การบันทึกการประชุมเสมือนจริงสามารถนำไปสู่การค้นพบทางกฎหมายอย่างเต็มรูปแบบ

เมื่อบางสิ่งที่ใหญ่เท่ากับการระบาดใหญ่ส่งผลกระทบต่อโลก ย่อมเปลี่ยนวิธีการทำงานของโลกอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ทีละขั้นตอน สำรวจผ่านดินแดนที่ไม่รู้จัก แต่ละอุตสาหกรรมและแต่ละธุรกิจกำลังเรียนรู้วิธีปรับตัวและประสบความสำเร็จในสภาวะปกติใหม่นี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งด้านกฎหมาย

ระบบกฎหมายได้ผ่านข้อจำกัดและข้อจำกัดหลายประการ และด้วยเหตุนี้ จึงส่งผลกระทบต่อความถี่และความพร้อมใช้งานของการเคลื่อนไหว การพิจารณาคดีก่อนการพิจารณาคดี การพิจารณาคดี และความสมบูรณ์ของกระบวนการดำเนินคดีโดยรวม

ในฐานะมืออาชีพด้านกฎหมาย แน่นอนว่าคุณต้องมีประสบการณ์ตรงถึงนัยยะของการต้องทำงานจากที่บ้าน การประชุมเสมือนจริงได้กลายเป็นสกุลเงินเนื่องจากกระบวนการและระบบก่อนหน้านี้ได้เปลี่ยนไปเป็นพื้นที่ออนไลน์ ด้วยภูมิทัศน์ทางกฎหมายที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างเห็นได้ชัด การประชุมทางวิดีโอจึงกลายเป็นวิธีแก้ปัญหาสำหรับการดำเนินคดีทางกฎหมายจำนวนมาก โดยเริ่มจากการตรวจสอบเพื่อค้นพบ

การประชุมทางวิดีโอช่วยให้ที่ปรึกษาทั้งสองฝ่ายได้รับข้อเท็จจริง หลักฐาน การสนับสนุน การเรียกร้อง หลักฐาน และข้อต่อสู้ที่จำเป็นและสำคัญในคดีโดยไม่ต้องขึ้นศาล

สมมติว่าสำนักงานกฎหมายของคุณทำการเปลี่ยนแปลงทางออนไลน์ – เพิ่มจำนวนการประชุมทางไกล เสริมความแข็งแกร่งให้แผนกไอที เรียนรู้วิธีการใช้งาน การแชร์หน้าจอ และพื้นหลังเสมือนจริง การปรับเปลี่ยนการประชุมและการนำเสนอทางออนไลน์ที่สั้นและกระชับยิ่งขึ้น – คุณสามารถดูวิธีที่เทคโนโลยีให้โอกาสในการสื่อสารทางไกลได้อย่างง่ายดาย

มาเจาะลึกกันว่าสิ่งนี้จะเกิดขึ้นได้อย่างไรจากนัยทางกฎหมายต่างๆ

หนึ่งในคุณสมบัติที่สะดวกที่สุดและผลักดันไปข้างหน้าของการประชุมทางวิดีโอรวมถึงการบันทึก การกดปุ่มบันทึกเมื่อการประชุมออนไลน์กำลังดำเนินอยู่ ให้ผู้เข้าร่วมได้บันทึกตั้งแต่ต้นจนจบที่บันทึกทุกอย่างที่เกิดขึ้นในการซิงค์

อย่างไรก็ตาม นี่อาจเป็นการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนสำหรับบริษัทและธุรกิจจำนวนมาก ก่อนที่จะย้ายออนไลน์และคนส่วนใหญ่ทำงานจากที่บ้าน มีการบันทึกการโทรแบบทีมหรือไม่? ใครจดบันทึกการประชุม ใช้เวลาในการประชุมมากแค่ไหน? ทำให้การเคลื่อนไหวราบรื่นยิ่งขึ้นโดยผสมผสานเทคโนโลยีที่ช่วยงานหนัก เช่น การบันทึกเสียง วิดีโอ สกรีนช็อต ลิงก์ที่ส่ง และเอกสารให้กับคุณ

