การประชุมทางไกลได้กลายเป็นส่วนสำคัญของการทำงานทั่วโลก แม้ว่าคุณจะอาศัยอยู่ในเมืองใหญ่ แต่ก็ช่วยลดช่องว่างได้หากคุณตั้งอยู่ในส่วนหนึ่งของเมืองและสำนักงานของคุณอยู่อีกด้านหนึ่ง การประชุมทางโทรศัพท์และ การประชุมทางวิดีโอ ทำให้ดูเหมือนไม่มีระยะห่างระหว่างผู้ส่งและผู้รับอย่างแท้จริง ทำให้วิธีการสื่อสารของเราเปลี่ยนไป เป็นเรื่องที่น่าทึ่งจริงๆ ที่เราอยู่ในยุคที่เราสามารถมีสำนักงานในสิงคโปร์ ลอนดอน นิวยอร์ก และคุณแม่ที่อยู่บ้านนอกที่อาศัยอยู่ในแถบชานเมือง ทั้งหมดนี้อยู่ในแนวทางเดียวกันในการทำงานร่วมกัน
ดังนั้นตอนนี้ที่บริษัทของคุณมีผู้มีความสามารถระดับสูง และคุณได้กำหนดจังหวะการประชุมที่มีประสิทธิภาพแล้ว มีความอัปยศที่ผู้จัดการชอบการประชุมแบบตัวต่อตัวมากกว่าการประชุมทางไกล แม้ว่าสิ่งนี้จะเป็นความจริงตามธรรมเนียม แต่ความสามารถในการปรับตัวและตั้งค่าผู้ปฏิบัติงานระยะไกลด้วยเครื่องมือที่ดีที่สุดของการค้าเพื่อประสิทธิผลและการมีส่วนร่วมมากขึ้นก็เช่นกัน (และการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์!) การประชุมที่นำไปสู่การตีตัวเลขและทำลายเป้าหมาย
เนื่องจากกฎที่แตกต่างกันจะมีผลเมื่อคุณไม่ได้อยู่ในการประชุมแบบเห็นหน้ากัน การสนทนาเกี่ยวกับ "กฎทอง" เกี่ยวข้องกับทุกคนเพื่อให้สามารถส่งและรับการซิงค์แต่ละครั้งในลักษณะที่ให้ผลลัพธ์ กฎสำคัญที่ควรคำนึงถึงในความสัมพันธ์ในการทำงานระยะไกลมีดังนี้
ก่อนการประชุม
ทำความคุ้นเคยกับเทคโนโลยีของคุณ
การเปิดกล้องวิดีโอและส่งรหัสสำหรับการประชุมทางโทรศัพท์เป็นเรื่องง่าย แต่การทำความคุ้นเคยกับวิธีการทำงานของซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ให้ดีขึ้นเล็กน้อยสามารถตั้งค่าให้คุณอยู่ในตำแหน่งที่ดีได้หาก - สวรรค์ห้าม - มีปัญหาทางเทคโนโลยีระหว่างการประชุมทางโทรศัพท์ ป้องกันอาการสะอึกด้วยการออนไลน์ก่อนกำหนด 5 นาที เพื่อให้คุณสามารถตั้งค่าแต่เนิ่นๆ หรือมีแผนขพร้อมที่จะดำเนินการ แม้แต่การซ้อมบันทึกวิดีโอก็ยังเป็นเรื่องที่ฉลาด!
