Företag över hela världen gör förändringen från personligt till online. Allt från hur möten hålls och genomförs, till hur nyanställda söks och anställs. Arbetsplatsdynamiken förändras för att tillgodose förändringar i hur vi kommunicerar eftersom det gamla sättet på vilket saker uppnåddes ersätts med mer digitalcentrerade metoder.
Användningen av konferenssamtal och onlinemöten ökar i alla branscher. Varför? De är produktiva, praktiska, oberoende av geografiskt läge, kostnadseffektiva och inkluderande.
Möte online utvidgar ditt globala nätverk och räckvidd såväl som dina kunder och resurser. Tänk på hur avlägsna team expanderar till att omfatta individer från längre håll på planeten. Istället för anställa baserat på närhet väljs arbetare utifrån deras erfarenhet, skicklighet och expertis. Human Resources drar nytta av det större nätet de kan kasta för att plocka upp den globala talang som gäller rollen istället för pendlingen.
Försäljningsteam kan fortfarande försegla affären med hårt arbetande, fjärrförsäljningspresentationer som packar ett slag - utomlands. IT-avdelningar kan ge kunnig, problemlösning från var som helst för vilken produkt som helst med bara en internetanslutning och några få klick. Och hur är det med den långa listan över andra branscher som gör övergången online?
Media, utbildning, ideella organisationer, juridiska, fastigheter och franchiseavtal optimerar sin kommunikationsstrategi för att bli mer virtuell, med fokus på deras online-närvaro och virtuella tillgänglighet.
I denna tid, utan online-möten, är det svårt att föreställa sig hur någon verksamhet eller bransch skulle kunna fortsätta att trivas. Styrkan i ett företag är dess förmåga att anpassa sig och sätta standarden för ett föränderligt samhälle. Även om det kan verka som att göra en övergång online biter mer än vad din bransch kan tugga, i verkligheten är det det enda sättet att överleva.
Här är en titt på hur den större bilden av framtiden för att driva ditt företag ser ut.
Onlinemöten Vs. Konferenssamtal
Enkelt och enkelt, företagets backend måste upprätthållas online. Hur projekt hanteras och bedrivs, sprids och diskuteras, delegeras och arbetas med - kan allt göras med webbkonferenser som omfattar konferenssamtal och online-möten.
Ett onlinemöte (eller webbkonferens) är en samlingsbegrepp för när människor träffas online via en enhetsanslutning eller webbläsare. Det är det näst bästa att träffas personligen när människor får "ansikts tid" digitalt med hjälp av en skärm, kamera och mikrofon. Omvänt kan du välja att inte få "face time" och välja att bara använda ljud. Oavsett om du bara väljer ljud eller vill starta en video är alternativet ditt.
Dessutom kan du utöka värdet på ditt onlinemöte genom att välja webbkonferensprogramvara som är laddad med samarbetsfunktioner. Omfattande online-möten kan inkludera skärmdelning, videokonferenser, mötesinspelning, fildelning, mötesöversikter och så mycket mer.
Föreställ dig ett verkligt möte men framför din dator eller smartphone och utan de dyra resekostnaderna, långsam pendling, distraherad anteckning, långa e-posttrådar efter mötet och mer.
Så, vilket online-mötesalternativ är bäst för dig? Kom ihåg att när det gäller att träffas online finns det ingen hård och snabb regel, men vissa alternativ är bättre för att ge en struktur för dina specifika behov:
- Om du håller en icke-interaktiv presentation eller demonstration där du är nyckelhögtalaren som riktar sig till en stor eller liten publik, kan en webbsändning vara exakt vad du behöver.
- Om det är ett onlineevenemang som består av en liten högtalarsamling leverera en presentation eller demonstration till en stor publik som ställer frågor, kommenterar och samarbetar, ett webinar är vägen att gå.
- Om du letar efter online-synkroniseringar som kan vara endast ljud- och eller video bland en liten eller stor grupp som är planerad i förväg eller på plats är konferenssamtal alternativet för dig.
