Det sätt på vilket något projekt går av marken är genom samverkan. När alla känner till sin roll och kan bidra på ett meningsfullt sätt är det ganska anmärkningsvärt hur så många rörliga delar kan smälta samman till en strömlinjeformad funktion. Att prioritera samarbete som drivkraft bakom ett initiativ sätter dig i framkant av innovation, idégenerering och ultimat produktivitet.
I ett virtuellt möte är samarbete limet som håller teamet ihop. Att veta att din lagkamrat kommer att fortsätta där du slutade och förstå att du och dina kollegor är beroende av varandra och ansvarar för varandra skapar en dynamisk energi som finns både personligen och virtuellt.
När du är i en videokonferenssynkronisering kan du få ut det mesta av denna dynamiska gruppsenergi med hjälp av en online whiteboard. Den här tillagda funktionen banar väg för produktivitet och hjälper till att göra övergången från kontor till online sömlös. Det är verktyget för att skapa och införa sammanhållning bland gruppen bland kontors-, hem- och fältarbetare.
Så här kan du gå i spetsen för en kultur för samarbete med en online whiteboard under en videokonferens:
Vad är en online whiteboard?
Nu är vi alla vana vid att skriva på en skärm, avfyra textmeddelanden och dela bilder och dokument via onlinesynkroniseringar. Teknik har förändrat vårt sätt att arbeta och interagera, men låt oss inse det. Det finns något av värde i att använda färg, former, bilder och till och med skriva egna anteckningar för att lära sig bättre och skapa kontakter. Där ord ibland kan bli korta kan en snabb klotter, meme, humörbräda, bildreferens eller video fylla i tomrummen.
Ange en online whiteboard. Det är precis hur du alltid har känt det, förutom digitalt och ännu mer visuellt än det är "verkliga" motsvarighet. Det är ett interaktivt utrymme som inbjuder deltagare - i realtid - att lägga till, spela och uttrycka svårt-verbaliserande begrepp, idéer, tankar, mönster och mer.
Hur förbättrar det samarbetet?
En online-tavlas värde kommer från dess användning som platsen för att ta bort tankar och idéer och visuellt få dem att leva. När en talare försöker göra det immateriella påtagligt är online-tavlan det verktyg som hjälper dem att levereras.
Sparking-samarbete kommer när online-whiteboard används för att få feedback. Perfekt för att öppna diskussionen och bjuda in en krets av tankar, åsikter och ändringar, varje deltagare kan hoppa vidare för att dela och få insikt.
När mål och mål till exempel är mer tillgängliga inom lagets fingertoppar på ett visuellt och tillgängligt sätt, samarbete och kommunikation naturligt öppnas upp. Det blir lättare att arbeta kollektivt och göra processer mer praktiska.
Implementera en whiteboard online för att göra envägsprocesser mer interaktiva med:
- En mer flerdimensionell agenda som har videor, tabeller och diagram som kan fyllas i live
- Mötesanteckningar som kan läggas till och ändras av mer än en person
- Antecknade idéer och slagord som alla kan lägga till eller ändra
- En inställd timer för varje diskussionsplats för att hålla mötet i rätt tid och på plats
Vad mer kan jag använda det till?
Tanken bakom en online-whiteboard är att använda den som ett digitalt gränssnitt som för samman deltagarna på ett kreativt och visuellt tilltalande medium. Det tillgodoser inte bara ord och långa textblock, online-tavlan blir ett nav för klargörande, förklaring och till och med kul!
Så vad ger en effektiv whiteboard online? Leta efter följande funktioner för en effektiv upplevelse:
- Ingen begränsning Canvas: Det är uppenbart att en fysisk whiteboard har en storleksbegränsning, men online finns det inget sådant! Att bli digital ger dig en oändlig mängd whiteboard så att du kan uttrycka extra stora illustrationer och visualiseringar.
- Tvärsamarbete: Med hjälp av molnet kan samarbete vara tillgängligt för deltagare i realtid. På alla enheter kan du dela och synkronisera - omedelbara kommentarer och feedback ingår!