นอกจากประโยชน์ของการบันทึกแล้ว การถอดเสียงและการสรุปอย่างชาญฉลาดยังมีคุณลักษณะสองอย่างที่ปรับปรุงกระบวนการค้นหาข้อสอบอีกด้วย ไม่เพียงแต่ความแตกต่างเล็กน้อยและภาษากายที่บันทึกผ่านวิดีโอเท่านั้น แต่ยังสามารถมองเห็นน้ำเสียง รูปแบบความคิด และคำศัพท์ได้ด้วยแท็กลำโพงของเทคโนโลยี อัลกอริธึมขั้นสูง และลิงก์หัวข้อทั่วไป

อย่างไรก็ตาม ในอีกด้านหนึ่งของเหรียญ มีความท้าทายบางประการที่การดำเนินคดีและการสอบสวนในอนาคตควรพิจารณา การบันทึกจำนวนมากทำให้เกิดความกังวลสามประเด็นจากมุมมองด้านการจัดเก็บข้อมูล:

การคูณของข้อมูล
เมื่อมีการบันทึกการแลกเปลี่ยนออนไลน์มากขึ้นเรื่อยๆ ไฟล์จำนวนมากขึ้นและขนาดของไฟล์วิดีโอก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน เมื่อปริมาณข้อมูลเพิ่มขึ้น ความสามารถในการจัดเก็บและเรียกค้นข้อมูลอย่างปลอดภัยก็จะเพิ่มขึ้นตามไปด้วย

การจัดการบันทึก
การจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัยเป็นสิ่งจำเป็น เนื่องจากข้อมูลที่แบ่งปันและพูดคุยกันนั้นมีความละเอียดอ่อนสูงและไม่ต้องการให้ใครเห็น พิจารณาว่าไฟล์เหล่านี้ถูกจัดเก็บอย่างไรและที่ไหน ใครหรืออะไรคือการป้องกัน? ใครมีสิทธิ์เข้าถึงและได้รับการคุ้มครองอย่างไร

การค้นพบ
ก่อนหน้านี้ อาจเป็นไปได้ว่าการประชุมมีการบันทึกเสียงหรือเขียนลงในเอกสารการประมวลผลคำ ดังนั้นจึงเป็นการจำกัดความถูกต้องและขอบเขตของข้อมูลที่ให้ไว้

บางทีข้อมูลอาจถูกจัดเรียงในการนำเสนอหรือวาระการประชุม ตอนนี้ ศักยภาพของไฟล์อิเล็กทรอนิกส์และการถอดเสียงที่มีรายละเอียดมากขึ้นนั้นมีประโยชน์มากกว่าที่เคย การประชุมออนไลน์ที่บันทึกไว้มีความสามารถในการบันทึกเสียงและหรือวิดีโอควบคู่ไปกับเนื้อหาการประชุมทั้งหมดซึ่งรวมถึงทุกธุรกรรมและการแลกเปลี่ยนตลอดการประชุม

ให้นึกถึงคุณค่าของสีหน้า ท่าทาง และทุกๆ อย่างที่เป็น สื่อสารโดยไม่ต้องพูด.

สิ่งที่ต้องจำ:

การเข้าถึงบันทึกการประชุมสามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นทั้ง a บวกและลบ เนื่องจาก "รอยเท้าดิจิทัล" อาจเป็นเหตุผลสำหรับใช้ในภายหลัง ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามาตรการความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของคุณเป็นปัจจุบันและโปร่งใส เนื่องจากคำขอให้ค้นหาคดีความสามารถรวมการประชุมทางวิดีโอได้เช่นเดียวกับอีเมลและเอกสารทั่วไป

เพื่อให้มั่นใจในความถูกต้องและความโปร่งใสโดยรวม ให้กำหนดนโยบายที่สร้างความสามัคคีในการประชุมทางวิดีโอ การจัดระเบียบข้อมูล การตัดสินใจเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติ และโดยทั่วไปการสร้างโฟลว์หรือขั้นตอนในการประชุมออนไลน์จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าความเสี่ยงด้านความปลอดภัยจะถูกจำกัด ข้อมูลจะถูกขุดค้น และข้อมูลจะพร้อมใช้งาน:

