Hur man sätter ihop en skottsäker deposition för videokonferenser för advokater

Varje advokat vet precis hur lång och komplex processen är. Ta avsättningar och alla rörliga delar som följer med det. Låt oss inte glömma hur dyra de också är. Att flyga i vittnen och individer från utlandet eller landet för att tala lägger till. Plus kostnaden för högkvalitativa videografer, domstolsreporter och den förlorade tiden för inspelning och ominspelning över dagar, om det behövs. I ett mer komplicerat ärende med flera vittnen kan det till exempel vara svårare att ha en deposition på kontoret. Restid och att hålla sig på budgeten är två faktorer att tänka på, såvida inte videokonferenser är ett alternativ.

Med videokonferenser blir det exponentiellt enklare att sammanställa en sammanhållen vittnesmålsförhör. Att dokumentera och spela in vittnesmål, genomföra intervjuer och vittnesmål kan göras och spelas in på distans . Det är som att vara "personligen", fast virtuellt. Schemaläggningskonflikter minimeras kraftigt, eftersom en vittnesmålsförhör vid videokonferens kan ordnas utan att man behöver oroa sig för flygtider, trafik och boende.

Eftersom en deposition kan göra eller bryta ett ärende, vill du känna dig säker med videokonferenser för att fånga den bästa, mest autentiska inspelningen. Med hjälp av ett domstolsrapporteringsföretag införlivar du följande tips för en skottsäker deposition för videokonferenser som kommer att hålla i domstolen:

10. Ha dina utställningar redo

Innan din videokonferensdeposition, se till att dina utställningar är förberedda och katalogiserade. Gå en extra mil och låt domstolens rapporteringsföretag få veta om dina utställningar så att du inte behöver spendera så mycket tid på att täcka dem i depositionen.

9. Välj din plats

Vet var personerna är involverade i deponeringen av videokonferensen så att du kan hitta lämpliga tekniska lösningar i dessa städer eller landsbygdssamhällen. Baserat på platserna kan rapporteringsföretaget testa utrustningen, wifi och teknik för att säkerställa en smärtfri inspelning. Kom ihåg: Ett Ethernet är lite mer pålitligt än wifi!

8. Individer utomlands

Nämn till domstolsrapporteringsföretaget den utländska platsen eller landet för den person som vittnar. Lagen kan vara annorlunda och kan påverka resultatet av depositionen.

7. Var uppmärksam på tidszoner

När vittnen deltar från olika tidszoner, gör din aktsamhet och se till att alla är medvetna om tiden för inspelningen av videokonferensen. Alternativt kan du leta efter en videokonferensplattform som levereras med en tidszonsschemaläggare. I annat fall kan misslyckande att träffas i tid påverka nyckelvittnernas berättelser.

6. Se polerad ut

Framträdanden är viktiga både i rätten och under ett möte – särskilt under en videokonferensförklaring. Alla inblandade – förhörsledaren, vittnet, advokaten – alla som ska framträda bör se pampiga, presentabla och professionella ut. Det här är trots allt inte ett telefonsamtal. Den här typen av förhör är det näst bästa efter att ha varit där personligen, så alla bör se så bra ut som möjligt.

5. Var selektiv om bakgrunder

Ställa in din videokonferensavsättning bör göras i ett utrymme som har gott om ljus och en distraktionsfri bakgrund. Allt som rör sig i bakgrunden eller är för visuellt högt (affischer, fotografier) ​​kan hindra depositionens viktigaste budskap och ta bort inspelningen. Inga fönster, passerande bilar eller husdjur.

4. Visa 15 minuter tidigt

En bra tumregel när det gäller eventuellt engagemang med videokonferenser är att dyka upp tidigt. På detta sätt, om det finns några tekniska justeringar som behöver göras kan du justera därefter innan mötet börjar. Annars är det störande att visa sig sent när depositionen är i full gång och kommer bara att sätta tillbaka alla. Plus att vara tidig innebär att du kan gå igenom dina anteckningar, skriva ner sista minuten-frågor eller göra en snabb undersökning innan bollen rullar.

3. Titta på ditt kroppsspråk ...

Videokonferenser kan ta upp kroppens subtila rörelser och nyanser tiofaldigt. Glöm inte att alla kan se alla dina drag. Om du är uttråkad och gäspar, hungrig och fidget, trött och obekväm - alla dessa känslor och rörelser är synliga medan du är i sessionen. Undvik att äta, tugga tuggummi, packa upp en påse chips eller flytta dig i din plats. Detta kan påverka resultatet av inspelningen. Dessutom, för att säkerställa att ditt stycke kommer bra ut, om du spelar in från en dator, kontrollera att din yta är plan och säker så att din kamera kan ta ett snyggt skott.

2 ... och din multitasking

Samma logik gäller. Utan tvekan har du e-postmeddelanden att läsa, en lista att titta på eller filer att dela med andra kunder. Eller kanske gillar du verkligen att spela Tetris, men om alla närvarande kan se dig medan du gör andra uppgifter, hur professionell ser det verkligen ut? Om de inte kan se dig kan det skrivas på ditt ansikte att du är närvarande men inte riktigt här! Och när en plötslig fråga kommer, men du är mitt i att göra något annat, vill du inte bli otäckt!

1. Oförutsägbara förseningar

Ibland uppstår förseningar som man helt enkelt inte kan ana! Om någon deltagare skulle bli försenad och inte kunde dyka upp i tid, är det fina med en videokonferensdeposition med en tvåvägskommunikationsplattform att det finns en app! Alla deltagare som inte kan komma till sin stationära, bärbara dator eller surfplatta kan bara hoppa in via sin smartphone.

Låt Callbridges sofistikerade teknik förbättra kvaliteten och autenticiteten hos nästa vittnesmål du måste ta hand om. Med videokonferenser , telefonkonferenser , AI-transkriptioner, skärmdelning , mötesinspelningar och ultrasäkerhet kan din nästa vittnesmålsförhör, vittnesmål och intervju genomföras med tillförsikt.