เพิ่มเลเยอร์ไปยังพื้นที่ที่ใช้ร่วมกัน
พื้นที่ที่ใช้ร่วมกันไม่ใช่ห้องประชุม อันที่จริงมันเป็นห้องประชุมที่มีพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันเช่นฟลิปชาร์ตและ ไวท์บอร์ดออนไลน์ หน้าจอที่ใช้ร่วมกัน และอื่นๆ. พนักงานที่อยู่ห่างไกลสามารถรู้สึกได้ถึงสิ่งที่ดีที่สุดเป็นอันดับสองในการอยู่ที่นั่นโดยได้รับอิทธิพลจากการรวมกันของพื้นที่เหล่านี้ระหว่างการประชุมทางโทรศัพท์
กำหนดวาระ แบ่งปันก่อนเวลา
การประชุมทางโทรศัพท์ทางไกลต้องใช้ความพยายามและการวางแผนเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถเข้าร่วมได้ โดยการเน้นหัวข้อที่ครอบคลุมและแบ่งปันวาระล่วงหน้า คุณสามารถบันทึกช่วงเวลาอันมีค่าโดยทำตามแผน ด้วยวิธีนี้ผู้เข้าร่วมจะรู้ว่ากำลังจะเกิดอะไรขึ้นและพวกเขาสามารถรับฟังและเตรียมพร้อมกับส่วนของการประชุมได้
เชิญเลือกไม่กี่
ยิ่งจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมทางโทรศัพท์มากเท่าใด ความคาดหวังในการมีส่วนร่วมในการอภิปรายก็จะยิ่งลดลง ผู้เข้าร่วม 1-10 คนเหมาะอย่างยิ่ง
ระหว่างการประชุม
รักษาเป้าหมายการประชุมไว้ข้างหน้าและตรงกลาง
พูดง่ายๆเตือนทุกคนว่าต้องทำอะไรให้สำเร็จเมื่อสิ้นสุดการประชุมทางโทรศัพท์ จดไว้บนกระดานไวท์บอร์ดออนไลน์ เป็นต้น เพื่อให้ทุกคนมองเห็นได้ชัดเจน และใช้มันเพื่อทำให้ผู้เข้าอบรมรู้สึกผ่อนคลายหากพวกเขาเปลี่ยนเส้นทางมากเกินไปในระหว่างการสนทนา
Gamify บทบาทการประชุมทางโทรศัพท์
สามารถมอบบทบาทให้กับผู้เข้าร่วมที่แตกต่างกันได้ เช่น ผู้อำนวยความสะดวก ผู้จับเวลา และผู้จดบันทึกเพื่อรับทราบประเด็นการดำเนินการและการตัดสินใจทั้งหมด สำหรับการประชุมที่เกิดซ้ำ ให้ตั้งชื่อและเปลี่ยนบทบาทเพื่อให้มีการตัดสินใจเมื่อเริ่มการประชุมและ – แปลกใจ!– อาจเป็นคุณ! นี้ การเล่นเกมจะช่วยให้ผู้คนมีส่วนร่วม
ทุกคนได้รับการแนะนำ
ผู้เข้าร่วมประชุมมีความเต็มใจที่จะมีส่วนร่วมใน การประชุมทางโทรศัพท์ เมื่อพวกเขามีความเข้าใจดีขึ้นว่าใครอยู่ในการโทรกับพวกเขา การแนะนำทุกคนในการประชุมโดยเร็ว (แม้ว่าจะมีไอคอนหรือรูปภาพก็ตาม) เพิ่มสัมผัสของมนุษยชาติและทำให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลรู้สึกถูกมองเห็นและได้ยิน!
สนับสนุน A Little Small Talk
การติดต่อกับเพื่อนร่วมงานทางไกลทำให้รู้สึกว่าตนอยู่ในที่ประชุม ข้อมูลคร่าวๆ เกี่ยวกับวัน สภาพอากาศ แผนสำหรับวันหยุดสุดสัปดาห์ ทำให้พวกเขารู้สึกเหมือนเป็นที่รู้จักในโลกแห่งความเป็นจริงและในโลกดิจิทัล
หลังการประชุม
รวบรวมการติดตาม
สรุปประเด็นสำคัญและความก้าวหน้าของการประชุมที่จะส่งออกไป ส่วนที่ทำให้มีส่วนร่วม? เพิ่มองค์ประกอบของความสนุกสนานและความสนิทสนมกัน GIF วิดีโอหรือรูปภาพตลก ๆ ช่วยให้อีเมลหรือข้อความแชทเป็นที่จดจำซึ่งจะทำให้ทุกคนรอคอยที่จะได้รับอีเมลติดตามหลังการประชุมในอนาคต
พูดถึงตัวเลข
ความสมบูรณ์และประสิทธิผลของความสัมพันธ์ในการทำงานทางไกลขึ้นอยู่กับการบรรลุเป้าหมาย การบรรลุจำนวน และการบรรลุวัตถุประสงค์ด้านประสิทธิภาพ จัดสรรเวลาเพื่อหารือเกี่ยวกับพวกเขาในการประชุม หรือส่งอีเมลติดตามผลสรุปการเปลี่ยนแปลง ความสำเร็จ การปรับปรุง ฯลฯ
ให้ซอฟต์แวร์การประชุมที่มีประสิทธิภาพสูงของ Callbridge ปลุกชีวิตชีวาให้กับการประชุมทางโทรศัพท์ทางธุรกิจ แพลตฟอร์มห้องประชุมระดับเฟิร์สคลาสช่วยลดช่องว่างสำหรับการประชุมเสมือนจริงและในโลกแห่งความเป็นจริง กับ คุณสมบัติการทำงานร่วมกันที่ยอดเยี่ยม รวมถึง การแชร์หน้าจอการแชร์ไฟล์ การนำเสนอเอกสาร และการแชทเป็นกลุ่ม เทคโนโลยีภาพและเสียงที่ยอดเยี่ยมของ Callbridge หล่อเลี้ยงความสัมพันธ์ในการทำงานทางไกล
