När du planerar ett online-möte måste du mer än hoppas att deltagarna är uppmärksamma! I själva verket vill du inspirera dem att vara engagerade och närvarande. För att det ska hända måste ditt online-möte struktureras. Det måste utformas och tillgodoser din publik.
När allt kommer omkring, vad är syftet annars? Varför ägna tid åt att samla trupperna för att gå igenom framstegsrapporter eller öppna kommunikationslinjerna för att brainstorma en tonhöjd om det enda ljudet som hörs är syrsor?
Med ett mer interaktivt tillvägagångssätt för dina online-möten kan du förvänta dig ett stort engagemang, bättre absorption av information och en mer grundlig förståelse för ditt innehåll. Kanske till och med lite kul!
Låt oss gå ner i affärer - affärsmöten, det vill säga!
Enligt en artikel från Harvard Business Review spenderar överledningen, chefen på C-nivå och andra beslutsfattare nästan tre fjärdedelar av sin tid för att möta andra för att diskutera arbetsförloppet. Det är mycket tid på möten.
Låt oss inte glömma bort avlägsna arbetare också. Tack vare sofistikerad teknik är onlinemöten med team och kollegor på olika platser möjliga men det finns fortfarande utmaningar med tidszoner, anslutningsmöjligheter och samordnande projekt. Det är här tid som spenderas kan gå vilse eller missbrukas.
Gör du allt du kan för att se till att dina online-möten är produktiva och använder tiden bra?
Om du vill:
- Hitta enklare sätt att samordna med kollegor och distansarbetare
- Håll kontakten oavsett tid eller avstånd
- Förstärka interaktioner
- Pressa för mer deltagande och effektivitet
Här är några idéer för att leva upp till möten för att göra dem mer interaktiva och effektiva:
Fråga dig själv först: Är detta möte absolut nödvändigt? Behöver du verkligen hålla det här mötet?
För att deltagarna ska kunna interagera och samarbeta måste röster, åsikter, resultat och informationsutbyte höras. I fallet av ett online-möte föredras en dialog framför en monolog.
Om det finns ett tillkännagivande eller information som inte kräver att deltagarna lägger till eller arbetar med och bara lyssnar, överväg hur ditt meddelande kanske passar bättre i ett e-postmeddelande. För möten som är interaktiva och engagerande kan det berätta att deltagarna bara lyssnar och att de förlorar intresset.
När innehållet och syftet med ett onlinemöte har fastställts som ”nödvändigt”, här ska du göra nästa:
12. Hantera förväntningar
Odla rätt tänkesätt bland kollegor genom att i förväg meddela dem att deras deltagande krävs. I agendan som skickades ut före onlinemötet, presentera en enkel layout av vad alla kan förvänta sig.
Visa upp problemet och låt deltagarna veta att deras idéer och input begärs. Detta ger dem tid att tänka och lösa problem, samtidigt som de fastställer några grundregler.
Plus, låt dem veta några grundläggande förväntade etiketter, som:
- Tryck på "tyst" när du inte talar
- Avstå från att äta eller dricka
- Lägg bort telefoner och andra distraktioner i pausläge
11. Incheckning med kollegor
Mot bakgrund av en ny pandemi med miljontals människor som arbetar hemifrån som ett resultat kan fjärrarbete kännas isolerande. Genom att helt enkelt planera ett möte på måndag och börja med den enkla frågan "Vad gjorde du i helgen?" du kan få deltagande och uppmuntra kollegor att öppna sig.
Ännu bättre, beroende på mötets storlek, använd denna introduktionstid för att få alla att nå ut och tacka en kollega för något de gjorde. Stort eller litet, genom att visa uppskattning med ett enkelt namngivning och uppgiftsupprop, fungerar tacksamhet för att göra alla känner mig mer ansluten. Detta är ett litet men mäktigt sätt att uppmuntra social bindning på en virtuell plattform.
