Med en börjande start på 2020 är det säkert att säga att nu, mitt i året, har din erfarenhet av videokonferenser förbättrats tiofaldigt. Ditt kontor har sannolikt konverterat till ett mer online-arbete-från-hem-tillvägagångssätt, öppnat dörrarna för online-kommunikation med hjälp av videokonferenser med kunder, i gruppinlägg, konferenssamtal i toppledningen, brainstorming, statusmöten ... och listan går på.
Vad mer är att när vi fortsätter att anpassa oss till de förändrade tiderna som alla för närvarande står inför blir arbetskraften uppdelad i hur de ska fysiskt (eller virtuellt!) Visa sig för att arbeta. Har du kollegor som arbetar hemifrån heltid? Använder ledningen två dagar i veckan på kontoret och arbetar sedan på distans? Går du fram och tillbaka mellan kunder som måste stanna på kontoret 2 dagar i veckan?
När kollegor och gruppmedlemmar har spridit sig över digitala och fysiska landskap kan det vara svårt att hålla alla tillsammans, men inte en omöjlig uppgift! Även om det finns tidsbegränsningar, språkbarriärer, skillnader i hierarkin och allmänna utmaningar med tidshantering, vill alla verkligen göra samarbetet så effektivt och produktivt som möjligt.
Här är hur du effektivt upprätthåller en samarbetsmiljö om ditt team är uppdelat hemma, på kontoret eller i fält.
9 sätt att hantera kontorsövergripande samarbete:
9. Undvik e-postrutter
E-post är nyckeln till att kommunicera snabbt och effektivt samtidigt som det finns ett "spår". Men när en liten fråga rullar in i en gigantisk konversation som blir lång och komplicerad blir utbytets verkliga effektivitet.
Att flytta över till ett företagskommunikationsverktyg som ger en kanal där arbete, status och uppdateringar görs synliga och grafiska ger alla på däck en mer hanterbar bild av vad som händer. Ett samarbetsverktyg som Slack skapar denna typ av sammanhållning, liksom programvara för videokonferenser som kommer med integrationsalternativ. På så sätt kan du föra samman två plattformar för den ultimata samarbetsprestandan.
8. Håll koll på arbetsbelastningen
Att se vad alla arbetar med via ett projektledningsverktyg hjälper till att urskilja projektets status och vem som är på det. På det sättet, oavsett om du är hemma eller reser på jobbet, kan du hoppa på och se vad som är i rörelsen.
Dra nytta av färgkodning och använd rader och kolumner för att organisera filer, platser och tidsspårning. Omvänt har en online-möte att använda videokonferenser för att diskutera projektet i realtid ger kollegor chansen att öppna var de befinner sig och hur de känner sig tjocka. Att främja en rutin med onlinemöten där status och uppdateringar diskuteras hjälper till att identifiera prioriterade poster, flaskhalsar och minska missade tidslinjer.
(alt-tag: Snygg kvinna som går ner på gatan och håller en mobiltelefon medan hon tittar på den och tummen igenom.)
7. Var uppmärksam på tidszoner
Det är inte perfekt att behöva gå med i ett ”rött ögon” -möte eller ett strax före sänggåendet, men när man planerar projekt eller synkroniserar spelar tidszoner en roll när man bestämmer när man ska ha en kontorssamling.
Att ha allas schema till hands och tillgängligt gör det möjligt för värden eller arrangören att ha bästa möjliga tid att ha ett online-möte. Leta efter videokonferensprogramvara som levereras med en tidszonsschemaläggare eller vara öppen för vissa inbjudna deltagare som måste spela in mötet nu för att se det senare.
6. Incheckning regelbundet
När ditt team är utspritt över kontor, hem och fält är det lätt att förlora några av de mer typiska beteenden som man förvärvar när man arbetar tillsammans och bara några meter från varandra - som att kika över för att ställa en fråga eller passera varandra i hallen eller bryggrummet.
För att säkerställa att alla är på samma sida, använd en vana att röra vid basen ofta. Tveka inte att ansluta flera gånger i veckan, vare sig via e-post, synk, konferenssamtal, videokonferens eller textchatt!
5. Lita på automatisering för att hålla koll
Att hantera deadlines, statusar och arbetsförlopp är inte lika lätt när du inte kan göra det personligen. Men när du kan ladda ner tidskrävande repetitivt arbete, släpper du tid att spendera på viktigare uppgifter. Dessutom tar bort det mänskliga elementet bättre och mer exakta resultat. Låt automatisering göra det tunga för dig:
- Planera inbjudningar och påminnelser för kommande videokonferenser
- Integrera Google Kalender med din videokonferensprogramvara för ett sömlöst schema och aviseringar
- Dela information i realtid med Google Doc och få omedelbara redigeringar och ändringar skickade till din e-post
- Projektledning och videoverktyg som automatiserar kalkylark, kundinformation, inspelningar, transkriptioner och mer.
4. Använd en mobilapp
I händelse av ett online-möte ger en mobilapp kollegor det snabba och enkla alternativet att kunna hoppa in på ett samtal var de än befinner sig - på gatan, i trädgården eller i lunchrummet.
Att starta ett möte på språng från din handflata ger dig högkvalitativa möten som är lika bra som om de fanns på skrivbordet. Du kan fortfarande schemalägga möten i förväg eller på plats; du kan komma åt och synkronisera till din kalender och adressbok; och naturligtvis var du är där ditt möte är. En mobilapp ger dig friheten att hålla ett möte eller ringa varhelst det finns en internetanslutning.
