วิธีจัดการประชุมทางโทรศัพท์
หากคุณเป็นเหมือนเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ คุณต้องโฮสต์ การประชุมทางโทรศัพท์ หรือสองแผนในการสั่งซื้อหรือระดมความคิดกับทีมของคุณ คุณคงรู้แล้วว่าการประชุมทั้งหมดไม่ได้มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร
บางครั้งพนักงานมาสาย บางครั้งพวกเขาง่วงนอนหรือฟุ้งซ่านเกินไป บางครั้งก็ไม่ปรากฏเลย เป็นเรื่องง่ายที่จะสงสัยในบางครั้งว่าเป็นไปได้ไหมที่จะจัดการประชุมทางโทรศัพท์โดยที่ไม่มีอะไรผิดพลาด
โชคดีสำหรับคุณการประชุมทางโทรศัพท์ที่มีความหมายและมีประสิทธิผลเป็นไปได้ ที่ คอลบริดจ์เราได้เห็นและอำนวยความสะดวกในการประชุมมากพอที่จะรู้ว่าคุณควรทำอย่างไรเพื่อจัดการประชุมให้ดีที่สุด สิ่งที่คุณต้องทำคือทำตามขั้นตอนที่ง่ายและรวดเร็วเหล่านี้:
ขั้นตอนที่ 1: ตั้งเป้าหมายการประชุมที่ชัดเจนก่อนที่จะทำอย่างอื่น
ขั้นตอนที่ 2: สร้างวาระการประชุมการประชุมทางโทรศัพท์ที่มีรายละเอียดมากที่สุด
ขั้นตอนที่ 3: ส่งคำเชิญเข้าร่วมการประชุมโดยละเอียดและติดตามผลกับแขกของคุณ
ขั้นตอนที่ 4: บันทึกหัวข้อที่ไม่เกี่ยวข้องไว้ใช้ในภายหลังเพื่อให้การประชุมของคุณไม่ตกราง
ขั้นตอนที่ 5: ยอมรับขั้นตอนต่อไปสำหรับทุกคนในการประชุมก่อนที่จะสิ้นสุด
มีวัตถุประสงค์การประชุมที่ชัดเจน
หมุนเป็นวงกลมได้ง่ายๆ เมื่อคุณ จัดประชุม เพื่อ "ข้ามโครงการ X" หรือ "สำรวจหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับ Y" เนื่องจากคุณยังไม่ได้กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับการประชุม ให้กำหนดเป้าหมายเช่น "กำหนดทิศทางสำหรับการรณรงค์ช่วงฤดูใบไม้ร่วง" หรือ "สร้างและตกลงตามกรอบการวัดผลสำหรับโฆษณาบนโซเชียลมีเดียของเรา" แทน
พยายามระบุเป้าหมายให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และคุณจะไม่เพียง แต่สามารถบอกได้ว่าการประชุมของคุณประสบความสำเร็จหรือไม่และยังรวมถึงการสนทนาที่ไม่ตรงประเด็นด้วย
สร้างวาระการประชุมการประชุมทางโทรศัพท์
ไม่มีใครเขียนหนังสือโดยใช้เวลา 90% ไปกับคำนำ การมีวาระการประชุมและการปฏิบัติตามนั้นจะทำให้คุณเข้าใกล้การบรรลุเป้าหมายในการประชุมทางโทรศัพท์ที่คุณกำหนดไว้ก่อนหน้านี้มากขึ้นเพราะจะมีเวลาที่กำหนดไว้สำหรับการอภิปรายหัวข้อสำคัญทั้งหมดในการประชุมของคุณ
สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าเราทุกคนเป็นมนุษย์เพียงคนเดียวและบางครั้งสิ่งที่ดีที่สุดของเราก็ทำผิดพลาดพูดเล่น ๆ หรือแค่ขำ ๆ เพื่อความสนุกสนาน คุณควรจัดการประชุมทางโทรศัพท์ให้ตรงตามกำหนดเวลา แต่โปรดอย่าแข็งข้อกับเรื่องนี้ มีที่ว่างสำหรับความสนุกสนานในการประชุมทุกครั้ง