• ตัดสินใจเกี่ยวกับข้อตกลงการตั้งชื่อสำหรับการประชุมและผู้รับผิดชอบการจัดการการบันทึก การบันทึกจะอยู่ที่ใด และกฎการดูแลระบบสำหรับการจัดเก็บ การเข้าถึง การลบ การค้นพบ ฯลฯ คืออะไร
• ขึ้นอยู่กับขนาดของการประชุม มอบหมายความรับผิดชอบในการบันทึกให้กับผู้เข้าร่วมหนึ่งหรือสองสามคน เลือกผู้เข้าร่วมจากแต่ละแผนก หัวหน้างาน หรือผู้จัดการ เพื่อรับผิดชอบการบันทึกการประชุมประเภทต่างๆ ใครจะเป็นผู้ดูแล และต้องมีการกำหนดนโยบาย กฎเกณฑ์ และขั้นตอนใดบ้างสำหรับการประชุมเสมือนต่างๆ
• คุณต้องการบันทึก "มุมมอง" ใด เมื่อคุณตัดสินใจว่าใครเป็นผู้กลั่นกรอง (หรืออาจมีเพียงไม่กี่คน) ให้เลือกตัวเลือกการประชุมต่างๆ ที่ตรงกับความต้องการของบริษัทของคุณ และใครจะเป็นผู้ทำการบันทึกจากคอมพิวเตอร์เครื่องใด หรือจุดชมวิว
• จับตาดูตอนจบ สรุป และรายงานที่จัดทำโดยแพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอและกำหนดว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ ใครจะได้รับพวกเขาและจะเข้าถึงได้อย่างไร?
• หลีกเลี่ยงการทำให้การค้นพบตกรางด้วยการประชุมทางวิดีโอที่:
  กำหนดตำแหน่งทางกายภาพของ Deponent และวิธีการตั้งค่าลอจิสติกส์เพื่อเชื่อมต่อกับการประชุมเสมือนจริง
  มาพร้อมทางเลือกอื่นหากนักข่าวและเจ้าหน้าที่ศาลไม่สามารถแสดงตัวในที่เดียวกันได้
  รับการจัดแสดงต่อเจ้าหน้าที่ทางไปรษณีย์ล่วงหน้าหรือทางอิเล็กทรอนิกส์ในระหว่างการฝากเงิน
  ทำงานได้อย่างราบรื่น – ทดสอบเทคโนโลยีก่อนวันวางเสมือน
  เชื่อมโยงทนายความและผู้เข้าร่วมหลายคนจากที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ต่างๆ
  ตกลงกันโดยทุกคนว่าจะบันทึกหรือไม่ – ได้รับความยินยอม
• มีนโยบายการเก็บรักษาที่แบ่งวิธีการจัดเก็บการประชุมทางวิดีโอ และทำลายในภายหลังหลังจากผ่านไประยะหนึ่ง

หลังจากการประชุมออนไลน์สิ้นสุดลง การบันทึกจะถูกบันทึกไว้ในระบบคลาวด์และยังคงสามารถเข้าถึงได้ผ่านทางพอร์ทัลของบริษัทหรือโดยผู้ดูแล การอนุญาตให้ผู้เข้าร่วมบางคนเข้าถึงเป็นมาตรการความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย การจัดการบันทึกทั่วไป โปรโตคอลการดำเนินงาน และการเข้าถึงควรกำหนดขึ้นผ่านการอภิปรายและการพัฒนานโยบายและขั้นตอน

ป้องกันการละเมิดความปลอดภัยและการดักฟังวิดีโอด้วยเทคโนโลยีที่ทำให้การแลกเปลี่ยนออนไลน์ทุกครั้งปลอดภัยและเป็นส่วนตัว กำหนดให้ใช้รหัสเข้าใช้แบบใช้ครั้งเดียวหรือบุคคลหนึ่งคนกดบันทึกระหว่างการประชุม มองหาคุณสมบัติเช่น:

• รหัสเข้าใช้ครั้งเดียว: การโทรแต่ละครั้งจะถูกเข้ารหัสด้วยรหัสส่วนตัวที่ไม่ซ้ำกันซึ่งใช้ได้เฉพาะตามที่ระบุและกำหนดเวลาเท่านั้น การประชุมทางโทรศัพท์.
• ล็อคการประชุม: หลังจากที่ผู้เข้าร่วมแสดงตัวแล้ว ให้เปิดใช้งานคุณลักษณะนี้เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้เข้าร่วมที่ไม่ต้องการเข้ามาแทรกแซง ทุกคนที่มาสายจะต้องขออนุญาตจากผู้ดูแล
• รหัสรักษาความปลอดภัย: หากวาระการประชุมออนไลน์มีการอภิปรายถึงข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อนสูง ให้เพิ่มการรักษาความปลอดภัยอีกชั้นหนึ่งด้วยรหัสเพิ่มเติมที่จำเป็นในการเข้าร่วมการประชุม

