11 tips för att lyckas hantera fjärrlag

Om du undrar hur du lyckas hantera ett fjärrlag måste du veta var du ska börja. Kanske vill du ta ett förebyggande tillvägagångssätt och sätta strukturer på plats för anställda och kollegor som hjälper dem att känna sig sett och hörda. Å andra sidan kanske du redan kan hitta tecken på nöd i ditt team. Hur som helst, båda är utmärkta möjligheter att göra det bättre i en avlägsen situation.

Läs vidare för 11 tips om hur man gör det hantera ett fjärrlag utan att offra hur du arbetar.

Låt oss inse det, det kommer alltid att finnas en utmaning när man hanterar ett spridd team. Tänk på några av de vanligaste utmaningarna du kan möta:

• Inte tillräckligt ansikte mot ansikte interaktion, tillsyn eller ledning
• Begränsad tillgänglighet till information
• Social isolering och minimal exponering för kontorkultur
• Brist på tillgång till rätt verktyg (hemmakontorsmateriel, enhet, wifi, kontor, etc.)
• Befintliga problem som har förstorats

Om du vill vara en chef som leder vägen för ditt team att arbeta tillsammans och utmärka sig inte bara på sina jobb utan som en sammanhängande enhet, här är några tips för att överbrygga klyftan:

1. Touch Base - Daily

Först kan det kännas som överdrivet, men för chefer som övervakar ett avlägset team är detta en viktig vana. Det kan vara så enkelt som ett e-postmeddelande, meddelande via text eller Slack eller ett telefonsamtal. Videokonferenser tar också över som den föredragna kommunikationsmetoden. Pröva en 15-minuters interaktion ansikte mot ansikte och se hur det fungerar för att skapa enkel tillit och anslutning.

(alt-tag: Kvinna arbetar flitigt på en bärbar dator i en modern arbetsyta med snygga detaljer och planterar i bakgrunden.)

2. Kommunicera och kommunicera sedan lite mer

Dessa dagliga incheckningar är utmärkta för enkelt uppdaterat informationsutbyte, men när det gäller delegering av uppgifter och kontroll av ansvarsområden är kommunikation av högsta kvalitet kritisk. Speciellt om anställda är avlägsna och det finns ny information, måste tydlig och kort kommunikation ha företräde. Det kan se ut som att skicka ett mejl när projektledningsverktyget har uppdaterats med en brådskande uppgift eller att sätta upp ett online-möte när kundens korta förändringar och teamet utan tvekan kommer att ha frågor.

3. Lita på teknik

Att gå digitalt innebär att välja teknik som gör det möjligt för dig att hantera ett fjärrlag med kommunikation. Verktyg som projektledning och videokonferenser kan ha en inlärningskurva och det tar lite tid att anpassa sig, men fördelarna längs linjen uppväger den inledande fasen "vänja sig vid". Välj en videokonferensplattform som är enkel att konfigurera och webbläsarbaserad och levereras med flera funktioner och integrationer.

4. Håller med villkoren

Att etablera kommunikationsregler och bästa praxis tidigt och låter ofta chefer leda med självförtroende och ger anställda en container att arbeta inom. Få tydliga förväntningar angående frekvens, tillgänglighet och kommunikationssätt. Till exempel fungerar e-postmeddelanden bra för introduktioner och uppföljningar, medan snabbmeddelanden fungerar bättre för tidskänsliga frågor.

5. Prioritera resultat över aktivitet

När människor inte sammanträder på samma kontor eller plats, finns varje individ i sin egen miljö och villkor. Genom att överlämna tyglarna när det gäller att uppnå önskade resultat handlar det om att tillhandahålla de tydligt definierade målen som gör att de kan göra det utan din mikromanagement. En genomförandeplan kan definieras av den anställde så länge alla är överens om slutresultatet!

6. Bestäm varför

Även om det kan verka som en motivering eller förklaring, "varför" laddar faktiskt känslomässigt och kopplar anställda till deras uppdrag. Tänk bara på detta när projektet ändras, teamet förvandlas, feedbacken är inte positiv. Ha alltid "varför" på allas bästa medvetenhet.

7. Inkludera nödvändiga resurser

Är ditt team utrustat med bästa möjliga verktyg och resurser? Kritiska verktyg inkluderar wifi, en skrivbordsstol, kontorsmateriel. Men ta det ett steg längre och ge andra resurser som kan gynna alla som bättre hörlurar för videokonferenser eller en högtalare för högre, tydligare ljud.

8. Identifiera och ta bort hinder

Fysisk och emotionell isolering är verklig. Så är det också distraktioner hemma, leveranser, brandlarm, barn hemma osv. Som chef kan du hjälpa till att identifiera vilka hinder som börjar komma genom att se bra ut för att förutsäga vad som kan komma i vägen för en anställdas produktivitet och ansvar, som omstrukturering, brist på stöd eller resurser, behovet av mer interaktion och ansiktsbehandlingstid.

9. Delta i sociala aktiviteter

Virtuella pizzafester, online "visa och berätta", happy hours, luncher och kaffepauser med videochatt kan tyckas tvingade men dessa hangout-sessioner har visat sig vara till stor hjälp. Underskatta inte värdet av småprat och utbyta enkla nöjen. De kan gå långt för att skapa förtroende, förbättra lagarbete och skapa kontakter.

(alt-tag: Kvinna som kontrollerar sin telefon vid bordet i modernt vitt kök som arbetar framför bärbar dator bredvid kylskåp och nära väggen)

10. Främja flexibilitet

När vi fortsätter att arbeta hemifrån är det viktigt för chefer att öva tålamod och förståelse. Varje anställds arbetsmiljö är inte bara annorlunda än den var, det finns nu andra faktorer och olika ersättningar som måste redovisas. Saker som barn som springer runt, husdjur som behöver gå ut på middagstid, ringa med en spjälsäng i bakgrunden eller rumskamrater som går igenom.

Flexibilitet avser också tidshantering och tidsförskjutning. Om möten kan spelas in eller om timmar kan kompenseras senare för att tillgodose en anställds situation, varför inte vara lite lättare?

11. Visa dig bryr dig

I det stora schemat av saker är det fortfarande att arbeta hemifrån en process som alla fortfarande vänjer sig vid. En del av arbetskraften kan gå tillbaka till kontoret, medan andra kan anta en hybridstrategi. Under tiden, erkänna vad som är verkligt för den anställde när det gäller deras stress. Bjud in samtal och behåll en känsla av lugn när saker och ting blir kaotiska.

Med Callbridge finns det många möjligheter att hålla kontakten med ditt team nära eller långt och det börjar med videokonferenser som skapar anslutningar. Använd Callbridge för att ge ditt team sofistikerad teknik som förenar anställda och ger dem en lösning för att påskynda kvalitetsarbete. Lyft framgångsrikt ditt team på distans när du skapar en kultur för samarbete.