Hur värd för ett konferenssamtal
Om du är som de flesta småföretagare har du varit tvungen att vara värd ett telefonkonferensmöte eller två för att planera eller brainstorma med ditt team. Du har också förmodligen insett vid det här laget att inte alla möten är så produktiva som de skulle kunna vara.
Ibland dyker anställda upp sent. Ibland är de för sömniga eller distraherade. Andra gånger dyker de inte upp alls. Det är enkelt att undra ibland om det ens är möjligt att vara värd för ett konferenssamtal där inget går fel.
Lyckligtvis för dig är ett meningsfullt och produktivt konferensmöte möjligt. På Callbridge, vi har sett och underlättat tillräckligt med möten för att veta exakt vad du ska göra för att vara värd för bästa möjliga möte. Allt du behöver göra är att följa dessa snabba och enkla steg:
Steg 1: Ha ett tydligt mötesmål i åtanke innan du gör något annat.
Steg 2: Skapa en konferensmötesagenda som är så detaljerad som möjligt.
Steg 3: Skicka ut detaljerade mötesinbjudningar och följ upp dina gäster.
Steg 4: Spara ämnen som inte är relaterade till senare så att ditt möte inte spåras av.
Steg 5: Enas om nästa steg för alla i mötet innan du avslutar det.
Ha ett tydligt mötesmål
Det är lätt att snurra runt i cirklar när man vara värd för ett möte att "gå över projekt X" eller "utforska ämnen relaterade till Y", eftersom du inte har satt upp tydliga mål för mötet. Istället, vad sägs om att sätta upp ett mål som att "göra en riktning för höstkampanjen", eller "etablera och komma överens om en mätram för våra annonser i sociala medier".
Försök att bli så specifik som möjligt med dina mål, så kommer du inte bara att kunna berätta om ditt möte är en succé eller inte, utan också om du går utanför banan i dina diskussioner.
Skapa en mötesagenda för konferenssamtal
Ingen skriver en bok genom att spendera 90% av sin tid på förordet. Att ha en agenda och hålla fast vid den kommer att sätta dig så mycket närmare att faktiskt uppnå målet för ditt konferenssamtal som du angav tidigare eftersom det kommer att finnas en tilldelad tid att diskutera alla viktiga ämnen i ditt möte.
Det är också viktigt att komma ihåg att vi alla bara är mänskliga, och ibland gör de bästa av oss misstag, fortsätter tangenter eller bara för att ha kul. Du bör hålla ditt konferenssamtal enligt schema, men var snäll och var inte militant om det. Det finns plats för lite kul under varje möte.
Skicka ut detaljerade mötesinbjudningar och följa upp dem
När man skickar ut mötesinbjudningar är regeln ”ju tidigare, desto bättre”. På det sättet har du tid att försiktigt påminna folk om de har glömt att svara på ditt möte. Att ge dina deltagare tid gör det också möjligt för dem att förbereda sig för ditt möte och få fart på vad de behöver veta innan mötet.
Varför behöver din agenda vara detaljerad? Bara för att när deltagarna vet att de kommer att bli tillfrågade om ett visst ämne eller jobb, tenderar de att förbereda ett svar i förväg. I grund och botten kommer de att vara mer förberedda för sitt möte, även om det bara är för att undvika att utpekas som någon som inte var beredd.
”Parkera” ämnen som inte är relevanta för konferenssamtal
Vad gör du när ditt möte börjar glida över i en orelaterad tangent? Du kan helt enkelt säga till dem att sluta, men det är kanske inte den mest taktfulla och väl mottagna lösningen. Försök istället att "parkera" dessa tangenter som ska besökas i slutet av mötet eller vid ett senare tillfälle. Vissa människor kallar detta ”parkeringsplatsen”.
Parkeringen är också bra om någon tar upp en giltig punkt måste adresseras, men är fortfarande inte uttryckligen relevant för mötet. På så sätt kan viktiga ämnen fortfarande få den uppmärksamhet de behöver medan ditt möte fortsätter, obehindrat av diskussioner utanför ämnet.
Se till att nästa steg är överens
Detta steg är viktigt. I slutet av mötet upprepar du alla nästa steg samt vem som kommer att ta ägandet. När alla parter har kommit överens om sina uppgifter kan ingen ursäkta sig för att vara förvirrade eller säga att något ”tappade tankarna”.
Tack vare Cuekan du också skicka ut en AI-genererad mötetranskription till alla deltagare så det finns ingen förvirring om vad som behöver göras.
När du har gått med på när nästa möte blir kan du sedan cirkla tillbaka till din parkeringsplats och ta itu med eventuella extra detaljer eller bara chatta. Det kan ibland verka meningslöst att prata om saker som aktuella händelser och filmer när du är värd för ett konferensmöte, men det är viktigt för ett positivt ekosystem på arbetsplatsen och glada anställda.
