เมื่อคุณกำลังวางแผนการประชุมออนไลน์ คุณต้องมีมากกว่าความหวังที่ผู้เข้าร่วมจะให้ความสนใจ! ที่จริงแล้ว คุณต้องการสร้างแรงบันดาลใจให้พวกเขามีส่วนร่วมและนำเสนอ การประชุมออนไลน์ของคุณต้องมีการจัดโครงสร้าง ต้องได้รับการออกแบบและ รองรับผู้ชมของคุณ.
ท้ายที่สุดแล้วจุดประสงค์อื่นคืออะไร? ทำไมต้องใช้เวลาในการรวบรวมกองกำลังเพื่ออ่านรายงานความคืบหน้าหรือเปิดช่องทางการสื่อสารเพื่อระดมสมองหากเสียงเดียวที่ได้ยินคือจิ้งหรีด?
ด้วยวิธีการโต้ตอบที่มากขึ้นในการประชุมออนไลน์ของคุณ คุณสามารถคาดหวังการมีส่วนร่วมสูง การดูดซึมข้อมูลที่ดีขึ้น และความเข้าใจเนื้อหาของคุณอย่างละเอียดยิ่งขึ้น อาจจะสนุกเล็กน้อย!
มาลงมือทำธุรกิจกันเถอะ - การประชุมทางธุรกิจนั่นเอง!
จากบทความของ Harvard Business Review ผู้บริหารระดับสูง ผู้บริหารระดับ C และผู้มีอำนาจตัดสินใจอื่นๆ ใช้เวลาเกือบสามในสี่ของเวลาพบปะกับผู้อื่นเพื่อหารือเกี่ยวกับความก้าวหน้าของงาน นั่นเป็นจำนวนมากที่ใช้ในการประชุม
อย่าลืมคนงานระยะไกลด้วย ด้วยเทคโนโลยีที่ซับซ้อน ทำให้การประชุมออนไลน์กับทีมและเพื่อนร่วมงานในสถานที่ต่างๆ เป็นไปได้ แต่ยังคงมีความท้าทายในด้านโซนเวลา การเชื่อมต่อ และโครงการประสานงาน นี่คือจุดที่เวลาที่ใช้ไปอาจสูญหายหรือถูกใช้ในทางที่ผิด
คุณกำลังทำทุกอย่างที่ทำได้เพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมออนไลน์ของคุณมีประสิทธิผลและใช้เวลาอย่างคุ้มค่าหรือไม่
หากคุณกำลังมองหา:
- ค้นหาวิธีที่ง่ายกว่าในการประสานงานกับเพื่อนร่วมงานและพนักงานทางไกล
- เชื่อมต่อตลอดเวลาหรือระยะทาง
- ฟื้นฟูปฏิสัมพันธ์
- ผลักดันให้เกิดการมีส่วนร่วมและประสิทธิผลมากขึ้น
ต่อไปนี้เป็นแนวคิดบางประการในการทำให้การประชุมมีชีวิตชีวาขึ้นเพื่อให้มีการโต้ตอบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น:
ก่อนอื่น ให้ถามตัวเองว่า การประชุมนี้มีความจำเป็นหรือไม่? คุณจำเป็นต้องจัดประชุมนี้จริงๆหรือ?
เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถโต้ตอบและทำงานร่วมกันได้ ต้องรับฟังเสียง ความคิดเห็น การค้นพบ และการแบ่งปันข้อมูล ในกรณีของการประชุมออนไลน์ การสนทนาจะดีกว่าการพูดคนเดียว
หากมีประกาศหรือข้อมูลที่ไม่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมเพิ่มหรือทำงานจากและฟังอย่างเดียว ให้พิจารณาว่าข้อความของคุณน่าจะเหมาะกว่าในอีเมลอย่างไร สำหรับการประชุมที่มีการโต้ตอบและมีส่วนร่วม การขอให้ผู้เข้าร่วมฟังเพียงอย่างเดียวอาจทำให้พวกเขาเสียหรือแสร้งทำเป็นสนใจ
เมื่อเนื้อหาและวัตถุประสงค์ของการประชุมออนไลน์ได้รับการกำหนดว่า “จำเป็น” ให้ทำดังนี้
12. จัดการความคาดหวัง
ปลูกฝังทัศนคติที่ถูกต้องในหมู่เพื่อนร่วมงานโดยแจ้งให้พวกเขาทราบล่วงหน้าว่าจำเป็นต้องมีส่วนร่วม ในวาระที่ส่งออกก่อนการประชุมออนไลน์ ให้นำเสนอเค้าโครงที่เรียบง่ายของสิ่งที่ทุกคนคาดหวังได้
แสดงปัญหาและแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบว่ามีการร้องขอความคิดและความคิดเห็น สิ่งนี้ทำให้พวกเขามีเวลาคิดและแก้ปัญหา ในขณะเดียวกันก็ตั้งกฎพื้นฐานบางประการ
นอกจากนี้ แจ้งให้พวกเขาทราบถึงมารยาทพื้นฐานที่คาดหวัง เช่น:
- กด "ปิดเสียง" เมื่อคุณไม่ได้พูด
- งดกินหรือดื่ม
- วางโทรศัพท์และสิ่งรบกวนอื่นๆ ให้หยุดชั่วคราว
11. เช็คอินกับเพื่อนร่วมงาน
เนื่องด้วยการระบาดใหญ่เมื่อเร็วๆ นี้ซึ่งส่งผลให้ผู้คนหลายล้านทำงานจากที่บ้าน การทำงานทางไกลอาจทำให้รู้สึกโดดเดี่ยว เพียงแค่วางแผนการประชุมในวันจันทร์และเริ่มต้นด้วยคำถามง่ายๆ ว่า “สุดสัปดาห์นี้คุณทำอะไร” คุณสามารถกระตุ้นการมีส่วนร่วมและกระตุ้นให้เพื่อนร่วมงานเปิดใจ
ยิ่งไปกว่านั้น ขึ้นอยู่กับขนาดของการประชุมของคุณ คุณอาจใช้เวลาช่วงเริ่มต้นนี้เพื่อให้ทุกคนได้กล่าวขอบคุณเพื่อนร่วมงานสำหรับสิ่งที่พวกเขาทำ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเล็กหรือใหญ่ การแสดงความขอบคุณด้วยการเรียกชื่อและกล่าวถึงงานที่ทำอย่างง่ายๆ จะช่วยให้ทุกคนรู้สึกเชื่อมโยงกันมากขึ้นนี่เป็นวิธีเล็กๆ แต่ทรงพลังในการส่งเสริมความสัมพันธ์ทางสังคมบนแพลตฟอร์มเสมือนจริง
ทีมของคุณประกอบด้วยพนักงานระยะไกลจำนวนมากหรือไม่? ปลูกฝังความรู้สึกผูกพันทางสังคมมากขึ้นโดยเติมความสนุกเล็กน้อยเพื่อช่วยทำลายน้ำแข็งและทำให้ผู้คนรู้สึกเหงาน้อยลงด้วยการเว้นระยะห่างทางสังคมหรือทำงานจากที่บ้าน:
- แนะนำ Spice Up:
ห้องประชุมออนไลน์เต็มไปด้วยคนแปลกหน้า? เชิญผู้เข้าร่วมแนะนำตัวเองและข้อมูลแปลก ๆ :
-
- เพลงคาราโอเกะที่พวกเขาชื่นชอบ
- อาหารจานเด็ดประจำบ้าน
- คอนเสิร์ตที่ดีที่สุดที่พวกเขาเคยไป
ห้องประชุมออนไลน์กับเพื่อนร่วมงานคนเดียวกัน? เชิญใบหน้าที่คุ้นเคยไปที่:
-
- พูดคุยสั้นๆ เกี่ยวกับหนังดีๆ ที่พวกเขาเพิ่งดู
- แบ่งปันว่าสัตว์เลี้ยงของพวกเขาเป็นอย่างไร
- เปิดใจเกี่ยวกับงานอดิเรกหรือโครงการส่วนตัวที่พวกเขาทำ
