dhe përmbledhjet inteligjente, dy karakteristika që rrisin procesin e zbulimit të ekzaminimit. Jo vetëm që nuanca dhe gjuha e trupit kapen përmes videos, por edhe toni i zërit, modelet e mendimit dhe fjalori mund të dallohen përmes etiketave të altoparlantëve të teknologjisë, algoritmeve të përparuara dhe lidhjeve të temave të zakonshme.
Në anën tjetër të medaljes, megjithatë, qëndrojnë disa sfida që procesi gjyqësor dhe hetimi në të ardhmen duhet të marrin në konsideratë. Regjistrimi masiv ngre tre pika shqetësuese nga pikëpamja e ruajtjes së të dhënave:
Shumëzimi i të dhënave
Kur regjistrohen gjithnjë e më shumë shkëmbime në internet, grumbullohen më shumë skedarë dhe gjithashtu mund të rritet edhe madhësia e skedarëve video. Ndërsa sasia e të dhënave ngjitet në madhësi, aftësia për të ruajtur dhe rifituar në mënyrë të sigurt do të rritet së bashku.
Menaxhimi i Regjistrimeve
Ruajtja e sigurt dhe e sigurt e të dhënave është e domosdoshme pasi informacioni i ndarë dhe diskutuar mund të jetë shumë i ndjeshëm dhe nuk është i destinuar për t'u parë nga dikush tjetër. Merrni parasysh se si dhe ku ruhen këto skedarë. Kush ose çfarë është mbrojtja? Kush ka qasje, dhe si po mbrohen ata?
Zbulim
Më parë, është e mundur që takimet të jenë regjistruar në audio, ose të shkruara në një dokument të përpunimit të tekstit, pra, duke kufizuar saktësinë dhe fushën e informacionit të dhënë.
Ndoshta të dhënat janë përpiluar në një prezantim ose agjendë. Tani, potenciali për skedarë dhe transkriptime elektronike më të hollësishme është shumë më i favorshëm se kurrë. Takimet e regjistruara në internet kanë kapacitetin për të kapur audio dhe video, krahas gjithë përmbajtjes së takimit që përfshin çdo transaksion dhe shkëmbim gjatë gjithë takimit.
Mbani në mend vlerën e shprehjeve të fytyrës, gjestimet dhe gjithçka që është komunikoi pa folur.
Diçka për të mbajtur mend:
Aksesi në takimet e regjistruara mund të provojë të jetë a pozitive dhe negative si një “gjurmë dixhitale” mund të jetë bazë për përdorim të mëvonshëm. Sigurohuni që masat tuaja të intimitetit dhe sigurisë janë të azhurnuara dhe transparente pasi kërkesat për zbulimin e padisë mund të përfshijnë takime video po aq shpesh sa postat elektronike dhe dokumentet.
Për të siguruar saktësinë dhe transparencën e përgjithshme, vendosni politika që krijojnë kohezion kur bëhet fjalë për video konferenca. Organizimi i të dhënave, vendosja për udhëzimet dhe përgjithësisht vendosja e një rrjedhe ose procedure kur bëhet fjalë për takime në internet do të sigurojë që rreziqet e sigurisë janë të kufizuara, të dhënat janë minuar dhe informacioni është i disponueshëm lehtësisht:
- Vendosni për emërimin e konventave për mbledhjet dhe kush është përgjegjës për menaxhimin e regjistrimeve. Ku do të jetojnë regjistrimet dhe cilat janë rregullat administrative për ruajtjen, aksesueshmërinë, fshirjen, zbulimin, etj?
- Në varësi të madhësisë së mbledhjes, delegojini përgjegjësitë e regjistrimit një ose disa pjesëmarrësve. Zgjidhni një pjesëmarrës nga secili departament, mbikëqyrës ose menaxher që të jetë përgjegjës për regjistrimin e llojeve të ndryshme të takimeve. Kush do të jetë moderatori dhe cilat politika, rregulla dhe procedura duhet të vendosen për takime të ndryshme virtuale?
- Çfarë "pamje" dëshironi të ruani? Pasi të keni vendosur se kush është moderatori (ose ndoshta ka disa) zgjidhni cila nga opsionet e ndryshme të takimit plotëson nevojat e firmës suaj dhe kush do të bëjë regjistrimin nga cili kompjuter - ose pikë e favorshme.
- Vëzhgoni fundin përmbledhjet dhe raportet e siguruara nga platforma e video konferencave dhe përcaktojnë se kush është përgjegjës për to. Kush do t'i marrë ato dhe si do të arrihen ato?
