คู่มือการประชุมทางวิดีโอสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล

ความแข็งแกร่ง การเติบโต และสุขภาพโดยรวมของบริษัทถูกกำหนดโดยพนักงานที่สร้างโมเมนตัม อำนาจอยู่ในตัวคน ดังนั้นทีมทรัพยากรบุคคลที่แข็งแกร่งจึงเป็นสิ่งสำคัญยิ่งต่อการดำเนินธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ – โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากการประชุมทางวิดีโอเป็น เปลี่ยนเกมทำงานทางไกล.

หน้าที่ของแผนกทรัพยากรบุคคลคือการแสวงหาศักยภาพของพนักงาน สรรหาบุคลากรที่มีความสามารถระดับสูง พัฒนา รักษา และสนับสนุนพนักงานตลอดจนเป็นกระบอกเสียงให้กับบริษัทโดยแจ้งให้ทุกคนทราบถึงการเปลี่ยนแปลงเชิงโครงสร้างและทั่วทั้งธุรกิจ

ด้วยโซลูชันการประชุมทางเว็บที่ช่วยประสานระบบนิเวศของสำนักงาน ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลสามารถเอาชนะข้อจำกัดด้านพื้นที่ เวลา และสถานที่ได้ด้วยการพูดคุยกับใครก็ได้ทุกที่ ไม่ว่าคุณจะมีประสบการณ์ด้านการสื่อสารผ่านวิดีโอมาก่อนหรือเพิ่งเริ่มต้น ลองอ่านต่อเพื่อรับเคล็ดลับและเทคนิคที่จะช่วยให้การทำงานในบทบาทด้านทรัพยากรบุคคลราบรื่นยิ่งขึ้น

โดยรวมแล้ว การประชุมทางวิดีโอ:

• ส่งเสริมการทำงานทางไกล
• หลอมความร่วมมือ
• ให้วิธีการมีส่วนร่วมที่ดีขึ้น
• ประหยัดเงินและเวลาของบริษัท
• ประหยัดเงินและเวลาของพนักงาน
• ช่วยเพิ่มผลผลิต
• ช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กเติบโต

แล้วมันส่งผลดีต่อผู้เชี่ยวชาญด้าน HR อย่างไร?

ประโยชน์ 8 ประการของการประชุมทางวิดีโอสำหรับมืออาชีพด้านทรัพยากรบุคคล

1. แหล่งรวมความสามารถที่ใหญ่กว่าแบบทวีคูณ
   งานทางไกลนั้นมีอยู่มากมาย และรูปแบบธุรกิจดั้งเดิมก็ถูกปรับให้เข้ากับมัน ถ้าคนที่ดีที่สุดสำหรับตำแหน่งการขายไม่ได้อยู่ในประเทศด้วยกลยุทธ์การสื่อสารผ่านวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ก็ไม่สำคัญ จ้างผู้มีความสามารถที่คุณต้องการได้จากทุกที่ แทนที่จะต้องเลือกในพื้นที่
2. การสื่อสารภายในแบบง่าย
   

   

   ใช้ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอเพื่อสร้างเวบินาร์สั้นๆ กระชับ หากพนักงานติดขัด หรือหากคุณต้องการเผยแพร่ข้อมูลข่าวสารของบริษัทอย่างเร่งด่วน นอกจากนี้ อีเมลก็สำคัญ แต่การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีและการแชทข้อความระหว่างการสนทนาทางวิดีโอก็มีประสิทธิภาพไม่แพ้กัน และยังสามารถบันทึกไว้ใช้ในภายหลังได้อีกด้วย

