ทุกธุรกิจต้องอาศัยความสามารถในการจัดการเวลาและการทำงานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด เติบโต ปรับขนาด ขยาย มันเป็นไปไม่ได้เลยหากไม่มีการใช้โครงสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มั่นคงและจัดการวิธีการแฉ ท้ายที่สุด ถ้าคุณจัดการมันไม่ได้ คุณก็วัดไม่ได้ แล้วการจัดการงานคืออะไรกันแน่ และมันเพิ่มประสิทธิภาพทีมอย่างไร? อ่านเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม.
การจัดการงานคืออะไร?
ในแง่พื้นฐานที่สุด การจัดการงานหมายถึงที่ที่กระบวนการของทีมและกระบวนการของธุรกิจมาบรรจบกันเพื่อสร้างความสามัคคีในเวิร์กโฟลว์และผลลัพธ์
ซอฟต์แวร์การจัดการงานมีประโยชน์อย่างยิ่งในการจัดลำดับขั้นตอนและกระบวนการที่สร้างข้อมูล เมื่อจับคู่กับการประชุมออนไลน์โดยใช้ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ วิธีการจัดการงานจะสร้างจังหวะและการมองเห็นสำหรับทุกคน ตั้งแต่พนักงานไปจนถึงลูกค้า และปรับปรุงกระบวนการสำหรับ ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น และผลลัพธ์
สามารถเจาะลึกการจัดการงานเพื่อจัดการโครงการหรือบุคคลเฉพาะ กระบวนการจัดการงานเริ่มต้นที่จุดเริ่มต้นของวงจรการจัดการโครงการ เพื่อให้คุณได้รับความเข้าใจที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเกี่ยวกับขอบเขตที่เกี่ยวข้องเพื่อแยกย่อยว่าโครงการเดียว (หรือหลายโครงการ) จะเกิดขึ้นได้อย่างไร
การจัดการงานส่งผลต่อวิธีการจัดการทีม ซึ่งรวมถึง:
- การจัดการบุคคล
- ดูแลเวิร์กโฟลว์
- กำกับภาระงาน
- การจัดสรรงานให้กับทีม
- ตัดสินใจว่าอะไรสำคัญกว่ากัน
- การสร้างกำหนดเวลา
- อัปเดตลูกค้าและพนักงานเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงหรือการบล็อก
…ซึ่งทั้งหมดนี้จัดการได้ผ่านซอฟต์แวร์การจัดการงานและเสริมศักยภาพผ่านการประชุมออนไลน์และวิดีโอแชท
การบริหารโครงการเทียบกับ การจัดการงาน
การจัดการโครงการเป็นแนวทางแบบองค์รวมในภาพรวม ในขณะที่การจัดการงานเป็นแนวทางที่รวมการจัดการโครงการ ระบบอัตโนมัติในการทำงาน และการทำงานร่วมกันเพื่อให้ทีมทำงานได้ดีขึ้นในทุกโครงการ งาน การส่งมอบ ฯลฯ
การจัดการโครงการช่วยในการจัดการโครงการที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดและบทบาทที่ชัดเจนสำหรับพนักงานที่แตกต่างกัน อย่างไรก็ตาม มันอาจจะลดราคาโครงการฉุกเฉินหรือเฉพาะกิจ งานที่ชัดเจนในนาทีสุดท้าย และอีกมากมาย นอกจากนี้ ให้คำนึงถึงเวลาที่ใช้ไปกับอีเมล งานของผู้ดูแลระบบ การเข้าร่วมประชุม และรายการอื่นๆ ที่ไม่ใช่งานที่พนักงานนำมาให้ทีมทำโดยเฉพาะ
ทำไมการจัดการงานจึงมีความสำคัญมาก?