- ใช้สมองของคุณ:
แบบฝึกหัดการสร้างทีมไม่ควรล้มลงเพียงเพราะสมาชิกในทีมกระจัดกระจายกันมากกว่า ระบุเกณฑ์ล่วงหน้าเพื่อให้ผู้เข้าร่วมแสดงความพร้อมได้ ลองใช้ Charades แบบออนไลน์สั้นๆ หรือ Balderdash เพื่อดูวิธีเปิดการประชุมที่น่าสนใจยิ่งขึ้น - เล่นเกมเดา:
อีกวิธีหนึ่งในการทำให้ผู้คนมีส่วนร่วมมากขึ้นคือการขอให้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนเล่น ISpy เวอร์ชันง่าย ๆ โดยอธิบายรายการในพื้นที่ทำงานระยะไกลของตน
10. สร้างวาระการประชุมล่วงหน้า
หากวาระการประชุมของคุณชัดเจนและชัดเจน คุณสามารถคาดหวัง ROI เดียวกันกับการประชุมออนไลน์ของคุณได้! หากไม่มีการวางแผนหรือการไตร่ตรอง การซิงค์ที่คลุมเครือและเข้าใจผิดจะนำไปสู่ความสับสนและเสียเวลา
เตรียมระเบียบวาระการประชุมที่มีโครงสร้างซึ่งระบุประเด็นสำคัญ และกล่าวถึงสิ่งที่จำเป็นและคาดหวังจากผู้เข้าร่วม ส่งข้อมูลล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งวัน และอย่าลืมใช้การตั้งค่าคำเชิญและการเตือนความจำเพื่อเผยแพร่ข้อมูลอย่างรวดเร็ว
9. เตรียมเทคโนโลยีของคุณให้พร้อม
แม้ว่าเทคโนโลยีจะยอดเยี่ยม แต่ก็ยังมีโอกาสที่มันอาจจะดูโกลาหลเล็กน้อย รู้สึกมั่นใจว่าทุกอย่างทำงานได้อย่างราบรื่นโดยการทดสอบเทคโนโลยีของคุณ และตรวจสอบว่าอุปกรณ์ทั้งหมดชาร์จเต็มแล้ว ทำความรู้จักกับเต้ารับไฟฟ้าของคุณและเตรียมที่ชาร์จไว้ใกล้ตัว ทดสอบกล้อง ไมโครโฟน การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต และพิจารณาสิ่งอื่นที่คุณต้องการ:
- แสงของคุณสว่างเกินไปหรือสลัวเกินไปหรือไม่?
- คุณล้อมรอบด้วยความยุ่งเหยิงมากมายหรือไม่?
- คุณอยู่ในพื้นที่ที่มีผู้คนสัญจรไปมามากหรือไม่?
- ครั้งสุดท้ายที่คุณปิด/รีเซ็ตอุปกรณ์คือเมื่อใด
พิจารณารวมประเด็นเหล่านี้ไว้ในอีเมลกำหนดการก่อนการประชุมเพื่อให้ทุกคนทราบ
8. เติมชีวิตชีวาให้กับการจัดส่งของคุณ
แน่ใจว่าคุณสามารถดำเนินการประชุมออนไลน์ของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยเดาประเด็นสำคัญ แต่คุณยังสามารถเพิ่ม pizzazz เพื่อให้ผู้คนสนใจ:
- เชิญเคลื่อนไหว
เราทุกคนรู้ดีว่าการลงทุนกับงานทำได้ง่ายเพียงใด การลุกจากโต๊ะทำงานเป็นความคิดที่ดี แต่คุณอาจลืมได้เมื่อคุณต้องจุดไฟหรือเขียนอีเมลยาวๆ เมื่อถึงจุดหนึ่งในการประชุมออนไลน์ของคุณ ให้สั่นคลอนเล็กน้อยโดยให้ผู้เข้าร่วมเคลื่อนไหวโลหิต การเคลื่อนไหวง่ายๆ เช่น เหยียดแขนขึ้นเหนือศีรษะ ยืนขึ้นและนั่งสองสามครั้ง หรือยืดโต๊ะทำงาน XNUMX-XNUMX ครั้ง สามารถเพิ่มออกซิเจนในสมองและทำงานเพื่อขจัดความรู้สึกเหนื่อยล้าและเซื่องซึม - เพิ่มภาพ
ส่งเสริมการโต้ตอบและเผยแพร่เนื้อหาของคุณไปยังผู้ชมของคุณโดย
โดยใช้สีสันสดใส วิดีโอ รูปภาพ และการโทรที่ฉับไว ทำให้เนื้อหาของคุณเข้าใจง่ายและน่าจดจำด้วยการนำเสนอที่เข้าใจง่ายซึ่งดึงดูดใจด้วยการใช้ภาพและบางทีอาจเป็นมีมที่จัดวางอย่างเหมาะสม! - รับคำติชมแบบเรียลไทม์
