Kuanzia 2020 kwa kuanza kwa kunguruma, ni salama kusema kwamba kufikia sasa, katikati ya mwaka, uzoefu wako wa mkutano wa video umeboresha mara kumi. Ofisi yako ina uwezekano mkubwa imebadilishwa kuwa njia ya mkondoni zaidi, ya kufanya kazi kutoka nyumbani, kufungua milango ya mawasiliano ya mkondoni kwa kutumia mkutano wa video na wateja, katika muhtasari wa timu, simu za mkutano wa usimamizi wa juu, vikao vya mawazo, mikutano ya hadhi… na orodha inakwenda kuwasha.
Kilicho zaidi ni kwamba tunapoendelea kuzoea nyakati zinazobadilika ambazo kila mtu anakabiliwa nazo, wafanyikazi wanagawanyika kwa jinsi walivyo kwa mwili (au karibu!) Kujitokeza kufanya kazi. Je! Una wenzako ambao wanafanya kazi kutoka nyumbani wakati wote? Je! Usimamizi huweka siku 2 kwa wiki ofisini halafu unafanya kazi kwa mbali? Je! Unakwenda na kurudi kati ya wateja ambao wanapaswa kukaa ofisini siku 5 kwa wiki?
Wakati wenzako na washiriki wa timu wameenea kwenye mandhari ya dijiti na ya mwili, kuweka kila mtu pamoja inaweza kuwa kazi ngumu ingawa sio ngumu! Ingawa kuna vikwazo vya wakati, vizuizi vya lugha, tofauti katika safu ya uongozi, na changamoto za jumla na utunzaji wa wakati, kila mtu kweli anataka kufanya kazi pamoja na yenye ufanisi na yenye tija iwezekanavyo.
Hapa kuna jinsi ya kudumisha mazingira ya kazi ya kushirikiana ikiwa timu yako imegawanyika nyumbani, ofisini, au uwanjani.
Njia 9 za Kusimamia Ushirikiano wa Ofisi ya Msalaba:
9. Epuka Usumbufu wa Barua Pepe
Barua pepe ni muhimu kwa kuwasiliana haraka na kwa ufanisi wakati unahakikisha kuna "njia". Lakini wakati swali dogo puto kwenye mazungumzo makubwa ambayo hupata muda mrefu na ngumu, ufanisi halisi wa ubadilishaji unachanganywa.
Kuhamia kwenye zana ya mawasiliano ya biashara ambayo hutoa kituo ambapo kazi, hadhi, na visasisho vinafanywa kuonekana na picha, inampa kila mtu kwenye staha maoni yanayodhibitiwa zaidi ya kile kinachotokea. Zana ya kushirikiana kama Slack inaunda mshikamano wa aina hii, na vile vile programu ya mkutano wa video inayokuja kubeba chaguzi za ujumuishaji. Kwa njia hii unaweza kuleta majukwaa mawili pamoja kwa utendaji bora wa kushirikiana.
8. Tazama Mzigo wa Kazi
Kuona kile kila mtu anafanya kazi kupitia zana ya usimamizi wa mradi husaidia kutambua hali ya mradi na ni nani aliye juu yake. Kwa njia hiyo iwe uko nyumbani au unasafiri kwenda kazini, una uwezo wa kuruka na uone kilicho kwenye bomba.
Tumia faida ya uandishi wa rangi, na kutumia safu na safuwima kupanga faili, maeneo, na ufuatiliaji wa wakati. Kinyume chake, kuwa na mkutano mkondoni kutumia mkutano wa video kujadili mradi huo kwa wakati halisi unawapa wenzako nafasi ya kufungua juu ya wapi na jinsi wanavyohisi katika mambo mazito. Kukuza utaratibu wa mikutano mkondoni ambapo hadhi na sasisho zinajadiliwa itasaidia kutambua vitu vya kipaumbele, vikwazo na kupunguza muda uliopotea.
(tag-alt: mwanamke maridadi anayetembea barabarani akiwa ameshikilia simu ya rununu wakati akiiangalia na kupiga kidole gumba.)
7. Kuwa Mwangalifu wa Kanda za Wakati
Sio bora kujiunga na mkutano wa "macho nyekundu" au moja kabla ya kulala, lakini wakati wa kupanga miradi au usawazishaji, maeneo ya wakati huchukua jukumu la kuamua wakati wa kukusanyika kwa ofisi kuu.
Kuwa na ratiba ya kila mtu inayofaa na inayopatikana inaruhusu mwenyeji au mratibu kuwa na mwonekano wa wakati mzuri wa kuwa na mkutano mkondoni. Tafuta programu ya mkutano wa video ambayo inakuja na mpangilio wa eneo la wakati au uwe wazi kwa washiriki wengine walioalikwa wanaorekodi mkutano huo sasa ili kuitazama baadaye.
