När det gäller att få mer arbete gjort snabbare verkar det som om det alltid finns nya trender som dyker upp. Samla rum för fokuserad diskussion; flex arbeta för förbättrad medarbetares lycka; telefonbås för integritet - och dessa kliar bara på ytan. Om det innebär att påskynda samma kvalitet på jobbet eller bättre på ett sätt som är optimerat, bör företaget i alla fall hoppa på vagnen och se vad som fungerar.
Några av de hinder som alla typer av team står inför, oavsett om de startar eller företagar, inkluderar att samla teammedlemmar för en snabb synkronisering eller virtuellt möte. Det är inte ovanligt att planera ett möte i förväg när det gäller stora brainstorming-sessioner och utvärderingar, men det är de mindre mötena som tenderar att falla till vägkanten. Och de är lika fördelaktiga! De mindre synkroniseringarna för att dela framsteg, ta bort vägspärrar och för att hålla sig i linje kräver mental bandbredd och fysisk (eller virtuell!) Närvaro också. Att låta dem falla igenom sprickorna kan vara mer skadligt för ditt företags hälsa än du inser.
Gå in, stå upp virtuella möten. Få en känsla för ditt företags puls genom att ha sällsynta, mindre och avslappnade möten med kollegor medan du bokstavligen står upp. Ibland finns det inget behov av formaliteter. När du är i ett stand-up-möte är tonen mer flytande, mindre påträngande och kan vara mycket mer upplysande utan att behöva sitta ner och få den att känna sig trång. Här är ett par saker att göra och inte göra att genomföra nästa gång du har ett stand-up-möte.
Sätt på kameran
Vanligtvis finns det minst en person närvarande med sin bärbara dator eller ett skrivbord i närheten. Håll avlägsna anställda i slingan genom att bjuda in dem till stand-up och göra det till ett virtuellt möte. Med videokonferenser och skärmdelningsfunktioner, det är lätt att gå med via en möteslänk och få dem att känna sig närvarande.
Håll dig stående
Okej, detta kan vara uppenbart, men att hålla sig till den här regeln gör det lättare att följa de andra. Att stå under ett virtuellt möte håller högtalarna fokuserade och hindrar dem från att surra på. Ta bort stolar eller skjut dem till sidan av rummet eller gör din synkronisering i en mer avslappnad miljö.
Låt inte teammedlemmarna vandra
Det är lätt för en tanke att bli ett borttåg, men håll det kortfattat med stand-up-möten. Om det inte är värdefullt för alla närvarande, avstå från att säga det. Eller håll en tidsgräns för varje högtalare.
Håll stand-up sällan
Dessa intima virtuella möten ska bara ske när det är nödvändigt, därför är ett regementerat flöde som kräver att alla träffas samtidigt samma dag inte nödvändigt, såvida inte ditt arbetsflöde kräver det.
Gå för kort och sött
Människor står, därför är denna typ av virtuellt möte kort. Viktiga uppdateringar bör delas utan detaljer. Tänk på det som höjdpunkten sedan senaste stand-up - inte längre än 15 minuter och mer information kan inkluderas i ett uppföljnings-e-postmeddelande.
Vänta inte på ditt lag
Börja i tid. Den som saknar det eller dyker upp sent kommer att göra sitt bästa för att göra det nästa gång. Detta hjälper till att hålla allas schema smidigt.
Upprätthålla strukturell integritet
Informellt, snabbt, men laserfokuserat, bör ett virtuellt möte inte stå för långt från att teammedlemmar delar med sig av uppdateringar, aktuell arbetsstatus och var de fastnar.
Håll ditt projektledningsverktyg till hands
Dra upp Whiteboard online eller dela filer direkt så att alla är på samma sida med flödet av projekt. Att granska vad som är på språng, väntar eller behöver komma igång hjälper teamet att se en större bild.
Håll dig målinriktad med 3 frågor
Är du inte säker på hur det virtuella mötet ska gå? Få varje lagmedlem att svara på följande frågor för att upprätthålla produktiviteten:
1) Vad uppnådde du sedan det senaste stand-up-mötet?
2) Vad har du på språng fram till nästa stand-up-möte?
3) Finns det några block eller utmaningar som hindrar dig från att utföra det du har tänkt dig att göra?
Försök inte introducera nya idéer
Håll dig till de tre frågorna istället. Att ta upp en ny idé kommer att avleda rytmen i det virtuella mötet och göra det längre för alla. Om inspiration slår till, nämn det i ett uppföljningsmeddelande.
Uppmuntra andra former av teamkommunikation
Stand-up är fördelaktigt för topplinjekommunikation, men bör inte vara det enda sättet laget berör basen, särskilt för fjärrarbetare. Håll alla i ögonen via längre mer detaljerade sessioner eller genom textchatt genom arbetsveckan.
Låt Callbridge underlätta för ditt team att maximera sin tid. Ett stand-up virtuellt möte med högkvalitativa ljud- och videofunktioner, bättre delningsfunktioner och bekväm anslutning med noll nedladdningar för samman teamet som helhet. Få en bättre bild av projektet eller arbetsflödet med programvara för videokonferenser det fungerar med dig.
