Kapag nagpaplano ka ng isang pagpupulong sa online, mayroon kang higit pa sa pag-asa na ang mga kalahok ay nagbibigay pansin! Sa katunayan, nais mong pukawin ang mga ito na maging pansin at kasalukuyan. Upang mangyari iyon, ang iyong pagpupulong sa online ay kailangang isagawa. Kailangan itong idisenyo at nagsilbi sa iyong madla.
Kung sabagay, ano ang layunin kung hindi man? Bakit gugugol ng oras sa pagtitipon ng mga tropa upang maghanap ng mga ulat sa pag-unlad o buksan ang mga linya ng komunikasyon upang mag-brainstorm ng isang pitch kung ang naririnig lamang na mga cricket?
Sa isang mas interactive na diskarte sa iyong mga pagpupulong sa online, maaari mong asahan ang mataas na pakikipag-ugnayan, mas mahusay na pagsipsip ng impormasyon, at isang mas masusing pag-unawa sa iyong nilalaman. Siguro kahit konting saya!
Bumaba tayo sa negosyo - mga pagpupulong sa negosyo, iyon ay!
Ayon sa isang artikulo ng Harvard Business Review, ang mas mataas na pamamahala, mga antas ng C, at iba pang mga tagagawa ng desisyon ay gumugol ng halos tatlong-kapat ng kanilang oras na pagpupulong sa iba upang matalakay ang pag-unlad ng trabaho. Iyon ay maraming oras na ginugol sa mga pagpupulong.
Huwag din nating kalimutan ang tungkol sa mga malalayong manggagawa. Salamat sa sopistikadong teknolohiya, posible ang mga pagpupulong sa online kasama ang mga koponan at kasamahan sa iba't ibang mga lokasyon ngunit may mga hamon pa rin sa mga time zone, pagkakakonekta at mga proyekto sa pagsama. Dito maaaring mawala o maling magamit ang ginugol na oras.
Ginagawa mo ba ang lahat upang matiyak na ang iyong mga pagpupulong sa online ay mabunga at mahusay na paggamit ng oras?
Kung naghahanap ka sa:
- Humanap ng mas simpleng mga paraan upang makipag-ugnay sa mga kasamahan at malayong trabahador
- Manatiling konektado anuman ang oras o distansya
- Pasiglahin ang pakikipag-ugnayan
- Push para sa higit na pakikilahok at pagiging epektibo
Pagkatapos narito ang ilang mga ideya upang buhayin ang mga pagpupulong upang gawing mas interactive at epektibo ang mga ito:
Una, tanungin ang iyong sarili: Mahalaga ba ang pulong na ito? Kailangan mo bang gaganapin ang pagpupulong na ito?
Upang makisalamuha at makipagtulungan ang mga kalahok, dapat marinig ang mga tinig, opinyon, natuklasan at pagbabahagi ng impormasyon. Sa halimbawa ng isang online na pagpupulong, ang isang diyalogo ay ginustong kaysa sa isang monologo.
Kung mayroong isang anunsyo o impormasyon na hindi nangangailangan ng mga kalahok upang magdagdag o magtrabaho mula at makinig lamang, isaalang-alang kung paano ang iyong mensahe ay maaaring maging mas angkop sa isang email. Para sa mga pagpupulong na interactive at nakakaengganyo, ang paghiling sa mga kalahok na makinig lamang ay maaaring magdulot sa kanila na mawala o magpanggap ng interes.
Kapag ang nilalaman at layunin ng isang online na pagpupulong ay itinatag bilang "kinakailangan," narito kung ano ang susunod na gagawin:
12. Pamahalaan ang Inaasahan
Linangin ang tamang pag-iisip sa gitna ng mga kasamahan sa pamamagitan ng pagpapaalam sa kanila nang maaga na kinakailangan ang kanilang pakikilahok. Sa agenda na ipinadala bago ang online na pagpupulong, ipakita ang isang simpleng layout ng kung ano ang aasahan ng lahat.
Ipakita ang problema at ipaalam sa mga kalahok na hiniling ang kanilang mga ideya at pag-input. Nagbibigay ito sa kanila ng oras upang mag-isip at malutas ang problema, habang nagtatakda rin ng ilang mga pangunahing alituntunin.
Dagdag pa, ipaalam sa kanila ang ilang pangunahing inaasahang pag-uugali, tulad ng:
- Pindutin ang "pipi" kapag hindi ka nagsasalita
- Umiwas sa pagkain o pag-inom
- Itabi ang mga telepono at iba pang mga nakakagambala sa pag-pause
11. Pag-check-in Sa Mga Kasama
Sa ilaw ng isang kamakailan-lamang na pandemya na may milyon-milyong mga tao na nagtatrabaho mula sa bahay bilang isang resulta, ang malayong trabaho ay maaaring makaramdam ng pagkakahiwalay. Sa pamamagitan lamang ng pagpaplano ng isang pagpupulong sa isang Lunes at pagsisimula sa simpleng tanong, "Ano ang ginawa mo ngayong katapusan ng linggo?" maaari kang makakuha ng pakikilahok at hikayatin ang mga kasamahan na magbukas.
