సమావేశాలను మరింత నిర్మాణాత్మకంగా ఎలా చేయాలి

మీరు ఎన్ని వర్క్‌ మీటింగ్‌లు నిర్వహించారు? ఈ నెలలో కనీసం కొద్దిమంది. ఒక ప్రాజెక్ట్ యొక్క స్థితి లేదా అభివృద్ధి గురించి చర్చిస్తూ మీరు ఒక ప్రారంభ ఉదయం ఆన్‌లైన్ సమావేశంలో మిమ్మల్ని కనుగొన్నారు. కాకపోతే, మీరు ఒక వెబ్‌నార్, ప్రెజెంటేషన్, వర్క్‌షాప్ లేదా ఆన్‌లైన్ క్లాస్‌కు హాజరు కావచ్చు. బహుశా మీరు బ్రెయిన్‌స్టార్మింగ్ సెషన్‌లో ఉండవచ్చు లేదా మీరు ఎ వర్చువల్ అమ్మకాల ప్రదర్శన. మీరు ఏ విధంగా చూపించినా, ఆన్‌లైన్ మీటింగ్‌లో సాధారణంగా ఒకే కదిలే భాగాలు ఉంటాయి: చూపించు, మరియు హోస్ట్ చేయండి, సమర్పించండి, మరియు చిమ్ ఇన్ చేయండి.

ఇది ఒకే ఫార్ములా, కానీ అదే అనుభవం ఉండాల్సిన అవసరం లేదు. మీరు కోరుకున్నట్లు వ్యక్తులు నిమగ్నమై లేరని లేదా హాజరు తగ్గిపోతోందని మీరు కనుగొంటే, డ్రాయింగ్ బోర్డుకు తిరిగి వెళ్లి మీరు సమావేశ ప్రవాహాన్ని ఎక్కడ మెరుగుపరచవచ్చో చూడాల్సిన సమయం వచ్చింది.

అయితే చింతించకండి, మీరు అనుకున్నంత పెద్ద పని కాదు! సమావేశాలను మరింత ఉపయోగకరంగా మరియు నిర్మాణాత్మకంగా చేయడానికి మీరు వాటిని నిర్మించడానికి ఇక్కడ కొన్ని మార్గాలు ఉన్నాయి.

మొదట మొదటి విషయాలు - పనికిరాని సమావేశం కోసం ఏమి చేస్తుంది? సహాయానికి మించిన ఆటంకం కలిగించే సమావేశం, దానిని ఎవ్వరూ నడిపించనప్పుడు ఏమి జరుగుతుంది, ఎజెండా అప్పుడప్పుడు అనిపిస్తుంది, చర్చ అస్తవ్యస్తంగా సాగుతుంది లేదా ఎక్కువ సమయం పడుతుంది మరియు కొట్టడానికి లక్ష్యాలు లేవు (తీసుకోవలసిన నిర్ణయం, చర్చించడానికి అంశం, సమస్య పరిష్కరించడానికి, కనుగొనడానికి పరిష్కారం, నియమించుకోవడానికి వ్యక్తి, అంగీకరించడానికి తేదీ మొదలైనవి).

నిర్మాణాత్మక సమావేశం? అసాధారణమైన టూల్స్ ప్లస్ అసాధారణ ఫీచర్లు మరియు అభ్యాసాలు చలనంలోకి వచ్చాయి. బలాన్ని పెంపొందించే మరియు మీ ఆన్‌లైన్ సమావేశం యొక్క సమగ్రతకు జోడించే 5 లక్షణాలు ఇవి:

1. నిర్వచించిన ప్రయోజనం మరియు లక్ష్యాన్ని కలిగి ఉండటం

ఆన్‌లైన్ సమావేశాన్ని ఏర్పాటు చేయడానికి ముందు, "మీటింగ్‌తో నేను వర్క్‌ఫ్లోను విచ్ఛిన్నం చేయాలా?" అని మిమ్మల్ని మీరు ప్రశ్నించుకోండి. మీకు ఏమి కావాలో ఖచ్చితంగా తెలుసుకోవడం మీ అభ్యర్థన యొక్క స్వభావాన్ని మరియు చివరికి సమావేశాన్ని నిర్ణయిస్తుంది.

అక్కడ నుండి, మీకు కావలసిందల్లా పాల్గొనేవారు వారి స్వంత సమయంలో చదివి మీకు ఫీడ్‌బ్యాక్ అందించగల డాక్యుమెంట్‌ను సిద్ధం చేయడమా లేదా మొత్తం బృందానికి బదులుగా మీకు ఒకటి లేదా ఇద్దరు వ్యక్తులు అవసరమైతే మీరు గుర్తించగలరు.

