När något så stort som en pandemi påverkar världen, förändrar det oundvikligen hur världen fungerar. Steg för steg, som går genom okänt territorium, lär sig varje bransch och varje företag hur man anpassar sig och lyckas i denna nya normala - särskilt laglig.
Det rättsliga systemet har genomgått flera begränsningar och begränsningar, och som ett resultat har det påverkat frekvensen och tillgängligheten av rörelser, förprocesser, rättegångar och hela tvisteprocessen som helhet.
Som advokat har du säkert upplevt konsekvenserna av att behöva arbeta hemifrån. Virtuella möten har blivit valutan eftersom tidigare processer och system har förändrats för att förvandlas till ett online-utrymme. Med ett uppenbarligen föränderligt rättsligt landskap blir videokonferenser den bästa lösningen för många rättsliga förfaranden, inledande med undersökningar för upptäckt.
Videokonferenser gör det möjligt för båda sidor av advokaten att skaffa sig nödvändiga och kritiska fakta, bevis, stöd, påståenden, bevis och försvar i stämningen utan att behöva stiga till domstol.
Förutsatt att din advokatbyrå har gjort övergången online - öka antalet fjärrmöten, stärka IT-avdelningen, lära sig att använda skärmdelning och virtuella bakgrunder, vilket gör anpassningen till kortare, mer kortfattade onlinemöten och presentationer - du kan nu se hur tekniken ger möjlighet att kommunicera på distans med lätthet.
Låt oss dyka djupare in i hur detta tar form över olika juridiska konsekvenser.
En av de smidigaste och framåtgående funktionerna i videokonferenser inkluderar inspelning. Att träffa rekord när ett onlinemöte pågår ger deltagarna en start-till-mål, fullständigt inspelad inspelning av allt som hände i synkroniseringen.
Detta kan emellertid vara en processförskjutning för många företag och företag. Innan teametsamtal någonsin spelades in innan de flyttade online och de flesta som arbetade hemifrån? Vem tog mötesanteckningar? Hur mycket tid ägde rum åt att sammankalla Gör rörelsen smidigare genom att använda teknik som gör det tungt att lyfta som att fånga ljud, video, screengrabs, skickade länkar och dokument åt dig.
Tillsammans med fördelen med inspelningen kommer vanligtvis transkription och smarta sammanfattningar, två funktioner som förbättrar undersökningen. Inte bara fångas nyans och kroppsspråk via video utan även röstton, tankemönster och ordförråd kan urskiljas med hjälp av teknikens högtalartaggar, avancerade algoritmer och vanliga ämneslänkar.
På andra sidan myntet ligger dock några utmaningar framtida tvister och utredningar bör beakta. Massinspelning ger upphov till tre bekymmer ur en datalagringssynpunkt:
Multiplikationen av data
När fler och fler online-utbyten spelas in staplas fler filer och storleken på videofilerna kan också göras. När mängden data stiger i storlek ökar möjligheten att lagra och hämta säkert i takt.
Hantera poster
Säker och säker datalagring är absolut nödvändig eftersom informationen som delas och diskuteras kan vara mycket känslig och inte avsedd för någon annan att se. Tänk på hur och var dessa filer lagras. Vem eller vad är skyddet? Vem har tillgång och hur skyddas de?
Discovery
Tidigare är det möjligt att möten inspelades eller skrivs ner i ett ordbehandlingsdokument, vilket begränsar noggrannheten och omfattningen av den information som tillhandahålls.
Kanske samlades uppgifterna i en presentation eller dagordning. Nu är potentialen för mer detaljerade elektroniska filer och transkriptioner mycket mer fördelaktig än någonsin. Inspelade onlinemöten har kapacitet att spela in ljud och / eller video tillsammans med allt mötesinnehåll som inkluderar varje transaktion och utbyte under hela mötet.
Tänk på värdet av ansiktsuttryck, gestikulationer och allt som är kommunicerat utan att prata.
Något att minnas:
Tillgång till inspelade möten kan visa sig vara både a positiv och negativ som ett “digitalt fotavtryck” kan vara skäl för senare användning. Se till att dina integritets- och säkerhetsåtgärder är uppdaterade och transparenta eftersom begäranden om upptäckt av rättegång kan innehålla videomöten lika ofta som e-post och dokument.
