ทุกคนไม่ว่าจะอยู่ในอุตสาหกรรมอะไรก็ตาม การประชุมทางโทรศัพท์ or การประชุมออนไลน์ อย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง มันอาจจะปลอดภัยที่จะสมมติว่าตอนนี้พวกเราส่วนใหญ่เป็นมืออาชีพในการประชุมเสมือนจริงเหล่านี้ใช่ไหม น่าเสียดายที่ไม่มี เราทุกคนเคยอยู่ในช่วงเวลา 9:00 น. พบปะผู้คนอย่างเมามันเพื่อขอพินการเข้าถึง ถูกบังคับให้ฟังเพลงของคนอื่น และแน่นอนว่าต้องทนอยู่นานถึง 5 นาที โดยที่พูดได้เพียงคำเดียวว่า “สวัสดี ได้ยินไหม” ฉัน?"
นี่คือกฎทอง 10 ประการสำหรับการประชุมทางโทรศัพท์ที่คุณสามารถใช้เพื่อช่วยชีวิตการประชุมในวันจันทร์และความมีสติของคุณ
10. ใช้งานง่ายด้วยตัวคุณเองและเปิดใช้งานการบันทึกอัตโนมัติ
วิศวกรชอบคุณสมบัติพิเศษและวิดเจ็ตในแอปพลิเคชัน อย่างไรก็ตามโปรแกรมประหยัดเวลาที่ดีที่สุดอย่างหนึ่งคือคุณสมบัติการบันทึกซึ่งต่อมาได้เปลี่ยนเป็นการถอดเสียงโดยคิว พลาดบางสิ่งบางอย่างในการโทร? ฟังการบันทึกหรือตรวจสอบการถอดเสียงในภายหลัง Callbridge มาพร้อมกับการบันทึกอัตโนมัติ เปิดใช้งานและการบันทึกการโทรของคุณจะเริ่มขึ้นทันทีที่คุณเข้าสู่สาย
9. โทรเข้าก่อนการโทรอย่างน้อย 10 นาที
พยายามอย่าลดเวลาในการรับสายให้สั้นลง 10 นาทีควรเป็นเวลาที่เพียงพอสำหรับคุณในการอัปโหลดเอกสารตอบคำถามและพูดคุยเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกับเพื่อนของคุณ และหากคุณพบว่าตัวเองมีปัญหา 10 นาทีก็เพียงพอแล้วที่คุณจะติดต่อผู้ให้บริการของคุณ (เรา!) เพื่อช่วยเหลือคุณ
8. ทำการตรวจสอบสถานะอย่างเหมาะสม
กี่ครั้งแล้วที่มีคนเชิญคุณเข้าร่วมการประชุมทางโทรศัพท์โดยใช้ผู้ให้บริการรายใหม่โดยไม่ต้องมีการประชุมทางโทรศัพท์อย่างน้อยเพื่อดูว่าสิ่งต่างๆทำงานอย่างไร ระบบการประชุมส่วนใหญ่นั้นค่อนข้างง่ายที่จะเข้าใจ แต่ไม่ใช่ทั้งหมดที่มีรหัสคีย์รูปแบบส่วนต่อประสานผู้ใช้หรือคุณสมบัติเดียวกัน สร้างความประทับใจให้กับลูกค้าของคุณ - หากเป็นระบบการประชุมแบบใหม่ให้ทดลองใช้ก่อน
7. ใช้เวลาสักครู่เพื่อแนะนำตัวเองและผู้เข้าร่วมของคุณ
บริการการประชุมทางโทรศัพท์บางอย่างเช่น Callbridge มีความสามารถในการระบุและแสดงผู้โทรเป็นรายบุคคล ดียิ่งขึ้นไปอีก – ทำความคุ้นเคยกับเสียงของผู้เข้าร่วมแต่ละคน ที่จะช่วยให้คุณติดตามรายการการดำเนินการ การติดตาม และนาทีได้ดีขึ้น
6. อย่าลดค่าใช้จ่ายเมื่อมันมาถึงลูกค้า