3. พนักงานที่ดีที่สุดมีโอกาสอยู่มากกว่า
   การสื่อสารออนไลน์ต้องรวดเร็ว ง่าย ทำงานร่วมกันและเข้าถึงได้ ความโปร่งใสเป็นกุญแจสำคัญ ใช้ระบบการทำงานร่วมกันที่รวมคนทำงาน ฟื้นฟูวัฒนธรรมองค์กรและเพิ่มผลผลิตโดยการปรับปรุงการสนับสนุน การจัดการโครงการและอื่น ๆ สร้างสภาพแวดล้อมการทำงานออนไลน์ในเชิงบวกที่หล่อเลี้ยงไม่เพียงแต่ผลงานที่ดี แต่ยังรวมถึงความสนิทสนมกันด้วยการสร้างประสบการณ์ "ทั้งหมด" ให้กับพนักงานมากขึ้น รู้สึกเติมเต็ม
4. ค่าเดินทางลดลงอย่างมาก
   ประหยัดเงินของบริษัทเมื่อต้องพบกับพนักงานใหม่หรือผู้ที่มีแนวโน้มจะจ้างด้วยตนเอง การเดินทางของพนักงาน แพ็คเกจจ้างงาน โรงแรม รถยนต์ และค่าเบี้ยเลี้ยงสามารถลดลงได้อย่างมากด้วยซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอที่ให้การประชุมแบบเห็นหน้ากันในทันทีโดยไม่ต้องมีอะไรพิเศษ
5. ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นโดยรวม
   อภิปรายโครงการได้เร็วขึ้นและลดชุดข้อความอีเมลที่ยาว บางครั้งการสาธิตอย่างรวดเร็วอาจง่ายกว่าการพิมพ์ย่อหน้า ใช้การนำเสนอและ การแชร์หน้าจอ เพื่อแสดงแทนการบอกเล่าและทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกันในเวลาเพียงครึ่งเดียว
6. การแชร์หน้าจอเพื่อชัยชนะ
   หากผู้สมัครมีพอร์ตโฟลิโอหรือต้องการแบ่งปันงานนำเสนอซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจ้างงาน การดำเนินการทางออนไลน์นั้นค่อนข้างง่าย ด้วยการแชร์หน้าจอ ผู้สมัครสามารถคลิกเพื่อแชร์และแนะนำคุณผ่านการนำเสนอที่พวกเขาดูบนหน้าจอได้ พิจารณาว่าสามารถดูได้อย่างไรในห้องขนาดเล็ก ฉายภาพบนหน้าจอขนาดใหญ่สำหรับผู้ชมจำนวนมาก หรือดูบนอุปกรณ์เคลื่อนที่! สิ่งที่ดีที่สุดเป็นอันดับสองในการดูในชีวิตจริงราวกับว่าผู้สมัครยืนอยู่ตรงนั้น
7. ความสอดคล้องระหว่างสำนักงานและออนไลน์
   การประชุมทางวิดีโอโดยใช้การแชร์หน้าจอช่วยผลักดันให้เกิดความรู้สึกสม่ำเสมอและเร่งด่วน ในวิดีโอแชท เนื้อหาจะถูกแชร์แบบเรียลไทม์และทำงานแบบเรียลไทม์ ซึ่งหมายความว่ามีการอัปเดตและจัดเก็บไว้ในคลาวด์โดยอัตโนมัติ ไฟล์ไม่สามารถหายไปหรือถูกลบอย่างกะทันหันได้ และตัวไฟล์เองก็ทำงานแทนการพยายามเรียงลำดับจากเวอร์ชันเก่า
8. ความสัมพันธ์ที่เข้มแข็ง
   ง่ายพอๆ กับการแสดงใบหน้าของคุณโดยใช้กล้องระหว่างแฮงเอาท์วิดีโอ เมื่อเห็นภาษากายของบุคคล ใบหน้าและกิริยาท่าทางของพวกเขานั้นมีค่ามาก นี่คือวิธีที่เราเรียนรู้เกี่ยวกับบุคคลหนึ่งๆ และสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานที่ดีขึ้น - หรือหางานทำ!

เพิ่มประสิทธิภาพการประชุมทางวิดีโอสำหรับมืออาชีพด้านทรัพยากรบุคคล

การประชุมทางวิดีโอนำเสนอการสื่อสารที่เหนือชั้นของ HR ให้กับพนักงานและผู้มีความสามารถในต่างประเทศหรือนอกสำนักงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงในห้องโถงด้วย การใช้แฮงเอาท์วิดีโอและการประชุมผ่านฟังก์ชันต่างๆ ของ HR ช่วยให้งานง่ายขึ้น เช่น การว่าจ้าง การปฐมนิเทศ การฝึกอบรม และรักษาผู้มีโอกาสเป็นพนักงาน

