การประชุมเสมือนจริงคืออะไรและฉันจะเริ่มต้นได้อย่างไร

สงสัยว่าจะตั้งค่าการประชุมเสมือนจริงได้อย่างไร? ยังดีกว่ายังสงสัยว่าการประชุมเสมือนจริงคืออะไร? นี่คือข่าวดี ณ เวลานี้ มันไม่ง่ายเลยที่จะตั้งค่าการประชุมเสมือน และถ้าคุณยังไม่ชัดเจนว่าการประชุมนี้คืออะไร แสดงว่าคุณมาถูกที่แล้ว

พร้อมที่จะดูอย่างใกล้ชิดแล้วหรือยัง?

การประชุมเสมือนจริงคือ...

หรือที่เรียกว่าการประชุมออนไลน์หรือการประชุมทางวิดีโอและการประชุมทางเสียงภายใต้การประชุมทางเว็บคำจำกัดความการประชุมเสมือนจริงตาม การศึกษา คือ: “การประชุมเสมือนเป็นการโต้ตอบแบบเรียลไทม์ที่เกิดขึ้นบนอินเทอร์เน็ตโดยใช้เสียงและวิดีโอที่ผสานรวม เครื่องมือแชท และการแชร์แอปพลิเคชัน” เช่นเดียวกับการประชุมแบบตัวต่อตัว การประชุมเสมือนจริงจะรวบรวมผู้เข้าร่วมเพื่อแบ่งปันความคิด สนทนา และทำงานร่วมกันในการตั้งค่าแบบไดนามิกระหว่างอุปกรณ์ปลายทางตั้งแต่สองจุดขึ้นไป ยกเว้นการมีอยู่จริง อุปกรณ์จะถูกใช้แทน

การประชุมเสมือนจริงมีความสำคัญต่อสุขภาพของธุรกิจที่กำลังเติบโต ตั้งแต่พนักงานไปจนถึงผู้จัดการโครงการ ผู้บริหารระดับ c และ ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR ต้องพึ่งพาเทคโนโลยีการสื่อสารแบบกลุ่มเพื่อให้สามารถทำงานได้และเชื่อมช่องว่างระหว่างมนุษย์คนอื่นๆ ในด้านเวลาและพื้นที่ บริษัทยาและไอที บริษัทกฎหมาย ธุรกิจขนาดเล็กและองค์กร และอื่นๆ ล้วนได้รับประโยชน์จากความรวดเร็วและความเกี่ยวข้องของการมีแนวทางการสื่อสารที่เน้นวิดีโอเป็นศูนย์กลาง

นี่คือการประชุมเสมือนจริง:

ด้วยวิธีการที่สามารถสื่อสารกับใครก็ได้ทุกที่ทุกเวลา การประชุมเสมือนจริงช่วยให้ธุรกิจเจริญรุ่งเรืองโดยไม่คำนึงถึงสถานที่ อุปสรรคเชิงพื้นที่ที่ปกติแล้วจะปิดกั้นความสัมพันธ์ในการทำงาน ความต่อเนื่อง และการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิผลไม่มีอยู่แล้วด้วยการประชุมเสมือนจริงที่ส่งเสริมการเชื่อมต่อ ประโยชน์โดยรวมบางประการ ได้แก่ :

• ลดเวลาการเดินทาง
• ลดค่าเดินทาง ค่าเดินทาง และค่าที่พัก
• เพิ่มผลผลิต = ความซ้ำซ้อนน้อยลง
• การรักษาพนักงานที่ดีขึ้น
• เปรียบในการแข่งขัน

และเมื่อพูดถึงธุรกิจ ให้พิจารณาว่าการผสมผสานแนวทางที่เน้นวิดีโอเป็นศูนย์กลางในกลยุทธ์การสื่อสารของคุณนั้นทำงานอย่างไรเพื่อสนับสนุน:

• พนักงานที่เปิดใช้งานดิจิทัลและเชื่อมต่อกันมากขึ้น
• การเข้าถึงการจัดการ
• ระดับโลกที่ปรับปรุงแล้ว วัฒนธรรมการสื่อสาร
• ความน่าเชื่อถือที่ดีขึ้นซึ่งเท่ากับผลลัพธ์ที่เร็วขึ้น
• ลดความซ้ำซ้อนและข้อมูลล่าสุดและข้อมูล
• คุ้มค่ากว่า
• ยังไม่ชัดเจนว่าจะเริ่มต้นการประชุมทางวิดีโอได้อย่างไร? วิธีตั้งค่าการประชุมเสมือนจริงมีดังนี้

เลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม

พิจารณาด้านลอจิสติกส์สองสามข้อก่อนที่จะทำพันธสัญญากับผู้ให้บริการ
คุณคิดว่าคุณจะต้องใช้ซอฟต์แวร์บ่อยแค่ไหน? หากคุณกำลังมองหาการประชุมทางวิดีโอที่พร้อมใช้งานสำหรับองค์กร ลองนึกดูว่าผู้เข้าร่วมจะอยู่ที่ใด ที่บ้านหรือในห้องประชุมคณะกรรมการ? ถ้าเป็นแบบเดิม การประชุมผ่านเว็บจะเหมาะสมกว่า ง่ายกว่า และสะดวกกว่ามากกว่า

ดูคุณสมบัติที่มีให้ มันมาพร้อมกับการแชร์หน้าจอหรือไม่ (เหมาะสำหรับการบริการลูกค้าด้านไอทีและการนำเสนอ); กระดานไวท์บอร์ดออนไลน์ (มีประโยชน์สำหรับวัตถุประสงค์ทางการศึกษาหรือการระดมสมองงานสร้างสรรค์); หรือการแบ่งปันเอกสาร (ทำให้การแบ่งปันเอกสารประกอบคำบรรยาย เอกสารสำคัญ และการเริ่มต้นผู้มีความสามารถใหม่มีความคล่องตัวมากขึ้น) เป็นต้น

ทำความเข้าใจว่าทำไมคุณต้องมีการประชุมเสมือนจริง Virtual

ทำไมคุณถึงเรียกประชุมกันตั้งแต่แรก? เป็นการภายใน (การประกาศ การปฐมนิเทศ เซสชันเนื้อเยื่อ การประชุมผู้บริหาร) หรือภายนอก (การเสนอขาย การพัฒนาธุรกิจใหม่)? คิดเกี่ยวกับโครงสร้างและเหตุผล แล้วส่วนอื่นๆ จะเข้าที่เข้าทางอย่างเป็นธรรมชาติ

ตัดสินใจว่าใครต้องการเข้าร่วม

การประชุมเสมือนจริงมีประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการติดต่อผู้คนในเวลาเดียวกันในที่อื่น ดังนั้นหากคุณมีผู้เข้าร่วมในต่างประเทศ ที่บ้านหรือที่ห้องโถง คุณสามารถเชื่อมต่อได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพโดยไม่คำนึงถึงสถานที่ ตราบใดที่ทุกคนทราบถึงความแตกต่างของเวลาที่อาจเกิดขึ้นหรือใช้ Time Zone Scheduler ก็เข้าร่วมได้ง่าย พึงระลึกไว้เสมอว่าควรเชิญเฉพาะคนที่จำเป็นเท่านั้น ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายโดยรวมเฉพาะผู้เข้าร่วมที่สำคัญเท่านั้น สำหรับใครอื่น บันทึกการประชุมเพื่อส่งออกในภายหลัง

สร้างโครงร่าง

การกำหนดวาระการประชุมจะทำให้ความคิดของคุณเป็นระเบียบเพื่อให้คุณมีการประชุมเสมือนจริงที่ตรงเวลา ชัดเจน และมีส่วนร่วม นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้เข้าร่วมทราบว่าคาดหวังอะไรจากพวกเขา พวกเขาต้องบริจาคอะไร? มีเนื้อหาใดที่พวกเขาต้องแปรงก่อนการซิงค์หรือไม่? การประชุมจะใช้เวลานานแค่ไหน? การรวมเลย์เอาต์สั้นๆ จะช่วยป้องกันความสับสนและช่วยให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกพร้อม