เว็บมีวิธีการโทรเข้าฟรีมากมายให้เลือก ระวังว่าเทคโนโลยีเหล่านี้จำนวนมากดูเหมือนจะให้ประโยชน์มากมาย แต่แท้จริงแล้ว“ อยู่ระหว่างดำเนินการ” เป็นการดีกว่าที่จะลงทุนด้วยเงินเพียงเล็กน้อยดีกว่าที่จะเสี่ยงต่อการขายหรือสร้างความประทับใจที่ไม่ดีในการประชุมที่สำคัญ มันไม่ได้มีค่าใช้จ่ายมากขนาดนั้น
5. พูดให้ชัดเจนและออกเสียงอย่างถูกต้อง
เราอยู่ในโลกโลกาภิวัตน์ แม้ว่าธุรกิจของคุณจะ จำกัด เฉพาะในอเมริกาเหนือ แต่โปรดทราบว่าคุณอาจมีผู้เข้าร่วมหลายคนซึ่งภาษาอังกฤษไม่ใช่ภาษาแรกของพวกเขา การพูดตามจังหวะไม่เพียง แต่จะแสดงให้เห็นว่าคุณเป็นผู้พูดที่ชัดเจน แต่ยังช่วยให้ผู้อื่นมีเวลาจดบันทึกด้วย
4. อย่ามีส่วนร่วมในการสนทนาข้างเคียง
ทุกคนผ่านโรงเรียนอย่างน้อย 12 ปีซึ่งพวกเขาเรียนรู้ที่จะเงียบและปล่อยให้ครูพูด ทำไมทันทีที่เราใส่ชุดของเราในบทเรียนนี้จึงบินออกไปนอกหน้าต่าง? การสนทนาข้างเคียงส่งผลให้เกิดความสับสน เสียงรอบข้าง และไม่ต้องพูดถึง เป็นการหยาบคายธรรมดา Callbridge ช่วยให้จัดการการสนทนาทั้งหมดได้อย่างง่ายดายคุณสามารถยกมือขึ้นเพื่อพูดหรือจดบันทึกในหน้าต่างแชท
3. เปิดโอกาสให้คนอื่นได้พูดคุย
การประชุมล้วนเกี่ยวกับการสนทนาที่ใช้งานอยู่ โดยไม่คำนึงถึงความอาวุโสของคุณในบริษัท การศึกษาได้แสดงให้เห็นว่าการจัดการแบบเผด็จการส่งผลให้มีความเป็นผู้นำที่ไม่ดีและเอื้อต่อการสื่อสารที่ผิดพลาด ให้เพื่อนร่วมงานของคุณพูดคุย ไม่เพียง แต่คุณจะได้เรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ เท่านั้น แต่คุณจะปล่อยให้พวกเขารู้สึกว่าพวกเขาต้องการการสนับสนุน
2. โทรเข้าโดยใช้หมายเลขโทรศัพท์และ PIN ที่ถูกต้อง
ขออภัยที่ต้องทำซ้ำ…เพียงแค่เราได้รับอีเมลในนาทีสุดท้ายจำนวนมากเพื่อขอหมายเลขโทรเข้า นอกจากนี้การโทรบางสายยังใช้รหัสการเข้าถึงที่ไม่ซ้ำกันเพื่อความปลอดภัย โชคดีที่คุณสามารถค้นหา PIN ของคุณได้ในอีเมลหรือข้อความเชิญทาง SMS ที่คุณได้รับ!
1. หากคุณไม่มีอะไรจะพูดกรุณาปิดเสียงตัวเอง
เคยสงสัยไหมว่าทำไมเสียงรบกวนจึงเริ่มก่อตัวขึ้นในการประชุมทางโทรศัพท์ขนาดใหญ่? คุณเคยถามตัวเองไหมว่าการพิมพ์ที่สิ้นหวังนั้นมาจากไหน? หากคุณกำลังสนทนากับเพื่อน ๆ บน Facebook โปรดปิดเสียงตัวเอง ทุกคนสามารถได้ยินการพิมพ์ของคุณ! กด * 6 หรือปุ่มปิดเสียงบนอินเทอร์เฟซผู้ใช้ของ Callbridge และคุณจะสามารถฟัง (และทำงานเล็กน้อยจากด้านข้าง) โดยไม่มีใครรู้
ตอนนี้ไปประชุมทางโทรศัพท์ที่มีประสิทธิผลและสนุกสนานกันเถอะ!
