Jinsi ya Kuandaa Mkutano wa Wito wa Mkutano
Ikiwa wewe ni kama wamiliki wengi wa biashara ndogo, umelazimika kuwa mwenyeji mkutano wa wito wa mkutano au t wole katika kupanga au kujadiliana na timu yako. Pengine umegundua kwa sasa kwamba sio mikutano yote yenye tija kadri inavyoweza kuwa.
Wakati mwingine wafanyikazi hujitokeza wakiwa wamechelewa. Wakati mwingine huwa wamelala sana au kuvurugwa. Nyakati zingine, hazionekani kabisa. Ni rahisi kushangaa wakati mwingine ikiwa inawezekana hata kuandaa mkutano wa simu ya mkutano ambapo hakuna kitu kinachoenda vibaya.
Kwa bahati nzuri kwako, mkutano wa wito wa mkutano wa maana na wenye tija unawezekana. Katika Callbridge, tumeona na kuwezesha mikutano ya kutosha kujua ni nini unapaswa kufanya ili kuandaa mkutano bora zaidi. Unachohitaji kufanya ni kufuata hatua hizi za haraka na rahisi:
Hatua ya 1: Kuwa na lengo wazi la mkutano kabla ya kufanya kitu kingine chochote.
Hatua ya 2: Unda ajenda ya mkutano wa wito wa mkutano ambayo ni ya kina iwezekanavyo.
Hatua ya 3: Tuma mialiko ya mkutano wa kina na ufuatilie wageni wako.
Hatua ya 4: Hifadhi masomo yasiyohusiana kwa baadaye ili mkutano wako usiondolewe.
Hatua ya 5: Kukubaliana juu ya hatua zifuatazo kwa kila mtu katika mkutano kabla ya kumaliza.
Kuwa na Lengo La Mkutano Wazi
Ni rahisi kuzunguka katika miduara wakati wewe mwenyeji wa mkutano "kupitia mradi X" au "kugundua mada zinazohusiana na Y", kwa sababu hujaweka malengo wazi ya mkutano. Badala yake, vipi kuhusu kuweka lengo kama vile "kuzingatia mwelekeo wa kampeni ya kuanguka", au "kuanzisha na kukubaliana juu ya mfumo wa kipimo wa matangazo yetu ya mitandao ya kijamii".
Jaribu kuwa maalum kadiri inavyowezekana na malengo yako, na hautaweza tu kujua ikiwa mkutano wako umefanikiwa au la, lakini pia ikiwa unaacha kufuatilia mazungumzo yako au la.
Unda Ajenda ya Mkutano wa Wito wa Mkutano
Hakuna mtu anayeandika kitabu kwa kutumia 90% ya wakati wao kwenye dibaji. Kuwa na ajenda na kushikamana nayo kutakuweka karibu sana kufikia kweli lengo la mkutano wako wa mkutano ambao umeweka mapema kwa sababu kutakuwa na wakati uliopangwa wa kujadili mada zote muhimu katika mkutano wako.
Ni muhimu pia kukumbuka kuwa sisi sote tu ni wanadamu, na wakati mwingine bora wetu hufanya makosa, kwenda kwenye tangents, au kujifurahisha tu. Unapaswa kuweka mkutano wako wa mkutano wa mkutano kwa ratiba, lakini tafadhali usipigane juu yake. Kuna nafasi ya kujifurahisha katika kila mkutano.
Tuma Mialiko ya Mkutano wa Kina na Uifuate
Kutuma mialiko ya mkutano, sheria ni "mapema, bora". Kwa njia hiyo, una muda wa kuwakumbusha watu kwa upole ikiwa wamesahau RSVP kwenye mkutano wako. Kuwapa washiriki wako wakati pia kunawaruhusu kujiandaa kwa mkutano wako, na kujiletea kasi ili wanahitaji kujua kabla ya mkutano.
Kwa nini ajenda yako inahitaji kufafanuliwa? Kwa sababu tu wakati washiriki wanajua wataulizwa juu ya mada fulani au kazi, watakuwa na mwelekeo wa kuandaa jibu mapema. Kimsingi, watakuwa tayari zaidi kwa mkutano wao, hata ikiwa ni tu kuzuia kutengwa kama mtu ambaye hakuwa amejiandaa.
Vitu vya Mkutano wa Wito wa Mkutano wa "Hifadhi" ambao haufai
Je! Unafanya nini wakati mkutano wako unapoanza kuingia kwenye tangent isiyohusiana? Unaweza kuwaambia tu waache, lakini hiyo inaweza kuwa sio suluhisho la busara zaidi na lililopokelewa vizuri. Badala yake, jaribu "kupaki" hizi tangents kutembelewa mwishoni mwa mkutano, au baadaye. Watu wengine huiita hii "kura ya maegesho".
Sehemu ya maegesho pia ni nzuri ikiwa mtu atainua hoja halali inahitaji kushughulikiwa, lakini bado sio muhimu kwa mkutano. Kwa njia hii, masomo muhimu bado yanaweza kupewa umakini wanaohitaji wakati mkutano wako unaendelea, bila kuzuiwa na majadiliano ya mada.
Hakikisha Hatua Zifuatazo Zimekubaliwa
Hatua hii ni muhimu. Mwisho wa mkutano, rudia hatua zote zinazofuata, na vile vile ni nani atakayekuwa mmiliki. Mara tu washirika wote wamekubali majukumu yao, hakuna mtu anayeweza kutoa kisingizio cha kuchanganyikiwa, au kusema kwamba kitu "kiliteleza akili zao".
Shukrani kwa Cue, unaweza pia kutuma nakala ya mkutano iliyotengenezwa na AI kwa washiriki wote kwa hivyo hakuna mkanganyiko juu ya kile kinachohitajika kufanywa.
Baada ya kukubali ni lini mkutano unaofuata utakuwa, unaweza kurudi kwenye sehemu yako ya maegesho na ushughulikie maelezo yoyote ya ziada, au zungumza tu. Ingawa wakati mwingine inaweza kuonekana kuwa haina maana kuzungumza juu ya vitu kama hafla za sasa na sinema unapokuwa mwenyeji wa mkutano wa simu ya mkutano, ni muhimu kwa mazingira mazuri ya mahali pa kazi na wafanyikazi wenye furaha.
