วิธีทำให้การประชุมมีความสร้างสรรค์มากขึ้น

คุณนั่งประชุมผ่านงานมากี่ครั้งแล้ว? อย่างน้อยเดือนนี้ แน่นอนว่าคุณได้พบตัวเองในการประชุมออนไลน์ตอนเช้าตรู่เพื่อหารือเกี่ยวกับสถานะหรือการพัฒนาโครงการ ถ้าไม่เช่นนั้น คุณอาจเคยเข้าร่วมการสัมมนาผ่านเว็บ การนำเสนอ เวิร์กชอป หรือชั้นเรียนออนไลน์ บางทีคุณอาจเคยอยู่ในเซสชั่นระดมความคิดหรือคุณกำลังเป็นผู้นำa การนำเสนอการขายเสมือนจริง. ไม่ว่าคุณจะแสดงด้วยวิธีใด การประชุมออนไลน์มักจะประกอบด้วยส่วนที่เคลื่อนไหวเหมือนกัน: แสดง เป็นเจ้าภาพ นำเสนอ และพูดคุย

เป็นสูตรเดียวกัน แต่ไม่จำเป็นต้องเป็นประสบการณ์เดียวกัน หากคุณพบว่าผู้คนไม่มีส่วนร่วมเท่าที่คุณต้องการหรือหากการเข้าร่วมประชุมลดลง ก็ถึงเวลาที่จะกลับไปที่กระดานวาดภาพและดูว่าคุณจะปรับปรุงขั้นตอนการประชุมได้ที่ไหน

ไม่ต้องกังวล มันไม่ใช่งานใหญ่อย่างที่คุณคิด! ต่อไปนี้คือสองสามวิธีที่คุณสามารถสร้างการประชุมเพื่อให้มีประโยชน์และสร้างสรรค์มากขึ้น

อย่างแรกเลย – อะไรทำให้การประชุมที่ไร้ประโยชน์ การประชุมที่ไม่ช่วยเหลือที่อาจขัดขวางมากกว่าความช่วยเหลือคือสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อไม่มีใครเป็นผู้นำ วาระการประชุมรู้สึกไม่เป็นระเบียบ การอภิปรายไม่เป็นไปตามแผนหรือใช้เวลานานเกินไป และไม่มีเป้าหมายให้โจมตี (การตัดสินใจ หัวข้อที่จะพูดคุย ปัญหา แก้ หาทางหา คนจ้าง นัดวันตกลง ฯลฯ)

การประชุมที่สร้างสรรค์? เครื่องมือพิเศษพร้อมคุณสมบัติพิเศษและแนวทางปฏิบัติที่นำมาใช้ นี่คือคุณสมบัติ 5 ประการที่สร้างความเข้มแข็งและเพิ่มความสมบูรณ์ให้กับการประชุมออนไลน์ของคุณ:

1. มีเป้าหมายและเป้าหมายที่ชัดเจน

ก่อนจัดการประชุมออนไลน์ ให้ถามตัวเองว่า “ฉันต้องทำลายเวิร์กโฟลว์ด้วยการประชุมหรือไม่” การรู้ว่าคุณต้องการอะไรอย่างแน่ชัดจะเป็นตัวกำหนดลักษณะของคำขอของคุณและท้ายที่สุดคือการประชุม

จากจุดนั้น คุณสามารถแยกแยะได้ว่าสิ่งที่คุณต้องการคือการเตรียมเอกสารที่ผู้เข้าร่วมสามารถอ่านและให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับเวลาของพวกเขาเอง หรือถ้าคุณต้องการเพียงแค่คนหรือสองคนที่จะแสดงแทนทั้งทีม