- Bifogad fil: För att driva på projekt eller snabbt dra upp referenser, ger filfästningsfunktioner som innehåller länkar, media och bilder, mer djup och funktion för din whiteboardanvändning.
- Kompatibel med presentationer: Att kunna dela och exportera din onlinetavla betyder att ingen idé blir kvar. Varje detalj och ändring ingår när du skickar ut den. Dessutom är det ganska viktigt för samarbetsprocessen!
Några av de mer uppenbara användningsområdena för en online whiteboard inkluderar:
- Dela multimediainnehåll - När du kan dela länkar, media, videor och filer och ha dem alla till hands på ett ställe blir åtkomst och hämtning sömlös för alla.
Ladda upp dokument - Dra och släpp bara allt du vill dela med gruppen på duken. Det är enkelt att lägga till en resurs i din presentation eller workshop utan dröjsmål. - Klisterlappar - Lämna digitala anteckningar som påminnelser på duken för andra att läsa, plocka upp eller lägga till.
- Digital Pen Creations - Använd en surfplatta för att ta fram en grov idé - på plats - eller skissa, rita och till och med handskrift på en offentlig eller privat whiteboard för att arbeta med nu eller spara för sent.
Dessutom hjälper en online-tavla att leva upp tankar, koncept och idéer genom att förklara och undervisa i ett digitalt utrymme.
Några av de mindre uppenbara användningsområdena för en online whiteboard inkluderar:
Mind-maps - Redan visuellt till att börja med, stöta upp engagemanget med en mind-map gjort på din online whiteboard. Se när du tar en hög med information och organiserar den i ett strukturerat (och länkat!) Diagram som sammanför ord, bilder, koncept och handlingar för att bilda en levande och andningsstruktur som kan röra sig med inmatningen och flödet av allas idéer.
Planering - Oavsett om du planerar att omstrukturera företaget, skapa en kommitté eller besluta hur matbord och DJ: n kan passa in i lokalen, en whiteboard på nätet ger dig möjligheten att planera aktiviteter och organisera utrymme. Projekt, evenemang och att göra-listor kan alla gynnas.
Beslutsfattande - Innan du fattar ett beslut, överväga all information. Använd en whiteboard online för att visualisera de olika aspekterna av ditt beslut. Sätt ihop en tavla som illustrerar vad som händer om du väljer A över B eller använder färdplaner och beslutsramar, som en SWOT-tabell.
Undervisning - Ge eleverna ett ännu mer berikat lärande antingen i klassrummet eller på distans. Digitalisera dina lektioner genom att dike den fysiska tavlan (och tavlan!) Till förmån för en online tavla som lägger till ditt fysiska klassrum eller tar ditt "klassrum" online. Övningar, handledning, seminarier, studiepass kan alla göras mer optimerade och varierade med online-tavlan som ger omedelbar interaktion.
Nu när du vet hur en onlinetavla positivt påverkar samarbetet och flyttar den framåt, finns det några tekniker att utföra om du verkligen vill få ut mest produktivitet av funktionen och naturligtvis ditt team.
Fem tekniker för bättre webbmöten med en online whiteboard:
- Nollställ syftet med ditt online-möte genom att använda online-tavlan för att skapa struktur. Dess "freeform" ger dig ansvaret för att definiera syftet med synkroniseringen. Skriv ut huvudidén, ange tonen med en video, dela upp målet i några få slagord; Forma mötet kring ditt meddelande och inkludera det på första raden och mitt på duken för att fungera som huvudfokus för alla deltagare.
- Se till att duken är ren och organiserad. Använd linjer och färgkodning; skapa avsedda utrymmen och skriv tydligt för bästa resultat. Omvänt är det också ett alternativ att dumpa allt och allt på rymden. Spara det, torka av det och börja om om du behöver mer utrymme eller om det blir för rörigt.
- Dela upp ditt innehåll i kategorier om möjligt. När fler idéer börjar komma ut och sprida sig, vill du använda rader, kolumner och sektioner för att säkerställa läsbarhet och utveckling. Att markera tillväxten i ditt tänkande hjälper dig att se var du kom ifrån och i vilken riktning du går.