2. స్పష్టంగా డెలిగేటెడ్ పాత్రలు

సమర్థవంతమైన సమావేశం కోసం మిమ్మల్ని నిజంగా ఎక్కడికో తీసుకెళ్తుంది, కింది పాత్రలను నమోదు చేయండి మరియు వారి సంబంధిత వ్యక్తులు:
డ్రైవర్: అందరినీ మొదటి స్థానంలో తీసుకువచ్చిన సమావేశ నాయకుడు.
ఆమోదించేవారు: తుది నిర్ణయం తీసుకోగల యజమాని లేదా వాటాదారు.
సహకారులు: సమాచారం మరియు డేటాను కలిగి ఉన్నవారు మరియు సమావేశం లక్ష్యాన్ని సాధించవచ్చు.
సమాచారం ఉన్న వ్యక్తులు: సమావేశానికి ముందు మరియు తరువాత తెలిసిన వారు, కానీ హాజరు కావాల్సిన అవసరం లేదు.

ముఖ్య సూచన: ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ టూల్స్ మరియు క్యాలెండర్‌లతో అనుసంధానం అయ్యే వీడియో కాన్ఫరెన్సింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌కు, అనుకూలత లేని పరిష్కారాల కంటే ఎక్కువ ప్రాధాన్యత ఇవ్వబడుతుంది.

3. ఒక వసతి నిర్మాణం

అన్ని సమావేశాలు కొంత స్వేచ్ఛ మరియు స్థలాన్ని అసంపూర్తిగా ఉంచడానికి అనుమతించాల్సి ఉండగా, ప్రజల సమయాన్ని మరియు శక్తిని గౌరవించే ఒక కంటైనర్‌ని సృష్టించడం అనేది ఆలోచనలను ప్రేరేపించే సమావేశాలకు ఆధారం. చర్చా అంశాలను వివరించే ఎజెండాను సృష్టించండి మరియు ట్రాక్‌లో ఉండడానికి టైమర్‌ని ఉపయోగించండి.

ప్రతిస్పందించడానికి వ్యక్తులకు నిర్ణీత సమయం ఉందని తెలియజేయండి. పార్కింగ్ లాట్ అనే ఆలోచనను పరిచయం చేయండి, అక్కడ సంభావ్యతలు ఉంటే ఆలోచనలు “పార్క్ చేయబడతాయి” కానీ అవి ప్రస్తుతం ఎక్కడికీ వెళ్లడం లేదు.

4. క్లియర్ యాక్షన్ పాయింట్స్

కాబట్టి, ప్రతి ఒక్కరూ తమ అభిప్రాయాలను చెప్పారు మరియు ఇప్పుడు చర్చించాల్సిన లక్ష్యానికి కార్యాచరణ అంశాలు మరియు దిశానిర్దేశం ఉన్నాయి. ఒక ముఖ్యమైన సలహా: కార్యాచరణకు పిలుపునివ్వకుండా సమావేశాన్ని ముగించవద్దు – తదుపరి సమావేశం ఉంటుందా? తర్వాత ఏమి చేయాలో ఎవరు బాధ్యత వహిస్తారు? ప్రతి వ్యక్తికి తమ బాధ్యతలు ఏమిటో తెలుసా? గడువు ఎప్పుడు? సరైన నోట్స్ తీసుకున్నారని, రికార్డింగ్‌లు చేశారని మరియు ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ టూల్ అప్‌డేట్ చేయబడిందని నిర్ధారించుకోండి.

సరే, ఇప్పుడు సరదా భాగం కోసం

5. వినోదాన్ని ఇంజెక్ట్ చేయడం

ఖచ్చితంగా, కంపెనీ సంస్కృతిని సృష్టించడం లేదా కొంచెం మోతాదులో ఉత్సాహాన్ని జోడించడం విషయంలో ప్రతి బృందానికి దాని స్వంత విధానం ఉంటుంది, కానీ సరదాగా మరియు ఆశ్చర్యం కలిగించే అంశాన్ని కాపాడుకోవడానికి కొంచెం అదనపు ప్రయత్నం అవసరం.

ఆన్‌లైన్ వైట్‌బోర్డ్‌లో పోస్ట్ చేసిన ప్రశ్నతో మంచును విచ్ఛిన్నం చేయడానికి ప్రయత్నించండి లేదా వర్చువల్ షో మరియు టెల్ వంటి ప్రొఫెషనల్ ఇంకా తేలికపాటి కార్యాచరణను ఏర్పాటు చేయండి. పుష్కలంగా ఉన్నాయి జట్టు నిర్మాణ వ్యాయామాలు ఎంచుకోవాలిసిన వాటినుండి.

మీరు ఒక మంచి సమావేశానికి కారణమయ్యే 5 లక్షణాలపై దృఢమైన హ్యాండిల్‌ని పొందిన తర్వాత, మీ సమకాలీకరణ యొక్క ఆకృతి మరియు ప్రవాహాన్ని ఆకృతి చేసే కాల్‌బ్రిడ్జ్ నుండి వీడియో కాన్ఫరెన్సింగ్ లక్షణాలను అన్వేషించడానికి మీరు అన్నింటినీ ఏర్పాటు చేసారు. ఉనికిని మరియు నిశ్చితార్థాన్ని పెంచే ఫీచర్లు మరియు టూల్స్‌తో సమావేశాలను నిర్మాణాత్మకంగా చేయడానికి టెక్నాలజీకి వదిలేయండి.