เทคโนโลยีที่พร้อมใช้งานและเป็นพื้นฐานสำหรับการค้นพบที่มีอยู่กำลังพิสูจน์ให้แพร่หลายมากขึ้น และต่อจากนี้ไป ไม่น่าเป็นไปได้ที่การดำเนินการด้วยตนเองจะมีความสำคัญกว่า หากการค้นพบทางกฎหมายและกระบวนการอื่นๆ สามารถทำได้ทางออนไลน์ อาจเป็นไปได้ว่าการดำเนินการดังกล่าวจะดำเนินต่อไปทางออนไลน์

เมื่อต้องอาศัย resort ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ แทนที่จะมาปรากฏตัวต่อหน้า
ประโยชน์ต่างๆ รวมถึงการประหยัดค่าใช้จ่าย การเดินทางน้อยลง เวลามากขึ้น การร่วมมือจากระยะไกล การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ความล่าช้าน้อยลง ย่อมมีมากกว่าความท้าทายอย่างแน่นอน:

ความท้าทาย # 1:
ตามธรรมเนียมแล้ว แต่ละฝ่ายมักจะอยู่ต่อหน้าที่ปรึกษาทางกฎหมายของตน ซึ่งจำเป็นต้องจัดเตรียม ช่วยเหลือ และอธิบายเอกสารและสิ่งของต่างๆ ในระหว่างการตรวจสอบ

วิธีการแก้:
การประชุมทางวิดีโอถือเป็นโอกาสในการวางแผนล่วงหน้าแทน ทนายความและที่ปรึกษากฎหมายต้องคัดแยกหลักฐาน การจัดแสดง เอกสาร และหลักฐานทั้งหมดล่วงหน้า ควรมีความชัดเจน ติดฉลาก จัดระเบียบ มีชื่อ และส่งทางไปรษณีย์หรือพร้อมที่จะถูกไล่ออกทางอิเล็กทรอนิกส์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าที่อยู่เป็นปัจจุบัน สะกดถูกต้อง และทุกคนที่ต้องการข้อมูลจะรวมอยู่ในธุรกรรมดิจิทัลหรือโพสต์ทางไปรษณีย์

ความท้าทาย # 2:
การประเมินท่าทางและความสงบของพยานอาจดูคลุมเครือผ่านลิงก์วิดีโอแทนที่จะอยู่ในสถานที่เดียวกัน

วิธีการแก้:
การทดสอบเทคโนโลยีที่ทำขึ้นในวันที่นำไปสู่การประชุมเสมือนจริงจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้เข้าร่วมจะเห็นได้ชัดเจนและครบถ้วน สร้างคู่มืออ้างอิงการประชุมทางวิดีโอสำหรับลูกค้า เพื่อนร่วมงาน และผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายอื่นๆ ภายในบริษัทของคุณ ซึ่งรวมถึงแนวทางปฏิบัติที่จำเป็นสำหรับการฉายภาพเสียง การจัดแสง ท่าทาง ภูมิหลังที่ยอมรับได้ และข้อมูลอื่นๆ ที่ทำให้การค้นพบวิดีโอตรงประเด็น ขัดเกลาและเป็นมืออาชีพ

ความท้าทาย # 3:
สภาพแวดล้อมที่ไม่เป็นสถาบันหรือดูไม่เป็นกลางหรือเหมาะสมอาจสร้างความสั่นสะเทือน ทำให้เข้าใจผิด หรือนำไปสู่การสอบที่ไม่เพียงพอ

วิธีการแก้:
จัดเตรียมวิดีโอตัวอย่างและบทช่วยสอนออนไลน์เกี่ยวกับวิธีการสรุปการประชุมทางวิดีโอ การโทรเพื่อการค้นพบ กระบวนการก่อนการทดลองหรือการทดลองใช้ โครงร่างสิ่งที่ยอมรับได้ และการตั้งค่าและภูมิหลังใดที่จะนำไปสู่การสอบที่ประสบความสำเร็จ ยกตัวอย่างวิดีโอที่ไม่ดีและสิ่งที่ไม่ควรทำเช่นกัน

ความท้าทาย # 4:
การไม่อยู่ในพื้นที่เดียวกันเป็นการเปิดโอกาสให้มีการล่วงละเมิดหรือการทุจริตต่อหน้าที่

