Питате се како да подесите виртуелни састанак? Још боље, још увек се питате шта је то виртуелни састанак? Ево добрих вести; У овом тренутку не може бити лакше успоставити виртуелни састанак и ако вам и даље није јасно шта је то, на правом сте месту.
Спремни да погледате изблиза?
Виртуелни састанак је ...
Иначе познатији као мрежни састанак или видео конференција и аудио конференција под кишобраном веб конференција, дефиниција виртуелног састанка према Едуцаусе је: „Виртуелни састанци су интеракције у стварном времену које се одвијају путем Интернета користећи интегрисани аудио и видео, алате за ћаскање и дељење апликација.“ Баш као и лични састанак, и виртуелни састанак окупља учеснике да би размењивали идеје, разговарали и сарађивали у динамичном окружењу између две или више крајњих тачака, осим што је у ствари физички присутан, уместо њега се користи уређај.
Виртуелни састанак је пресудан за здравље предузећа у развоју. Свако од запосленог до руководиоца пројекта, руководиоца на нивоу ц и ХР професионалац мора се ослонити на технологију групне комуникације да би могао радити свој посао и премостити јаз између других људи у времену и простору. Фармацеутске и ИТ компаније, адвокатске канцеларије, мала и велика предузећа и још много тога, сви имају користи од непосредности и важности видеоцентричног комуникационог приступа.
Ово је виртуелни састанак:
Будући да могу да комуницирају са било ким, било где и било када, виртуелни састанци омогућавају предузећима да цветају без обзира на локацију. Просторне препреке које би обично блокирале радне односе, континуитет и продуктивну сарадњу више нису присутне на виртуелним састанцима који подстичу повезаност. Неке од укупних предности укључују:
- Скраћено време путовања на посао
- Смањивање трошкова превоза, путовања и смештаја
- Повећати продуктивност = Мање вишка
- Боље задржавање запослених
- Конкурентска предност
А што се тиче пословања, размислите како укључивање видеоцентричног приступа у вашу комуникациону стратегију делује као подршка:
- Дигитално омогућена и повезана радна снага
- Приступ управљању
- Побољшани глобални култура комуникације
- Боља поузданост која одговара бржим резултатима
- Смањен вишак запослених и најновији подаци и информације
- Боља вредност
- Још увек вам је мало нејасно како започети видео конференције? Ево како да подесите виртуелни састанак:
Изаберите прави софтвер
Размотрите неколико логистичких смерница пре него што преузмете обавезу код добављача услуга.
Колико често мислите да ћете требати да користите софтвер? Ако тражите видео конференције спремне за предузеће, размислите о томе где ће се учесници налазити; код куће или у сали за састанке? Ако је ово прво, онда је конференција заснована на Интернету прикладнија, лакша и практичнија за употребу.
Погледајте које су функције доступне. Да ли долази са дељењем екрана (савршено за ИТ службу за кориснике и презентације); табла на мрежи (корисна у образовне сврхе или креативни рад у мозгању); или дељење докумената (чини размењене материјале, важне документе и укључивање нових талената у много једноставније) итд.
Разјасните зашто вам је потребан виртуелни састанак
Зашто уопште сазивате састанак? Да ли је интерно (најаве, укрцавање, сесије ткива, састанак руководства) или екстерно (корак продаје, нови пословни развој)? Размислите о структури и разлозима и тада ће, наравно, други делови доћи на своје место као присуство.
Одлучите ко треба да присуствује
Виртуелни састанци су посебно ефикасни за сазивање људи истовремено, на другом месту. Дакле, ако имате учеснике у иностранству, код куће или низ ходник, можете се лако и ефикасно повезати без обзира на локацију. Све док су сви свесни потенцијалне временске разлике или користе Планер временских зона, лако је присуствовати. Имајте на уму да треба позвати само потребне људе. Уштедите време и новац укључивањем само оних који су од кључне важности. За било кога другог, снимите састанак да бисте га касније послали.
Направите контуру
Постављање дневног реда усредсредит ће ваше мисли како бисте могли на вријеме, кристално јасно и занимљиво одржати виртуални састанак. Поред тога, то ће помоћи учесницима да знају шта се од њих очекује. Шта треба да допринесу? Да ли постоји материјал који треба да обришу пре синхронизације? Колико ће трајати састанак? Укључивање кратког изгледа спречиће забуну и помоћи учесницима да се осећају припремљено.
