Om du vill ha din virtuella möten för att få en bra start, ställa in dig själv för att lyckas genom att köra igenom en prep-session för att se till att allt fungerar. Lär dig hur du testar din mikrofon så att du kan ha ett kristallklart online-möte.
Men först, låt oss gå igenom några andra saker.
För att kunna använda teknik för att delta i möten utanför kontoret, turnera en ny plats i ett annat land, förena oss med våra kamrater utomlands och mer kommer med sina fördelar och ibland nackdelar.
Det kan bli frustrerande när tekniken bestämmer sig för att bli glatt eller inte fungera när den ska. Dålig anslutning, felaktig användning av programvara och att inte öva innan du går live kan vara problematiskt. Led istället ett möte utan frustration när du går genom några grundläggande förberedelser (inklusive hur man testar din mikrofon) innan du går live:
1. Skicka ut inbjudningar till alla deltagare
Det skulle vara synd om du hade din presentation och ditt möte redo, men ingen dök upp, eller de personer som behövde dyka upp kunde inte eftersom de inte fick den information som krävs för att delta. Se till att alla deltagare har vad de behöver för att vara närvarande: Tid, datum och mötesinformation är grunderna, men tänk på allt annat som kan vara till hjälp som mötesagendan, en sammanfattning av vem som är beroende på storleken på onlinemötet etc.
2. Gör en provkörning
Speciellt med en viktig kund eller ny affärsutvecklingsmöjlighet, se hur din virtuella presentation flyter genom att köra igenom den i förväg. Skicka ut länken till en kollega och be dem gå med och anteckna. På det här sättet kan du se var dina bilder behöver förbättras eller bearbetas och du kan få en känsla för videokonferensplattformen för navigering och pacing.
3. Testutrustning
En av de viktigaste uppgifterna före mötet du kan göra är att testa din utrustning. Testa det dagar före ditt möte och (eller) prova det bara några ögonblick innan du är live. Påminn faktiskt deltagarna i ett e-postmeddelande för att kontrollera deras utrustning för att se till att allt fungerar ordentligt också på deras sida. Latent förseningar och video som skär ut bara på grund av en dålig internetanslutning ger ett oproduktivt online-möte - plus, det är frustrerande när ditt ljud och video inte är i nivå! Kolla din bandbredd och begära att andra också kontrollerar deras för en smidigare upplevelse.
När du väljer en videokonferensplattform för dina behov, håll utkik efter ett Call Diagnostic Test som visar hur du testar din mikrofon och andra funktioner. Denna lilla men mäktiga funktion är särskilt användbar när du kontrollerar ditt ljud och din video och kan vanligtvis hittas i Inställningar när din videokonferensfunktion är öppen.
När du har valt ditt mötesläge, (konversations- / samarbetsläge, Q&A klassrumsläge eller presentation / webbseminarium), kommer verktyget för samtalsdiagnostisk testning att dyka upp och köra några diagnoser åt dig:
- Mikrofonen
Detta kommer att uppmana dig att kontrollera din mikrofon genom att prata in i den medan du tittar på för att se om staplarna rör sig. - Ljudavspelning
Det finns en uppspelningsprompt där ett musikstycke spelas och frågar om du kan höra ljudet från dina högtalare. - Audio Input
Bestäm om ljudet kommer in och ut ur mikrofonen. Om du talar i din mikrofon, kan du höra din röst spela upp? Om du hör ett eko under ett möte kan en annan deltagares högtalare vara för höga. - Anslutningshastighet
Denna funktion kontrollerar din anslutningshastighet i realtid för ljud- och videokonferenser för att avgöra hur många Mbps du kan ladda ner och ladda upp. 
Video
Kan du se ditt videoflöde? Detta testar din kamera för att se om du kan se en rörlig bild eller inte.
När som helst under ett online-möte kan du komma åt Inställningar och testa din mikrofon. Det finns ingen anledning att köra ett diagnostikprov varje gång, men det gör inte ont att göra det i början innan mötet startar för lugn och ro. Om du vid något tillfälle under det virtuella mötet inte är säker på vad som händer med din mikrofon eller om en deltagare har problem med deras, är det vanligtvis en snabb lösning och ett enkelt klick för att komma tillbaka på rätt spår.
Så här testar du din mikrofon:
- Välj inställningskuggan till höger i verktygsfältet.
- Välj Audio / Video-fliken.
- Klicka på rullgardinsmenyn under Ljudinställningar.
- Välj något av följande:
- Standard - extern mikrofon (inbyggd)
- Extern mikrofon (inbyggd)
- ZoomAudioDevice (virtuellt)
- Klicka på Spela upp testljud för att se om din mikrofon tar upp den
Ytterligare ett tips: Överväg att öppna ditt mötesrum tidigt före någon videochatt eller konferenssamtal så att deltagarna kan dyka upp och komma till rätta. Du vet aldrig vem som kanske eller inte har erfarenhet av teknik, så det gör det möjligt för några ögonblick för människor att bli bosatta och testa deras anslutning. Om de stöter på tekniska problem kan de köra ett samtalsdiagnostiskt test eller prova lite felsökning på egen hand.
Med Callbridge kan du få ut det mesta av dina online-möten med videokonferensteknik som stöder hur du ansluter till kunder, kunder och anställda. Oavsett vilken kapacitet eller bransch du använder videokonferenser, upplev hur Callbridge gör skillnad med högkvalitativa ljud- och videofunktioner.
