Kuanzia 2020 kwa kuanza kwa kunguruma, ni salama kusema kwamba kufikia sasa, katikati ya mwaka, uzoefu wako wa mkutano wa video umeboresha mara kumi. Ofisi yako ina uwezekano mkubwa imebadilishwa kuwa njia ya mkondoni zaidi, ya kufanya kazi kutoka nyumbani, kufungua milango ya mawasiliano ya mkondoni kwa kutumia mkutano wa video na wateja, katika muhtasari wa timu, simu za mkutano wa usimamizi wa juu, vikao vya mawazo, mikutano ya hadhi… na orodha inakwenda kuwasha.
Kilicho zaidi ni kwamba tunapoendelea kuzoea nyakati zinazobadilika ambazo kila mtu anakabiliwa nazo, wafanyikazi wanagawanyika kwa jinsi walivyo kwa mwili (au karibu!) Kujitokeza kufanya kazi. Je! Una wenzako ambao wanafanya kazi kutoka nyumbani wakati wote? Je! Usimamizi huweka siku 2 kwa wiki ofisini halafu unafanya kazi kwa mbali? Je! Unakwenda na kurudi kati ya wateja ambao wanapaswa kukaa ofisini siku 5 kwa wiki?
Wakati wenzako na washiriki wa timu wameenea kwenye mandhari ya dijiti na ya mwili, kuweka kila mtu pamoja inaweza kuwa kazi ngumu ingawa sio ngumu! Ingawa kuna vikwazo vya wakati, vizuizi vya lugha, tofauti katika safu ya uongozi, na changamoto za jumla na utunzaji wa wakati, kila mtu kweli anataka kufanya kazi pamoja na yenye ufanisi na yenye tija iwezekanavyo.
Hapa kuna jinsi ya kudumisha mazingira ya kazi ya kushirikiana ikiwa timu yako imegawanyika nyumbani, ofisini, au uwanjani.
Njia 9 za Kusimamia Ushirikiano wa Ofisi ya Msalaba:
9. Epuka Usumbufu wa Barua Pepe
Barua pepe ni muhimu kwa kuwasiliana haraka na kwa ufanisi wakati unahakikisha kuna "njia". Lakini wakati swali dogo puto kwenye mazungumzo makubwa ambayo hupata muda mrefu na ngumu, ufanisi halisi wa ubadilishaji unachanganywa.
Kuhamia kwenye zana ya mawasiliano ya biashara ambayo hutoa njia ambapo kazi, hali, na masasisho yanaonekana na kuonyeshwa kwa njia ya picha, humpa kila mtu aliye kwenye jukwaa mtazamo unaoweza kudhibitiwa zaidi wa kinachoendelea. Zana ya ushirikiano kama Slack huunda aina hii ya mshikamano, kama vile programu ya mikutano ya video ambayo huja na chaguzi za ujumuishaji . Kwa njia hii unaweza kuunganisha majukwaa mawili kwa ajili ya utendaji bora wa ushirikiano.
8. Tazama Mzigo wa Kazi
Kuona kile kila mtu anafanya kazi kupitia zana ya usimamizi wa mradi husaidia kutambua hali ya mradi na ni nani aliye juu yake. Kwa njia hiyo iwe uko nyumbani au unasafiri kwenda kazini, una uwezo wa kuruka na uone kilicho kwenye bomba.
Tumia fursa ya kuandika rangi, na kutumia safu wima kupanga faili, maeneo, na ufuatiliaji wa muda. Kinyume chake, kuwa na mkutano mtandaoni kwa kutumia mikutano ya video ili kujadili mradi huo kwa wakati halisi huwapa wafanyakazi nafasi ya kufunguka kuhusu mahali walipo na jinsi wanavyohisi katika mambo mengi. Kuendeleza utaratibu wa mikutano mtandaoni ambapo hali na masasisho yanajadiliwa kutasaidia kutambua vipaumbele, vikwazo na kupunguza muda uliopotea.
(tag-alt: mwanamke maridadi anayetembea barabarani akiwa ameshikilia simu ya rununu wakati akiiangalia na kupiga kidole gumba.)
7. Kuwa Mwangalifu wa Kanda za Wakati
Sio bora kujiunga na mkutano wa "macho nyekundu" au moja kabla ya kulala, lakini wakati wa kupanga miradi au usawazishaji, maeneo ya wakati huchukua jukumu la kuamua wakati wa kukusanyika kwa ofisi kuu.
Kuwa na ratiba ya kila mtu inayofaa na inayopatikana inaruhusu mwenyeji au mratibu kuwa na mwonekano wa wakati mzuri wa kuwa na mkutano mkondoni. Tafuta programu ya mkutano wa video ambayo inakuja na mpangilio wa eneo la wakati au uwe wazi kwa washiriki wengine walioalikwa wanaorekodi mkutano huo sasa ili kuitazama baadaye.
