Hur videokonferenser kan förbättra arbetsflödet mellan myndigheter

När alla avdelningar och byråer arbetar tillsammans som en enhetlig front, är det då ett fullt fungerande regeringsorgan verkligen är summan av dess delar. Men hur utbyter alla delar harmoniskt idéer regelbundet eller håller sig à jour med nödsituationer och plötsliga politiska förändringar? Traditionella dokumentations- och kommunikationssätt kommer säkert aldrig att gå ur stil, men eftersom videokonferenser blir det föredragna kommunikationssättet ersätts långsamt pappersarbete och analoga filer långsamt.

Tänk på följande fördelar med videokonferenser för myndigheter:

10. Bättre livskvalitet

Att ansluta till team och kollegor över avdelningar och andra sektorer kräver restid och att vara närvarande. Eller gör det? Med videokonferenser kan du helt enkelt sätta upp ett online-möte och utesluter behovet av att köra, parkera och visa upp när beslutsfattande eller problemlösning kan göras via video. Hjälp mellan byråer får en helt ny mening när det gäller att främja anställdas karriär. Tänk på all utbildning, rekrytering och anställning för specialiserade statliga jobb. Videokonferenssteknik arbetar för att effektivisera insatserna genom att spela in handledning för undervisning; rekryteringsvideor för rekryteringskampanjer och planerade hyra paket för ombordstigning.

9. Förbättringar av arbetsmiljön

Kommunikation mellan kontor påverkar kraftigt kvaliteten på arbetet mellan avdelningarna och i en avdelning. Samarbetet förbättras avsevärt när kommunikationen går snabbare än teknik, särskilt i en kritisk situation, eller en PR-snafu. På en mindre dramatisk ton har även arbetstagare som är nya föräldrar eller som kommer in från en annan kultur eller ett annat land nu möjlighet att integreras i arbetskraften smidigare.

8. Mantimmar används mer effektivt

Att sänka kostnaderna innebär att man sparar tid, och att man sparar tid kan man arbeta mer effektivt någon annanstans. Videokonferenser understödjer produktiviteten och ger tillbaka fler arbetstider vilket är en värdefull resurs i regeringen. Föreställ dig de dollar som sparas när en högt profilerad advokats reseavgifter plötsligt saknas. Att minska restiden sparar sinnesfrid och skattebetalarnas dollar över tiden.

7. Sänk kostnaderna för juridiska processer

Skattebetalarnas pengar kan användas någon annanstans när videokonferenser finns på bilden. Vittnesmål, utfrågningar, depositioner, dessa kan göras utan att behöva vagnar fångar till och från fängelset; Advokater är inte skyldiga att lämna kontoret så ofta och vittnen kan tillhandahålla detaljerade konton från integriteten och säkerheten i sitt eget hem. Dessutom kan de flesta andra små domstolsrelaterade scenarier hållas utan resor och pendling. Med en enkel installation och tydlig internetanslutning kan många rättsliga processer genomföras sömlöst på skärmen.

6. Interagera med allmänheten

När kommunikationslinjerna mellan regeringen och allmänheten blir öppna och mer transparenta finns det en bättre känsla av förtroende och förståelse. Genom att använda en sådan framåtriktad teknik som videokonferenser för PR, placerar högtalaren utomhus. Det finns mindre rök och speglar och företrädare för den offentliga sektorn kan djärvt ta itu med klagomål och frågor genom att tala till allmänheten personligen.

5. Kommunicera med medborgarna

Medborgarengagemang i samhället är viktigt om en fråga måste höras eller göras medveten om. Även om rådhus och offentliga evenemang är notoriskt inte särskilt välbesökta, kan videokonferenser hjälpa till att öka dessa siffror. Medborgare kan ringa in (var som helst, med hjälp av ett avgiftsfritt internationellt uppringningsnummer) och se vad som händer. De kan delta genom att ställa frågor via chatt, avaktivera och höja en hand eller vara gästtalare, beroende på storleken på samlingen. Videokonferenser hjälper till att ge en röst till de människor som vill tala, oavsett var de är geografiskt belägna.

4. Samarbete på ett enkelt sätt

Oavsett om du brainstormar idéer för community-erbjudanden och program eller arbetar tillsammans som ett team som kommer med en beredskapsplan, är det ibland obligatoriskt att samarbeta i farten. Ett effektivt kommunikationssystem som en lättanvänd, on-demand-videokonferensplattform gör föreningsstyrkorna enklare och mer berikade. Så länge det finns en internetanslutning kan deltagare från olika regioner, länder och kontor röra basen "lokalt" i en online-mötesrum som sammanför alla.

3. Möten på språng

Viktiga möten behöver inte försenas eller omplaneras på grund av restid eller plötsliga ändringar i sista minuten i avdelningschefens schema. Videokonferenser möjliggör mer rörlighet och flexibilitet för regeringen när det gäller geografiskt avstånd eller motstridiga scheman. Och om en nyckelspelare inte kan göra videokonferensen? Inspelning och titta senare är det näst bästa alternativet.

2. Kommunikation med allmän säkerhet på begäran

Videokommunikation öppnar en direkt kontaktlinje i en nödsituation. Team kan förbättra beredskapstiderna och bedöma vilken nödhantering som måste beaktas i händelse av en kris där medborgarna är i fara. Detta är en effektiv kommunikationsform för träningsändamål och om en nödsituation uppstår på en avlägsen plats.

1. Interdepartemental harmoni

Snabbare beslutsfattande med färre resurser hjälper till att göra arbetsplatsen smidigare. Bättre samarbete har bara möjliggjorts tack vare videokonferenser, vilket gör varje projekt mer synligt eller bättre delegerat bland arbetare och medarbetare.

Låt Callbridge's tvåvägs videokonferensplattform stärka arbetsflödet mellan statliga kontor och samtidigt minska de totala driftskostnaderna. Dess lättanvända webbläsarbaserade programvara utan hämtning är snabb, pålitlig och ansluter dig runt om i världen - eller bara mellan kontor. Med samarbetsfunktioner som dokumentdelning och skärmdelningkan arbete göras mer ändamålsenligt.

Börja din kostnadsfria 30-dagars testversion här.