ปี 2020 เริ่มต้นอย่างสดใส พูดได้เลยว่าจนถึงตอนนี้ กลางปี ประสบการณ์การประชุมทางวิดีโอของคุณดีขึ้นสิบเท่า สำนักงานของคุณมีแนวโน้มที่จะเปลี่ยนวิธีการทำงานจากที่บ้านแบบออนไลน์มากขึ้น เปิดประตูสู่การสื่อสารออนไลน์โดยใช้การประชุมทางวิดีโอกับลูกค้า ในการสรุปทีม การประชุมทางโทรศัพท์ของผู้บริหารระดับสูง เซสชันการระดมความคิด การประชุมสถานะ... และรายการทั้งหมด บน.
ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อเรายังคงปรับตัวให้เข้ากับยุคสมัยที่เปลี่ยนแปลงไปซึ่งทุกคนกำลังเผชิญอยู่นั้น แรงงานก็ถูกแบ่งแยกตามลักษณะทางกายภาพ (หรือเสมือนจริง) ที่จะมาทำงาน คุณมีเพื่อนร่วมงานที่ทำงานเต็มเวลาจากที่บ้านหรือไม่? ฝ่ายบริหารใช้เวลา 2 วันต่อสัปดาห์ที่สำนักงานแล้วทำงานทางไกลหรือไม่? คุณต้องกลับไปกลับมาระหว่างลูกค้าที่ต้องอยู่ในสำนักงาน 5 วันต่อสัปดาห์ใช่หรือไม่?
เมื่อเพื่อนร่วมงานและสมาชิกในทีมได้แพร่กระจายไปทั่วภูมิประเทศแบบดิจิทัลและทางกายภาพ การทำให้ทุกคนอยู่ด้วยกันสามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นงานที่ยากแม้ว่าจะไม่ใช่งานที่เป็นไปไม่ได้ก็ตาม! แม้ว่าจะมีข้อจำกัดด้านเวลา อุปสรรคด้านภาษา ความแตกต่างในลำดับชั้น และความท้าทายทั่วไปเกี่ยวกับการจัดการเวลา ทุกคนต่างก็ต้องการให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากที่สุด
ต่อไปนี้คือวิธีการรักษาสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ หากทีมของคุณถูกแยกจากกันที่บ้าน ในสำนักงาน หรือในสนาม
9 วิธีในการจัดการการทำงานร่วมกันระหว่างสำนักงาน:
9. หลีกเลี่ยงความยุ่งเหยิงของอีเมล
อีเมลเป็นกุญแจสำคัญในการสื่อสารอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ในขณะเดียวกันก็มั่นใจได้ว่าจะมี แต่เมื่อคำถามเล็ก ๆ ผุดขึ้นในการสนทนาขนาดมหึมาที่ยาวและซับซ้อน ประสิทธิภาพที่แท้จริงของการแลกเปลี่ยนจะซับซ้อน
การเปลี่ยนไปใช้เครื่องมือสื่อสารทางธุรกิจที่ให้ช่องทางในการแสดงผลงาน สถานะ และการอัปเดตต่างๆ อย่างชัดเจนและเป็นภาพ จะช่วยให้ทุกคนในทีมมองเห็นภาพรวมของสิ่งที่เกิดขึ้นได้ง่ายขึ้น เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันอย่าง Slack สร้างความเชื่อมโยงแบบนี้ได้ เช่นเดียวกับซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอที่มีตัวเลือกการผสาน รวมมากมาย ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถนำสองแพลตฟอร์มมาผสานรวมกันเพื่อประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันที่ดีที่สุด
8. จับตาดูปริมาณงาน
การเห็นสิ่งที่ทุกคนกำลังทำงานอยู่ผ่านเครื่องมือการจัดการโครงการช่วยให้มองเห็นสถานะของโครงการและใครอยู่ในโครงการ ด้วยวิธีนี้ ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่บ้านหรือกำลังเดินทางเพื่อทำงาน คุณจะสามารถกระโดดขึ้นและดูว่ามีอะไรอยู่ในท่อ
ใช้ประโยชน์จากการกำหนดรหัสสี และการใช้แถวและคอลัมน์เพื่อจัดระเบียบไฟล์ สถานที่ และการติดตามเวลา ในทางกลับกันการประชุมออนไลน์โดยใช้การประชุมทางวิดีโอเพื่อหารือเกี่ยวกับโครงการแบบเรียลไทม์ จะเปิดโอกาสให้เพื่อนร่วมงานได้เปิดใจพูดคุยเกี่ยวกับสถานการณ์และอารมณ์ความรู้สึกของตนเอง การสร้างกิจวัตรการประชุมออนไลน์ที่พูดคุยเกี่ยวกับสถานะและการอัปเดตจะช่วยระบุรายการที่สำคัญ ปัญหาคอขวด และลดความล่าช้าของกำหนดเวลา
