Videokonferenser har utvecklats till ett avgörande verktyg för organisationer över hela världen att interagera och samarbeta som ett resultat av den globala epidemin, som gör att människor stannar hemma och håller social distans. Antagandet av videokonferenser för att hålla onlinediskussioner i det offentliga rummet har inte lämnats på efterkälken. Den här bloggartikeln kommer att gå över hur videokonferenser används av regeringar för distanssamtal.
Statliga fördelar med onlinemöten
Den statliga industrin kan dra nytta av videokonferenser på en mängd olika sätt. Följande är några fördelar med att använda videochatt för avlägsna möten:
Kostnadsbesparingar:
Genom att använda videokonferenser istället för personliga samtal kan du spara pengar på flygbiljetter, logi och andra relaterade kostnader. Detta hjälper stater att göra betydande ekonomiska besparingar som kan användas bättre på annat håll.
Ökad produktivitet:
Genom att ta bort behovet för människor att resa till en viss plats, videokonferenser kan öka effektiviteten genom att minska restiden Detta indikerar att mer kan göras på kortare tid.
Förbättrad tillgänglighet:
Så länge deltagarna har en internetlänk, gör videokonferenser det möjligt för dem att gå med i möten var som helst. Detta förbättrar tillgängligheten genom att göra det enklare för människor som annars skulle ha svårt att resa till personliga sammankomster av olika skäl, inklusive plats, transport eller andra problem.
Förbättrat samarbete:
Videokonferenser möjliggör fildelning i realtid av bildspel, tidningar och andra filer. Det tillåter också organisationer att föra en noggrann logg över möten genom transkriptioner och mötesloggar och sammanfattningar. Detta förbättrar lagarbete och beslutsfattande under virtuella sammankomster.
Olika distanskonferensformat med videokonferenser
För en mängd olika avlägsna sammankomster statlig industri använder videokonferenser. Dessa samtal kan inkludera
Regeringsmöten:
Skåpssamtal är ett avgörande steg i beslutsprocessen i förvaltningen. Regeringsmedlemmar kan delta i möten online genom videokonferens, vilket förbättrar produktiviteten och minskar tiden.
Möten i huset:
Videokonferens krävs nu för diskussioner i parlamentet. Parlamentariker kan delta i möten och diskussioner med hjälp av videokonferenser på distans, vilket gör det enklare för dem att utföra sitt ansvar.
Internationella konferenser:
Regeringsrepresentanter deltar i utländska konferenser och sessioner för att diskutera problem med världsomspännande inverkan. Regeringsrepresentanter kan delta i dessa konferenser online tack vare videokonferenser, som sänker resekostnaderna och breddar tillgängligheten.
Domstolsförhandlingar:
Videokonferenser används också för rättsliga förfaranden, vilket gör att vittnen och specialister kan delta i ärenden på distans. Detta håller en hög grad av ansvarighet och öppenhet samtidigt som du sparar tid och pengar.
Telemedicin
För statliga organisationer som verkar inom hälsoområdet har videomöten blivit ett oumbärligt instrument. Telemedicin, som gör det möjligt för vårdgivare att erbjuda medicinska tjänster virtuellt med hjälp av videokonferensteknik, är en av de primära tillämpningarna av videomöten inom hälsobranschen. Videosessioner möjliggör effektivt samarbete och kommunikation mellan statliga organisationer och läkare, akademiker och andra parter.
Hälsa och säkerhet
Statliga organisationer som ansvarar för att se till att hälso- och säkerhetsbestämmelser följs förlitar sig alltmer på videomöten. Till exempel har statliga organisationer med ansvar för att inspektera säkerheten på arbetsplatserna och fortsätter att samråda med företag och organisationer virtuellt genom videomöten.