2. บทบาทที่ได้รับมอบหมายอย่างชัดเจน

เพื่อการประชุมที่มีประสิทธิภาพที่จะพาคุณไปที่ไหนสักแห่ง รับบทบาทดังต่อไปนี้ และบุคคลที่เกี่ยวข้อง:
The Driver: ผู้นำการประชุมที่นำทุกคนมารวมกันเป็นคนแรก
ผู้อนุมัติ: เจ้าของหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สามารถตัดสินใจขั้นสุดท้ายได้
ผู้ร่วมให้ข้อมูล: ผู้ที่มีข้อมูลและข้อมูลและสามารถบรรลุเป้าหมายของการประชุมได้
ผู้ที่ได้รับข้อมูล: ผู้ที่อยู่ในความรู้ก่อนและหลังการประชุม แต่ไม่จำเป็นต้องเข้าร่วม

Pro-Tip: ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอที่ผสานรวมกับเครื่องมือการจัดการโครงการและปฏิทินเป็นที่ต้องการมากกว่าโซลูชันที่ไม่เข้ากัน

3. โครงสร้างรองรับ

แม้ว่าการประชุมทั้งหมดควรเปิดโอกาสให้มีอิสระและพื้นที่บ้างอย่างกะทันหัน แต่การสร้างภาชนะที่เคารพเวลาและพลังงานของผู้คนเป็นพื้นฐานสำหรับการประชุมที่สร้างแรงบันดาลใจให้กับความคิดแทนที่จะบีบออก สร้างวาระการประชุมที่สรุปหัวข้อการสนทนาและใช้ตัวจับเวลาเพื่อติดตาม

ทำให้รู้ว่าแต่ละคนมีเวลาตอบสนองที่กำหนดไว้ แนะนำแนวคิดเรื่องที่จอดรถซึ่งแนวคิดต่างๆ จะถูก "จอด" ไว้ หากมีศักยภาพแต่ตอนนี้ยังไปไม่ถึงไหน

4. เคลียร์แต้มดำเนินการ

ดังนั้น ทุกคนได้พูดถึงผลงานของพวกเขาแล้ว และเป้าหมายที่จำเป็นต้องพูดคุยในตอนนี้ก็มีประเด็นการดำเนินการและการปฐมนิเทศ Pro-Tip: อย่าสิ้นสุดการประชุมโดยไม่มีการเรียกร้องให้ดำเนินการ – จะมีการประชุมติดตามผลหรือไม่ ต่อไปใครรับผิดชอบ? แต่ละคนรู้หรือไม่ว่าพวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบอะไร? กำหนดเวลาคืออะไร? ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จดบันทึกอย่างถูกต้อง มีการบันทึก และอัปเดตเครื่องมือการจัดการโครงการแล้ว

เอาล่ะตอนนี้สำหรับส่วนที่สนุก

5. ความสนุกในการฉีด

แน่นอนว่าทุกทีมมีแนวทางของตนเองในการสร้างวัฒนธรรมองค์กรหรือเพิ่มความตื่นเต้นเล็กน้อย แต่การรักษาองค์ประกอบของความสนุกและความประหลาดใจนั้นต้องใช้ความพยายามเพิ่มขึ้นเล็กน้อย

ลองทำลายน้ำแข็งด้วยคำถามที่โพสต์บนกระดานไวท์บอร์ดออนไลน์หรือจัดกิจกรรมที่เป็นมืออาชีพและเป็นกันเองเช่น Virtual Show and Tell มีมากมาย แบบฝึกหัดการสร้างทีม ให้เลือก

เมื่อคุณมีการจัดการที่ชัดเจนเกี่ยวกับคุณสมบัติ 5 ประการที่ช่วยเสริมความแข็งแกร่งให้กับการประชุมที่ดี คุณก็พร้อมที่จะสำรวจฟีเจอร์การประชุมทางวิดีโอจาก Calbridge ที่กำหนดพื้นผิวและโฟลว์ของการซิงค์ของคุณ ปล่อยให้เป็นหน้าที่ของเทคโนโลยีเพื่อทำให้การประชุมมีความสร้างสรรค์ด้วยฟีเจอร์และเครื่องมือที่ส่งเสริมการแสดงตนและการมีส่วนร่วม