För att säkerställa övergripande noggrannhet och transparens, ställ in policyer som skapar sammanhållning när det gäller videokonferenser. Att organisera data, besluta om riktlinjer och generellt skapa ett flöde eller förfarande när det gäller online-möten kommer att säkerställa att säkerhetsriskerna är begränsade, att data bryts och information är lätt tillgänglig:
- Bestäm namngivningskonventioner för möten och vem som ansvarar för inspelningen. Var kommer inspelningarna att leva och vilka är de administrativa reglerna för lagring, tillgänglighet, radering, upptäckt, etc.?
- Beroende på mötets storlek delegerar du inspelningsansvaret till en eller några deltagare. Välj en deltagare från varje avdelning, handledare eller chef som ska ansvara för inspelning av olika typer av möten. Vem kommer att vara moderator och vilka policyer, regler och procedurer behöver införas för olika virtuella möten?
- Vilken “vy” vill du spara? När du har bestämt dig för vem som är moderator (eller kanske är det några) väljer du vilka av de olika mötesalternativen som uppfyller ditt företags behov och vem som ska spela in från vilken dator - eller utsiktspunkt.
- Håll ett öga på slutet sammanfattningar och rapporter från videokonferensplattformen och avgöra vem som är ansvarig för dem. Vem kommer att ta emot dem och hur kommer de åt sig?
- Undvik att spåra upptäckten med videokonferensavsättningar som:
Fastställa deponentens fysiska plats och hur han / hon kommer att logistiskt ställas in för att ansluta till det virtuella mötet
Kom med ett annat alternativ om domstolsreporteren och deponenten inte kan dyka upp på samma plats
Få utställningar till deponenten via post i förväg eller elektroniskt under depositionen
Kör smidigt - testa tekniken före dagen för den virtuella depositionen
Anslut flera advokater och deltagare från olika geografiska platser
Kommer överens om alla om huruvida det kommer att spelas in eller inte - få samtycke - Ha en lagringspolicy som bryter ner hur videokonferenser kommer att lagras och senare förstörs efter en viss tid.
När ett online-möte har avslutats sparas inspelningarna i molnet och förblir tillgängliga via företagets portal eller av moderatorn. Att ge vissa deltagare tillgång är en integritets- och säkerhetsåtgärd. Allmän registerhantering, driftsprotokoll och åtkomst bör upprättas genom diskussion och utveckling av policy och procedur.
Förhindra säkerhetsöverträdelser och videoavlyssning med teknik som gör varje online-utbyte säkert och privat. Uppmana användningen av en engångskod eller en person som slår rekord under mötet. Leta efter funktioner som:
- Engångskod: Varje samtal krypteras med en unik och privat kod som endast är giltig för det angivna och schemalagda konferenssamtal.
- Möteslås: Aktivera den här funktionen direkt efter att deltagarna har dykt upp för att förhindra att oönskade deltagare ingriper. Alla som dyker upp sent kommer att behöva be om tillstånd från moderator.
- Säkerhetskod: Om online-mötesagendan innebär diskussion av mycket känslig information, lägg till ytterligare ett säkerhetsskikt med en extra kod som krävs när du går in i en konferens.
Teknik som är lättillgänglig och som ger skälen till att upptäckten existerar visar sig bli vanligare. Och framöver är det osannolikt att personliga förfaranden har företräde. Om laglig upptäckt och andra processer kan genomföras online är det möjligt att de fortsätter att hållas online.
När det gäller att tillgripa programvara för videokonferenser istället för att dyka upp personligen,
fördelarna - inklusive kostnadsbesparingar, mindre resor, mer tid, samarbete på distans, produktivitetsökning, färre förseningar - uppväger säkert utmaningarna:
Utmaning 1:
Traditionellt är varje part normalt i fysisk närvaro av sin juridiska rådgivare som är skyldig att tillhandahålla, hjälpa och förklara dokument och utställningar under undersökningen.