ในแง่พื้นฐาน: ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ เช่นเดียวกับระบบการจัดการใดๆ หรือ บุคคลในตำแหน่งผู้จัดการการจัดการงานเป็นอีกวิธีหนึ่งในการรับรองว่าทีมของคุณทำงานอย่างเต็มประสิทธิภาพเพื่อส่งมอบคุณภาพที่ดีที่สุดด้วยความเร็วการส่งมอบที่มีประสิทธิภาพสูงสุดโดยไม่ต้องเสียเงิน การลดความซ้ำซ้อน การระบุปัญหาคอขวด การกำหนดเวลาเทียบกับงบประมาณ สามารถสร้างได้ด้วยการสื่อสารและกลยุทธ์ที่เหมาะสมสำหรับระบบการจัดการงานที่ดีที่สุด
ทำลายการจัดการงาน
รายละเอียดจะเปลี่ยนจากอุตสาหกรรมสู่อุตสาหกรรมและระหว่างองค์กร อย่างไรก็ตาม มีความคล้ายคลึงกันบางประการและความท้าทายในการจัดการงานทั่วไปเช่นกัน:
- คณะทำงาน
เมื่อมีโครงการใหม่เกิดขึ้น องค์กรและการมอบหมายต้องมาก่อน เป็นความรับผิดชอบของผู้จัดการในการมอบหมายและจัดสรรทรัพยากร ในขณะเดียวกันก็ทำให้มั่นใจว่าพวกเขามีบุคคลที่เหมาะสมกับงานหรืองาน นอกเหนือไปจากการทำให้แน่ใจว่าเสร็จตรงเวลาและมีคุณภาพสูง มีประโยชน์ในการติดตามว่าใครกำลังทำอะไรกับเครื่องมือดิจิทัลและซอฟต์แวร์การจัดการ ในขณะที่ยังคงใช้บ่อยๆ การประชุมเสมือน กำหนดการอัพเดตสถานะ การเช็คอิน และการบรรยายสรุป - กำหนดเส้นแบ่งระหว่างงานเร่งด่วนและงานที่มีลำดับความสำคัญสูง
โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีบางอย่างปรากฏขึ้นมา อาจมีความสับสนว่าต้องทำอะไรในไม่ช้านี้ การตระหนักถึงกำหนดส่งที่จะมาถึงและการมองเห็นสิ่งที่อยู่ในท่อจะสร้างความเข้าใจที่ดีขึ้นและจุดได้เปรียบในการรู้ว่าจะตอบตกลงหรือปฏิเสธกับสิ่งที่ส่งมอบ - การสร้างกำหนดเวลาสำหรับงาน
ผู้จัดการที่มีความรู้และประสบการณ์จะเชี่ยวชาญในการกำหนดกำหนดเวลาที่เหมาะสมสำหรับงาน ปัญหาเกิดขึ้นเมื่อกำหนดเวลาเปลี่ยนหรือไม่มีเวลาบัฟเฟอร์เพียงพอ วันที่สิ้นสุดจะต้องมีการระบุไว้อย่างชัดเจนและทุกคนสามารถมองเห็นได้ - ยังคงโปร่งใสกับลูกค้า
หลักการทั่วไปคือการ underpromise และการแสดงผลมากไป ไม่ใช่วิธีอื่น การสนทนาที่ชัดเจนและรัดกุมกับลูกค้าและทีมช่วยในการจัดการความคาดหวังและจัดลำดับความสำคัญเพื่อให้ผู้คนมีความเข้าใจตรงกัน เมื่อการเปลี่ยนแปลงและการเปลี่ยนเส้นทางไปยังโครงการ กำหนดเวลา และการจัดสรรทรัพยากรไม่ได้รับการชี้แจงว่าโครงการอาจตกรางหรือกลายเป็นความท้าทายมากขึ้น
ด้วยขั้นตอนการจัดการงานที่เหมาะสมที่ช่วยให้มีการประชุมและอัปเดตออนไลน์ที่สอดคล้องกัน โครงการต่างๆ สามารถเป็นรูปเป็นร่างได้แม่นยำยิ่งขึ้นและอยู่ในงบประมาณและตรงเวลา
แนวทางปฏิบัติในการจัดการงานที่ดีที่สุด