ดูว่าผู้คนมีปฏิกิริยาต่อเนื้อหาของคุณอย่างไรโดยการทำโพลสำรวจแบบทันทีทันใด ไม่เพียงแต่จะสนุกเท่านั้น แต่ยังขัดจังหวะรายการและให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์ที่เป็นประโยชน์อีกด้วย มันเป็นเครื่องมือช่วยในการตัดสินใจได้ทันที ช่วยรักษาความสนใจของผู้คนให้สูง และช่วยวางแผนขั้นตอนต่อไป การใช้โพลแบบโต้ตอบร่วมกับเครื่องมือสื่อสารที่เชื่อถือได้ เช่น บริการโทรศัพท์เสมือนที่ดีที่สุด จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ได้รับการยอมรับจาก Cybernewsช่วยให้มั่นใจได้ว่าคำตอบจะถูกบันทึกอย่างชัดเจน และการสนทนาจะดำเนินไปอย่างราบรื่นโดยไม่มีปัญหาทางเทคนิค”
7. มอบหมายงาน
เมื่อผู้คนมีหน้าที่รับผิดชอบในการมีส่วนร่วมบางอย่างในการประชุมออนไลน์ เช่น การกลั่นกรอง การดำเนินกิจกรรมตัดน้ำแข็งหรือการจดบันทึก แต่ละคนก็จะยิ่งมีส่วนร่วมมากขึ้นเท่านั้น นอกจากนี้ยังช่วยให้การประชุมมีขนาดเล็ก กำหนดบทบาทให้ชัดเจนโดยรวมเฉพาะผู้ที่จำเป็นต้องอยู่ที่นั่น เช่น ผู้มีอำนาจตัดสินใจ ที่ปรึกษา ผู้ฝึกงาน ฯลฯ
- การเลือกผู้ดูแล
ผู้กลั่นกรองดูแลไม่ให้การประชุมสะดุด งานของเขา/เธอคือจับตาดูเทคโนโลยี เป็นผู้นำด้วยอำนาจ อนุญาตให้พูดกับผู้ที่ต้องการ รับผิดชอบในการบันทึก และดูแลคุณภาพเสียงและวิดีโอ
6. ยึดติดกับกรอบเวลา
เมื่อคุณตระหนักถึงเวลาที่จำกัด ผลผลิตก็มักจะถูกกระตุ้น การทำงานกับกรอบเวลา "กำหนดกรอบ" ของการประชุมและให้ความสำคัญกับมัน กำหนดระยะเวลาเฉพาะสำหรับแต่ละจุดสำคัญด้วยบัฟเฟอร์ 10 นาที ด้วยวิธีนี้ทุกคนสามารถสิ้นสุดได้ทันเวลาหรือก่อนกำหนด!
5. ลบสิ่งรบกวน
เป็นเรื่องง่าย (และเป็นเรื่องธรรมดามาก) ในการดูอีเมลของคุณหรือดูโทรศัพท์ขณะอยู่ในการประชุมออนไลน์ รักษาเวลาและหลีกเลี่ยงสิ่งล่อใจโดยกำจัดสิ่งรบกวนตั้งแต่เริ่มต้น: ปิดแท็บบนแล็ปท็อปของคุณ ปิดเสียงโทรศัพท์ (หรือโหมดบนเครื่องบิน!) ปิดหน้าต่างเพื่อปิดเสียงรบกวนรอบข้าง (หรือใช้หูฟัง) และบันทึก ของว่างสำหรับหลัง!
(แท็ก alt: ผู้หญิงนั่งอยู่ที่โต๊ะโดยเปิดแล็ปท็อปนั่งอยู่ใกล้หน้าต่างในตอนเช้า)
4. ส่งเสริมความร่วมมือ
ใช้การประชุมออนไลน์เพื่อสร้างแนวคิดจากผู้เข้าร่วม เผื่อเวลาไว้บ้างเพื่อใช้คุณลักษณะของ Think Tank หรือการระดมความคิด อนุญาตให้ผู้คนคิดไอเดียของตัวเองหรือดึงความคิดของผู้อื่นออกไป ลองใช้ฟีเจอร์อย่างไวท์บอร์ดออนไลน์เพื่อให้สร้างสรรค์ผลงานได้ลื่นไหล
3. รวมเกม
ตลอด gamificationคุณสามารถคาดหวังว่าระดับการโต้ตอบในการประชุมออนไลน์ของคุณจะพุ่งทะลุหลังคา! รวมคำถามเล็ก ๆ ในตอนเริ่มต้นและให้ผู้เข้าร่วมปฏิบัติตาม สิ่งจูงใจเหล่านี้สามารถจูงใจได้เช่นกัน – ขยายเวลาอาหารกลางวัน, สังสรรค์บริษัท, ลาก่อนกำหนด เป็นต้น ตัวอย่างเช่น