(แท็ก alt: ผู้หญิงมีสไตล์เดินไปตามถนนถือโทรศัพท์มือถือขณะมองและยกนิ้วโป้ง)
7. ระวังโซนเวลา
ไม่เหมาะที่จะเข้าร่วมการประชุม "ตาแดง" หรือก่อนเข้านอน แต่เมื่อจัดกำหนดการโครงการหรือซิงค์ เขตเวลาจะมีบทบาทในการตัดสินใจว่าจะมีการรวบรวมข้ามสำนักงานเมื่อใด
การมีตารางเวลาของทุกคนที่สะดวกและพร้อมใช้งานช่วยให้โฮสต์หรือผู้จัดงานสามารถมองเห็นเวลาที่ดีที่สุดในการประชุมออนไลน์ได้ มองหาซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอที่มาพร้อมกับตัวกำหนดเวลาโซนเวลาหรือเปิดให้ผู้เข้าร่วมที่ได้รับเชิญบางคนต้องบันทึกการประชุมตอนนี้เพื่อดูในภายหลัง
6. เช็คอินเป็นประจำ
เมื่อทีมของคุณกระจัดกระจายไปทั่วสำนักงาน บ้าน และสนาม คุณจะสูญเสียพฤติกรรมทั่วไปบางอย่างที่เกิดขึ้นได้ง่ายเมื่อคุณทำงานควบคู่กันและอยู่ห่างกันเพียงไม่กี่ฟุต เช่น การมองเพื่อถามคำถามหรือเดินผ่าน กันในห้องโถงหรือห้องพัก
เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน ให้นำนิสัยการแตะฐานบ่อยๆ อย่าลังเลที่จะทำการเชื่อมต่อหลายครั้งต่อสัปดาห์ไม่ว่าจะทางอีเมล ซิงค์ ประชุมทางโทรศัพท์ ประชุมทางวิดีโอ หรือแชทด้วยข้อความ!
5. พึ่งพาระบบอัตโนมัติในการติดตาม
การจัดการกำหนดเวลา สถานะ และความคืบหน้าของงานไม่ใช่เรื่องง่ายเมื่อคุณไม่สามารถทำได้ด้วยตนเอง แต่เมื่อคุณสามารถถ่ายงานที่ซ้ำๆ กันซึ่งใช้เวลานานได้ คุณจะคลายเวลาไปใช้กับงานที่สำคัญกว่าได้ นอกจากนี้ การเอาองค์ประกอบของมนุษย์ออกจะให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าและแม่นยำยิ่งขึ้น ให้ระบบอัตโนมัติช่วยยกของหนักให้คุณ:
- กำหนดการเชิญและการแจ้งเตือนสำหรับการประชุมทางวิดีโอที่จะเกิดขึ้น
- ผสานรวม Google ปฏิทินกับซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอของคุณเพื่อกำหนดการและการแจ้งเตือนที่ราบรื่น
- แบ่งปันข้อมูลแบบเรียลไทม์กับ Google Doc และรับการแก้ไขและการเปลี่ยนแปลงทันทีที่ส่งไปยังอีเมลของคุณ
- เครื่องมือการจัดการโครงการและวิดีโอที่ทำให้สเปรดชีต ข้อมูลลูกค้า การบันทึก การถอดเสียงเป็นคำโดยอัตโนมัติ และอื่นๆ
4. ใช้แอพมือถือ
ในกรณีของการประชุมออนไลน์ แอพมือถือช่วยให้เพื่อนร่วมงานมีตัวเลือกที่รวดเร็วและง่ายดายในการรับสายจากทุกที่ ไม่ว่าจะเป็นบนถนน ในสนามหลังบ้าน หรือในห้องอาหารกลางวัน
การเริ่มต้นการประชุมขณะเดินทางด้วยฝ่ามือช่วยให้คุณมีการประชุมคุณภาพสูงที่ดีพอๆ กับที่อยู่บนเดสก์ท็อปของคุณ คุณยังสามารถกำหนดเวลาการประชุมล่วงหน้าหรือทันที คุณสามารถเข้าถึงและซิงค์กับปฏิทินและสมุดที่อยู่ของคุณ และแน่นอน ที่ที่คุณอยู่คือที่ที่การประชุมของคุณอยู่ แอพมือถือช่วยให้คุณมีอิสระในการประชุมหรือโทรได้ทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
นอกจากนี้ คุณยังเข้าถึงประวัติการโทร การถอดเสียง และการบันทึกได้ในสภาพแวดล้อมการประชุมที่ปลอดภัย