ไม่ว่าคุณจะมีซอฟต์แวร์การจัดการงานเฉพาะหรือคุณมีระบบอื่น เช่น การประชุมออนไลน์ตามปกติ เพียงแค่รู้ว่าไม่จำเป็นต้องเขียนให้ชัดเจน การจัดการงานที่มีประสิทธิภาพที่สุดคือการใช้ชีวิตและการหายใจ และต้องได้รับการทบทวนบ่อยๆ นี่คือบางส่วน สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำ:
- ฝึกฝนการสื่อสารที่ยอดเยี่ยม
สร้างสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกันของทีมด้วยการสื่อสารที่ชัดเจนและทันเวลา สร้างข้อมูลและเอกสารแบบรวมศูนย์ การประชุมออนไลน์บ่อยครั้ง และการรวมทีม ปลูกฝังวัฒนธรรมการสื่อสารของบริษัทโดยยอมรับกฎของการมีส่วนร่วม: เมื่อใดควรส่งอีเมลหรือจัดการประชุมที่ดีที่สุด ใครมีหน้าที่อะไรและจะติดต่อได้อย่างไร? พนักงานใหม่ได้รับการว่าจ้างอย่างไร? พนักงานสามารถไปถามคำถามได้ที่ไหน? - อย่าหลีกเลี่ยงความโปร่งใส
ให้สมาชิกในทีมรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นทันทีที่มันเกิดขึ้นหรือทันทีที่เหมาะสม มีการตัดงบประมาณหรือไม่? การเปลี่ยนแปลงความเป็นผู้นำ? การพัฒนาธุรกิจใหม่? ให้ผู้คนมีส่วนร่วมและพูดถึงเหตุผลที่อยู่เบื้องหลังการเปลี่ยนแปลงเมื่อมีความเหมาะสม นอกจากนี้ พยายามหลีกเลี่ยงการปิดบังข้อมูลสำคัญ ข่าวลือเสียเวลาและทำลายขวัญกำลังใจ - ส่งเสริมให้มีการตอบรับแบบวนซ้ำอย่างต่อเนื่อง
เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ความชื่นชมยินดีและคำติชมของโอกาสจะบังคับใช้การฟังที่ดีขึ้นและส่งเสริมผลลัพธ์ ไม่เพียงสร้างความไว้วางใจ แต่ยังรักษาพนักงานและทำให้ผู้คนรู้สึกมีค่า ให้คำติชมเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจัดการงานเพื่อประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้นและใช้เวลาน้อยลง - อย่าไมโครมาเนจ
สมาชิกในทีมได้รับการว่าจ้างให้ทำงาน เมื่อได้รับเครื่องมือและเวลาที่ต้องการแล้ว ก็ไม่จำเป็นต้องถูกมองเหมือนเหยี่ยว ปล่อยให้พวกเขาเข้าถึงซอฟต์แวร์และแพลตฟอร์มที่มีข้อมูลที่ต้องการ จากนั้นวางใจพวกเขาให้บรรลุผลตามที่พวกเขาตั้งใจไว้ กล่าวอีกนัยหนึ่ง สรุปพวกเขาและเตรียมพวกเขาให้พร้อมสำหรับความสำเร็จเพื่อให้พวกเขาสามารถทำงานอย่างเต็มศักยภาพได้อย่างต่อเนื่อง
ให้แพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอที่ซับซ้อนของ Callbridge สร้างการเชื่อมต่อเพื่อเพิ่มพลังให้บุคคลและงานการจัดการงานที่พวกเขาเผชิญ ด้วยแนวทางที่เน้นวิดีโอเป็นศูนย์กลางที่ผสานรวมกับการจัดการโครงการและเครื่องมือสื่อสารทางธุรกิจอื่นๆ ได้อย่างราบรื่น คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมได้ทันที
