Om du är advokat eller arbetar inom den juridiska industrin, underskattar du inte kraften i kortfattad kommunikation. Vare sig det är mellan kollegor eller att hantera klient-advokatrelationer; diskutera lösningar eller hantera konflikter - det sätt på vilket du bokstavligen presenterar din sida av historien kan vara skillnaden mellan framgång och misslyckande.
Att ställa in tonen börjar med att skicka och ta emot meddelanden som är kristallklara. För inte så länge sedan litade advokatbyråerna kraftigt på konferenssamtal som det föredragna kommunikationssättet. Eftersom videokonferenser ger fler fördelar som leder till bättre produktivitet, ökade kostnadsbesparingar, anställdas lycka och säkerhet och bättre klientretention, är företag beroende av tvåvägs kommunikationsteknik för att engagera affärer.
Fördelarna med videokonferenser är många. Det som en gång betraktades som futuristiskt och kunde kosta upp till tiotusentals dollar, idag krävs det att denna teknik driver ett företag - och kostar inte nästan lika mycket. Dessutom har mjukvaran förbättrats avsevärt och sofistikerat. Det är intuitivt att använda, implementera och dela.
Om du är ett advokatbyrå som vill:
- Var mer omedelbar med överföring av information, data och support för en klient
- Stärka företagskulturen och den interna kommunikationen
- Förbättra och effektivisera komplicerade fakturerings- och administrationsuppgifter
- Zonera in och fokusera på klientmöten utan statiska, tappade samtal eller distraktion
- Hantera mångsidigheten hos ett samtal lokalt eller utomlands
Titta sedan på videokonferenser som en del av din affärsstrategi. Tänk på följande frågor som hjälper dig att bestämma vilken plattform som passar bäst för ditt företags behov.
Första saker först. Det finns inget oproduktivt med konferenssamtal. De är faktiskt extremt effektiva för en mängd olika användningsområden. Det här inlägget handlar inte om att ersätta konferenssamtal med videokonferenser. Det är bara att visa att genom att använda båda kan du ge mer värde för att gå djupare med kunderna.
Konferenssamtal är utmärkt för:
- Ha improviserade eller schemalagda diskussioner om en utveckling i ärendet
- Klipp ner långa e-posttrådar för att komma direkt till punkt
- Specialisering och utbyte av information om specifika ämnen
- Få beslutsfattare i samma utrymme
- Aktivera transkription och inspelning av konferenser för ytterligare information
Lägg till i nästa dimension som videokonferenser ger så ser du hur mer avrundade dina erbjudanden inte bara är för dina kunder utan också för kollegor på kontoret och överordnade. HR, IT och andra avdelningar gynnas också mycket.
Vad tillhandahåller videokonferenser?
Kundkommunikation ligger i framkant för varje advokatbyrås framgång.
I slutet av dagen kommer det till:
1) bygga förtroende för en klient och
2) sedan underhålla den.
Dessa två viktiga steg är grunden för att ge utmärkt kommunikation med kunderna att:
- Uppfyller deras behov och levererar positiva klientupplevelser genom att få dem att känna sig som en prioritet och placera dig som en förespråkare för deras sak.
- Skapar ditt rykte. I en bransch där mun till mun är lika mycket värt som guld är ditt advokatbyrås rykte ditt telefonkort. De flesta advokatbyråer tävlar om affärer baserat på deras erfarenhet.
- Vill du sticka ut? Närma dig din klientkommunikationsstrategi med toppmoderna verktyg och metoder som ger dig de viktigaste insikterna du behöver för att förstå varandra.
- Skapar harmoni mellan dig och din klient. Pågående kommunikation vid varje beröringspunkt i processen fungerar för att undvika att något sopas under mattan eller inte tas upp.
Speciellt i början när klienten bara försöker ta reda på om de gillar dig som advokat och vill anställa dig, samtidigt som du försöker bedöma om de har ett juridiskt problem som du kan hjälpa dem att lösa.
Det är så viktigt att lägga grunden för korrekt kommunikation från början. Låt inte subkommunikationsmetoder, dålig relationshantering och felaktig tidsanvändning påverka hur dina kunder hanteras.
Lägg istället till mixen videokonferenser som medföljer dessa 3 viktiga fördelar:
Nyckelfördel nr 1
Höga säkerhetsstandarder under hela samtalet.