ส่งคำเชิญและการแจ้งเตือน

สิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับการประชุมเสมือนคือคุณสามารถจัดการประชุมแบบกะทันหันหรือกำหนดเวลาล่วงหน้าได้ในขณะนี้ ง่ายต่อการเสียบข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดลงในคำเชิญเริ่มต้น เช่น เวลา วันที่ และข้อมูลสำคัญอื่นๆ เนื่องจากเป็นแบบอัตโนมัติ ตั้งค่าการเตือนเพื่อช่วยประสานงานการโทรของคุณเพื่อเตือนผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับการซิงค์ที่จะเกิดขึ้น สำหรับการประชุมเร่งด่วนที่ต้องดำเนินการทันที ให้ใช้การแจ้งเตือนทาง SMS เพื่อปิดรายละเอียดการประชุมไปยังอุปกรณ์ของผู้เข้าร่วมโดยตรง ไม่ต้องเสียเวลารอผู้ที่มาสายหรือไม่เข้าร่วมอีกต่อไป

ใช้ฟีเจอร์เพื่อการประชุมเสมือนจริงที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอที่เหมาะสมสำหรับการประชุมเสมือนของคุณจะมาพร้อมกับคุณสมบัติที่ใช้งานได้จริงและสะดวกมากมายเพื่อปรับปรุงประสบการณ์ออนไลน์ของคุณ เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเทคโนโลยีที่คุณเลือกมาพร้อมกับ:

• การแชร์หน้าจอ: แชร์หน้าจอของคุณกับผู้เข้าร่วมทันทีเพื่อนำเสนอหรือแก้ปัญหาด้านไอที
• การบันทึก: กดบันทึกเพื่อดูในภายหลัง เหมาะสำหรับผู้เข้าร่วมที่ไม่สามารถเข้าร่วมการโทรได้
• หลักฐานการศึกษา: การถอดเสียงการประชุมที่บันทึกไว้โดยอัตโนมัติทำให้มั่นใจได้ว่าจะไม่มีความคิดใดถูกทิ้งไว้เบื้องหลัง
• ไวท์บอร์ดออนไลน์: วิธีที่สร้างสรรค์ในการแสดงแนวคิดและกราฟิกโดยใช้รูปภาพ สี และรูปร่าง

รวม Take Away

เมื่อสิ้นสุดการประชุมเสมือนจริง คุณต้องการให้ผู้เข้าร่วมฝากอะไรไว้ด้วย วัตถุประสงค์คืออะไรและขั้นตอนต่อไปคืออะไร? ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเดินจากไปโดยรู้วัตถุประสงค์และสิ่งที่ต้องทำต่อไป

ติดตามผลด้วยอีเมล

ให้สั้นและไพเราะที่สุดเท่าที่จะทำได้ แต่สิ่งที่ควรรวมไว้ในอีเมลติดตามผลมีดังต่อไปนี้ สรุปรายงานการประชุม ขั้นตอนถัดไป ความสำเร็จของการประชุมที่สำคัญ (ควรตรงกับวัตถุประสงค์การประชุมของคุณ) และการบันทึก (หากคุณบันทึกไว้ ).

