Када нешто велико попут пандемије утиче на свет, то неизбежно мења начин на који свет функционише. Корак по корак, путујући непознатом територијом, свака индустрија и свако предузеће учи како се прилагодити и бити успешан у овој новој нормалној ситуацији - посебно легалној.
Правни систем је претрпео вишеструка ограничења и ограничења и као резултат тога утицао је на учесталост и доступност захтева, претходних суђења, суђења и целокупног парничног поступка у целини.
Као правни стручњак, сигурно сте из прве руке искусили последице потребе да радите од куће. Виртуелни састанци постали су валута како су се претходни процеси и системи преобразили у мрежни простор. Са очигледно променљивим правним окружењем, видео конференције постају решење за многе правне поступке, почев од испитивања ради откривања.
Видео конференције омогућавају обема странама браниоца да стекну неопходне и критичне чињенице, доказе, подршку, захтеве, доказе и одбрану у тужби, а да никада не морају закорачити на суд.
Под претпоставком да је ваша адвокатска канцеларија извршила транзицију на мрежи - повећање броја удаљених састанака, јачање ИТ одељења, учење како се користи дељење екрана и виртуелне позадине, прилагођавајући се краћим, сажетијим интернетским састанцима и презентацијама - сада можете да видите како технологија пружа могућност даљинске комуникације са лакоћом.
Заронимо дубље у то како се ово обликује кроз различите правне импликације.
Једна од најприкладнијих карактеристика видео конференција која укључује притисак унапред укључује снимање. Постизање снимка када је онлајн састанак у току, пружа учесницима почетак и завршетак, потпуно снимљено снимање свега што се у синхронизацији догодило.
То, међутим, може бити процедурална промена за многе фирме и предузећа. Да ли су икада забележени тимски позиви пре пресељења на мрежу и већине људи који раде од куће? Ко је правио белешке са састанка? Колико времена је потрошено на сазивање? Учините потез лакшим укључивањем технологије која за вас подиже тешке руке, попут снимања аудио, видео записа, графика екрана, послатих веза и докумената за вас.
Поред предности снимања, обично долазе транскрипција и паметни резимеи, две карактеристике које побољшавају процес откривања прегледа. Не само да се нијанса и говор тела хватају путем видеа, већ се и тон гласа, обрасци размишљања и речник могу препознати путем ознака звучника технологије, напредних алгоритама и уобичајених веза до тема.
На другој страни медаље, лежи неколико изазова које би будући парнице и истраге требало да размотре. Масовно снимање са становишта складиштења података поставља три питања која забрињавају:
Множење података
Када се забележи све више размена на мрежи, нагомилава се више датотека, па тако и величина видео датотека. Како се количина података повећава у величини, способност сигурног складиштења и преузимања повећаваће се заједно.
Управљање евиденцијом
Сигурно и сигурно складиштење података је императив, јер информације о којима се дели и о којима се расправља могу бити врло осетљиве и нису намењене ником другом. Размотрите како и где се чувају ове датотеке. Ко или шта је заштитна мера? Ко има приступ и како су заштићени?
Откриће
Раније је било могуће да су састанци снимани звуком или записани у документу за обраду текста, што је ограничавало тачност и обим пружених информација.
Можда су подаци прикупљени у презентацији или дневном реду. Сада је потенцијал за детаљније електронске датотеке и транскрипције далеко повољнији него икад. Снимљени мрежни састанци могу да снимају аудио и / или видео заједно са свим садржајем састанка који укључује сваку трансакцију и размену током састанка.
Имајте на уму вредност израза лица, гестикулација и свега што јесте комуницирали без говора.
Нешто за памћење:
Приступ снимљеним састанцима може се показати као а позитивни и негативни јер би „дигитални отисак“ могао бити основа за каснију употребу. Уверите се да су ваше мере приватности и безбедности ажурне и транспарентне јер захтеви за откривање тужбе могу да укључују видео састанке једнако често као и е-пошта и документи.
Да бисте осигурали укупну тачност и транспарентност, поставите политике које стварају кохезију када је реч о видео конференцијама. Организовање података, одлучивање о смерницама и генерално успостављање тока или процедуре када су у питању мрежни састанци осигураће да су сигурносни ризици ограничени, подаци минирани и информације доступне:
- Одлучите о именовању конвенција за састанке и ко је задужен за управљање снимцима. Где ће снимци живети и која су административна правила за складиштење, приступачност, брисање, откривање итд?
- У зависности од величине састанка, поверите одговорности за снимање једном или неколико учесника. Изаберите учесника из сваког одељења, супервизора или менаџера који ће бити задужен за снимање различитих врста састанака. Ко ће бити модератор и које политике, правила и процедуре треба успоставити за различите виртуелне састанке?
- Који „приказ“ желите да сачувате? Једном када одлучите ко је модератор (или их можда има неколико), одаберите која од различитих опција за састанке одговара потребама ваше фирме и ко ће снимати са ког рачунара - или са које тачке гледа.
- Пазите на крај сажеци и извештаје које пружа платформа за видео конференције и утврђују ко је за њих одговоран. Ко ће их примити и како ће им се приступити?
- Избегавајте откривање из колосијека са депозитима за видео конференције који:
Утврдите физичку локацију депонента и како ће он / она бити логистички подешен за повезивање са виртуелним састанком
Дођите са другом опцијом ако се судски извештач и тужилац не могу појавити на истом месту
Доставите експонате депоненту поштом унапред или електронским путем током депозита
Радите глатко - тестирајте технологију пре дана виртуелног таложења
Повежите више адвоката и учесника са различитих географских локација
Сви се договоре око тога да ли ће то бити снимљено или не - добити сагласност - Имајте политику задржавања која разлаже како ће се видео конференције чувати и касније уништавати након одређеног времена.