Ett konferenssamtal är oftast ett ljudsamtal som har flera deltagare. Traditionellt var det när människor ringde in genom att använda ett telefonkonferensnummer på sina telefoner. Detta är fortfarande vanligt, men det har ändrats för att bli mer närvarande online. Datorbaserad ljudteknik gör det möjligt för deltagare att ringa in online med hjälp av webbläsarbaserad programvara utan nedladdning. Deltagare kan välja att hålla sig till ljud eller använda videokonferenser i realtid.
Oavsett vad du väljer kan du förvänta dig strömlinjeformad kommunikation mellan deltagarna som skärper hur projekt hanteras, arbetas med och utforskas. Att nå ut till nuvarande och potentiella kunder, möjliga leverantörer, chefer på hög nivå och nya internationella talanger kan alla åstadkommas med online-möten som öppnar upp för en större diskussion.
3 kommunikationsstrategier som driver lönsamma företag
Du är bara lika framgångsrik som din förmåga att kommunicera och förstås, så vilken typ av meddelanden skickar du? Hur du kan skicka och ta emot meddelanden; urskilja och uppdelningskoncept, vidarebefordra och tillämpa information och data, dra ner abstrakta idéer och förvandla dem till marknadsförbara produkter och tjänster, börjar med att lägga grunden för skarp skottkommunikation:
1. Internt: Kommunicera med anställda
Att anställa anställda för att komma till arbetet innebär att de bara är där för att göra ett jobb. Även om detta till viss del är korrekt kan det inte alltid vara det bästa tillvägagångssättet. Genom att tillhandahålla en vårdande, flexibel arbetsmiljö (med till exempel en öppen dörrpolicy) som fokuserar på att skapa en stödjande arbetsplats samtidigt som man kultiverar en kommunikationskultur, kan man se hur den uppmuntrar en feedbackslinga.
Att lyssna på anställda som är på marken ger dig information om vad som verkligen händer. I ett online-möte om framsteg eller projektstatus, bjud in anställda att tala om vad de arbetar med. Vilka är möjligheterna för tillväxt? Vilka utmaningar står de för närvarande inför? Vilka flaskhalsar kan de se komma upp? Hela online-mötet kan fångas för vidare granskning. Du kommer inte att sakna en enda kommentar, tanke eller uppgift. Dessutom, om en anställd missade och inte kunde delta, kan de titta på inspelningen senare.
2. Omedelbar: Kommunicera med högnivåexecs
Att hålla ledningsgruppen tätt kan uppnås med återkommande möten. När allt kommer omkring är det deras plikt att bibehålla företagets integritet genom att ge sina budskap, värderingar och vision till andra anställda och genom ny affärsutveckling.
När ditt uppdrag, oavsett hur stort eller litet, är noggrant formulerat för ditt team av regissörer, kan du känna att du har gjort ditt bästa. Uppnå grundlig kommunikation genom att ställa in en rutin som involverar schemalagda konferenssamtal där deltagarna är involverade och lyssnar på ditt ledarskap. Närma dig det som ett ”rundbord” där avsikten är att nå ett gruppbeslut. Ibland kommer säkert vissa att röra huvudet, men konstruktiva meningsskiljaktigheter som ett resultat av en rättvis och tankeväckande dialog kan visa sig vara fördelaktiga eller åtminstone starta hjulen.
Ta de första första stegen för att lära känna ditt team bättre genom att hålla en videokonferens. Facetime hjälper dig att känna igen vem som är vem och hjälper dig att lära dig veta vem som gör vad. Det här är ett tillfälle att interagera i realtid och ge varje lagmedlem sitt ögonblick för att tala om sig, dela en idé och chip in innan du fattar ett verkställande beslut.
Led och bevisa din poäng genom att visa gruppmedlemmar istället för att berätta. I ett konferenssamtal kan du använda skärmdelning för att visuellt hitta exakt vad du visar eller lägga till visuell effekt genom att presentera dina resultat i en presentation.
3. Externt: Kommunicera med kunder
Att få kunder att känna sig välkomna börjar med din kommunikationsstil och inställning. Chefer som är skickliga i att kommunicera med anställda är naturligtvis effektiva på att göra detsamma med kunder. Vanor och färdigheter som aktivt lyssnande, icke-verbal kommunikation, vänlighet, självförtroende och förmågan att hålla ett öppet sinne för att göra aktuell och potentiella klienter känner att du är tillgänglig.