Mas mabuti pa, depende sa laki ng iyong pagpupulong, gamitin ang intro time na ito upang maabot ang lahat at magpasalamat sa isang kasamahan para sa isang bagay na ginawa nila. Malaki o maliit, sa pamamagitan ng pagpapakita ng pagpapahalaga sa isang simpleng tawag sa pangalan at gawain na pagsigaw, gumagana ang pasasalamat upang magawa ang lahat mas konektado. Ito ay isang maliit ngunit makapangyarihang paraan upang hikayatin ang panlipunang pagbubuklod sa isang virtual na platform.
Ang iyong koponan ba ay binubuo ng maraming mga remote na manggagawa? Magtanim ng higit pa sa isang pakiramdam ng panlipunang bono sa pamamagitan ng pag-iniksyon ng kaunting kasiyahan upang makatulong na masira ang yelo at iparamdam sa mga tao na hindi gaanong nag-iisa sa paglayo ng lipunan o pagtatrabaho mula sa bahay
- Mga Panimula sa Spice Up:
Online room ng pagpupulong na puno ng mga hindi kilalang tao? Anyayahan ang mga kalahok na ipakilala ang kanilang sarili at isang kakaibang impormasyon:
-
- Ang kanilang paboritong kanta sa karaoke
- Nagluto ng ulam ang kanilang pirma sa bahay
- Ang pinakamagandang konsiyerto na napuntahan nila
Online room ng pagpupulong kasama ang parehong mga kasamahan? Mag-imbita ng pamilyar na mga mukha sa:
-
- Maikling talakayin ang isang magandang pelikula na kanilang napanood kamakailan
- Ibahagi kung kumusta ang kanilang alaga
- Magbukas tungkol sa isang libangan o personal na proyekto na kanilang nakuha
- Gamitin mo ang utak mo:
Ang mga pagsasanay sa pagbuo ng koponan ay hindi dapat mahulog sa tabi lamang ng paraan dahil ang mga kasapi ng koponan ay mas nagkalat. Ibigay nang maaga ang mga pamantayan upang maipakita nang handa ang mga kalahok. Subukan ang isang maikling online rendition ng Charades, o Balderdash para sa isang mas kawili-wiling paraan upang buksan ang pagpupulong. - Maglaro ng Isang Hulaan Laro:
Ang isa pang paraan upang ma-enganyo ang mga tao ay ang tanungin ang bawat kalahok na maglaro ng isang simpleng bersyon ng ISpy sa pamamagitan ng paglalarawan ng isang item sa kanilang lugar ng remote na trabaho.
10. Lumikha ng Iyong Agenda sa Pagpupulong Unahan Ng Oras
Kung ang iyong agenda sa pagpupulong ay malinaw at binibigkas, maaari mong asahan ang parehong ROI sa iyong online na pulong! Nang walang plano o pag-iisipang wala, isang hindi malinaw, maling impormasyon na pag-sync ay hahantong sa pagkalito at pag-aaksaya ng oras.
Maghanda ng isang nakabalangkas na agenda na naglalahad ng mga pangunahing isyu, at banggitin kung ano ang kinakailangan at inaasahan mula sa mga kalahok. Magpadala nang hindi bababa sa isang araw nang maaga at huwag kalimutang gamitin ang iyong mga imbitasyon at setting ng mga paalala upang mabilis na maipalaganap ang impormasyon.
9. Ihanda ang Iyong Teknolohiya
Kung gaano kahusay ang teknolohiya, may mga okasyon pa rin na maaari itong lumubog nang kaunti. Pakiramdam na tiwala na ang lahat ay tumatakbo nang maayos sa pamamagitan ng pagsubok sa iyong tech, at pagsuri na ang lahat ng mga aparato ay sisingilin. Alamin kung nasaan ang iyong mga outlet ng kuryente at malapit sa iyong mga charger. Subukan ang iyong camera, mikropono, koneksyon sa internet at isaalang-alang ang anumang bagay na maaaring kailangan mo:
- Masyadong maliwanag o masyadong malabo ang iyong ilaw?
- Napapaligiran ka ba ng maraming kalat?
- Nasa isang lugar ba na trapiko ka kung saan darating at pupunta ang mga tao?
