Колико сте радних састанака прошли? Најмање шачица овог месеца. Сигурно сте се нашли на једном раном јутарњем мрежном састанку који је разговарао о статусу или развоју пројекта. Ако не, можда сте присуствовали вебинару, презентацији, радионици или онлине часу. Можда сте били на браинсторминг сесији или водите виртуелна продајна презентација. На који год начин сте се појавили, мрежни састанак обично садржи исте покретне делове: Покажите се и угостите, представите се и укључите се.
То је иста формула, али не мора бити исто искуство. Ако откријете да људи нису толико ангажовани колико бисте желели или да посета опада, време је да се вратите на таблу за цртање и видите где можете побољшати ток састанка.
Не брините, то није тако велики задатак као што мислите! Ево неколико начина на које можете изградити састанке како бисте их учинили кориснијим и конструктивнијим.
Прво прво - шта чини бескористан састанак? Састанак без помоћи који би могао ометати више од помоћи је оно што се дешава ако га нико не води, дневни ред је спорадичан, дискусија се удаљава или предуго траје и нема циљева за постизање (одлука коју треба донијети, тема за расправу, проблем решити, решење пронаћи, особу запослити, датум за договор итд.).
Конструктиван састанак? Изузетни алати плус изузетне функције и праксе покренути. Ово су 5 особина које јачају снагу и доприносе интегритету вашег састанка на мрежи:
1. Имати дефинисану сврху и циљ
Пре него што започнете састанак на мрежи, запитајте се: „Морам ли прекинути ток посла састанком?“ Знајући шта вам је потребно, одредиће природу вашег захтева и на крају састанак.
Одатле можете закључити да ли вам је потребно само припремити документ који учесници могу прочитати и дати вам повратне информације о свом времену, или вам је потребно само једно или двоје људи да се појаве уместо целог тима.
2. Јасно делегиране улоге
За ефикасан састанак који вас заправо води негде, доделити следеће улоге и њихови појединци:
Возач: Вођа састанка који је све окупио.
Одобрилац: Власник или заинтересована страна која може донети коначну одлуку.
Сарадници: Они који имају информације и податке и могу постићи циљ састанка.
Обавештени људи: Они који су упознати пре и после састанка, али нису обавезни да присуствују.
Про-савет: Софтвер за видео конференције који се интегрише са алаткама за управљање пројектима и календарима има много већу предност у односу на решења која нису компатибилна.
3. Прилагодљива структура
Иако би сви састанци требали омогућити слободу и простор да буду импровизирани, стварање контејнера који поштује вријеме и енергију људи основа је за састанке који инспирирају идеје умјесто да их истискују. Направите дневни ред који описује теме за дискусију и користите тајмер да бисте остали у току.
Објасните да појединци имају одређено време за одговор. Представите идеју о паркингу где се идеје „паркирају“ ако постоји потенцијал, али тренутно не иду нигде.
4. Очистите акционе тачке
Дакле, сви су рекли своје дело и циљ о коме је сада требало разговарати има акционе тачке и оријентацију. Про-савет: Немојте прекидати састанак без позива на акцију-хоће ли бити следећег састанка? Ко је одговоран за следеће? Да ли свака особа зна за шта је одговорна? Који је рок? Уверите се да су направљене одговарајуће белешке, снимљени и да је алат за управљање пројектом ажуриран.
У реду, сада забавни део
5. Убризгавање забаве
Наравно, сваки тим има свој приступ када је у питању стварање културе компаније или додавање мале дозе узбуђења, али одржавање тог елемента забаве и изненађења је оно што захтева мало додатног напора.
Покушајте да пробијете лед питањем постављеним на табли на мрежи или организујте професионалну, али лагодну активност попут Виртуал Схов анд Телл. Има их доста вежбе изградње тима да бирају.
Када стекнете чврст став о 5 квалитета које учвршћују оно што чини добар састанак, сви сте спремни да истражујете функције видео конференција из Цалбридге -а које обликују текстуру и ток ваших синхронизација. Препустите технологији да састанке учини конструктивним помоћу функција и алата који повећавају присуство и ангажовање.
Про врх: Ох, и ако заиста желиш да добијеш највише од ваших састанака (забава укључена) - увек користите видео и подсетите учеснике.
Ево како да се одмакнете од осећаја умора и да се осећате више запаљено:
Аутоматска транскрипција
Са Цаллбридгеовом карактеристиком Цуе ™, нико не мора да наглашава да ли је записао „то“. Учесници не морају да брину или пропуштају следећу реченицу када Цуе ™ аутоматски препише снимке.
Осим тога, Цуе ™ аутоматски обезбеђује ознаке звучника, ознаке времена и датума. Водите белешке ако желите, али будите сигурни да је све сређено за вас!
Стекните дубље разумевање емоција
Измерите емоционалну температуру вашег састанка на мрежи помоћу анализе осећаја; Софистицирана функција која извлачи позитивне и негативне емоције како би вам пружила темељније разумевање нијанси и значења у игри.
Бонус: Прегледајте Инсигхт Бар да бисте боље разумели где и која питања су постављана током састанка
Повуците виртуелну позадину
Нека низ Цаллбридге -ових виртуелних позадина постави сцену за ваш долазак и присуство. Одаберите поставке у стварном свету, апстрактне боје и облике или отпремите свој прилагођени и брендирани дизајн.
Подстичите чвршће везе
Омогућите мањим групама које се желе повезати у простору изолованом од главног састанка са просторијама за разбијање. Користите ове просторе за олакшавање спин-офф дискусија, рад на засебним задацима или подршку 1: 1.
Креативно сарађујте
Дозволите учесницима да изразе оно што имају да подесе користећи боју, облик, звук, видео записе и слике уз помоћ интернетске табле. Сви могу да додају и деле у реалном времену. Можете да радите на томе сада или да га сачувате и поново га прегледате касније.
Радите са Цаллбридге-ом и брзо ћете стећи утисак у начину на који се одржавају и посећују ваши састанци на мрежи, посебно са интеграцијама трећих страна, укључујући Слацк Гоогле календар. Коришћење најсавременијих функција, попут Анализа осјећаја, транскрипција, Дељење екранаи више, већ сте у предности у односу на други софтвер за видео конференције на тржишту.