Att hålla din klients information säker och säker är högsta prioritet för alla advokater. Online-möten huruvida kort eller förlängd ska utrustas med alla nödvändiga steg i praktiken mot riktiga säkerhetsåtgärder:
- Obligatoriskt att ge tillgång till en säkert konferenssamtal
- Måste kunna kontrollera deltagarna i ett samtal
- Lägg till extra lager av säkerhet om det behövs (möteslås, engångskod, etc.)
- Garantera att deltagarna i samtalet är ENDAST deltagarna i samtalet
- Portal för konferenssamtal
Nyckelfördel nr 2
Enkel överföring av att skicka och ta emot information.
När du hanterar kunder är det viktigt att tillhandahålla lättanvänd, intuitivt utformad kommunikationsteknik som hjälper mer än hindrar. En plattform som är användarvänlig och kan anpassas för att återspegla ditt varumärke visar sig vara en trevligare upplevelse.
Välj dessutom en plattform laddad med funktioner som stöder din konversation som:
- Skärmdelning för att granska dokument och filer i realtid online. Genom att dela ditt skrivbord kan du inkludera andra deltagare för att se och se exakt vad du ser. Varje handlingssätt görs "synligt" för mer förbättrat samarbete, ökad kommunikation och påskyndat deltagande. Skärmdelning gör varje chatt mer dynamisk och lättare att underlätta.
- Mötesinspelningar för korrekt återräkning av tidigare händelser, detaljer och historia. Används under en videokonferens (eller konferenssamtal) ger en inspelning en större bild av vad som händer. Särskilt när man ställer några tuffa frågor kan inspelning av ett möte visa sig vara fördelaktigt på vägen när man granskar mer detaljer som en persons kroppsspråk, nyanser och röstton kommer tydligare igenom via video.
- Video- och ljudinspelningar fungerar också mycket bra om någon inte kan delta eller titta nu eftersom de istället kan se det senare.
- AI-transkriptioner hjälpa dig och ditt team att vara närvarande och hålla utrymme snarare än att dela din uppmärksamhet mellan att anteckna och lyssna. Med detaljerade transkriptioner som görs för att inkludera högtalartaggar och tids- och datumstämplar kan du fortsätta med ett vittnesmål eller annan videobaserad kommunikation utan att oroa dig för om information fångades eller inte. Datum, namn, platser och vanliga teman och ämnen filtreras och spelas in för enkel återkallelse och mer ingående data efter konferensen.
Den detaljerade informationen med högtalare, datumstämplar och lättläst tal till textnoteringar sparar tid. Detta är särskilt användbart för vittnesmål eller andra rättsliga processer inklusive teckningsoptioner etc.
Nyckelfördel nr 3
Tillgång till all förvärvad information efter att samtalet har slutförts.
Det är särskilt viktigt och fördelaktigt för teknik för videokonferenser att tillhandahålla samtalssammanfattningar och transkriptioner organiserad i slutet av synkroniseringen. Data efter konferensen som är taggade och är lika enkla att söka igenom som din e-post gör ditt jobb enklare och mer effektivt. Plus, all information inklusive skickade länkar, media, videor och inspelningar, plus filer och dokument sparas i molnet för en mer centraliserad, enkel åtkomstnavigationsväg som du och alla i ditt team eller i ditt företag kan komma åt.
En sammanfattning av videosamtalet som har allt på ett ställe gör informationsdelningen smidigare och smidigare. Ingenting faller mellan sprickorna när allt läggs framför dig.
Nu när fördelarna är lite mer uppenbara är det tydligare hur implementering av videokonferenser i din vardag i hög grad kan påverka kvaliteten på din kommunikation. Titta på hur flödet av saker blir mer strömlinjeformat när alla är anslutna. Kunderna vill veta att du tar hand om deras behov och anställda vill känna att deras högsta ledning har tro på dem.
När du funderar på videokonferenslösningar för ditt advokatbyrå, här är sex frågor du måste ställa först:
6. Hur kommer du att integrera videokonferenser i din praktik?
Var är ditt företag i förhållande till polisstationer, sjukhus, tingshus, interneringscenter osv? Tillåter dessa platser videoinlämningar och andra former av kommunikation för rättsliga förfaranden? Hur tekniskt kunnig är din kundkrets?