Exempel på regeringar som använder videokonferenser i avlägsna sessioner
Globalt har flera förvaltningar redan börjat använda videokonferenser för onlinesamtal. Här är några exempel:
USA:s regering:
Under ett antal år har den amerikanska regeringen använt videosamtal för distanssamtal. På grund av epidemin har videokonferenser nyligen blivit avgörande. US House håller nu avlägsna videokonferensmöten för kongressens verksamhet.
Storbritanniens regering:
För onlinesamtal använder den brittiska regeringen också videokonferenser. Det brittiska parlamentet höll sin första virtuella parlamentssession någonsin 2020, vilket gjorde det möjligt för lagstiftare att delta i diskussioner och skicka in frågor online.
Australiens regering:
Den australiensiska regeringen har fört samtal på avstånd med hjälp av videokonferenser. Nationens regering har hållit onlinemöten där parlamentsledamöter från hela landet har deltagit virtuellt.
Indiska regeringen:
Den indiska regeringen har hållit fjärrsamtal via videokonferenser i ett antal år. Videokonferenser har använts av det indiska parlamentet för utskottssessioner och andra viktiga evenemang, vilket gör det enklare för medlemmar att gå med på distans.
Kanadensiska regeringen:
Den kanadensiska regeringen har också antagit videokonferenser för distansmöten. Landets parlament har genomfört virtuella sessioner, vilket gör det möjligt för parlamentsledamöter att delta i debatter och lagstiftningsärenden från sina respektive platser.
Säkerhetsproblem med videokonferenser
Medan videokonferenser har många fördelar för distansmöten, finns det även säkerhetsfrågor som regeringar måste hantera för att garantera säkra distansmöten. Möjligheten för olaglig intrång i privata data är en av de viktigaste säkerhetsproblemen med videokonferenser. För att undvika hackning och olagligt inträde måste regeringar se till att programvaran för videokonferenser de använder är tillräckligt säkrad.
Möjligheten för dataläckor är ytterligare ett säkerhetsproblem med videochatt. Regeringar måste se till att videokonferensprogramvaran de använder överensstämmer med datasäkerhetsbestämmelserna och att all information som delas under mötet är skyddad och säker.
Det finns några saker som regeringar bör titta efter när de väljer en säker videokonferenstjänst.
WebRTC-baserad programvara
WebRTC (Web Real-Time Communication) videokonferenser anses säkrare än traditionella videokonferensmetoder av flera skäl.
Till att börja med används end-to-end-kryptering av WebRTC för att säkra dataöverföringen. Detta innebär att data krypteras innan den lämnar avsändarens enhet och endast kan dekrypteras av mottagaren. Detta stoppar illegal åtkomst till data och eliminerar praktiskt taget möjligheten för hackare att fånga upp eller stjäla data medan den överförs.
För det andra, det finns inget behov av att skaffa någon ytterligare programvara eller plugins eftersom WebRTC körs helt i webbläsaren. Genom att göra detta minskar möjligheten att adware eller infektioner laddas ner till enheter, vilket minskar säkerhetsrisken de utgör.
För det tredje använder WebRTC privata peer-to-peer-länkar, vilket gör att information kan skickas mellan enheter utan behov av externa servrar. Detta minskar risken för dataläckor och garanterar att data är säker och privat.
I allmänhet ger WebRTC-videokonferenser en hög grad av säkerhet, vilket gör det till ett fantastiskt alternativ för företag och grupper som behöver pålitliga och säkra videokonferensalternativ.
Datasuveränitet i ditt land
Datasuveränitet är idén att information måste följa reglerna och lagarna i den nation där den samlas, hanteras och förvaras. Datasuveränitet i samband med videokonferenser hänvisar till idén att all information som skickas under ett möte, inklusive chattmeddelanden, video- och ljudflöden, och filer förblir under kontroll av den nation där mötet hålls.
