Како бити домаћин конференцијског позива
Ако сте као већина власника малих предузећа, морали сте да будете домаћини састанак конференцијског позива или т во у редоследу план или браинсторминг са својим тимом. Такође сте вероватно већ схватили да нису сви састанци продуктивни колико би могли бити.
Понекад се запослени појаве касно. Понекад су превише поспани или расејани. Други пут се уопште не појављују. Понекад се лако запитати да ли је уопште могуће организовати састанак конференцијског позива на коме ништа не пође по злу.
Срећом по вас, могућ је смислен и продуктиван конференцијски позив. У компанији Callbridge , видели смо и водили довољно састанака да бисмо тачно знали шта треба да урадите да бисте организовали најбољи могући састанак. Све што треба да урадите је да пратите ове брзе и једноставне кораке:
Корак 1: Имајте на уму јасан циљ састанка пре него што учините било шта друго.
Корак 2: Креирајте дневни ред састанка за конференцију који је што детаљнији.
Корак 3: Пошаљите детаљне позивнице за састанак и наставите са својим гостима.
Корак 4: Спремите неповезане теме за касније како ваш састанак не би био искочен из шина.
Корак 5: Договорите се о следећим корацима за све на састанку пре него што га завршите.
Имајте јасан циљ састанка
Лако је вртети се у круг када организујете састанак да бисте „прешли преко пројекта X“ или „истражили теме везане за Y“, јер нисте поставили јасне циљеве за састанак. Уместо тога, шта кажете на постављање циља попут „одређивања правца за јесењу кампању“ или „успостављања и договора о оквиру мерења за наше огласе на друштвеним мрежама“.
Покушајте да што прецизније одредите своје циљеве и не само да ћете моћи да утврдите да ли је ваш састанак успешан, већ и да ли у својим дискусијама заостајете или не.
Направите дневни ред састанка за конференције
Нико не пише књигу трошећи 90% свог времена на предговор. Ако имате дневни ред и држите се њега, толико ћете се више приближити стварном постизању циља за конференцијски позив који сте раније поставили, јер ће бити одређено време за расправу о свим важним темама вашег састанка.
Такође је важно запамтити да смо сви само људи, а понекад и најбољи од нас греше, прелазе на додир или се једноставно забављају. Требали бисте одржати састанак конференцијског позива по распореду, али молим вас, немојте бити милитантни око тога. На сваком састанку има места за забаву.
Пошаљите детаљне позивнице за састанке и пратите их
Правило је слање позивница за састанке „што раније, то боље“. На тај начин имате времена да нежно подсетите људе ако су заборавили да одговоре на ваш састанак. Давање времена учесницима такође им омогућава да се припреме за ваш састанак и убрзају како би требало да знају пре састанка.
Зашто ваш дневни ред треба да буде детаљан? Једноставно зато што ће учесници, када знају да ће их питати о одређеној теми или послу, имати тенденцију да унапред припреме одговор. У основи, они ће бити спремнији за свој састанак, чак иако је то само да би избегли да буду издвојени као неко ко није био припремљен.
Предмети састанка за конференције „Парк“ који нису релевантни
Шта радите када ваш састанак почне да одлази у неповезану тангенту? Могли бисте им једноставно рећи да престану, али то можда није најтактније и најбоље прихваћено решење. Уместо тога, покушајте да „паркирате“ ове тангенте да бисте их посетили на крају састанка или касније. Неки ово називају „паркингом“.
Паркиралиште је такође сјајно ако неко треба да одговори на ваљану тачку, али још увек није изричито релевантно за састанак. На овај начин се важним темама и даље може посветити пажња док се ваш састанак наставља, несметано дискусијама ван теме.
Уверите се да су следећи кораци договорени
Овај корак је од суштинског значаја. На крају састанка поновите све наредне кораке, као и ко ће преузети власништво. Једном када се све стране сложе са својим задацима, нико не може да се оправда да је збуњен или да каже да им је нешто „склизнуло с ума“.
Захваљујући Цуе, такође можете свим учесницима послати транскрипт састанка генерисан од АИ, тако да не буде забуне око тога шта треба учинити.
Након што се договорите када ће бити следећи састанак, можете се заокружити натраг до свог паркинга и обратити се додатним детаљима или једноставно ћаскати. Иако понекад може изгледати бесмислено разговарати о стварима као што су тренутни догађаји и филмови када водите састанак конференције, од пресудне је важности за позитиван екосистем на радном месту и срећне запослене.