- Shmangni zbulimin nga binarët me depozitime video konferencash që:
Vendosni vendndodhjen fizike të deponentit dhe mënyrën se si ai / ai do të vendoset logjistikisht për t'u lidhur me takimin virtual
Ejani me një mundësi tjetër nëse reporteri dhe deponuesi i gjykatës nuk janë në gjendje të paraqiten në të njëjtin vend
Merrni ekspozita për deponuesin përmes postës paraprakisht ose në mënyrë elektronike gjatë depozitimit
Vraponi normalisht - provoni teknologjinë përpara ditës së depozitimit virtual
Lidhni avokatë të shumtë dhe pjesëmarrës nga vende të ndryshme gjeografike
Janë dakorduar nga të gjithë nëse do të regjistrohet apo jo - merrni pëlqimin - Keni një politikë të mbajtjes që zbërthen mënyrën e ruajtjes së konferencave video dhe shkatërrimin e tyre më vonë pas një kohe të caktuar.
Pasi të ketë përfunduar një takim në internet, regjistrimet ruhen në re dhe mbeten të arritshme përmes portalit të firmës ose nga moderatori. Lejimi i pjesëmarrjes në disa pjesëmarrës është një masë private dhe sigurie. Menaxhimi i regjistrave të përgjithshëm, protokollet operative dhe aksesi duhet të vendosen përmes diskutimit dhe zhvillimit të politikave dhe procedurave.
Parandaloni shkeljet e sigurisë dhe përgjimet video me teknologji që e bën çdo shkëmbim në internet të sigurt dhe privat. Mandatoni përdorimin e një kodi aksesi një herë ose të një personi që godet rekordin gjatë takimit. Shikoni për veçori të tilla si:
- Kodi i hyrjes një herë: Çdo thirrje është e koduar me një kod unik dhe privat që është i vlefshëm vetëm për specifikuar dhe planifikuar thirrje konferencash.
- Bllokimi i Takimit: Menjëherë pasi të jenë shfaqur pjesëmarrësit, aktivizoni këtë veçori për të parandaluar ndërhyrjen e pjesëmarrësve të padëshiruar. Kushdo që shfaqet vonë do të kërkohet të kërkojë leje nga moderatori.
- Kodi i sigurisë: Nëse axhenda e takimit në internet përfshin diskutimin e informacionit shumë të ndjeshëm, shtoni një shtresë tjetër sigurie me një kod shtesë të kërkuar kur hyni në një konferencë.
Teknologjia që është lehtësisht e disponueshme dhe siguron bazat për të ekzistuar zbulimi po provon të bëhet më e përhapur. Dhe duke shkuar përpara, nuk ka gjasa që procedurat personale të kenë përparësi. Nëse zbulimi ligjor dhe proceset e tjera mund të arrihen në internet, është e mundur që ato të vazhdojnë të mbahen në internet.
Kur bëhet fjalë për përdorimin e softuer video konferencash në vend që të paraqiten personalisht,
përfitimet - përfshirë kursimet e kostos, më pak udhëtime, më shumë kohë, bashkëpunim në distancë, rritje e produktivitetit, më pak vonesa - sigurisht se i tejkalojnë sfidat:
Sfida # 1:
Tradicionalisht, secila palë është zakonisht në prani fizike të këshilltarit të tyre ligjor të cilit i kërkohet të sigurojë, ndihmojë dhe shpjegojë dokumente dhe ekspozita gjatë provimit.
Zgjidhja:
Në vend të kësaj, me video konferencë, kjo është një mundësi për të planifikuar përpara. Avokatët dhe këshilltarët ligjorë duhet të zgjidhin çdo provë, ekspozitë, dokument dhe provë paraprakisht. Duhet të jetë i qartë, i etiketuar, i organizuar, i titulluar dhe i dërguar me postë ose i gatshëm për tu shkëputur në mënyrë elektronike. Sigurohuni që adresat janë të azhurnuara, të shkruara në mënyrë korrekte dhe të gjithë ata që kanë nevojë për të dhëna përfshihen në transaksionin dixhital ose postën me postë.
Sfida # 2:
Vlerësimi i sjelljes dhe qetësisë së një dëshmitari mund të jetë i paqartë përmes një lidhjeje video sesa të jetë i pranishëm në të njëjtin vend fizik.
Zgjidhja:
Një test i teknologjisë i bërë në ditët përpara takimit virtual do të sigurojë që pjesëmarrësi të shihet qartë dhe plotësisht. Krijoni një udhëzues referimi për video konferencë për klientët, kolegët dhe profesionistët e tjerë ligjorë brenda firmës suaj që përfshin praktika të detyrueshme për projeksionin e zërit, ndriçimin, qëndrimin, sfondin e pranueshëm dhe çdo informacion tjetër që e bën zbulimin e videos në pikë, të lëmuar dhe profesional.