Innehåller ditt team många avlägsna arbetare? Inför mer en känsla av social bindning genom att injicera lite kul för att bryta isen och få människor att känna sig mindre ensamma med social distans eller arbeta hemifrån:
- Spice Up Introduktioner:
Online-mötesrum fullt av främlingar? Be deltagarna att presentera sig själva och en knäppa information:
-
- Deras favoritkaraoke-låt
- Deras signatur hemlagad maträtt
- Den bästa konserten de någonsin gick på
Online-mötesrum med samma kollegor? Bjud in bekanta ansikten till:
-
- Diskutera kort en bra film de nyligen såg
- Dela hur deras husdjur mår
- Öppna om en hobby eller ett personligt projekt de har tagit på sig
- Använd hjärnan:
Teambuilding-övningar bör inte falla på vägen bara för att teammedlemmarna är mer spridda. Ange kriterierna i förväg så att deltagarna kan visa sig redo. Prova en kort återgivning av Charades eller Balderdash för ett mer intressant sätt att öppna mötet. - Spela ett gissningsspel:
Ett annat sätt att engagera människor är att be varje deltagare spela en enkel version av ISpy genom att beskriva ett föremål i deras avlägsna arbetsområde.
10. Skapa din mötesagenda inför tiden
Om din mötesagenda är tydlig och formulerad kan du förvänta dig samma avkastning på ditt online-möte! Utan plan eller förutseende kommer en vag, felinformerad synkronisering att leda till förvirring och slösa tid.
Förbered en strukturerad agenda som beskriver viktiga frågor och nämn vad som krävs och förväntas av deltagarna. Skicka ut minst en dag i förväg och glöm inte att använda inställningarna för inbjudningar och påminnelser för att snabbt sprida information.
9. Gör din teknik redo
Så underbar som tekniken är, det finns fortfarande tillfällen att det kan gå lite skrämmande. Känn dig säker på att allt går smidigt genom att testa din teknik och kontrollera att alla enheter är laddade. Lär dig var dina eluttag är och ha dina laddare i närheten. Testa din kamera, mikrofon, internetanslutning och överväga allt annat du kan behöva:
- Är din belysning för ljus eller för svag?
- Är du omgiven av mycket röran?
- Är du i ett område med högt trafik där människor kommer och går?
- När stängde du av / återställde du senast?
Överväg att inkludera dessa punkter i e-postmeddelandet för agendan före mötet så att alla känner till det.
8. Andas livet i din leverans
Visst att du kan gå igenom ditt online-möte effektivt genom att riddle av viktiga saker men du kan också lägga till lite pizzazz för att hålla människor intresserade:
- Bjud in rörelse
Vi vet alla hur enkelt det är att investera i arbete. Att stå upp från skrivbordet är en bra idé men kan glömmas bort när du är ute efter att släcka eld eller skriva ett långt e-postmeddelande. Någon gång i ditt online-möte, skaka upp det lite genom att få deltagarna att flytta sitt blod. Enkla rörelser som att sträcka armarna över huvudet eller stå upp och sitta några gånger eller göra några skrivbordssträckningar kan öka syre till hjärnan och arbeta för att bryta igenom känslor av trötthet och slöhet. - Lägg till Visuals
Uppmuntra till interaktion och få ditt innehåll över till din publik genom
med ljusa färger, videor, foton och snygga samtal. Gör ditt innehåll smältbart och oförglömligt med en lättförståelig presentation som tilltalar användningen av bilder och kanske en välplacerad, lämplig meme! - Få feedback i realtid
Se hur människor absorberar ditt innehåll genom att göra en omröstning på plats. Dessa är inte bara roliga, de avbryter faktiskt programmet och ger dig information i realtid som kommer till nytta. Det tjänar ett omedelbart beslutsverktyg, håller engagemanget högt och hjälper till att strukturera nästa steg.
7. Delegera uppgifter
När människor är ansvariga för att bidra med något till onlinemötet som att moderera, driva en isbrytare eller göra anteckningar, desto mer engagerad blir varje person. Dessutom hjälper detta till att hålla möten små. Håll roller uppenbara genom att endast inkludera de som behöver vara där som en beslutsfattare, rådgivare, praktikant etc.
- Välja en moderator
En moderator ser till att mötet inte spåras av. Hans / hennes jobb är att hålla ett öga på tekniken, leda med auktoritet, ge talartillstånd till dem som behöver den, vara ansvarig för inspelning och se till att ljud- och videokvaliteten tas om hand.