6. Ingia Mara kwa Mara
Wakati timu yako imeenea katika ofisi, nyumbani na uwanjani, ni rahisi kupoteza tabia zingine za kawaida unazopata wakati unafanya kazi sanjari na miguu tu kutoka kwa kila mmoja - kama kutazama kuuliza swali au kupita kila mmoja katika ukumbi au chumba cha kuvunja.
Ili kuhakikisha kila mtu yuko kwenye ukurasa mmoja, fanya tabia ya kugusa msingi mara kwa mara. Usisite kufanya unganisho mara kadhaa kwa wiki iwe kwa barua pepe, usawazishaji, simu ya mkutano, mkutano wa video au mazungumzo ya maandishi!
5. Kutegemea Automation Kuweka wimbo
Kusimamia tarehe za mwisho, hadhi, na maendeleo ya kazi sio rahisi wakati hauwezi kuifanya kibinafsi. Lakini wakati unaweza kupakua kazi ya kurudia inayotumia wakati, unalegeza wakati wa kutumia kwenye majukumu muhimu zaidi. Pamoja, kuondoa kipengee cha kibinadamu hutoa matokeo bora, sahihi zaidi. Wacha kiotomatiki ikunyanyue kwa uzito:
- Panga mialiko na ukumbusho wa mikutano ijayo ya video
- Unganisha Kalenda ya Google na programu yako ya mkutano wa video kwa ratiba isiyo na mshono na arifa
- Shiriki habari ya wakati halisi na Google Doc na upate mabadiliko ya papo hapo na mabadiliko yaliyotumwa kwa barua pepe yako
- Usimamizi wa mradi na zana za video ambazo hutengeneza lahajedwali, maelezo ya wateja, rekodi, nakala na zaidi.
4. Tumia App ya Simu ya Mkononi
Katika tukio la mkutano mkondoni, programu ya rununu huwapa wenzako chaguo la haraka na rahisi la kuweza kurukia simu kutoka mahali popote walipo - mitaani, nyuma ya nyumba, au kwenye chumba cha chakula cha mchana.
Kuanzisha mkutano popote ulipo kutoka kwenye kiganja cha mkono wako inakupa mikutano ya hali ya juu ambayo ni nzuri tu kana kwamba iko kwenye desktop yako. Bado unaweza kupanga mikutano mapema au papo hapo; unaweza kufikia na kusawazisha hadi Kalenda yako na Kitabu cha Anwani; na kwa kweli, mahali ulipo ndipo mkutano wako ulipo. Programu ya simu ya rununu inakupa uhuru wa kufanya mkutano au kupiga simu mahali popote palipo na unganisho la mtandao.
Kwa kuongeza, bado unapata ufikiaji wa historia yako ya simu, nakala na rekodi, katika mazingira salama na salama ya mkutano.
3. Unda "Kitovu" cha Hifadhi ya Kazi
Fanya faili zote muhimu, viungo, nyaraka, na media kupatikana kwa urahisi na kuhifadhiwa katika eneo moja. Wakati imewekwa katikati katika sehemu moja, kufika kwake sio lazima ionekane kama kazi kama hiyo. Wakati vitu vimeorodheshwa, kupangwa, na kupatikana katika wakati halisi, kila mtu anaweza kupata faili za hivi karibuni, mikutano ya hivi karibuni iliyoandikwa, na maamuzi muhimu.
Mapendekezo mengine:
Ikiwa una ofisi katika maeneo tofauti, kunaweza kuwa na lugha zaidi ya moja inayozungumzwa. Jaribu kukaa na lugha inayozungumzwa sana na ikiwa unahitaji kuwasiliana kwa lugha tofauti, fanya mazungumzo kwa faragha kupitia mazungumzo ya maandishi au kwa kituo tofauti.
Epuka kutengeneza nakala za hati kwa kuziweka alama kwa usahihi, wazi na kuifanya iwe wazi kuwa kuna utaratibu wa kuzifanyia kazi. Hakuna kitu kibaya zaidi kuliko kupoteza masaa kwenye hati ambayo ilikuwa tayari imefanywa, ina toleo la hivi karibuni, au imepotea.
Tambua ni njia gani ya mawasiliano inayofaa zaidi kwa lengo lako. Ikiwa unahitaji ufafanuzi kwa undani au swali la ndiyo au hapana, tuma mwenzako ujumbe katika mazungumzo ya maandishi. Ikiwa una wasiwasi juu ya ombi linalokuja la kusafiri, piga barua pepe. Ikiwa kuna shida na mwenzako na inaathiri uwezo wako wa kufanya na kutoa kazi nzuri, panga mkutano wa moja kwa moja wa video.