ప్రో-టిప్: ఓహ్, మరియు మీరు మీ సమావేశాల నుండి నిజంగా గరిష్ట ప్రయోజనం పొందాలనుకుంటే (వినోదంతో సహా) – ఎల్లప్పుడూ వీడియోను ఉపయోగించండి మరియు పాల్గొనేవారికి గుర్తు చేయండి కూడా.

మరింత మంటగా అనిపించేలా అలసటగా ఉండకుండా ఎలా దూరంగా ఉండాలో ఇక్కడ ఉంది:

ఆటోమేటిక్ ట్రాన్స్క్రిప్షన్

కాల్‌బ్రిడ్జ్ సంతకం ఫీచర్ క్యూ With తో, వారు “అది” వ్రాశారా అనే దాని గురించి ఎవరూ ఒత్తిడి చేయాల్సిన అవసరం లేదు. క్యూ ™ రికార్డింగ్‌లను స్వయంచాలకంగా లిప్యంతరీకరించినప్పుడు పాల్గొనేవారు ఆందోళన చెందాల్సిన అవసరం లేదు లేదా తదుపరి వాక్యాన్ని కోల్పోరు.

అదనంగా, క్యూ speaker స్పీకర్ ట్యాగ్‌లు మరియు సమయం మరియు తేదీ స్టాంప్‌లను స్వయంచాలకంగా అందిస్తుంది. మీకు కావాలంటే నోట్స్ తీసుకోండి, కానీ ఇవన్నీ మీ కోసం చూసుకుంటున్నారని నిర్ధారించుకోండి!

భావోద్వేగాల గురించి లోతైన అవగాహన పొందండి

సెంటిమెంట్ విశ్లేషణతో మీ ఆన్‌లైన్ సమావేశం యొక్క భావోద్వేగ ఉష్ణోగ్రతను అంచనా వేయండి; ఆటలోని సూక్ష్మభేదం మరియు అర్ధం గురించి మరింత క్షుణ్ణంగా అర్థం చేసుకోవడానికి సానుకూల మరియు ప్రతికూల భావోద్వేగాలను బయటకు తీసే ఒక అధునాతన లక్షణం.

బోనస్: సమావేశం అంతటా ఎక్కడ మరియు ఎలాంటి ప్రశ్నలు అడిగారు అనేదాని గురించి మెరుగైన సూచన పొందడానికి ఇన్‌సైట్ బార్‌ని చూడండి

వర్చువల్ నేపథ్యాన్ని లాగండి

కాల్‌బ్రిడ్జ్ యొక్క వర్చువల్ నేపథ్యాల శ్రేణి మీ రాక మరియు ఉనికి కోసం సన్నివేశాన్ని సెట్ చేయనివ్వండి. వాస్తవ-ప్రపంచ సెట్టింగ్‌లు, నైరూప్య రంగులు మరియు ఆకృతులను ఎంచుకోండి లేదా మీ స్వంత కస్టమ్ మరియు బ్రాండెడ్ డిజైన్‌ని అప్‌లోడ్ చేయండి.

గట్టి కనెక్షన్‌లను ప్రోత్సహించండి

బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌లతో ప్రధాన సమావేశం నుండి వేరుచేయబడిన ప్రదేశంలో కనెక్ట్ కావాలనుకునే చిన్న సమూహాలకు క్యాటరింగ్. స్పిన్-ఆఫ్ చర్చలను సులభతరం చేయడానికి, ప్రత్యేక పనులపై పని చేయడానికి లేదా 1: 1 మద్దతు కోసం ఈ ఖాళీలను ఉపయోగించండి.

సృజనాత్మకంగా సహకరించండి

పాల్గొనేవారు ఆన్‌లైన్ వైట్‌బోర్డ్ సహాయంతో రంగు, ఆకారం, ధ్వని, వీడియో మరియు చిత్రాలను ఉపయోగించి పంచుకోవాల్సిన వాటిని వ్యక్తపరచనివ్వండి. ప్రతి ఒక్కరూ నిజ సమయంలో జోడించవచ్చు మరియు పంచుకోవచ్చు. మీరు ఇప్పుడు దానిపై పని చేయవచ్చు, లేదా దాన్ని సేవ్ చేసి, తర్వాత మళ్లీ సందర్శించవచ్చు.

కాల్‌బ్రిడ్జ్‌తో పని చేయడం ద్వారా, ముఖ్యంగా స్లాక్ మరియు గూగుల్ క్యాలెండర్ వంటి థర్డ్-పార్టీ ఇంటిగ్రేషన్‌లతో, మీ ఆన్‌లైన్ సమావేశాలను నిర్వహించే మరియు వాటికి హాజరయ్యే విధానంలో మీరు త్వరగా పురోగతి సాధిస్తారు . సెంటిమెంట్ అనాలిసిస్ , ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ , స్క్రీన్ షేరింగ్ వంటి అత్యాధునిక ఫీచర్లను ఉపయోగించడం ద్వారా , మార్కెట్‌లోని ఇతర వీడియో కాన్ఫరెన్సింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌లతో పోలిస్తే మీరు ఇప్పటికే ఒక ప్రయోజనకరమైన స్థితిలో ఉంటారు.