วิธีการจ้างผู้มีความสามารถใหม่

ความงามของการใช้แพลตฟอร์มการสื่อสารแบบกลุ่มสองทางเพื่อพบปะและจ้างพนักงานคือการที่คุณอยู่ต่อหน้ากันแบบเห็นหน้ากัน นอกจากนี้ คุณสามารถจ้างโดยพิจารณาจากความสามารถและประสบการณ์จริง แทนที่จะค้นหาสิ่งที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้ในบริเวณใกล้เคียง นอกจากนี้ แม้ว่าคุณจะจ้างทักษะ การประชุมทางวิดีโอช่วยเจาะลึกและเปิดเผยบุคลิกภาพ ทำให้ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลมีความรู้สึกที่ดีขึ้นว่าใครเป็นผู้เล่นในทีมและใครที่เหมาะกับวัฒนธรรม – สองประเด็นสำคัญเมื่อจ้างงานระยะยาว

1. เสริมสร้างแบรนด์ออนไลน์ของคุณ
   ความสามารถในท้องถิ่นมักจะรู้จักแบรนด์ของคุณและสิ่งที่คุณยืนหยัด พรสวรรค์ในต่างประเทศอาจไม่คุ้นเคยนัก หากคุณต้องการให้องค์กรของคุณดึงดูดการจ้างงานที่มีศักยภาพจากกลุ่มผู้มีความสามารถที่แตกต่างกันทั่วโลก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแบรนด์ของคุณมุ่งไปข้างหน้าอย่างมาก คุณจะต้องแสดงตัวเองว่าเป็นนวัตกรรม น่าเชื่อถือ และน่าเชื่อถือ บัญชีโซเชียลมีเดียของคุณมีหน้าตาเป็นอย่างไร? คุณอัปเดตเว็บไซต์ครั้งล่าสุดเมื่อใด
2. ทำให้แอปพลิเคชันออนไลน์เป็นเรื่องง่าย
   เพื่อให้แน่ใจว่าจะได้รับประสบการณ์ที่ราบรื่นที่สุด ให้ง่ายสำหรับผู้สมัครที่จะสมัคร เว็บไซต์ค้นหางานของบุคคลที่สามมีประโยชน์ แต่ตรวจสอบอีกครั้งว่าข้อความของคุณสอดคล้องกันในช่องทางต่างๆ Pro-Tip: รวบรวมแอปพลิเคชันต่างๆ เพื่อค้นหาคำศัพท์ เช่น "อิสระ" "การสื่อสารที่ยอดเยี่ยม" "การจัดการเวลาที่ดี" และอื่นๆ หากคุณต้องการพนักงานระยะไกลที่มีประสิทธิภาพที่สามารถดูแลตนเองได้
3. ใช้การประชุมทางวิดีโอสำหรับการสัมภาษณ์
   เมื่อคุณพบบุคคลที่มีแนวโน้มดีแล้ว การย้ายกระบวนการไปพร้อมกับการสัมภาษณ์ทางออนไลน์เป็นเรื่องง่าย:
   1. คุณสามารถมีการสัมภาษณ์เบื้องต้นเกี่ยวกับการประชุมทางวิดีโอเบื้องต้นกับผู้สมัครเพื่อทำความเข้าใจว่าพวกเขาเป็นใครและทำงานอย่างไร เปิดใจเกี่ยวกับบทบาท ความรับผิดชอบ และประสบการณ์ที่ผ่านมา
   2. หากระยะนี้ผ่านไปด้วยดี ให้จัดการสัมภาษณ์รองกับทีมที่มีศักยภาพของผู้สมัครและผู้นำคนสำคัญ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวิดีโอของทุกคนเปิดอยู่และบันทึกหากผู้มีอำนาจตัดสินใจไม่สามารถทำได้
   3. หากผู้สมัครผ่านเข้ารอบนี้ ให้ส่งจดหมายตอบรับและกำหนดเวลาวิดีโอแชทครั้งที่สามเพื่อหารือเกี่ยวกับผลประโยชน์ เงินเดือน ที่พัก กำหนดการ ฯลฯ