Lösning:
Istället med videokonferenser är detta en möjlighet att planera framåt. Advokater och juridisk rådgivare måste reda ut alla bevis, utställningar, dokument och bevis i förväg. Det ska vara tydligt, märkt, organiserat, betitlat och skickas per post eller redo att avfyras elektroniskt. Se till att adresserna är uppdaterade, stavade korrekt och att alla som behöver informationen ingår i den digitala transaktionen eller postförsändelsen.
Utmaning 2:
Att bedöma ett vittnes uppförande och lugn kan vara grumligt genom en videolänk snarare än att vara närvarande på samma fysiska plats.
Lösning:
Ett teknologitest som görs under dagarna fram till det virtuella mötet säkerställer att deltagaren ses tydligt och helt. Skapa en referenshandbok för videokonferenser för kunder, kollegor och andra jurister inom ditt företag som innehåller obligatoriska metoder för vokalprojektion, belysning, hållning, acceptabel bakgrund och all annan information som gör videoupptäckt på plats, polerat och professionellt.
Utmaning 3:
En inställning som inte är institutionell eller verkar inte vara så neutral eller lämplig kan vara oroväckande, vilseledande eller leda till en otillräcklig undersökning.
Lösning:
Ge exempel på videor och onlinehandledning om hur videokonferensavsättningen, upptäckssamtalet, förprocessen eller testprocessen ska utvecklas. Beskriv vad som är acceptabelt och vilka inställningar och bakgrunder som leder till en framgångsrik undersökning. Ge exempel på dåliga videor och vad du inte ska göra också.
Utmaning 4:
Att inte vara i samma fysiska utrymme öppnar undersökningen för potentiellt missbruk eller felbehandling.
Lösning:
Full insyn i diskussionen krävs från början till slut. Samtycke till en märkbar uppmaning i början av mötet säkerställer att alla följer. Dessutom ger utbildning och utbildning om bästa praxis under undersökningen stärker processer för att se till att de är strömlinjeformade och uppdaterade.
När det gäller den faktiska kvaliteten på kommunikationen under undersökningar för upptäckt via videokonferenser är här några bästa metoder:
• Ställ in tiden - före, under och efter
Incheckningar, intervjuer, vittnesmål, möten, depositioner - se till att det finns lite tid innan förberedelserna, tillräckligt med tid för att komma igenom och lite tid läggs åt sidan för att reflektera och gå igenom inspelningen eller sammanfattningarna.
• Se till att all teknik fungerar
När tiden är väsentlig, låt dig inte försöka fixa och lösa tekniska problem medan alla väntar. Visa upp till videokonferensen lite tidigare och testa din mikrofon, högtalare och anslutning.
Kontrollera om allt är laddat, extra sladdar är tillgängliga, wifi är starkt etc. Utnyttja ljud- och videotester som erbjuds av konferensplattformar på företagsnivå.
• Dubbelkolla platsen
Välj en plats som är tyst, steril och distraktionsfri. En vit vägg eller ett stängt rum med en vanlig, icke-störande bakgrund fungerar bäst.
• Håll dig till tidpunkten
Kommunicera längden på mötet i förväg så att alla kan planera därefter. Precis som ett personligt möte, skapa en agenda, håll fast vid den och skydda allas tid.
• Kontrollera ljud- och videoanslutning
Använd ett headset för att minimera feedback och maximera din hörsel och projektion. Använd videokonferenser som har högkvalitativa ljud- / videofunktioner.
Låt Callbridge förse ditt advokatbyrå med videokonferenstekniken som gör att förhandlingsprocedurer går smidigt i en virtuell miljö. Med den otroliga potentialen att få många personliga förfaranden online är möjligheten att sänka kostnaderna, arbeta mer hemifrån, påskynda rättsliga processer och få mer information i snabbare takt.
Callbridge's tvåvägs kommunikationsplattform har förmågan att gå mer djupgående och ge dimension till hur advokatbyråerna bedriver sin verksamhet. Inspelade onlinemöten ger alla parter en känsla av att vara ansikte mot ansikte men från ett säkert och hälsosamt avstånd. Dessutom ger det mer flexibel närvaro och med rätt förgrund, planering och beredskap är en lämplig ersättning för personliga möten.