Dessutom får du fortfarande tillgång till din samtalshistorik, transkriptioner och inspelningar i en säker och säker mötesmiljö.
3. Skapa en "standardiserad" arbetslagringsnav
Gör alla viktiga filer, länkar, dokument och media lättillgängliga och lagrade på en plats. När det är centraliserat på ett ställe behöver det inte verka som en sådan uppgift att komma till det. När objekt katalogiseras, organiseras och är tillgängliga i realtid kan alla ha tillgång till de senaste filerna, de senaste dokumenterade mötena och viktiga beslut.
Några andra förslag:
Om du har kontor på olika platser kan det vara mer än ett språk som talas. Försök att hålla dig vid det språk som talas mest och om du behöver kommunicera på ett annat språk, föra konversationen privat via textchatt eller i en separat kanal.
Undvik att göra kopior av dokument genom att märka dem korrekt, uppenbarligen och göra det klart att det finns ett förfarande för att arbeta med dem. Det finns inget värre än att slösa bort timmar på ett dokument som redan har gjorts, har en nyare version eller har gått vilse.
Ta reda på vilket kommunikationssätt som passar bäst för ditt mål. Om du behöver förtydliga en detalj eller en ja eller nej fråga, skicka din kollega ett meddelande i textchatt. Om du är orolig för en kommande tidsförfrågan, skicka ett e-postmeddelande. Om det finns ett problem med en kollega och det påverkar din förmåga att utföra och producera bra arbete, boka en en-mot-en videokonferens.
2. Anta en "Video-First" -metod
Speciellt mot bakgrund av en pandemi som har påverkat världen, ett videocentrerat tillvägagångssätt som värderar ansikte mot ansikte interaktioner som gör att kollegor känner att de arbetar med en riktig person istället för idén om en. Visar ditt ansikte, delar din röst, rör dig din kropp - allt detta är en del av att skapa en mer realistisk version av dig i en virtuell miljö. En videokonferens arbetar för att skapa en normal kontorsmiljö i ett digitalt landskap.
Plus, varför "berätta" när du kan "visa?" Vissa presentationer - särskilt sådana som involverar begrepp och abstrakta idéer eller smidig navigering genom en webbdesign - landar bättre med en demonstration med skärmdelning. Kollegor bokstavligen får vara på samma sida av din videokonferenssession med en främre rad till dina idéer.
1. Experimentera och få feedback
Som de flesta arrangemang är det lite övergång och experiment involverat. Kontorsövergripande samarbete som fungerar mer som en väloljad maskin istället för en rostig, behöver implementera olika strategier, kommunikationssätt och verktyg för att se den bästa handlingen som fungerar för teamet.
En av de viktigaste faktorerna som kommer att avgöra teamets framgång eller projektets resultat är allas vilja att lita på varandra. Kan teammedlemmar behandla varandra med respekt? Drar avlägsna arbetare sin vikt istället för att bara slappa? Tar kontorsarbetare på sig för mycket, ivriga att imponera och ta ledningen?
Med fokus på planering, användning av teambuilding-verktyg och lite kamratskap här och där, även om ditt team sprids ut, behöver det inte vara skrämmande att prova nya saker för att överbrygga klyftan. Det är viktigt att testa nya strategier och verktyg och se vilka som ger de bästa resultaten för ditt team och mål.
Kontorsövergripande samarbete kommer alltid med en uppsättning konflikter och utmaningar. Resultaten av kollegor som arbetar in och ut på kontoret, nära och fjärran, och arbetar på olika scheman som flex timmar, deltid eller heltid påverkar alla resultat och arbete. Men även i världens nuvarande situation är detta en möjlighet att anpassa sig till en potentiellt mer integrerad balans mellan arbete och privatliv som rör sig och böjer sig med den teknik vi använder.
Låt Callbridge unika svit med tvåvägs videokonferensprogramvara skapa sammanhållning bland team. Dess teknik är utformad för att ansluta människor, så att ditt företag kan blomstra oavsett hur spridd din personal är.
Callbridge riktar sig till medelstora företag som letar efter sofistikerade lösningar som minskar skillnaderna internt mellan kollegor och externt med kunder, leverantörer, intressenter och andra viktiga rörliga delar av din växande verksamhet. Callbridge erbjuder ett brett utbud av samarbetsfunktioner för att främja engagemang och produktivitet och håller dig ansluten säkert och säkert var du än är och vart du än går.
Vad gör Callbridge annorlunda?
Möte transkriptioner genom AI - Din artificiellt intelligenta personliga assistent Cue ™ tar hand om att spela in dina möten och identifiera högtalare, ämnen och teman.
Integrationer med Slack och Google Calendar - Missa aldrig ett slag när du kan integrera tillsammans med Google Suite, Outlook och Slack.
Exceptionella funktioner - Njut av funktioner i världsklass som Mötesinspelning, Skärmdelning, Dokumentdelning, Online tavla, och mer!
Hög nivå säkerhet - Känn dig säker på att din information är säker med engångskod, möteslås och säkerhetskod.
Anpassad varumärke - Gör ditt online-mötesrum märkt och unikt ditt med din egen logotyp och varumärkesstandarder.
Inga nedladdningar krävs - Det finns inga sladdar och tung utrustning, bara noll nedladdning, webbläsarbaserade videokonferenslösningar.