- เลือกรูปภาพหรืออักขระที่จะฝังตลอดทั้งสไลด์และให้ผู้เข้าร่วมตอบคำถามว่ามีการแสดงกี่ครั้งตลอดการนำเสนอ
- ทำแบบทดสอบง่ายๆ ในตอนท้ายเพื่อทดสอบความเข้าใจของผู้เข้าร่วมในเนื้อหา
- รวบรวมคำพูดจากเพื่อนร่วมงานและให้พวกเขาเดาว่าใครพูดอะไร
2. ปิดท้ายด้วยรายการแอคชั่นที่มีข้อต่ออย่างดี
จุดประสงค์ของการประชุมออนไลน์คือการรวบรวมผู้เข้าร่วมและมารวมกันเพื่อความก้าวหน้าในขั้นตอนต่อไป สามารถทำได้ด้วยรายการการดำเนินการที่ชัดเจนเท่านั้น เมื่อทุกคนตระหนักถึงสิ่งที่พวกเขาต้องทำเท่านั้น สิ่งต่างๆ ก็สามารถทำได้ ก่อนการประชุมจะสิ้นสุดลง ให้ตรวจสอบว่าผู้เข้าร่วมมีความชัดเจนเกี่ยวกับบทบาทของตน ใช้เวลาสักครู่ทบทวนสิ่งที่พูดคุยกันและมอบหมายงานให้กับบุคคลนั้น
1. แบ่งปันบทสรุป
หลายอย่างอาจเกิดขึ้นได้ในการประชุมออนไลน์ ความคิด คำแนะนำ และความคิดเห็นมากมายถูกโยนทิ้งไป ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมบันทึกย่อที่สรุปมาอย่างดีจึงมีประสิทธิภาพในการรักษาความสมบูรณ์ของการซิงค์
เลือกซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอที่มาพร้อมกับคุณสมบัติการบันทึกและหรือความสามารถ AI เพื่อบันทึกทุกสิ่งที่ล้มเหลว การจดบันทึกด้วยตนเองเป็นความคิดที่ดีเสมอ แต่เมื่อคุณมีเทคโนโลยีที่ทำงานอยู่เบื้องหลัง คุณสามารถดำเนินการในระหว่างการประชุมโดยรู้ว่าส่วนที่เหลือจะได้รับการดูแล
ต่อไปนี้คือเคล็ดลับอีกสองสามข้อเพื่อทำให้การประชุมออนไลน์ครั้งต่อไปของคุณโดดเด่น:
- ส่งเสริมแบรนด์ของคุณในทุกจุดสัมผัสในการประชุมของคุณ
การเสนอขายต่อผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า? บันทึกข้อความของคุณที่แนะนำชื่อบริษัท สโลแกน และประกาศสำคัญของคุณในขณะที่ผู้เข้าร่วมแสดงต่อ ห้องประชุมออนไลน์ที่ปรับแต่งได้. สร้างความประทับใจครั้งแรกที่ยอดเยี่ยมที่ขัดเกลาและเป็นมืออาชีพด้วยโลโก้และสีของแบรนด์ผ่านอินเทอร์เฟซผู้ใช้ - ใช้ AI ทำงานจริง
ในการประชุมออนไลน์ คุณกำลังทำงานที่มุ่งไปข้างหน้า เลือก การประชุมทางวิดีโอ โซลูชันที่ทำงานอยู่เบื้องหลังเพื่อจัดเตรียมการถอดเสียง แท็กลำโพง และการประทับวันที่เพื่อให้ค้นหาได้ง่ายในภายหลัง - กดแชร์หน้าจอเพื่อ "แสดง" แทน "บอก"
กับ การแชร์หน้าจอ ตัวเลือก การนำทางการสาธิตที่อธิบายยากและคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์ในระหว่างการประชุมออนไลน์ทำได้ง่ายขึ้น ทุกคนสามารถเข้าใจสิ่งที่คุณพูดได้เมื่อพวกเขาเห็นมันต่อหน้าต่อตา นำผู้เข้าร่วมมาที่หน้าเดียวกันเมื่อทุกการดำเนินการสามารถแสดงได้แบบเรียลไทม์
ให้ Callbridge เติมพลังให้การประชุมออนไลน์ของคุณ ด้วยเทคโนโลยีที่ซับซ้อน คุณลักษณะที่ปรับแต่งได้ และอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่ออกแบบอย่างเป็นธรรมชาติ การประชุมของคุณจึงน่าสนใจและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