6. Ingia Mara kwa Mara
Wakati timu yako imeenea katika ofisi, nyumbani na uwanjani, ni rahisi kupoteza tabia zingine za kawaida unazopata wakati unafanya kazi sanjari na miguu tu kutoka kwa kila mmoja - kama kutazama kuuliza swali au kupita kila mmoja katika ukumbi au chumba cha kuvunja.
Ili kuhakikisha kila mtu yuko kwenye ukurasa mmoja, fanya tabia ya kugusa msingi mara kwa mara. Usisite kufanya unganisho mara kadhaa kwa wiki iwe kwa barua pepe, usawazishaji, simu ya mkutano, mkutano wa video au mazungumzo ya maandishi!
5. Kutegemea Automation Kuweka wimbo
Kusimamia tarehe za mwisho, hadhi, na maendeleo ya kazi sio rahisi wakati hauwezi kuifanya kibinafsi. Lakini wakati unaweza kupakua kazi ya kurudia inayotumia wakati, unalegeza wakati wa kutumia kwenye majukumu muhimu zaidi. Pamoja, kuondoa kipengee cha kibinadamu hutoa matokeo bora, sahihi zaidi. Wacha kiotomatiki ikunyanyue kwa uzito:
- Panga mialiko na ukumbusho wa mikutano ijayo ya video
- Unganisha Kalenda ya Google na programu yako ya mkutano wa video kwa ratiba isiyo na mshono na arifa
- Shiriki habari ya wakati halisi na Google Doc na upate mabadiliko ya papo hapo na mabadiliko yaliyotumwa kwa barua pepe yako
- Usimamizi wa mradi na zana za video ambazo hutengeneza lahajedwali, maelezo ya wateja, rekodi, nakala na zaidi.
4. Tumia App ya Simu ya Mkononi
Katika tukio la mkutano mkondoni, programu ya rununu huwapa wenzako chaguo la haraka na rahisi la kuweza kurukia simu kutoka mahali popote walipo - mitaani, nyuma ya nyumba, au kwenye chumba cha chakula cha mchana.
Kuanzisha mkutano popote ulipo kutoka kwenye kiganja cha mkono wako inakupa mikutano ya hali ya juu ambayo ni nzuri tu kana kwamba iko kwenye desktop yako. Bado unaweza kupanga mikutano mapema au papo hapo; unaweza kufikia na kusawazisha hadi Kalenda yako na Kitabu cha Anwani; na kwa kweli, mahali ulipo ndipo mkutano wako ulipo. Programu ya simu ya rununu inakupa uhuru wa kufanya mkutano au kupiga simu mahali popote palipo na unganisho la mtandao.
Kwa kuongeza, bado unapata ufikiaji wa historia yako ya simu, nakala na rekodi, katika mazingira salama na salama ya mkutano.
3. Unda "Kitovu" cha Hifadhi ya Kazi
Fanya faili zote muhimu, viungo, nyaraka, na media kupatikana kwa urahisi na kuhifadhiwa katika eneo moja. Wakati imewekwa katikati katika sehemu moja, kufika kwake sio lazima ionekane kama kazi kama hiyo. Wakati vitu vimeorodheshwa, kupangwa, na kupatikana katika wakati halisi, kila mtu anaweza kupata faili za hivi karibuni, mikutano ya hivi karibuni iliyoandikwa, na maamuzi muhimu.
Mapendekezo mengine:
Ikiwa una ofisi katika maeneo tofauti, kunaweza kuwa na lugha zaidi ya moja inayozungumzwa. Jaribu kukaa na lugha inayozungumzwa sana na ikiwa unahitaji kuwasiliana kwa lugha tofauti, fanya mazungumzo kwa faragha kupitia mazungumzo ya maandishi au kwa kituo tofauti.
Epuka kutengeneza nakala za hati kwa kuziweka alama kwa usahihi, wazi na kuifanya iwe wazi kuwa kuna utaratibu wa kuzifanyia kazi. Hakuna kitu kibaya zaidi kuliko kupoteza masaa kwenye hati ambayo ilikuwa tayari imefanywa, ina toleo la hivi karibuni, au imepotea.
Tambua ni njia gani ya mawasiliano inayofaa zaidi kwa lengo lako. Ikiwa unahitaji ufafanuzi kwa undani au swali la ndiyo au hapana, tuma mwenzako ujumbe katika mazungumzo ya maandishi. Ikiwa una wasiwasi juu ya ombi linalokuja la kusafiri, piga barua pepe. Ikiwa kuna shida na mwenzako na inaathiri uwezo wako wa kufanya na kutoa kazi nzuri, panga mkutano wa moja kwa moja wa video.