ส่งคำเชิญเข้าร่วมการประชุมโดยละเอียดและติดตามพวกเขา
การส่งคำเชิญเข้าร่วมการประชุมกฎคือ“ ยิ่งเร็วยิ่งดี” ด้วยวิธีนี้คุณจะมีเวลาในการเตือนผู้คนอย่างอ่อนโยนหากพวกเขาลืมที่จะตอบกลับการประชุมของคุณ การให้เวลากับผู้เข้าร่วมของคุณยังช่วยให้พวกเขาเตรียมความพร้อมสำหรับการประชุมของคุณและนำตัวเองไปสู่สิ่งที่จำเป็นต้องรู้ก่อนการประชุมได้อย่างรวดเร็ว
ทำไมวาระการประชุมของคุณจึงต้องมีรายละเอียด? เพียงเพราะเมื่อผู้เข้าร่วมรู้ว่าจะถูกถามเกี่ยวกับหัวข้อหรืองานใดงานหนึ่งพวกเขามักจะเตรียมคำตอบไว้ล่วงหน้า โดยพื้นฐานแล้วพวกเขาจะเตรียมพร้อมสำหรับการประชุมมากขึ้นแม้ว่าจะเป็นเพียงการหลีกเลี่ยงการถูกแยกออกจากการเป็นคนที่ไม่ได้เตรียมตัว
หัวข้อการประชุมทางโทรศัพท์ของ“ Park” ที่ไม่เกี่ยวข้อง
คุณจะทำอย่างไรเมื่อการประชุมของคุณเริ่มลอยไปสู่สัมผัสที่ไม่เกี่ยวข้องกัน? คุณสามารถบอกให้พวกเขาหยุดได้ แต่นั่นอาจไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาที่มีไหวพริบและได้รับการตอบรับที่ดีที่สุด แต่ให้ลอง "จอด" สัมผัสเหล่านี้เพื่อเยี่ยมชมในตอนท้ายของการประชุมหรือในเวลาต่อมา บางคนเรียกที่นี่ว่า“ ลานจอดรถ”
ที่จอดรถยังดีมากหากมีคนแจ้งจุดที่ถูกต้อง แต่ก็ยังไม่เกี่ยวข้องกับการประชุมอย่างชัดเจน ด้วยวิธีนี้หัวข้อที่สำคัญยังคงได้รับความสนใจที่พวกเขาต้องการในขณะที่การประชุมของคุณดำเนินต่อไปโดยไม่ถูก จำกัด โดยการอภิปรายนอกหัวข้อ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตกลงกันในขั้นตอนต่อไป
ขั้นตอนนี้จำเป็นอย่างยิ่ง ในตอนท้ายของการประชุมให้ทำตามขั้นตอนต่อไปทั้งหมดซ้ำอีกครั้งรวมทั้งผู้ที่จะรับสิทธิ์การเป็นเจ้าของ เมื่อทุกฝ่ายเห็นพ้องต้องกันในงานของตนแล้วจะไม่มีใครสามารถแก้ตัวว่าสับสนหรือพูดว่ามีบางสิ่งบางอย่างที่ "ทำให้เสียความคิด" ได้
ด้วย คิวคุณยังสามารถส่งการถอดความการประชุมที่สร้างโดย AI ให้กับผู้เข้าร่วมทุกคนเพื่อไม่ให้เกิดความสับสนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำ
หลังจากตกลงกันว่าจะมีการประชุมครั้งต่อไปเมื่อใดคุณสามารถวนกลับไปที่ลานจอดรถของคุณและระบุรายละเอียดเพิ่มเติมใด ๆ หรือเพียงแค่แชท แม้ว่าบางครั้งการพูดคุยเกี่ยวกับเหตุการณ์และภาพยนตร์ในปัจจุบันอาจดูเหมือนไม่มีจุดหมายเมื่อคุณจัดประชุมทางโทรศัพท์ แต่สิ่งสำคัญสำหรับระบบนิเวศในที่ทำงานในเชิงบวกและพนักงานที่มีความสุข