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการประชุมเสมือน

เมื่อคุณมีความเข้าใจมากขึ้นว่าการประชุมเสมือนจริงสามารถเสริมสร้างการสื่อสารระหว่างผู้ส่งและผู้รับได้อย่างไร ก็มีบ้าง มารยาท ที่จะปฏิบัติตาม ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรคำนึงถึง:

เทคโนโลยี: ตรวจสอบก่อนการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าเทคโนโลยีของคุณได้รับการอัปเดตและทำงานได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไมโครโฟน ลำโพง และกล้องของคุณพร้อมใช้งาน ตรวจสอบการตั้งค่าของคุณ และหากคุณกำลังกลั่นกรอง ให้เปิดห้องรอและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนตั้งค่าให้ปิดเสียงโดยอัตโนมัติ

การมีส่วนร่วม: ทบทวนโครงร่างการประชุมของคุณและทบทวนขั้นตอนก่อนที่สิ่งต่างๆ จะดำเนินไป ด้วยวิธีนี้ คุณจะเตรียมตำแหน่งที่จะหยุดพักและพัก และวางแผนคำถามเพื่อถามผู้เข้าร่วมได้ ลองรวมกิจกรรมโดยใช้ไวท์บอร์ดออนไลน์และใช้คุณสมบัติการแชร์หน้าจอเพื่อ "แสดง" แทน "บอก"

มีส่วนร่วม: ผู้เข้าร่วมมีแนวโน้มที่จะดูดซับข้อมูลของคุณมากขึ้นเมื่อคุณทำให้การจัดส่งของคุณน่าสนใจ แทนที่จะแค่ถ่ายทอดสถิติและเมตริกแบบแห้ง ให้บอกเล่าเรื่องราวด้วยจุดเริ่มต้น ตรงกลาง และจุดสิ้นสุด ฝังข้อมูลที่จำเป็นและข้อมูลผ่านการใช้รูปภาพ วิดีโอ สีสันสดใส และเน้นคำสำคัญ

มีความสุข: อย่าลืมสร้างโซเชียลการประชุมเสมือนจริง! เปิดการประชุมเสมือนด้วยคำถามเกี่ยวกับเรือตัดน้ำแข็ง คำถามที่เน้นการทำงานส่วนตัวในกลุ่มเล็กๆ เช่น “สุดสัปดาห์นี้คุณทำอะไรได้บ้าง” หรือ “บอกเราว่าคุณกำลังรับชมอะไรบน Netflix”

สำหรับกลุ่มที่ใหญ่ขึ้น คุณจะสามารถคลุมเครือและสนุกสนานมากขึ้น “อะไรคือข้ออ้างส่วนตัวที่คุณใช้ตลอดเวลา” หรือ “ตัวละครในภาพยนตร์หรือหนังสือเด็กเรื่องไหนที่ทำให้คุณนึกถึงตัวเอง”

และในการประชุม ให้ลองถามคำถามที่เกี่ยวข้อง เช่น “ครั้งสุดท้ายที่คุณพูดในกลุ่มคือเมื่อไหร่” หรืออะไรที่พิเศษกว่านั้นเล็กน้อย เช่น “ถ้าคุณมีหางของสัตว์ มันจะเป็นอะไร”

แนวคิดคือการทำความรู้จักกันในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพ แต่ด้วยน้ำเสียงที่เป็นกันเอง เรือตัดน้ำแข็งเป็นแรงบันดาลใจให้อารมณ์ที่เหมาะสม กระตุ้นการเรียนรู้ และส่งเสริมความผูกพัน ทักษะที่ยอดเยี่ยมทั้งหมดที่จะนำไปสู่ตารางเสมือนจริง!

เลือก Callbridge เป็นแพลตฟอร์มการสื่อสารแบบกลุ่ม และดูประสิทธิภาพและการมีส่วนร่วมที่เพิ่มขึ้นเมื่อคุณได้เรียนรู้วิธีตั้งค่าการประชุมเสมือนจริง ด้วยคุณสมบัติระดับพรีเมียมที่รวมการแชร์หน้าจอ การถอดความและสรุปที่ขับเคลื่อนด้วย AI บวกกับมาตรการความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น ไม่มีการดาวน์โหลดและปรับแต่งเอง คุณสามารถทำให้การประชุมเสมือนจริงเกิดขึ้นกับผู้เข้าร่วม