2. Pitisha Njia ya "Video-Kwanza"
Hasa kutokana na janga ambalo limeathiri dunia, mbinu inayozingatia video inayothamini mwingiliano wa ana kwa ana inafanya kazi ili kuwafanya wafanyakazi wenzako wahisi kama wanafanya kazi na mtu halisi badala ya wazo la mtu mmoja. Kuonyesha uso wako, kushiriki sauti yako, kusonga mwili wako - haya yote ni sehemu ya kuunda toleo lako la kweli zaidi katika mazingira ya mtandaoni. Mkutano wa video hufanya kazi ili kuunda mazingira ya kawaida ya ofisi katika mandhari ya kidijitali.
Pamoja, kwa nini "sema" wakati unaweza "kuonyesha?" Mawasilisho mengine - haswa yale ambayo yanajumuisha dhana, na maoni ya kufikirika au urambazaji wa nitty-gritty kupitia muundo wa wavuti - ardhi bora na maandamano ya kutumia ushiriki wa skrini. Wenzako wanapatikana kwenye ukurasa huo huo wa kikao chako cha mkutano wa video na kiti cha mbele kwa maoni yako.
1. Jaribu Na Upate Maoni
Kama mipangilio mingi, kuna mabadiliko kidogo na majaribio yanayohusika. Ushirikiano wa ofisi ya msalaba ambao hufanya kazi zaidi kama mashine iliyotiwa mafuta mengi badala ya kutu, inahitaji kutekeleza mikakati tofauti, njia za mawasiliano, na zana ili kuona hatua bora inayofanya kazi kwa timu.
Moja ya mambo muhimu ambayo yataamua mafanikio ya timu au pato la mradi ni utayari wa kila mtu kuaminiana. Je! Washiriki wa timu wanaweza kutendeana kwa heshima? Je! Wafanyikazi wa kijijini wanavuta uzito wao badala ya kusema tu? Je! Wafanyikazi wa ofisi huchukua sana, wana hamu ya kuvutia na kuongoza?
Kwa kuzingatia upangaji, utumiaji wa zana za kujenga timu, na urafiki kidogo hapa na pale, hata kama timu yako imeenea, kujaribu vitu vipya kuziba pengo sio lazima iwe ya kutisha. Ni muhimu kujaribu mikakati na zana mpya na uone ni zipi zinazoleta matokeo bora kwa timu yako na lengo.
Ushirikiano kati ya ofisi mbalimbali utakuja na migogoro na changamoto mbalimbali. Matokeo ya wafanyakazi wenzangu wanaofanya kazi ndani na nje ya ofisi, karibu na mbali, na kufanya kazi kwa ratiba tofauti kama vile saa za kazi , muda wa sehemu, au muda kamili yote huathiri matokeo na mtiririko wa kazi. Hata hivyo, hata katika hali ya sasa ya mambo duniani, hii ni fursa ya kuzoea uwiano unaoweza kuunganishwa zaidi kati ya kazi na maisha ambao unaenda na kubadilika kulingana na teknolojia tunayotumia.
Wacha suti ya kipekee ya Callbridge ya programu ya mikutano ya video ya njia mbili itengeneze mshikamano kati ya timu. Teknolojia yake imeundwa kuunganisha watu, kwa hivyo biashara yako inaweza kushamiri bila kujali jinsi nguvu kazi yako ilivyo.
Callbridge inahudumia wafanyabiashara wa ukubwa wa kati wakitafuta suluhisho za hali ya juu ambazo hupunguza tofauti za ndani kati ya wenzako na nje na wateja, wachuuzi, wadau, na sehemu zingine muhimu za biashara yako inayokua. Kutoa huduma anuwai ya kushirikiana ili kusukuma mbele ushiriki na tija, mtaalam wa sauti, video na mkutano wa mikutano wa wavuti wa Callbridge hukuhifadhi kushikamana salama na salama popote ulipo na popote uendako.
Ni nini hufanya Callbridge iwe tofauti?
Unukuzi wa mikutano kupitia AI - Msaidizi wako binafsi mwenye akili bandia Cue™ hutunza kurekodi mikutano yako na kutambua wazungumzaji, mada, na mada.
Ujumuishaji na Slack na Kalenda ya Google - Usikose kamwe wakati unaweza kuunganisha pamoja na Google Suite, Outlook na Slack.
Vipengele vya Kipekee - Furahia vipengele vya kiwango cha dunia kama vile Kurekodi Mikutano , Kushiriki Skrini , Kushiriki Hati , Ubao Mweupe Mtandaoni , na zaidi!
Usalama wa Kiwango cha Juu - Jiamini taarifa zako ziko salama na salama ukitumia Nambari ya Ufikiaji ya Mara Moja, Kufuli la Mkutano, na Nambari ya Usalama.
Utambulisho Maalum - Fanya chumba chako cha mikutano mtandaoni kiwe na chapa na chako cha kipekee kwa kutumia nembo yako mwenyewe na viwango vya chapa.
Hakuna Upakuaji Unaohitajika - Hakuna nyaya na vifaa vizito, hakuna upakuaji tu, suluhisho za mikutano ya video zinazotegemea kivinjari.
