Distansmöten har blivit en viktig del av hur arbetet utförs över hela världen. Även om du bor i en storstad, hjälper det att överbrygga klyftan om du befinner dig i en del av staden och ditt kontor i den andra. Konferenssamtal och videokonferenser få det att verka som att det bokstavligen inte finns något avstånd mellan avsändare och mottagare, vilket förändrar sättet vi kommunicerar på. Det är verkligen fantastiskt att vi lever i en tid där vi kan ha kontor i Singapore, London, New York och hemmamammor som bor i förorterna – allt på samma sida som arbetar tillsammans.
Så nu när ditt företag har tagit med topptalanger och du har etablerat en effektiv mötesrytm, finns det stigmat att chefer föredrar personliga möten snarare än avlägsna möten. Även om detta traditionellt är sant, så är det också förmågan att anpassa och ställa in distansarbetare med branschens bästa verktyg för mer produktiva, engagerande (och cybersäkerhet!) möten som leder till att slå siffror och krossa mål.
Eftersom olika regler gäller när du inte är i ett ansikte mot ansikte, involverar alla en konversation om "de gyllene reglerna" så att varje synkronisering kan levereras och tas emot på ett sätt som ger resultat. Här är viktiga regler att tänka på i ett distansarbetsförhållande:
FÖRE MÖTET
Bli bekant med din teknik
Att slå på videokameran och skicka en kod för ditt konferenssamtal är enkelt. Men att bli lite bättre bekant med hur programvaran och hårdvaran körs kan sätta dig i gott skick om - himlen förbjuder - det finns en teknisk svårighet under konferenssamtalet. Förhindra eventuella hicka genom att gå online 5 minuter före schemat så att du kan ställa in tidigt; eller ha en plan b redo att ta hand om. Även att genomföra en repetition med videoinspelningar är ett smart drag!
Lägg till lager i ett delat utrymme
Ett delat utrymme är inte ett mötesrum. I själva verket är det mötesrummet som rymmer delade utrymmen som blädderblock, ett online whiteboard, delade skärmar och mer. Fjärranställda kan känna det näst bästa att vara fysiskt där genom att påverkas av en kombination av dessa utrymmen under konferenssamtalet.
Ange en agenda, dela den i förväg
Ett fjärrkonferenssamtal innebär ansträngningar och planering för att säkerställa att alla kan delta. Genom att markera ämnen som täcks och dela agendan i förväg kan du spara värdefulla stunder genom att hålla dig till en plan. På så sätt vet deltagarna vad som kommer och de kan aktivt lyssna och komma förberedda med sin del av mötet.
Bjud in några få
Ju högre antal deltagare som deltar i konferenssamtalet, desto lägre förväntan att bidra till diskussionen. 1-10 deltagare är perfekt.
UNDER MÖTET
Håll mötets mål framför och mitt
Med enkla ord, påminna alla om vad som måste uppnås i slutet av konferenssamtalet. Anteckna det till exempel på online-whiteboardtavlan så att alla kan se det tydligt och använda det för att markera deltagare om de avviker alltför ur kurs under diskussionen.
Gamify konferenssamtalsroller
Roller kan delas ut till olika deltagare som facilitator, timekeeper och scribe för att notera alla åtgärdspunkter och beslut som fattas. För återkommande möten, rita namn och ändra rollerna så det bestäms i början av mötet och - överraskning! - det kan vara du! Detta gamification kommer att säkerställa att människor förblir engagerade.
Alla får en introduktion
Deltagarna är mer villiga att delta i konferenssamtal när de har en bättre förståelse för vem som är på samtal med dem. En snabb presentation av alla i mötet, (även om det finns en ikon eller bild) lägger till en touch av mänskligheten och får avlägsna arbetare att känna sig sett och hörda!
Uppmuntra lite småprat
Att ansluta till avlägsna kollegor gör att deras närvaro känns i mötet. En snabb inhämtning av deras dag, vädret, planerna för helgen - får dem att känna att de är kända i den verkliga världen såväl som den digitala världen.
EFTER MÖTET
Sätt ihop en uppföljning
Sammanfatta huvudpunkterna och genombrottet för mötet som ska skickas ut. Den del som gör det engagerande? Lägg till ett element av roligt och kamratskap. En gif, video eller rolig bild hjälper till att göra e-postmeddelandet eller chattmeddelandet minnesvärd, vilket i sin tur kommer att få alla att se fram emot uppföljnings-e-postmeddelandet efter framtida möten.
Nämn nummer
Hälsan och produktiviteten i en distansarbetsrelation är beroende av att uppnå mål, nå siffror och nå prestationsmål. Avsätt tid för att diskutera dem på mötet, eller skicka ett uppföljande e-postmeddelande som beskriver förändringar, prestationer, förbättringar etc.
Låt Callbridges högpresterande konferensprogramvara blåsa liv i affärskonferenssamtal. Dess förstklassiga mötesrumsplattform överbryggar klyftan för virtuella och verkliga möten. Med exceptionella samarbetsfunktioner Som inkluderar skärmdelning, fildelning, dokumentpresentation och gruppchatt, Callbridges exceptionella audiovisuella teknik främjar fjärrarbetsrelationer.