Sfida # 3:
Një mjedis që nuk është institucional ose duket se nuk është as neutral ose i përshtatshëm mund të jetë i paqëndrueshëm, mashtrues ose të çojë në një ekzaminim të pamjaftueshëm.
Zgjidhja:
Jepni shembuj të videove dhe udhëzimeve në internet se si duhet të shpaloset depozitimi i videokonferencës, thirrja e zbulimit, gjykimi paraprak ose procesi gjyqësor. Skiconi se çfarë është e pranueshme, dhe cilat struktura dhe prejardhje do të çojnë në një ekzaminim të suksesshëm. Jepni gjithashtu shembuj të videove të dobëta dhe çfarë nuk duhet të bëni.
Sfida # 4:
Të mos jesh në të njëjtën hapësirë fizike hap provimin për abuzime ose keqpërdorime të mundshme.
Zgjidhja:
Transparenca e plotë e diskutimit kërkohet nga fillimi për të përfunduar. Pëlqimi me një njoftim të shpejtë në fillim të takimit siguron që të gjithë janë në përputhje. Për më tepër, ofrimi i edukimit dhe trajnimit në lidhje me praktikat më të mira gjatë provimit ngurtëson proceset për t'u siguruar që ato janë të efektshme dhe standarde.
Në lidhje me cilësinë aktuale të komunikimit gjatë provimeve për zbulim përmes video konferencës këtu janë disa praktika më të mira:
• Vendosni Përveç Koha - Para, Gjatë dhe Pas
Regjistrimet, intervistat, dëshmitë, takimet, depozitat - sigurohuni që ka pak kohë para për t'u përgatitur, kohë të mjaftueshme për të kaluar dhe ca kohë të lënë mënjanë pas për të reflektuar dhe kaluar nëpër regjistrime ose përmbledhje.
• Sigurohuni që Të gjitha Teknologjitë Janë Funksionuese
Kur koha është thelbësore, mos u kapni duke u përpjekur të rregulloni dhe zgjidhni çështje teknike, ndërsa të gjithë janë duke pritur. Paraqituni në konferencën me video pak më herët dhe provoni mikrofonin, altoparlantin dhe lidhjen tuaj.
Kontrolloni nëse gjithçka është e ngarkuar, kordonë shtesë janë në dispozicion, wifi është i fortë, etj. Përfitoni nga testimi i audios dhe videos, i ofruar nga platformat e konferencave në nivelin e ndërmarrjes.
• Kontrolloni dy herë vendin
Zgjidhni një vend që është i qetë, steril dhe pa shpërqendrim. Një mur i bardhë ose një dhomë e mbyllur me një sfond të thjeshtë, pa ndërprerje funksionon më së miri.
• Mbajeni kohën
Komunikoni kohëzgjatjen e takimit para kohe që të gjithë të mund të planifikojnë në përputhje me rrethanat. Ashtu si një takim personal, krijoni një axhendë, qëndroni në të dhe mbrojeni kohën e të gjithëve.
• Kontrolloni Lidhjen Audio dhe Video
Përdorni një kufje për të minimizuar reagimet dhe për të maksimizuar dëgjimin dhe projeksionin tuaj. Përdorni video konferencë që ka aftësi audio / video me cilësi të lartë.
Lejoni Callbridge të sigurojë firmën tuaj ligjore me teknologjinë e video konferencave që bën që procedurat paragjyqësore të funksionojnë normalisht në një mjedis virtual. Me një potencial të jashtëzakonshëm për të sjellë shumë procedime personale në internet, mundësia për të ulur kostot, për të punuar më shumë nga shtëpia, për të shpejtuar proceset gjyqësore dhe për të marrë më shumë informacion me një shpejtësi më të shpejtë është në majë të gishtave tuaj.
Platforma e dyanshme e komunikimit e Callbridge ka fuqinë të shkojë më thellë dhe t'i japë dimension mënyrës se si firmat e avokatisë kryejnë biznesin e tyre. Takimet e regjistruara në internet u japin të gjitha palëve ndjenjën e të qenit ballë për ballë por nga një distancë e sigurt dhe e shëndetshme. Plus, siguron pjesëmarrje më fleksibile dhe me paramendimin e duhur, planifikimi dhe gatishmëria është një zëvendësim i përshtatshëm për takimet personale.