Пошаљите позивнице и подсетнике
Оно што је сјајно у вези са виртуелним састанцима је то што један од њих можете сада угостити као импровизовану сесију или унапред заказати. Лако је укључити све потребне информације у почетни позив, као што су време, датум и друге важне информације, јер су аутоматске. Подесите подсетнике да вам помогну да координишете позиве како бисте подсетили учеснике на предстојећу синхронизацију. За хитније састанке који треба да се одрже на лицу места, користите СМС обавештења да бисте испалили детаље са састанка директно на уређаје учесника. Више се не губи време на чекање касних долазака или недоласка.
Користите функције за ефикасније виртуелне састанке
Одговарајући софтвер за видео конференције за ваш виртуелни састанак имаће мноштво практичних и погодних функција за побољшање вашег искуства на мрежи. За најбоље резултате побрините се да технологија коју одаберете буде опремљена:
- Дељење екрана: Одмах поделите свој екран са учесницима да бисте водили презентацију или решили ИТ проблем.
- Снимање: Хит снимак сада да бисте гледали касније. Савршено за учеснике који не могу присуствовати позиву.
- транскрипт: Аутоматски преписи свих снимљених састанака осигуравају да ниједна идеја не остане за нама.
- Интернет табла: Креативан начин изражавања концепата и графике помоћу слика, боја и облика.
Укључите А Таке Аваи
На крају вашег виртуелног састанка, са чим желите да учесници оду? Која је била сврха и који су следећи кораци? Обавезно се удаљите знајући циљ и шта треба даље урадити.
Пратите мејлом
Нека буде што је могуће краћи и слаткији, али ево шта треба да укључите у следећу е-поруку: сажетак записника са састанка, наредни кораци, кључно постигнуће састанка (ово треба да одговара циљу вашег састанка) и снимак (ако сте га снимили) ).
Најбоље праксе за виртуелни састанак
Сад кад сте боље разумели како виртуелни састанак може да ојача комуникацију између пошиљаоца и примаоца, има неких етикета пратити. Имајте на уму неколико ствари:
Технологија: Урадите проверу пре састанка да бисте били сигурни да је ваша технологија ажурирана и да функционише. Уверите се да су микрофон, звучници и камера спремни за рад. Потврдите своја подешавања и ако модерирате, покрените чекаоницу и уверите се да су сви аутоматски подешени на искључивање звука.
Учешће: Прегледајте контуре састанка и пређите преко тока пре него што ствари крену. На овај начин можете да се припремите где су паузе и паузе и да планирате питања која ћете поставити учесницима. Покушајте да укључите активност помоћу мрежне табле и да користите функцију дељења екрана за „показивање“ уместо за „казивање“.
Ангажовање: Већа је вероватноћа да ће учесници упити ваше податке када своју доставу учините занимљивом. Уместо да само преносите статистику и суве метрике, испричајте причу с почетком, средином и крајем. Уградите потребне податке и информације током коришћења слика, видео записа, јарких боја и истицања важних речи.
Забави се: Не заборавимо да виртуелни састанак учинимо друштвеним! Отворите виртуелни састанак питањима ледоломаца. Питања која су мало личнија добро функционишу у малим групама, попут: „Шта сте имали за овај викенд?“ или „Реците нам шта гледате на Нетфлик-у“.
Са већим групама можете бити нејаснији и забавнији: „Који лични изговор стално користите?“ или „Лик из филма или књиге којег детета подсећа на себе?“
И на састанку размислите о постављању релевантног питања попут: „Када сте последњи пут разговарали у групи?“ или нешто мало јединственије попут, „Да можете имати било који реп животиње, шта би то био?“
Идеја је да се упознамо у професионалном окружењу, али у лежернијем тону. Ледоломац подстиче одговарајуће емоције, подстиче учење и подстиче везивање. Све изврсне вештине за виртуелни сто!
Одаберите Цаллбридге за своју групну платформу за комуникацију и посматрајте раст продуктивности и ангажмана након што научите како да поставите виртуелни састанак. Уз премиум функције које укључују Дељење екрана, транскрипцију и резимее засноване на АИ, као и повећане мере безбедности, нула преузимања и прилагођавања, сваки виртуални састанак можете учинити домаћим са учесницима.