2. Pitisha Njia ya "Video-Kwanza"
Hasa kulingana na a gonjwa ambayo imeathiri ulimwengu, njia ya video-centric ambayo inathamini mwingiliano wa ana kwa ana hufanya kazi ili kuwafanya wenzako wahisi kama wanafanya kazi na mtu halisi badala ya wazo la mmoja. Kuonyesha uso wako, kushiriki sauti yako, kusonga mwili wako - hii yote ni sehemu ya kuunda toleo la kweli kwako katika hali halisi. Mkutano wa video unafanya kazi kuunda mazingira ya kawaida ya ofisi kuwa mandhari ya dijiti.
Pamoja, kwa nini "sema" wakati unaweza "kuonyesha?" Mawasilisho mengine - haswa yale ambayo yanajumuisha dhana, na maoni ya kufikirika au urambazaji wa nitty-gritty kupitia muundo wa wavuti - ardhi bora na maandamano ya kutumia ushiriki wa skrini. Wenzako wanapatikana kwenye ukurasa huo huo wa kikao chako cha mkutano wa video na kiti cha mbele kwa maoni yako.
1. Jaribu Na Upate Maoni
Kama mipangilio mingi, kuna mabadiliko kidogo na majaribio yanayohusika. Ushirikiano wa ofisi ya msalaba ambao hufanya kazi zaidi kama mashine iliyotiwa mafuta mengi badala ya kutu, inahitaji kutekeleza mikakati tofauti, njia za mawasiliano, na zana ili kuona hatua bora inayofanya kazi kwa timu.
Moja ya mambo muhimu ambayo yataamua mafanikio ya timu au pato la mradi ni utayari wa kila mtu kuaminiana. Je! Washiriki wa timu wanaweza kutendeana kwa heshima? Je! Wafanyikazi wa kijijini wanavuta uzito wao badala ya kusema tu? Je! Wafanyikazi wa ofisi huchukua sana, wana hamu ya kuvutia na kuongoza?
Kwa kuzingatia upangaji, utumiaji wa zana za kujenga timu, na urafiki kidogo hapa na pale, hata kama timu yako imeenea, kujaribu vitu vipya kuziba pengo sio lazima iwe ya kutisha. Ni muhimu kujaribu mikakati na zana mpya na uone ni zipi zinazoleta matokeo bora kwa timu yako na lengo.
Ushirikiano kati ya ofisi zote utakuja na seti ya mizozo na changamoto. Matokeo ya wenzake wanaofanya kazi ndani na nje ya ofisi, karibu na mbali, na wanafanya kazi kwenye ratiba tofauti kama masaa ya kubadilika, sehemu ya muda, au wakati wote huathiri pato na mtiririko wa kazi. Walakini, hata katika hali ya sasa ya ulimwengu, hii ni fursa ya kuzoea usawa unaoweza kuunganishwa zaidi wa maisha-ya kazi ambayo huenda na kuinama na teknolojia tunayotumia.
Wacha suti ya kipekee ya Callbridge ya programu ya mikutano ya video ya njia mbili itengeneze mshikamano kati ya timu. Teknolojia yake imeundwa kuunganisha watu, kwa hivyo biashara yako inaweza kushamiri bila kujali jinsi nguvu kazi yako ilivyo.
Callbridge inahudumia wafanyabiashara wa ukubwa wa kati wakitafuta suluhisho za hali ya juu ambazo hupunguza tofauti za ndani kati ya wenzako na nje na wateja, wachuuzi, wadau, na sehemu zingine muhimu za biashara yako inayokua. Kutoa huduma anuwai ya kushirikiana ili kusukuma mbele ushiriki na tija, mtaalam wa sauti, video na mkutano wa mikutano wa wavuti wa Callbridge hukuhifadhi kushikamana salama na salama popote ulipo na popote uendako.
Ni nini hufanya Callbridge iwe tofauti?
Mikutano ya mkutano kupitia AI - Msaidizi wako wa kibinafsi mwenye busara Cue ™ hutunza kurekodi mikutano yako na kutambua spika, mada, na mada.
Ushirikiano na Slack na Kalenda ya Google - Usikose kamwe kupiga wakati unaweza kujumuisha pamoja na Google Suite, Outlook na Slack.
Vipengele vya kipekee - Furahiya sifa za kiwango cha ulimwengu kama Kurekodi Mkutano, Kushiriki kwa skrini, Kushiriki Hati, Whiteboard mkondoni, na zaidi!
Usalama wa hali ya juu - Jisikie ujasiri habari yako ni salama na salama na Msimbo wa Ufikiaji wa Wakati Mmoja, Kufungia Mkutano, na Nambari ya Usalama.
Uwekaji chapa wa kawaida - Fanya chumba chako cha mkutano mkondoni kiwe na asili na ya kipekee kwa kutumia nembo yako na viwango vya chapa.
Hakuna Upakuaji Unaohitajika - Hakuna kamba na vifaa vizito, upakuaji wa sifuri tu, suluhisho za mikutano ya video inayotegemea kivinjari.