3. สร้าง “มาตรฐาน” Work Storage Hub
ทำให้ไฟล์ ลิงก์ เอกสาร และสื่อที่สำคัญทั้งหมดเข้าถึงและจัดเก็บไว้ในที่เดียวได้อย่างง่ายดาย เมื่อรวมศูนย์ไว้ในที่เดียว การเข้าถึงไม่จำเป็นต้องดูเหมือนเป็นงานเช่นนั้น เมื่อรายการต่างๆ ได้รับการจัดหมวดหมู่ จัดระเบียบ และพร้อมใช้งานแบบเรียลไทม์ ทุกคนจะสามารถเข้าถึงไฟล์ล่าสุด เอกสารการประชุมล่าสุด และการตัดสินใจที่สำคัญได้
ข้อเสนอแนะอื่น ๆ :
หากคุณมีสำนักงานอยู่ในสถานที่ต่างกัน อาจมีภาษาพูดมากกว่าหนึ่งภาษา พยายามใช้ภาษาที่ใช้กันอย่างแพร่หลายมากที่สุด และหากคุณต้องการสื่อสารในภาษาอื่น ให้ดำเนินการสนทนาเป็นการส่วนตัวผ่านการแชทด้วยข้อความหรือในช่องทางอื่น
หลีกเลี่ยงการทำสำเนาเอกสารโดยติดฉลากให้ถูกต้อง ชัดเจน และให้ชัดเจนว่ามีขั้นตอนการดำเนินการ ไม่มีอะไรจะเลวร้ายไปกว่าการเสียเวลาไปกับเอกสารที่ทำเสร็จแล้ว มีเวอร์ชันที่ใหม่กว่า หรือสูญหาย
พิจารณาว่ารูปแบบการสื่อสารใดเหมาะสมที่สุดสำหรับวัตถุประสงค์ของคุณ หากคุณต้องการคำชี้แจงเกี่ยวกับรายละเอียดหรือคำถามใช่หรือไม่ใช่ ส่งข้อความถึงเพื่อนร่วมงานของคุณในข้อความแชท หากคุณมีข้อกังวลเกี่ยวกับคำขอหยุดเวลาที่กำลังจะเกิดขึ้น โปรดส่งอีเมลมาที่ หากมีปัญหากับเพื่อนร่วมงานและส่งผลต่อความสามารถในการทำงานและผลิตผลงานที่ดี ให้กำหนดเวลาการประชุมทางวิดีโอแบบตัวต่อตัว
2. ใช้แนวทาง "วิดีโอก่อน"
โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานการณ์การระบาดใหญ่ที่ส่งผลกระทบต่อทั่วโลก แนวทางการทำงานผ่านวิดีโอที่ให้ความสำคัญกับการปฏิสัมพันธ์แบบเห็นหน้ากันนั้น ช่วยให้เพื่อนร่วมงานรู้สึกเหมือนกำลังทำงานกับคนจริงๆ แทนที่จะเป็นเพียงภาพในจินตนาการ การแสดงใบหน้า การพูดคุเสียง การขยับร่างกาย ล้วนเป็นส่วนหนึ่งของการสร้างภาพลักษณ์ที่สมจริงยิ่งขึ้นของคุณในสภาพแวดล้อมเสมือนจริง การประชุมทางวิดีโอช่วยสร้างสภาพแวดล้อมสำนักงานปกติให้กลายเป็นโลกดิจิทัล
และทำไมต้อง "บอก" ในเมื่อคุณสามารถ "แสดง" ได้ การนำเสนอบางอย่าง โดยเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับแนวคิดและแนวคิดที่เป็นนามธรรมหรือการนำทางที่สำคัญผ่านการออกแบบเว็บไซต์ นำเสนอด้วยการสาธิตโดยใช้การแชร์หน้าจอได้ดีขึ้น เพื่อนร่วมงานจะได้อยู่ในหน้าเดียวกันของเซสชันการประชุมทางวิดีโอของคุณอย่างแท้จริง โดยมีที่นั่งแถวหน้าคอยรับฟังความคิดของคุณ
1. ทดลองและรับคำติชม
เช่นเดียวกับการจัดเตรียมส่วนใหญ่ มีการเปลี่ยนผ่านและการทดลองเล็กน้อย การทำงานร่วมกันระหว่างสำนักงานที่ทำงานเหมือนเครื่องจักรที่ได้รับการหล่อลื่นอย่างดีแทนที่จะเป็นสนิม จำเป็นต้องใช้กลยุทธ์ รูปแบบการสื่อสารที่แตกต่างกัน และเครื่องมือต่างๆ เพื่อดูแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับทีม
หนึ่งในปัจจัยที่สำคัญที่สุดที่จะกำหนดความสำเร็จของทีมหรือผลงานของโครงการคือความเต็มใจของทุกคนที่จะไว้วางใจซึ่งกันและกัน สมาชิกในทีมสามารถปฏิบัติต่อกันด้วยความเคารพได้หรือไม่? พนักงานที่อยู่ห่างไกลดึงน้ำหนักแทนที่จะนั่งพักผ่อนหรือไม่? พนักงานออฟฟิศมีงานมากเกินไป กระตือรือร้นที่จะสร้างความประทับใจและเป็นผู้นำหรือไม่?