- Kailan ka huling nag-shut off / nag-reset ng iyong aparato?
Isaalang-alang na isama ang mga puntong ito sa email ng agenda ng paunang pagpupulong upang ang lahat ay may alam.
8. Huminga ng Buhay Sa Iyong Paghahatid
Sigurado na maaari mong patakbuhin ang iyong online na pagpupulong nang epektibo sa pamamagitan ng pagtapon ng mga pangunahing item ngunit maaari ka ring magdagdag ng ilang pizzazz upang mapanatili ang mga tao na naiintriga:
- Mag-anyaya ng Kilusan
Alam nating lahat kung gaano kadali ang mamuhunan sa trabaho. Ang pagkuha ng up mula sa iyong desk ay isang mahusay na ideya ngunit maaaring makalimutan kapag ikaw ay nasa hirap ng pagpatay ng apoy o pagsusulat ng isang mahabang email. Sa ilang mga punto sa iyong online na pagpupulong, iling ito nang kaunti sa pamamagitan ng pagkuha ng mga kalahok na ilipat ang kanilang dugo. Ang mga simpleng paggalaw tulad ng pag-unat ng iyong mga bisig sa itaas ng iyong ulo o pagtayo at pag-upo ng ilang beses o paggawa ng ilang mga desk sa kahabaan ay maaaring dagdagan ang oxygen sa utak at gumana upang malagpasan ang pakiramdam ng pagod at pag-agaw. - Magdagdag ng Mga Biswal
Hikayatin ang pakikipag-ugnay at ihatid ang iyong nilalaman sa iyong madla sa pamamagitan ng
gamit ang mga maliliwanag na kulay, video, larawan at snappy call out. Gawin ang iyong nilalaman na natutunaw at hindi malilimutan na may isang simpleng maunawaan na pagtatanghal na nakakaakit sa paggamit ng mga visual at marahil isang maayos, naaangkop na meme! - Kumuha ng Puna Sa Real-Time
Tingnan kung paano hinihigop ng mga tao ang iyong nilalaman sa pamamagitan ng pagsasagawa ng on-the-spot poll. Hindi lamang masaya ang mga ito, talagang nakakagambala sila ng programa at nagbibigay sa iyo ng impormasyong real-time na madaling gamiting. Naghahatid ito ng isang instant na tool sa paggawa ng desisyon, pinapanatili ang mataas na pakikipag-ugnayan at tumutulong na maitayo ang mga susunod na hakbang.
7. Magtalaga ng mga Gawain
Kapag may pananagutan ang mga tao sa pagbibigay ng isang bagay sa pulong sa online tulad ng pagmo-moderate, pagpapatakbo ng isang aktibidad na ice-breaker o pagkuha ng mga tala, mas magiging pansin ang bawat tao. Dagdag pa, makakatulong ito upang panatilihing maliit ang mga pagpupulong. Panatilihing halata ang mga tungkulin sa pamamagitan ng pagsasama lamang sa mga kailangang nandoon tulad ng isang tagagawa, tagapayo, intern, atbp.
- Pagpili ng isang Moderator
Tinitiyak ng isang moderator na hindi mawawalan ng bisa ang pagpupulong. Ang kanyang trabaho ay upang mapanatili ang pansin sa teknolohiya, manguna nang may awtoridad, magbigay ng pahintulot sa pagsasalita sa mga nangangailangan nito, maging responsable sa pagrekord, at panoorin na ang kalidad ng audio at video ay pinangangalagaan.
6. Dumikit Sa Frame ng Oras
Kapag may kamalayan ka sa limitadong oras na mayroon ka, ang produktibo ay may gawi na masira. Paggawa gamit ang isang time-cap na "mga frame" sa pagpupulong at binibigyan ito ng pokus. Magtalaga ng isang tiyak na dami ng oras para sa bawat key point na may 10 minutong buffer. Sa ganoong paraan lahat ng tao ay maaaring magtapos sa oras o mauna lamang sa oras!
5. Alisin ang mga Pagkagambala
Madali (at lubos na karaniwan) na nais na suriin ang iyong email o isang sulyap sa iyong telepono habang nasa isang online na pagpupulong. Dumikit sa tiyempo at iwasan ang tukso sa pamamagitan ng pag-alis ng mga nakakagambala mula sa simula: isara ang mga tab sa iyong laptop, ilagay ang iyong telepono sa tahimik (o mode ng eroplano!), Isara ang bintana upang mai-shut out ang ingay sa background (o gumamit ng mga headphone) at i-save ang meryenda para pagkatapos!