โปรเคล็ดลับ: โอ้และถ้าคุณต้องการที่จะได้รับ ได้ประโยชน์สูงสุดจากการประชุมของคุณ (รวมความสนุก) – ใช้วิดีโอและเตือนผู้เข้าร่วมเสมอ

ต่อไปนี้คือวิธีเปลี่ยนจากความรู้สึกเหนื่อยล้าไปสู่ความรู้สึกกระตือรือร้นมากขึ้น:

การถอดเสียงอัตโนมัติ

ด้วยคุณสมบัติที่เป็นเอกลักษณ์ของ Callbridge Cue™ ไม่มีใครต้องกังวลว่าพวกเขาเขียน "สิ่งนั้น" ลงไปหรือไม่ ผู้เข้าร่วมไม่ต้องกังวลหรือพลาดประโยคถัดไปเมื่อ Cue™ คัดลอกการบันทึกโดยอัตโนมัติ

นอกจากนี้ Cue™ ยังมีแท็กลำโพง และการประทับเวลาและวันที่โดยอัตโนมัติ จดบันทึกถ้าคุณต้องการ แต่มั่นใจได้เลยว่าทุกอย่างดูแลคุณ!

ได้รับความเข้าใจอย่างลึกซึ้งของอารมณ์

วัดอุณหภูมิทางอารมณ์ของการประชุมออนไลน์ของคุณด้วย Sentiment Analysis คุณลักษณะที่ซับซ้อนที่ดึงอารมณ์เชิงบวกและเชิงลบออกมา เพื่อให้คุณเข้าใจถึงความแตกต่างและความหมายในการเล่นอย่างละเอียดยิ่งขึ้น

โบนัส: ดูแถบข้อมูลเชิงลึกเพื่อระบุตำแหน่งและคำถามที่ถูกถามตลอดการประชุมได้ดียิ่งขึ้น

ดึงพื้นหลังเสมือนจริง

ให้พื้นหลังเสมือนจริงของ Callbridge กำหนดฉากสำหรับการมาถึงและการแสดงตนของคุณ เลือกการตั้งค่าในโลกแห่งความเป็นจริง สีนามธรรม และรูปร่าง หรืออัปโหลดการออกแบบที่กำหนดเองและตราสินค้าของคุณเอง

ส่งเสริมการเชื่อมต่อที่แน่นแฟ้นขึ้น

จัดเลี้ยงสำหรับกลุ่มเล็กๆ ที่ต้องการเชื่อมต่อในพื้นที่ที่แยกจากการประชุมหลักด้วยห้องกลุ่มย่อย ใช้พื้นที่เหล่านี้เพื่ออำนวยความสะดวกในการอภิปรายแบบแยกส่วน ทำงานแยกกัน หรือสนับสนุนแบบ 1:1

ทำงานร่วมกันอย่างสร้างสรรค์

ให้ผู้เข้าร่วมแสดงสิ่งที่พวกเขาต้องแชร์โดยใช้สี รูปร่าง เสียง วิดีโอ และรูปภาพด้วยความช่วยเหลือของไวท์บอร์ดออนไลน์ ทุกคนสามารถเพิ่มและแชร์แบบเรียลไทม์ คุณสามารถดำเนินการได้ในขณะนี้ หรือบันทึกและกลับมาดูอีกครั้งในภายหลัง

ทำงานกับ Callbridge และคุณจะได้รับแรงฉุดอย่างรวดเร็วในการดำเนินการและเข้าร่วมการประชุมออนไลน์ของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการผสานรวมของบุคคลที่สามรวมถึง หย่อน และ Google Calendar. ใช้คุณสมบัติล้ำสมัยเช่น การวิเคราะห์ความเชื่อมั่น, การถอดความ, การแชร์หน้าจอและอีกมากมาย คุณได้เปรียบกว่าซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโออื่นๆ ในตลาด