5. Hur ofta planerar du att planera videokonferenser?
Observera storleken på ditt företag och vad framtiden har i beredskap för tillväxt. Dessutom kommer andra avdelningar hoppa på vagnen också? Detta är ett utmärkt tillfälle för HR att hålla kontakten med andra företag och anställa internationellt.
4. Kommer du att använda videokonferenser för ytterligare utbildning och webbseminarier?
För jurister som vill förbättra sin kompetensuppsättning; För anslutning av partner och syster advokatbyråer; bli mentor eller utbilda IT - att använda videokonferenser är ett effektivt, kostnadseffektivt sätt att använda teknik för att ge människor möjlighet att spela sin roll.
HR kan använda videokonferenser lösningar för att påskynda och förbättra rekryteringen och anställningsprocessen genom att öppna upp talentpoolen utomlands. IT kan snabbt hantera alla tekniska problem och erbjuda support via textchattar plus med hjälp skärmdelning och videochatt, erbjuda komplicerad vägledning, navigering och installation - var som helst, när som helst.
3. Hur många advokater och klienter är villiga att använda denna teknik?
Tänk på hur ditt team fungerar genom att diskutera funktionerna och fördelarna med en mer videocentrerad kommunikationsstrategi. Kommer detta att ge balans mellan arbete och privatliv? Kan advokater arbeta hemifrån vissa dagar? Detta gäller även för kunder. Är de lyhörda för potentiellt mer virtuell facetime? Kommer det att spara restid och förbättra produktiviteten genom att implementera en mer online-strategi för möten och relationer mellan advokat och klient?
2. Vilken avkastning kan du förvänta dig?
Dyk in i den ungefärliga användningsgraden. Med en snabb beräkning kan du jämföra och kontrastera den aktuella tid som spenderas på vissa instanser mellan restid och resurser. Lägg till det för att räkna ut timmar per månad och se hur implementering av videokonferenser kan göra skillnad.
1. Hur strömlinjeformad är den teknik du tittar på?
Undersök hur tvåvägs kommunikationsprogramvara kan integreras med din befintliga infrastruktur och hur det kan påverka ditt arbetsflöde. Leta efter något som förenklar processer; är lätt för alla att använda; ansluter till den virtuella fjärrstyrkan och erbjuder applikationer och funktioner som ger värde och mer meningsfulla interaktioner.
Följ upp frågor att fundera över:
• Vilka säkerhetsfunktioner ingår?
• Hur många deltagare får plats?
• Finns det kundsupport?
• Vilka funktioner ingår? Finns det inspelning? Skärmdelning? Sammanfattningar?
• Hur är mobilupplevelsen? Finns det en app?
Genom att kombinera både konferenssamtal och videokonferenser in i din varje dag: från interna möten, till medarbetarnas ombordstigning och fortsatt lärande, till virtuella depositioner och mer blir det uppenbart att advokatbyråerna måste anamma digitala för att kunna gå med tiden.
Online-erbjudanden öppnar dörrarna för mer affärer, produktivitet och ökat förtroende och tillgänglighet hos kunder. Förhöjd kommunikation gör allas roll - separat eller som en helhet - mer effektiv.
Låt Callbridge förse ditt advokatbyrå med avancerade sofistikerade konferenser som bygger en bemyndigad kommunikationskultur inom ditt omedelbara team och kontor samtidigt som det lyser hur man hanterar och vårdar kundrelationer.
Att tillhandahålla en tvåvägs kommunikationsplattform för att uppmuntra till tydlig och kortfattad kommunikation inom och utanför rättssalen börjar med teknik som är utformad för att överbrygga klyftan mellan möten som hålls personligen och online.
Callbridge's färg av digitala tjänster fungerar för att:
- Håll anställda och kunder informerade med enkel överföring och tillgänglighet av information
- Upprätthålla en privat och säker anslutning hela tiden
- Förenkla och anslut med funktioner som AI-transkription, Mötesinspelning och Skärmdelning som ökar produktivitet, effektivitet och deltagande
- Uppmuntra mer ansikte i realtid med video- och ljudkonferenser av hög kvalitet
- Och mer!
Ta reda på hur Callbridge-videokonferenslösningar kan ge ditt företag en konkurrensfördel genom att utnyttja det arbete som görs och hur klienter tas om hand.
