Сви, без обзира на индустрију, учествују у конференцијском позиву или онлајн састанку барем једном недељно. Вероватно је безбедно претпоставити да је до сада већина нас професионалци на овим виртуелним састанцима, зар не? Нажалост, не. Сви смо били на том састанку у 9:00 ујутру са људима који френетично траже своје приступне ПИН-ове, били смо приморани да слушамо туђу музику на чекању и, наравно, издржали смо тих вечних 5 минута где су једине речи које су изговорене биле „Здраво, чујете ли ме?“
Ево 10 Златних правила за конференцијске позиве којима можете спасити састанке у понедељак и здрав разум.
10. Олакшајте себи и омогућите аутоматско снимање.
Инжењери воле додатне функције и виџете у апликацијама. Међутим, једна од најбољих уштеда времена је функција снимања коју Цуе касније претвара у транскрипцију. Нешто сте пропустили током позива? Преслушајте снимак или проверите транскрипт касније. Цаллбридге долази са аутоматским снимањем. Укључите га, а снимање позива започиње одмах када ступите на линију.
9. Позови бар 10 минута пре позива.
Покушајте да не смањите време на позив. 10 минута би требало да буде више него довољно времена да отпремите документе, одговорите на питања и разговарате о неповезаним стварима са својим вршњацима. А ако се нађете у невољи, требало би вам бити довољно 10 минута да контактирате свог добављача услуга (ми!) Да вам помогне.
8. Урадите одговарајућу пажњу.
Колико пута вас је неко позвао на конференцијски позив користећи новог добављача услуге, а да није имао барем конференцијски позив да бисте видели како ствари функционишу? Већина система за конференције прилично је лако схватити, али немају сви исте шифре кључева, конвенције корисничког интерфејса или функције. Оставите добар утисак на свог купца - ако је реч о новом систему конференција, прво га испробајте.
7. Одвојите минут да се представите себи и својим учесницима
Неке услуге конференцијских позива, попут Callbridge-а, имају могућност идентификације и приказивања појединачних позивалаца. Још боље – упознајте се са гласом сваког учесника. То ће вам омогућити да боље пратите акционе ставке, праћење и минуте.
6. Не смањујте трошкове када су у питању купци.
Интернет има много бесплатних метода бирања међу којима можете изабрати. Имајте на уму да се чини да многе од ових технологија нуде велике користи, али да су заиста „у току“. Боље је уложити мало новца него ризиковати губитак продаје или стварање лошег утиска на важном састанку. Не кошта ни толико.
5. Говорите јасно и правилно изговарајте.
Живимо у глобализованом свету. Чак и ако је ваше пословање ограничено на Северну Америку, имајте на уму да можда имате много учесника којима енглески језик није први језик. Говор темпом неће вас представити само као јасног говорника, већ ће и другима дати времена да праве белешке.
4. Не упуштајте се у споредне разговоре.
Сви су прошли најмање 12 година школе у којој су научили да ћуте и пуштају учитеља да говори. Зашто чим ставимо одело на ову лекцију излети кроз прозор? Споредни разговори резултирају конфузијом, амбијенталном буком, а да и не спомињемо, они су безобразни. Цаллбридге олакшава управљање целокупним разговором - можете подићи руку да изговорите или забележити белешке у прозору за ћаскање.
3. Дајте људима прилику да разговарају.
Састанци су углавном активни разговори. Без обзира на радни стаж у компанији, студије су показале да диктаторско управљање резултира лошим руководством и да доводи до погрешне комуникације. Нека ваши сарадници разговарају. Не само да бисте могли научити нешто ново, већ ћете им омогућити да осете да се тражи њихов допринос.
2. Укључите телефон користећи тачан телефонски број и ПИН.
Жао ми је што се понављам ... само што смо добили пуно е-порука у последњем тренутку у којима се тражи број за бирање. Поред тога, неки позиви користе јединствене приступне кодове за сигурност. Срећом, свој ПИН можете пронаћи у е-поруци или СМС позиву који сте добили!
1. Ако немате шта да кажете, занемарите се.
Да ли сте се икад запитали зашто бука почиње да се накупља у великим конференцијским позивима? Јесте ли се запитали одакле долази то очајно типкање? Ако ћаскате са пријатељима на Фацебоок-у, занемарите се. Сви могу чути ваше куцање! Притисните * 6 или дугме за пригушивање звука на корисничком интерфејсу Цаллбридге-а и моћи ћете да слушате (и обавите мали посао са стране), а да нико други то не зна.
А сада идите на неколико продуктивних и угодних конференцијских позива!
