Alla, oavsett bransch, deltar i ett telefonkonferenssamtal eller onlinemöte minst en gång i veckan. Det är nog säkert att anta att de flesta av oss vid det här laget är proffs på dessa virtuella möten, eller hur? Tyvärr nej. Vi har alla suttit i det där mötet klockan 9:00 med människor som frenetiskt frågar efter sina åtkomstkoder, tvingats lyssna på någon annans väntemusik och naturligtvis utstått de där eviga 5 minuterna där de enda orden som sägs är "Hej, kan du höra mig?".
Här är tio gyllene regler för konferenssamtal som du kan använda för att rädda dina måndagsmöten och din förnuft.
10. Ta det lugnt och aktivera automatisk inspelning.
Ingenjörer älskar extra funktioner och widgets i applikationer. En av de bästa tidsbespararna är dock inspelningsfunktionen som senare förvandlas till en transkription av Cue. Missat något på ett samtal? Lyssna på inspelningen eller kolla transkriptet senare. Callbridge levereras med automatisk inspelning. Slå på den och din samtalsinspelning börjar omedelbart när du kommer på linjen.
9. Ring upp minst tio minuter före samtalet.
Försök att inte förkorta tiden för att få ditt samtal. Tio minuter borde vara mer än tillräckligt med tid för dig att ladda upp dokument, svara på frågor och diskutera orelaterade frågor med dina kamrater. Och om du befinner dig i trubbel bör 10 minuter räcka för att du ska kontakta din tjänsteleverantör (oss!) För att hjälpa dig.
8. Gör korrekt due diligence.
Hur många gånger har någon bjudit in dig till ett konferenssamtal med en ny tjänsteleverantör utan att åtminstone ha ett praktiskt konferenssamtal för att se hur saker fungerar? De flesta konferenssystem är ganska lätta att räkna ut, men inte alla har samma nyckelkoder, användargränssnittskonventioner eller funktioner. Gör ett gott intryck på din kund - om det är ett nytt konferenssystem, prova det först.
7. Ta en minut för att presentera dig själv och dina deltagare
Vissa konferenssamtaltjänster som Callbridge har möjlighet att identifiera och visa enskilda uppringare. Ännu bättre – bekanta dig med varje deltagares röst. Det gör att du bättre kan hålla koll på åtgärdspunkter, uppföljningar och protokoll.
6. Sänk inte kostnaderna när det gäller kunder.
Nätet har många kostnadsfria uppringningsmetoder att välja mellan. Var uppmärksam på att många av dessa tekniker tycks erbjuda stora fördelar men verkligen är "pågående arbeten". Det är bättre att investera lite pengar än att riskera att förlora en försäljning eller skapa ett dåligt intryck vid ett viktigt möte. Det kostar inte ens så mycket.
5. Tala tydligt och säga ordentligt.
Vi lever i en globaliserad värld. Även om ditt företag är begränsat till Nordamerika, kom ihåg att du kan ha många deltagare för vilka engelska inte är deras första språk. Att prata på ett tempo sätt kommer inte bara att skildra dig som en tydlig talare utan också ge andra tid att ta ner anteckningar.
4. Delta inte i sidokonversationer.
Alla gick igenom minst 12 år i skolan där de lärde sig att hålla tyst och låta läraren prata. Varför är det så att så snart vi klär oss på den här lektionen flyger vi ut genom fönstret? Sidokonversationer resulterar i förvirring, omgivande buller och för att inte tala om är helt oförskämd. Callbridge gör det enkelt att hantera hela konversationen - du kan höja handen för att tala eller skriva anteckningar i chattfönstret.
3. Ge människor chansen att prata.
Möten handlar om aktiva konversationer. Oavsett din ålder i företaget har studier visat att diktatorisk ledning leder till dåligt ledarskap och bidrar till felkommunikation. Låt dina medarbetare prata. Inte bara kan du lära dig något nytt, men du kommer att låta dem känna att deras bidrag är eftertraktat.
2. Ring in med rätt telefonnummer och PIN-kod.
Ledsen att vara repetitiv ... det är bara att vi får många sista-minuten e-postmeddelanden som ber om uppringningsnumret. Dessutom använder vissa samtal unika åtkomstkoder för säkerhet. Lyckligtvis kan du hitta din PIN-kod i e-post- eller SMS-inbjudan du fick!
1. Om du inte har något att säga, stäng av dig själv.
Har du någonsin undrat varför buller börjar byggas upp i stora konferenssamtal? Har du frågat dig själv var kommer den desperata typen från? Om du chattar med dina vänner på Facebook, vänligen stäng av dig själv. Alla kan höra din typning! Klicka på * 6, eller tystnadsknappen i Callbridge-användargränssnittet, så kan du lyssna (och göra lite arbete på sidan) utan att någon annan vet.
Och nu har du några produktiva och trevliga konferenssamtal!