ด้วยการมุ่งเน้นที่การวางแผน การใช้เครื่องมือในการสร้างทีม และความสนิทสนมกันเล็กน้อยที่นี่และที่นั่น แม้ว่าทีมของคุณจะถูกกระจายออกไป การลองสิ่งใหม่ ๆ เพื่อลดช่องว่างไม่จำเป็นต้องเป็นกังวล สิ่งสำคัญคือต้องลองใช้กลยุทธ์และเครื่องมือใหม่ๆ และดูว่ากลยุทธ์ใดให้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดสำหรับทีมและวัตถุประสงค์ของคุณ
การทำงานร่วมกันข้ามสำนักงานย่อมมาพร้อมกับความขัดแย้งและความท้าทายเสมอ ผลลัพธ์จากการทำงานของเพื่อนร่วมงานทั้งในและนอกสำนักงาน ใกล้และไกลกัน รวมถึงการทำงานตามตารางเวลาที่แตกต่างกัน เช่นเวลาทำงานแบบยืดหยุ่นงานพาร์ทไทม์ หรือเต็มเวลา ล้วนส่งผลกระทบต่อผลผลิตและกระบวนการทำงาน อย่างไรก็ตาม แม้ในสถานการณ์ปัจจุบันของโลก นี่ก็เป็นโอกาสที่จะปรับตัวให้เข้ากับสมดุลชีวิตการทำงานที่บูรณาการมากขึ้น ซึ่งจะเปลี่ยนแปลงไปตามเทคโนโลยีที่เราใช้
ให้ชุดซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอแบบสองทางที่เป็นเอกลักษณ์ของ Callbridge สร้างความสามัคคีในหมู่ทีม เทคโนโลยีนี้ออกแบบมาเพื่อเชื่อมต่อผู้คน ดังนั้นธุรกิจของคุณจึงเจริญรุ่งเรืองได้ไม่ว่าพนักงานของคุณจะกระจัดกระจายขนาดไหน
Callbridge ให้บริการแก่ธุรกิจขนาดกลางที่กำลังมองหาโซลูชันที่ซับซ้อน ซึ่งจะจำกัดความแตกต่างภายในระหว่างเพื่อนร่วมงานและภายนอกกับลูกค้า ผู้ขาย ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และส่วนสำคัญอื่นๆ ที่เคลื่อนไหวของธุรกิจที่กำลังเติบโตของคุณ นำเสนอคุณสมบัติการทำงานร่วมกันที่หลากหลายเพื่อขับเคลื่อนการมีส่วนร่วมและประสิทธิภาพการทำงานไปข้างหน้า แพลตฟอร์มการประชุมทางเสียง วิดีโอ และเว็บระดับผู้เชี่ยวชาญของ Callbridge ช่วยให้คุณเชื่อมต่อได้อย่างปลอดภัยและทุกที่ที่คุณไป
อะไรที่ทำให้ Callbridge แตกต่าง?
การถอดเสียงการประชุมด้วย AI – Cue™ ผู้ช่วยส่วนตัวอัจฉริยะของคุณจะดูแลการบันทึกการประชุมและระบุผู้พูด หัวข้อ และประเด็นหลัก
การผสานรวมกับ Slack และ Google Calendar – ไม่พลาดทุกความเคลื่อนไหวเมื่อคุณสามารถผสานรวมกับ Google Suite, Outlook และ Slack ได้
คุณสมบัติที่โดดเด่น – เพลิดเพลินไปกับคุณสมบัติระดับโลก เช่นการบันทึกการประชุมการแชร์หน้าจอการแชร์เอกสารกระดานไวท์บอร์ดออนไลน์และอีกมากมาย!
ระบบรักษาความปลอดภัยระดับสูง – มั่นใจได้ว่าข้อมูลของคุณปลอดภัยด้วยรหัสเข้าใช้งานครั้งเดียว (OTC), ระบบล็อกการประชุม และรหัสรักษาความปลอดภัย
การสร้างแบรนด์เฉพาะตัว – ทำให้ห้องประชุมออนไลน์ของคุณมีเอกลักษณ์เฉพาะตัวโดยใช้โลโก้และมาตรฐานแบรนด์ของคุณเอง
ไม่ต้องดาวน์โหลด – ไม่มีสายเคเบิลและอุปกรณ์ขนาดใหญ่ มีเพียงโซลูชันการประชุมทางวิดีโอที่ใช้งานผ่านเว็บเบราว์เซอร์โดยไม่ ต้องดาวน์โหลดใดๆ