วิธีนำความสามารถใหม่มาใช้

การเริ่มต้นใช้งานมักต้องใช้เอกสาร การประชุมและทักทาย การถามและตอบคำถาม และโดยทั่วไปแล้ว การสร้างศูนย์รวมพนักงานใหม่ เตรียมพร้อมสู่ความสำเร็จตั้งแต่เริ่มต้น ด้วยเทคโนโลยีการประชุมทางวิดีโอที่ปรับปรุงการสื่อสารและการทำงาน

1. การประชุมออนไลน์กับไอที
   ไม่ว่าจะทางกายภาพในสำนักงานหรือทำงานจากที่บ้าน โอกาสที่การสื่อสารกับไอทีจะเกิดขึ้นบ่อยครั้ง จัดตั้งพนักงานใหม่เพื่อความสำเร็จโดยการจัดหาเครื่องมือและเทคโนโลยีดิจิทัลที่จำเป็นในการเริ่มต้นใช้งาน พวกเขาต้องการการเข้าถึงเครือข่ายและซอฟต์แวร์ของบริษัทหรือไม่ หรือพวกเขาต้องจัดหามาเอง? พวกเขาจะใช้ซอฟต์แวร์แบ่งปันออนไลน์เช่น Google เอกสารหรือไม่ ข้อมูลเข้าสู่ระบบใดที่จำเป็น? พวกเขาต้องการ VPN หรือไม่? พวกเขาต้องดาวน์โหลดแอปใดสำหรับการส่งข้อความ การตรวจสอบสิทธิ์ การจัดการโครงการ ฯลฯ
2. การประชุมออนไลน์กับ HR
   เมื่อพนักงานใหม่เห็นด้วยกับเทคโนโลยีและเครือข่ายของบริษัทแล้ว ให้ประสานงานวิดีโอคอลเพื่อจัดการกับข้อกังวลภายนอก หากมีเอกสาร เช่น คุณสามารถให้คำแนะนำหรือตอบคำถามได้ คุณยังสามารถเช็คอินเพื่อดูว่าพวกเขาอาศัยอยู่อย่างไร!
3. ประชุมออนไลน์กับทีม
   จัดกำหนดการการประชุมทางวิดีโอเบื้องต้นกับทีมพนักงานใหม่ โดยเฉพาะผู้จัดการสายงานและตำแหน่งที่สูงขึ้นภายในสัปดาห์แรก นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งและจะกำหนดเสียง ขอแนะนำให้ทีมพบปะกันแบบเห็นหน้ากัน แต่ถ้าใช้เวลานานระหว่างการสนทนาทางวิดีโอ อย่างน้อยวิดีโอแชทเบื้องต้นจะช่วยสร้างฐานที่มั่นคงและอนุญาตให้พนักงานใหม่สามารถเห็นหน้าชื่อได้

วิธีฝึกผู้มีความสามารถทางไกล

1. เป็นผู้นำด้วยความคาดหวัง
   สร้างความคาดหวังที่ชัดเจนว่าพนักงานใหม่มีการสื่อสาร ทำงาน และ มีประสิทธิผล. สอดคล้องกับสิ่งที่ใช้ได้ผลสำหรับพวกเขาและเพื่อประโยชน์สูงสุดของบริษัท ซึ่งสามารถทำได้ดีที่สุดผ่านแฮงเอาท์วิดีโอ

2. 

   ให้การฝึกอบรมส่วนบุคคล
   โดยทั่วไปแล้วผู้ปฏิบัติงานระยะไกลและฟรีแลนซ์จะทำงานตามเวลาที่พวกเขาสามารถหาเวลาทำงานได้ตามสะดวก ช่วยให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างรวดเร็วโดยให้สิทธิ์เข้าถึงการสัมมนาผ่านเว็บสั้นๆ (โดยใช้ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ) ที่จะทำลายวัฒนธรรม กระบวนการ ระบบ และอื่นๆ ของบริษัท สไลด์โชว์ออนไลน์ เอกสาร การนำเสนอ และอื่นๆ ก็ยังใช้ได้ พวกเขามุ่งเน้น

3. เช็คอินบ่อย
   พนักงานใหม่มักจะถามคำถาม การฝึกอบรมดำเนินไปอย่างต่อเนื่องและจำเป็นอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ได้รับข้อมูลล่าสุดและนำหน้าเทรนด์ ส่งเสริมความคิดเห็นอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้พนักงานใหม่สามารถอยู่เหนือภาระงานของตนได้