Datasuveränitet är avgörande för att öka säkerheten för videochatt eftersom det säkerställer att privata data fortfarande omfattas av reglerna och lagarna i den nation där konferensen hålls. De uppgifter som överförs under mötet skulle vara föremål för amerikanska regler för datasuveränitet, till exempel om en amerikansk statlig myndighet höll ett videosamtal med en utländsk myndighet. Känsligt material skulle dra nytta av ett extra lager av säkerhet till följd av att det omfattas av datasekretess och säkerhetsregler och -föreskrifter i USA.
Datasuveränitet hjälper till att förhindra främmande stater eller organisationer från att få olaglig tillgång till data. Datasuveränitetslagar kan hindra utländska regeringar eller organisationer från att få eller skaffa konfidentiell information som kommuniceras under möten genom att säkerställa att data förblir inom landet där mötet äger rum.
Datasuveränitet kan hjälpa till att säkerställa att videokonferensplattformar följer lokala dataskyddsregler och -föreskrifter, förutom att erbjuda rättssäkerhet för privata data. Till exempel den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) av
Europeiska unionen kräver att personuppgifter om EU-medborgare förvaras inom EU. Videokonferensplattformar kan garantera efterlevnad av regionala dataskyddslagar och förhindra eventuella rättsliga följder genom att se till att datasuveränitetslagar följs.
Sammantaget är datasuveränitet avgörande för att öka säkerheten för videochatt eftersom det erbjuder konfidentiellt datarättsligt skydd och säkerställer att lokala dataskyddslagar och förordningar följs.
Korrekt efterlevnad som HIPAA och SOC2
Regeringar bör noggrant överväga SOC2 (Service Organization Control 2) och HIPAA-efterlevnad när de väljer en videokonferenstjänst eftersom de garanterar att leverantören har infört adekvata kontroller för att skydda konfidentialitet, integritet och tillgänglighet för känslig information.
Företag som har bevisat överensstämmelse med American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) Trust Services Criteria ges SOC2-ackreditering. En samling riktlinjer som kallas Trust Services Criteria är avsedd att utvärdera säkerhet, tillgänglighet, hanteringsintegritet, sekretess och integritet för tjänsteleverantörer. Eftersom det garanterar att tjänsteleverantören har vidtagit nödvändiga åtgärder för att skydda säkerheten, integriteten och tillgängligheten för data som delas under videochatt, är SOC2-överensstämmelse särskilt viktig för videokonferenstjänster.
Organisationer som hanterar privat hälsoinformation måste följa HIPAA-reglerna (PHI). HIPAA anger en uppsättning krav som företag måste följa för att skydda säkerheten och säkerheten för PHI. HIPAA-efterlevnad är viktigt för federala organisationer som arbetar med vårdgivare samt organisationer som hanterar hälsoinformation, som Department of Health and Human Services.
Statliga organisationer kan känna sig trygga med att veta att leverantören av deras videokonferenstjänst har infört nödvändiga säkerhetsåtgärder för att skydda konfidentiell data genom att välja en som är SOC2- och HIPAA-kompatibel. Detta inkluderar säkerhetsåtgärder som säkerhetskopiering av data, åtkomstbegränsningar, kryptering och strategier för återställning av katastrofer. Dessutom garanterar SOC2 och HIPAA efterlevnad att tjänsteleverantören har upplevt rutinmässiga utvärderingar och bedömningar för att garantera att relevanta standarder och lagar följs.
Den statliga sektorn kommer att fortsätta att vara starkt beroende av videokommunikation när vi närmar oss en post-pandemisk värld. Regeringar måste göra investeringar i tillförlitliga videokonferenslösningar som är skräddarsydda för deras unika krav och som korrekt hanterar säkerhetsfrågor.
Behöver du ett pålitligt och säkert videokonferensalternativ för ditt företag med regeringen? Callbridge är det enda stället att gå till. Avancerade säkerhetsfunktioner på vår plattform inkluderar end-to-end-kryptering och efterlevnad av dataskyddsbestämmelser. För att ta reda på mer om hur Callbridge kan hjälpa din regering att hålla effektiva och säkra fjärrsamtal, kontakta oss direkt. Läs mer >>
