Hur många arbetsmöten har du suttit igenom? Åtminstone en handfull den här månaden. Visst har du befunnit dig i ett tidigt förmiddagsmöte på nätet där du diskuterar status eller utveckling av ett projekt. Om inte, kanske du har deltagit i ett webinar, presentation, workshop eller onlinekurs. Kanske har du varit i en brainstorming eller leder du en virtuell försäljningspresentation. Oavsett vilket sätt du har dykt upp består ett onlinemöte vanligtvis av samma rörliga delar: Visa upp och värd, bli presenterad för och ringa in.
Det är samma formel, men det behöver inte vara samma upplevelse. Om du upptäcker att människor inte är så engagerade som du vill eller om närvaron sjunker, är det dags att gå tillbaka till ritbordet och se var du kan förbättra mötets flöde.
Oroa dig dock inte, det är inte en så stor uppgift som du kanske tror! Här är några sätt du kan bygga upp möten för att göra dem mer användbara och konstruktiva.
Första sakerna först - vad gör ett värdelöst möte? Ett ohjälpligt möte som kan hindra mer än hjälp är vad som händer när ingen leder det, agendan känns sporadisk, diskussionen går ur spår eller tar för lång tid och det finns inga mål att träffa (ett beslut att fatta, ämne att diskutera, problem att lösa, en lösning att hitta, person att anställa, datum att komma överens om, etc.).
Ett konstruktivt möte? Exceptionella verktyg plus exceptionella funktioner och metoder som sätts igång. Dessa är de fem egenskaper som bygger styrkan och ökar integriteten i ditt onlinemöte:
1. Att ha ett definierat syfte och mål
Innan du ställer in ett onlinemöte, fråga dig själv: ”Måste jag bryta arbetsflödet med ett möte?” Att veta exakt vad du behöver kommer att avgöra arten av din begäran och slutligen mötet.
Därifrån kan du urskilja om allt du behöver är att förbereda ett dokument som deltagarna kan läsa och ge dig feedback på sin egen tid, eller om du bara behöver en eller två personer att dyka upp istället för hela teamet.
2. Tydligt delegerade roller
För ett effektivt möte som faktiskt tar dig någonstans, få följande roller och deras respektive individer:
Föraren: Mötsledaren som har samlat alla i första hand.
Godkännaren: Ägaren eller intressenten som kan fatta det slutliga beslutet.
Bidragsgivarna: De som har information och data och kan uppnå målet med mötet.
De informerade människorna: De som är medvetna om före och efter mötet, men som inte är skyldiga att delta.
Proffstips: Videokonferensprogram som integreras med projekthanteringsverktyg och kalendrar är mycket att föredra framför lösningar som inte är kompatibla.
3. En tillmötesgående struktur
Medan alla möten borde ge utrymme för frihet och utrymme att vara improviserade, är skapandet av en behållare som respekterar människors tid och energi grunden för möten som inspirerar idéer istället för att pressa ut dem. Skapa en agenda som beskriver diskussionsämnen och använd en timer för att hålla dig på rätt spår.
Gör det känt att individer har en viss tid att svara. Presentera idén om en parkeringsplats där idéer går att ”parkera” om det finns potential men de kommer inte någonstans just nu.
4. Rensa åtgärdspunkter
Så, alla har sagt sin del och målet som behövde diskuteras nu har åtgärdspunkter och orientering. Proffstips: Avsluta inte mötet utan uppmaning-blir det ett uppföljningsmöte? Vem är ansvarig för vad som är nästa? Vet varje person vad de är ansvariga för? Vad är deadline? Se till att rätt anteckningar tas, inspelningar görs och verktyg för projektledning har uppdaterats.
Okej, nu för den roliga delen
5. Injicering kul
Visst, varje lag har sitt eget tillvägagångssätt när det gäller att skapa företagskultur eller lägga till en liten dos spänning, men att behålla det elementet av kul och överraskning är det som kräver lite extra ansträngning.
Prova att bryta isen med en fråga på onlinetavlan eller ordna en professionell men ändå lättsam aktivitet som Virtual Show and Tell. Det finns gott om lagbyggande övningar att välja ifrån.
När du väl har ett fast grepp om de fem kvaliteter som stärker det som ger ett bra möte är du redo att utforska videokonferensfunktioner från Calbridge som formar strukturen och flödet i dina synkroniseringar. Lämna det upp till tekniken för att göra möten konstruktiva med funktioner och verktyg som förstärker närvaro och engagemang.
Pro-Tip: Åh, och om du verkligen vill få det mesta av dina möten (kul ingår) - använd alltid video och påminn deltagarna också.
Så här går du bort från att känna dig trött mot att känna dig mer pigg:
Automatisk transkription
Med Callbridges signaturfunktion Cue ™ behöver ingen betona om de skrev "det". Deltagarna behöver inte oroa sig eller missa nästa mening när Cue ™ automatiskt transkriberar inspelningar.
Dessutom tillhandahåller Cue ™ högtalartiketter och tids- och datumstämplar automatiskt. Anteckna om du vill, men var säker på att allt är tagit hand om dig!
Få en djupare förståelse av känslor
Mät den känslomässiga temperaturen i ditt onlinemöte med Sentiment Analysis; En sofistikerad funktion som drar ut positiva och negativa känslor för att ge dig en mer grundlig förståelse av nyansen och meningen i spelet.
Bonus: Se Insight Bar för att få en bättre indikation på var och vilken typ av frågor som ställdes under hela mötet
Dra upp en virtuell bakgrund
Låt Callbridges utbud av virtuella bakgrunder sätta scenen för din ankomst och närvaro. Välj verkliga inställningar, abstrakta färger och former, eller ladda upp din egen anpassade och märkesdesign.
Uppmuntra tätare anslutningar
Vänd dig till mindre grupper som vill ansluta i ett utrymme isolerat från huvudmötet med Breakout Rooms. Använd dessa utrymmen för att underlätta spin-off-diskussioner, arbeta med separata uppgifter eller 1: 1-stöd.
Samarbeta kreativt
Låt deltagarna uttrycka vad de har att dela med hjälp av färg, form, ljud, video och bilder med hjälp av online -whiteboardtavlan. Alla kan lägga till och dela i realtid. Du kan arbeta med det nu, eller spara det och besöka det senare.
Arbeta med Callbridge och du får snabbt grepp om hur dina onlinemöten körs och deltar, särskilt med integrationer från tredje part, inklusive Slak och Google Kalender. Använda toppmoderna funktioner som Sentimentanalys, Transkription, Skärmdelningoch mer har du redan en fördel jämfört med andra videokonferensprogram på marknaden.