เคล็ดลับสำหรับการประชุมทางวิดีโออีกสองสามข้อ:

1. รูปลักษณ์คือทุกสิ่ง
   ด้วยการเปลี่ยนจากที่ทำงานเป็นออนไลน์ จึงไม่น่าแปลกใจที่ผู้คนอาจไม่ทราบถึงการแต่งกายที่เหมาะสมหรือสถานที่ที่จะตั้งค่า เนื่องด้วยการระบาดใหญ่ในปัจจุบัน บริษัทส่วนใหญ่ได้คลายชุดสำหรับธุรกิจของตนเพื่อรองรับพนักงานที่อยู่ห่างไกลมากขึ้น อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังสร้างความประทับใจครั้งแรกกับผู้คนภายนอกบริษัท ขอแนะนำให้คุณดูเรียบร้อย ในการสำรวจในสหราชอาณาจักร คนงาน 1 ใน 6 คน ยอมรับว่าสวมเสื้อผ้าเพียงบางส่วนขณะวิดีโอคอล หมายความว่าไม่มีชุดออกกำลังกาย เสื้อยืด หรือผมยุ่งๆ – อย่างน้อยก็ตั้งแต่เอวขึ้นไป!
2. ต่อสู้กับแรงกระตุ้นในการปิดเว็บแคม
   จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเปิดเว็บแคมไว้และเข้าร่วมแฮงเอาท์วิดีโอ เนื่องจากวิธีนี้จะทำให้คุณได้รู้จักใครซักคนจริงๆ และในทางกลับกัน การเป็นหน้าตาขององค์กรทำให้เกิดความสนิทสนมและความไว้วางใจ
3. กำหนดเวลา "ตามทัน" แชท
   สร้างแรงบันดาลใจให้พนักงานทางไกลเปิดใจเกี่ยวกับชีวิตส่วนตัวเล็กน้อย ไม่ได้หมายความว่าจะเต็มอิ่ม แต่ลองพูดคุยสั้นๆ เกี่ยวกับช่วงสุดสัปดาห์ที่ผ่านมา ถามเกี่ยวกับงานอดิเรกหรือเชิญสัตว์เลี้ยงให้ปรากฏบนหน้าจอ การทำเช่นนี้ช่วยแบ่งแยกปัญหาและแยกส่วนที่ดีในการแชทในที่ทำงาน และเนื่องจากการสนทนาเหล่านี้เกิดขึ้นในสำนักงาน ทำไมไม่ออนไลน์ล่ะ
4. ไม่พูด? ตีปิดเสียง
   มารยาทในการประชุมทางวิดีโอ 101: เสียงพื้นหลัง เสียงตอบรับ หรือการสนทนาที่ได้ยินโดยไม่ได้ตั้งใจ ทำให้งานในมือหมดไป การปิดเสียงตัวเองเมื่อคุณไม่ได้พูดจะช่วยให้การประชุมออนไลน์เป็นไปอย่างราบรื่นสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง
5. ให้ข้อมูลที่จำเป็น
   ใช้ตัวเลือกคำเชิญและเตือนความจำเพื่อรวมข้อมูลการเข้าสู่ระบบหรือคำแนะนำพิเศษไว้ล่วงหน้า หรือใส่ข้อมูลในอีเมลหรือในแชท การทำล่วงหน้าจะช่วยหลีกเลี่ยงอาการปวดหัวและปัญหาทางเทคนิค!

ให้ Calbridge ช่วยตอบสนองความต้องการของคุณในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล ด้วยซอฟต์แวร์ล้ำสมัยที่ผสานรวมอย่างราบรื่นกับเครื่องมือการจัดการโครงการและการถ่ายทอดสด พร้อมด้วยฟีเจอร์มากมายและมอบความอุ่นใจด้วยระบบรักษาความปลอดภัยระดับสูง คุณจึงสามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ใช้ฟีเจอร์การแชร์หน้าจอและเสียงและวิดีโอความละเอียดสูง เพื่อเสริมสร้างภาพลักษณ์ที่ดีของบริษัทของคุณเมื่อต้องเผชิญหน้ากับผู้สมัครงาน