Detta beteende är särskilt viktigt när man deltar i ett online-möte. Ton, projektion, ordval - dessa är absolut nödvändiga om du vill kommunicera att du har vad klienten vill ha. Genom att skapa ett starkt, öppet samarbete med en klient kan du få dem att känna sig lugna varje steg på vägen. Använd online-möten för att röra vid basen regelbundet, hålla dem à jour med den nya utvecklingen, dela med dem både goda och dåliga nyheter etc.
Genom att involvera kunder kommer de att få en känsla av partnerskap, vilket i slutet av dagen är exakt vad affärer är. Att arbeta i tandem (till en viss grad) kommer att ge kunderna möjlighet att ge tillbaka tjänsten med stöd och kanske chansen att arbeta med fler projekt på vägen.
Framtiden är digital
Kärnan i varje affärs strävan ligger ett tillvägagångssätt för kommunikation. Oavsett om det är internt eller externt, ett sätt att skicka och ta emot meddelanden på ett sätt som är produktivt, direkt, engagerande och resultatorienterat är hur alla företag kan hålla sig flytande.
Att byta ut "verkliga" möten till förmån för onlinemöten som tar form då konferenssamtal och videokonferenser kan se ut och känna sig annorlunda. Var inte orolig. Fokusera istället på fördelarna med att få en mer digital strategi för online-kommunikation:
1. Produktivitet genom taket
När onlinemöten blir en del av ditt affärsstrategi, kommer produktivitetsnivåerna att stiga. Videokonferenser i början av en arbetsrelation börjar med "lära känna dig ”fas innan det naturligt går över till "få saker gjort" -fasen. Detta beror på den tid som spenderas ansikte mot ansikte som skapar förtroende och stöder uppbyggnaden av en relation.
Tänk bara på fram och tillbaka som fortsätter i en e-posttråd när du istället kan klämma i knoppen med en videochatt eller konferenssamtal. Samarbetet ökar, engagemanget ökar och deltagandet ökar.
2. Hög kvalitet och värde
Moderna framsteg har sträckt ut rynkorna av dålig anslutningskvalitet. Med den senaste, webbläsarbaserade tekniken kommer en lättanvänd, högfunktionell ljud- och videouppsättning som ger ditt möte tydligt, hörbart och visuellt intakt.
3. Visuals som packar en stans
Sofistikerad konferenssamtalsteknik har flera funktioner som gör att du inte bara kan berätta utan också visa. Det är fördelaktigt att dela skrivbordet, presentera på distans, spela in möten och skicka filer och dokument sömlöst. Dessutom kan du använda whiteboards med bildspel, så att du kan öka ditt möte ännu mer genom att lägga till dynamiska visuella element som verkligen aktiverar din synkronisering.
4. Paper Trail = Mindre utrymme för fel
Eliminera felkommunikation med videosessioner som fångar allt sagt och gjort, eller ljudsamtal som kommer med en detaljerad sammanfattning efter mötet. När du har all tillgänglig information tillgänglig på begäran finns det inte lika mycket utrymme för missförstånd, förlorade idéer och uppgifter som aldrig ser dagens ljus.
5. Kommunikation till kraften av 10
Onlinemöten som möjliggör visuella signaler för videoinspelning. Ögonkontakt, kroppsspråk, ton - alla kan ses och urskiljas. Känslor och känslor avslöjas så att du kan läsa vidare i konversationen och justera därefter.
Oavsett hur du väljer att kommunicera, har ditt online-möte kapacitet att driva övertygande arbete, vinna över kunder och få anställda att känna sig hörda. Det råder ingen tvekan om att detta är framtidens väg med tanke på hur expansiva företag blir med avlägsna team, växande marknader och internationell outsourcing.
Låt Callbridge vara den tvåvägs kommunikationsplattform som skapar goda vanor. Använd endast ljud- eller ljudvideofunktioner för att utforska och växa ditt företag. Förena ditt team med onlinemöten med hjälp av samarbetsfunktioner. Planera återkommande möten med chefer för att dela framsteg och leta efter nya möjligheter. Låt kunderna känna sig värderade med konferenssamtal som tillgodoser deras behov.
Allt du behöver för att sätta din bästa fot med kommunikation kan göras med Callbridge's överlägsna webbkonferensprogramvara.