- Skapa en "parkeringsplats" att lagra början på idéer eller halvbakade idéer för att inte förlora fart eller flöde. Om någon presenterar eller om du är fokuserad på projektet men en orelaterad och spännande tanke dyker upp, håll tanken till hands genom att plocka den i banken så att du inte tappar den. Detta är perfekt för sidokonverteringspunkter, ämnen, teman och tangenter.
- Det finns många sätt att använda en online whiteboard. Dess användningsområden är många och långtgående från hur det kan starta en brainstorming till att hantera nya talanger och sprida interdepartementala projekt. Några av de övergripande fördelarna inkluderar:
- Starta ditt möte i tid
Det första du kan göra för att träffa ditt möte ut ur parken är att dyka upp och komma startade på time. Visst låter det uppenbart, men i det ögonblick du kör bakom drar du ner alla med dig. Du är ansvarig för människors tid, så om du kör mötet, dyker upp tidigt för att stryka ut rynkor. Kick it up a hack, och se om du kan avsluta ditt online-möte 5 minuter tidigt! - Mer övertygande presentationer
Hela poängen med varje möte är att skicka ditt meddelande till din publik genom att tala ett språk och leverera det på ett sätt som är engagerande. Om det inte är övertygande kommer deltagarna inte att vara helt närvarande. Det är där en online-tavla kliver in för att lägga till dimension och form till resultatet av din demonstration eller seminarium. - Korsar objekt från din lista snabbare
Arbetsflöden, mindmaps allt som gör de immateriella materiella faktorerna i hur teammedlemmar kan absorbera information för att materialisera den mer effektivt. Modern teknik som driver samarbete fungerar för att borra ner idéer, dela dem och påskynda processen. Fjärrkontroll på plats - det spelar ingen roll var ditt team är. En online-tavla finns kvar som det digitala navet som alla kan komma åt. - Stärka hur möten genomförs
Upplev hur företagskulturen blommar när idéer och information finns. Att öppna dialogen mellan avdelningar, ledning och medarbetare skapar naturligtvis mer samarbete. Öppenhet och ”öppna dörrpolicyer är viktiga när man överväger anställdas lycka. - Bättre, mer engagerande konferenser
Nu när videokonferenser kan ske utan sladdar, ledningar, specialrum och dyra inställningar har mötets faktiska struktur drastiskt förändrats från vad det en gång inte var för länge sedan. Nollhämtningsbar, webbläsarbaserad programvara gör det enkelt och möjligt att röra basen på din enhet när du är på språng.
Dessutom, med funktioner som är utformade för att vara visuellt engagerande och några fler klockor och visselpipor som bjuder in deltagare att vara en del av mötet, är det lättare än någonsin att vinna över din publik.
- Inkorporera avlägsna arbetare
Arbetare som inte tillbringar dag ut och dag ut med sitt team kan fortfarande känna sig som en del av besättningen med modern utrustning som möjliggör snabb anslutning och omedelbar ansiktsbehandlingstid. Kristallklart, högupplöst ljud-, iPhone- och Android-kompatibilitet och funktioner som online-mötesrum, molnlagring och skärmdelning gör att du arbetar tillsammans och är geografiskt oberoende en bris. - Ta en belastning från IT-teamet
Det är inte ovanligt att ett IT-team (oavsett hur stort eller litet) känner sig stressad med tillströmningen av frågor och problem som kommer in från kollegor eller kunder som upplever ett tekniskt block. Programvara som ger interoperabilitet över hårdvara garanterar smidig segling. Plus, funktioner som skärmdelningoch en online-tavla gör det mer flytande att visa istället för att berätta när det gäller att kommunicera ett problem.
Dessutom kan du överväga hur kostnadseffektivt ett tvåvägs gruppkommunikationssystem kan fungera på lång sikt med noll underhållskostnader, mindre IT-timmar, ökade produktivitetstimmar och minskad stilleståndstid.
Låt Callbridge's robusta programvara för videokonferenser ge ditt företag en knivskarp fördel. Njut av funktioner som skärmdelning, avancerad säkerhet, en artificiellt intelligent assistent och mer, plus online-tavlan för att ge dina presentationer och möten bredd och djup.