วิธีการแก้:
ต้องใช้ความโปร่งใสในการอภิปรายตั้งแต่ต้นจนจบ ยินยอมพร้อมท์ที่เห็นได้ชัดเจนในตอนเริ่มการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนปฏิบัติตาม นอกจากนี้ การให้การศึกษาและการฝึกอบรมเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในระหว่างการทดสอบยังทำให้กระบวนการต่างๆ เป็นไปอย่างมั่นคงเพื่อให้แน่ใจว่ามีความคล่องตัวและได้มาตรฐาน

ในแง่ของคุณภาพการสื่อสารที่แท้จริงตลอดการสอบเพื่อการค้นพบผ่านการประชุมทางวิดีโอ ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการ:

• จัดสรรเวลาก่อน ระหว่าง และหลัง
การเช็คอิน การสัมภาษณ์ คำให้การ การประชุม คำให้การ – ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเวลาก่อนที่จะเตรียมตัว มีเวลาเพียงพอในระหว่างที่จะผ่านพ้น และบางเวลาก็พักไว้หลังจากไตร่ตรองและผ่านการบันทึกหรือสรุป

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเทคโนโลยีทั้งหมดใช้งานได้จริง
เมื่อเวลาเป็นสิ่งสำคัญ อย่ามัวแต่พยายามแก้ไขและแก้ไขปัญหาทางเทคนิคในขณะที่ทุกคนรออยู่ แสดงหน้าการประชุมทางวิดีโอก่อนหน้านี้เล็กน้อย และทดสอบไมโครโฟน ลำโพง และการเชื่อมต่อของคุณ

ตรวจสอบเพื่อดูว่าชาร์จทุกอย่างแล้วหรือยัง มีสายสำรองไว้หรือไม่ wifi แรง ฯลฯ ใช้ประโยชน์จากการทดสอบเสียงและวิดีโอที่นำเสนอโดยแพลตฟอร์มการประชุมระดับองค์กร

• ตรวจสอบจุดอีกครั้ง
เลือกสถานที่ที่เงียบ ปลอดเชื้อ และปราศจากสิ่งรบกวน ผนังสีขาวหรือห้องปิดที่มีพื้นหลังเรียบๆ และไม่รบกวนจะดีที่สุด

• ยึดมั่นในจังหวะเวลา
สื่อสารระยะเวลาของการประชุมล่วงหน้าเพื่อให้ทุกคนสามารถวางแผนได้ตามนั้น เช่นเดียวกับการประชุมแบบตัวต่อตัว สร้างวาระ ยึดมั่นในสิ่งนั้น และปกป้องเวลาของทุกคน

• ตรวจสอบการเชื่อมต่อเสียงและวิดีโอ
ใช้ชุดหูฟังเพื่อลดการตอบกลับและเพิ่มการได้ยินและการฉายภาพของคุณ ใช้การประชุมทางวิดีโอที่มีความสามารถด้านเสียง/วิดีโอคุณภาพสูง

ให้ Callbridge จัดหาเทคโนโลยีการประชุมทางวิดีโอให้กับสำนักงานกฎหมายของคุณ ซึ่งจะทำให้ขั้นตอนก่อนการพิจารณาคดีทำงานได้อย่างราบรื่นในสภาพแวดล้อมเสมือนจริง ด้วยศักยภาพที่เหลือเชื่อในการดำเนินคดีแบบตัวต่อตัวทางออนไลน์ โอกาสในการลดค่าใช้จ่าย ทำงานจากที่บ้านมากขึ้น เร่งกระบวนการยุติธรรม และรับข้อมูลเพิ่มเติมในอัตราที่เร็วขึ้นอยู่แค่เพียงปลายนิ้วสัมผัส

แพลตฟอร์มการสื่อสารแบบสองทางของ Callbridge มีพลังในการเจาะลึกมากขึ้นและให้มิติในการดำเนินธุรกิจของบริษัทกฎหมาย การประชุมออนไลน์ที่บันทึกไว้ทำให้ทุกฝ่ายได้สัมผัสตัวต่อตัวแต่ต้องอยู่ในระยะห่างที่ปลอดภัยและดีต่อสุขภาพ นอกจากนี้ ยังให้การเข้าร่วมประชุมที่ยืดหยุ่นมากขึ้น และด้วยการคาดการณ์ล่วงหน้าที่ถูกต้อง การวางแผนและการเตรียมพร้อมจึงเป็นทางเลือกที่เหมาะสมสำหรับการประชุมแบบตัวต่อตัว