6. Håll dig till tidsramen
När du är medveten om den begränsade tiden du har, tenderar produktiviteten att bli eldad. Att arbeta med ett tidsgräns "ramar" mötet och ger det fokus. Tilldela en viss tid för varje nyckelpunkt med en 10-minuters buffert. På så sätt kan alla sluta i tid eller precis före tiden!
5. Ta bort distraktioner
Det är enkelt (och mycket vanligt) att vilja kontrollera din e-post eller ta en titt på din telefon medan du är i ett online-möte. Håll dig vid tidpunkten och undvik frestelsen genom att ta bort distraktioner från början: stäng av flikarna på din bärbara dator, sätt telefonen på tyst (eller flygläge!), Stäng fönstret för att stänga av bakgrundsbrus (eller använd hörlurar) och spara mellanmål för efter!
(alt-tag: Kvinna som sitter vid skrivbordet och arbetar på en öppen bärbar dator som sitter nära fönstret tidigt på morgonen)
4. Främja samarbete
Använd ett online-möte för att generera idéer från deltagarna. Avsätt lite tid för att ta på dig egenskaperna hos en tankesmedja eller brainstorming. Låt människor komma med sina egna idéer eller åka tillbaka andras idéer; Prova en funktion som online-whiteboard för att få kreativa juicer att flyta.
3. Inkorporera spel
Genom spelifieringkan du förvänta dig att nivåerna av interaktivitet i ditt online-möte ska skjuta genom taket! Inkludera en liten fråga i början och få deltagarna att följa igenom. Dessa kan också uppmuntras - utökad lunch, företagsbyte, tidig ledighet etc. Till exempel:
- Välj en bild eller karaktär som du vill bädda in genom bilderna och få deltagarna att svara på hur många gånger den sågs under presentationen.
- Kasta in en enkel frågesport i slutet för att testa deltagarnas förståelse av innehållet.
- Samla citat från kollegor och få dem att gissa vem som sa vad.
2. Avsluta med välartikulerade actionartiklar
Poängen med ett online-möte är att samla deltagare och samlas för att göra framsteg mot nästa steg. Detta kan bara göras med tydliga åtgärdsposter. När alla är medvetna om vad de måste göra först då kan saker göras. Innan mötet är över, kontrollera att deltagarna är tydliga om sin roll. Spendera några ögonblick på vad som diskuterades och tilldela personen till jobbet.
1. Dela sammanfattningen
Mycket kan visa sig i ett online-möte. Massor av idéer, förslag och åsikter kastas runt, varför väl sammanfattade anteckningar är effektiva för att upprätthålla synkroniseringens integritet.
Välj programvara för videokonferenser som levereras med en inspelningsfunktion och eller AI-funktioner för att fånga allt som gick ner. Att ta anteckningar manuellt är alltid en bra idé, men när du har teknik som fungerar i bakgrunden för dig kan du utföra under mötet med vetskap om att resten tas om hand.
Här är några fler knep för att ditt nästa online-möte ska lysa:
- Emblazon ditt varumärke över alla beröringspunkter i ditt möte
Pitching till framtidsutsikter? Spela in ditt eget meddelande som introducerar ditt företagsnamn, slogan och viktiga meddelanden medan deltagarna dyker upp till anpassningsbart mötesrum online. Gör ett bra första intryck som är polerat och professionellt med din logotyp och varumärkesfärger över användargränssnittet. - Använd AI för att göra benarbetet
I ett online-möte gör du det framåtriktade arbetet. Välj en videokonferenser lösning som fungerar i bakgrunden för att tillhandahålla transkriptioner, högtalartaggar och datumstämplar för enkel sökning senare. - Slå skärmdelning till "Visa" istället för "Berätta"
Med skärmdelning Det blev bara lättare att navigera i svårförklarliga demonstrationer och produktfunktioner under ett onlinemöte. Alla kan förstå vad du säger när de kan se det för ögonen. Ta med deltagarna på samma sida när varje åtgärd kan visas i realtid.
Låt Callbridge stärka dina onlinemöten. Med sofistikerad teknik, anpassningsbara funktioner och ett intuitivt utformat användargränssnitt blev dina möten bara mer intressanta och produktiva.