(alt-tag: Babae na nakaupo sa mesa kasama ang pagtatrabaho sa bukas na laptop na nakaupo malapit sa bintana ng madaling araw)
4. Itaguyod ang Pakikipagtulungan
Gumamit ng isang pulong sa online upang makabuo ng mga ideya mula sa mga kalahok. Magtabi ng ilang oras upang makuha ang mga katangian ng isang think tank o sesyon ng brainstorming. Payagan ang mga tao na magkaroon ng kanilang sariling mga ideya o piggyback off ang mga ideya ng iba; Subukan ang isang tampok tulad ng online whiteboard upang makakuha ng dumadaloy na mga malikhaing katas.
3. Isama ang Mga Laro
Sa pamamagitan ng gamification, maaari mong asahan ang mga antas ng kakayahang umangkop sa iyong online na pagpupulong na mag-shoot sa bubong! Isama ang isang maliit na magtanong sa simula at ipagsunod ang mga kalahok. Ang mga ito ay maaari ring maging insentibo - pinalawig na tanghalian, swag ng kumpanya, maaga na umalis, atbp. Halimbawa:
- Pumili ng isang imahe o character na mai-embed sa buong mga slide at sagutin ang mga kalahok kung gaano karaming beses ito nakita sa buong pagtatanghal.
- Magtapon ng isang simpleng pagsusulit sa dulo upang subukan ang pag-unawa ng mga kalahok sa nilalaman.
- Kolektahin ang mga quote mula sa mga kasamahan at hulaan sila kung sino ang nagsabi kung ano.
2. Tapusin Sa Mga Naayos nang Maayos na Item ng Pagkilos
Ang punto ng isang pagpupulong sa online ay upang tipunin ang mga kalahok at magsama upang umunlad patungo sa susunod na hakbang. Magagawa lamang ito sa mga malinaw na item ng pagkilos. Kapag may kamalayan ang lahat sa kung ano ang dapat nilang gawin pagkatapos lamang magawa ang mga bagay. Bago matapos ang pagpupulong, suriin kung malinaw ang mga kalahok tungkol sa kanilang tungkulin. Gumugol ng ilang sandali sa paglipas ng kung ano ang tinalakay at pagtatalaga ng tao para sa trabaho.
1. Ibahagi Ang Buod
Maraming maaaring maganap sa isang online na pagpupulong. Ang dami ng mga ideya, mungkahi at kuro-kuro ay itinapon, kung saan ay bakit mabubuod ang mga tala ay epektibo sa pagpapanatili ng integridad ng pag-sync.
Pumili ng software ng kumperensya sa video na kasama ng tampok sa pagrekord at o mga kakayahan ng AI upang makuha ang lahat ng bumaba. Ang pagkuha ng mga tala nang manu-manong ay palaging isang magandang ideya, ngunit kapag mayroon kang teknolohiya na gumagana sa background para sa iyo, maaari mong gumanap sa panahon ng pagpupulong na alam na ang natitira ay alagaan.
Narito ang ilang iba pang mga trick upang gawing ningning ang iyong susunod na pulong sa online:
- I-Emblazon ang Iyong Brand sa Lahat ng Mga Touchpoint ng Iyong Pagpupulong
Pag-pitch sa mga prospect? Itala ang iyong sariling mensahe na nagpapakilala sa iyong pangalan ng kumpanya, slogan at mahahalagang anunsyo habang nagpapakita ang mga kalahok sa napapasadyang silid ng pagpupulong sa online. Gumawa ng isang mahusay na unang impression na pinakintab at propesyonal sa iyong logo at mga kulay ng tatak sa interface ng gumagamit. - Gumamit ng AI To Do The Legwork
Sa isang online na pagpupulong, ginagawa mo ang nakaharap na gawain. Pumili ng a video conferencing solusyon na gumagana sa background upang magbigay ng mga transkripsyon, mga tag ng speaker at mga selyo para sa madaling paghahanap sa paglaon. - Ibahagi ang Hit ng Screen Upang "Ipakita" Sa halip na "Sabihin"
Kasama ang pagbabahagi ng screen Ang pagpipilian, ang pag-navigate sa mga demonstrasyong mahirap ipaliwanag at mga tampok sa produkto sa panahon ng isang pulong sa online ay naging mas madali. Maaaring maunawaan ng lahat ang iyong sinasabi kapag nakikita nila ito sa harap ng kanilang mga mata. Dalhin ang mga kalahok sa parehong pahina kapag ang bawat kurso ng pagkilos ay maaaring ipakita sa real-time.
Hayaan ang Callbridge na pasiglahin ang iyong mga pagpupulong sa online. Gamit ang sopistikadong teknolohiya, napapasadyang mga tampok at isang intuitively na dinisenyo na interface ng gumagamit, ang iyong mga pagpupulong ay naging mas kawili-wili at kapaki-pakinabang.