Након завршетка састанка на мрежи, снимци се чувају у облаку и остају им доступни путем портала компаније или модератора. Омогућавање приступа одређеним учесницима је мера приватности и безбедности. Опште управљање евиденцијама, оперативни протоколи и приступ треба да се успоставе кроз расправу и развој политике и поступка.
Спречите безбедносне провале и прислушкивање видео записа технологијом која сваку мрежну размену чини сигурном и приватном. Наредите употребу једнократног приступног кода или једне особе која постиже рекорд током састанка. Потражите функције као што су:
- Једнократни приступни код: Сваки позив је шифрован јединственим и приватним кодом који важи само за наведени и заказани Конференцијски позив.
- Закључавање састанка: Одмах након што се учесници појаве, активирајте ову функцију да бисте спречили нежељене учеснике да интервенишу. Свако ко се касно појави мораће да затражи дозволу од модератора.
- Сигурносни код: Ако дневни ред састанка подразумева расправу о осетљивим информацијама, додајте још један ниво заштите додатним кодом који је потребан приликом уласка на конференцију.
Показује се да технологија која је лако доступна и пружа основе за постојање открића постаје све распрострањенија. И даље, мало је вероватно да ће лични поступци имати предност. Ако се правно откривање и други процеси могу постићи на мрежи, могуће је да ће се они и даље одржавати на мрежи.
Када је реч о прибегавању софтвер за видео конференције уместо да се појавите лично,
предности - укључујући уштеду трошкова, мање путовања, више времена, даљинску сарадњу, повећање продуктивности, мање кашњења - засигурно су веће од изазова:
Изазов бр. 1:
Традиционално, свака странка је обично у физичком присуству свог правног саветника који је дужан да пружи, помогне и објасни документе и доказне предмете током испитивања.
Решење:
Уместо тога, уз видео конференције ово је прилика за планирање унапред. Адвокати и правни саветници морају унапред разврстати све доказе, доказе, документе и доказе. Требало би да буде јасно, означено, организовано, насловљено и послато поштом или спремно за електронско отпуштање. Уверите се да су адресе ажурне, правилно написане и да сви који требају податке буду укључени у дигиталну трансакцију или поштом.
Изазов бр. 2:
Процена понашања и смирености сведока могла би бити мутна путем видео везе, а не да је присутна на истој физичкој локацији.
Решење:
Технолошки тест урађен у данима који су претходили виртуелном састанку обезбедиће да се учесник види јасно и у потпуности. Створите референтни водич за видео конференције за клијенте, колеге и друге правне стручњаке у вашој фирми који укључује обавезне праксе за вокалну пројекцију, осветљење, држање тела, прихватљиве позадине и све друге информације које чине видео откривање тачним, углађеним и професионалним.
Изазов бр. 3:
Поставка која није институционална или изгледа не тако неутрална или прикладна може довести до нејасноћа, обмањивања или довести до недовољног испитивања.
Решење:
Наведите примере видео записа и упутства на мрежи о томе како треба да се одвијају депозиције видео конференција, позив за откривање, преткривични поступак или пробни поступак. Наведите шта је прихватљиво и које поставке и позадине ће довести до успешног испитивања. Наведите примере лоших видео записа и онога што не треба радити.
Изазов бр. 4:
Ако се не налазите у истом физичком простору, испит се отвара потенцијалним злоупотребама или злоупотребама.
Решење:
Потребна је пуна транспарентност дискусије од почетка до краја. Пристанак са уочљивим одзивом на почетку састанка осигурава да сви буду усаглашени. Штавише, пружање образовања и обуке у вези са најбољим праксама током испитивања учвршћује процесе како би се осигурало да су поједностављени и да буду у складу са стандардима.
У вези са стварним квалитетом комуникације током прегледа за откривање путем видео конференција, ево неколико најбољих пракси:
• Одложите време - пре, током и после
Чекирања, интервјуи, сведочења, састанци, изјаве - уверите се да постоји неко време пре припреме, довољно времена за пролазак и неко време одвојено за размисљање и пролазак кроз снимак или резимее.
• Осигурајте да сва технологија функционише
Кад је време најважније, немојте се ухватити у покушају да поправите и решите техничке проблеме док сви чекају. Појавите се на видео конференцији мало раније и тестирајте свој микрофон, звучник и везу.
Проверите да ли је све напуњено, да ли су доступни додатни каблови, да ли је ВиФи јак итд. Искористите аудио и видео тестирање које нуде конференцијске платформе на нивоу предузећа.
• Још једном проверите место
Изаберите место које је тихо, стерилно и без ометања. Бели зид или затворена соба са обичном, неометаном позадином најбоље функционишу.
• Придржавајте се времена
Пре времена саопштите дужину састанка како би сви могли да планирају у складу с тим. Баш као и лични састанак, направите дневни ред, придржавајте се га и заштитите свачије време.
• Проверите аудио и видео везу
Користите слушалице да бисте умањили повратне информације и максимизирали слух и пројекцију. Користите видео конференције које имају висококвалитетне аудио / видео могућности.
Нека Цаллбридге пружи вашој адвокатској фирми технологију видео конференција која омогућава преткривични поступак да несметано тече у виртуелном окружењу. Са невероватним потенцијалом за повезивање многих личних поступака на мрежу, надохват руке вам је прилика да смањите трошкове, радите више од куће, убрзате судске процесе и брже добијете више информација.
Двосмерна комуникациона платформа компаније Цаллбридге има моћ да продуби и да димензију начину на који адвокатске канцеларије послују. Снимљени интернетски састанци дају свим странама осећај да су лицем у лице, али са сигурне и здраве дистанце. Поред тога, пружа флексибилније присуство и уз правилно промишљање, планирање и спремност је погодна замена за личне састанке.
