Ang mga malalayong pagpupulong ay naging mahalagang bahagi ng kung paano nagagawa ang trabaho sa buong mundo. Kahit na nakatira ka sa isang malaking lungsod, nakakatulong ito na matugunan ang agwat kung ikaw ay matatagpuan sa isang bahagi ng bayan at ang iyong opisina ay nasa kabilang bahagi. Mga conference call at video conferencing gawin itong parang literal na walang distansya sa pagitan ng nagpadala at tagatanggap, na nagbabago sa paraan ng ating pakikipag-usap. Tunay na kamangha-mangha na nabubuhay tayo sa isang panahon kung saan maaari tayong magpanatili ng mga opisina sa Singapore, London, New York at mga nanay sa bahay na naninirahan sa mga suburb – lahat ay nasa parehong pahina na nagtutulungan.
Kaya ngayong na-onboard na ng iyong kumpanya ang nangungunang talento at nakapagtatag ka ng isang epektibong ritmo ng pagpupulong, nariyan ang stigma na mas gusto ng mga manager ang mga pagpupulong nang personal kaysa sa malayo. Bagama't ito ay tradisyonal na totoo, gayundin ang kakayahang umangkop at mag-set up ng mga malalayong manggagawa gamit ang pinakamahusay na mga tool ng kalakalan para sa mas produktibo, nakakaengganyo (at cybersecure!) mga pulong na humahantong sa pagpindot sa mga numero at pagdurog ng mga layunin.
Dahil iba't ibang panuntunan ang nalalapat kapag wala ka sa isang harapang pagpupulong, ang pagkakaroon ng pag-uusap tungkol sa "mga ginintuang tuntunin" ay kinasasangkutan ng lahat upang ang bawat pag-sync ay maihatid at matanggap sa paraang nakakakuha ng mga resulta. Narito ang mga pangunahing tuntunin na dapat tandaan sa isang malayong relasyon sa pagtatrabaho:
BAGO ANG PULONG
Pamilyar sa Iyong Teknolohiya
Ang pag-on sa video camera at pagpapadala ng isang code para sa iyong tawag sa kumperensya ay madali. Ngunit ang pamilyar na pamilyar sa kung paano ka maitataguyod ng software at hardware na tumatakbo nang maayos kung - ipinagbabawal ng langit - mayroong isang paghihirap sa teknolohiya sa panahon ng tawag sa kumperensya. Pigilan ang anumang mga hiccup sa pamamagitan ng pag-online nang 5 minuto nang mas maaga sa iskedyul upang maaari kang mag-set up ng maaga; o magkaroon ng isang plano b handa na upang aksyon. Kahit na ang pagsasagawa ng isang pag-eensayo sa pag-record ng video ay isang matalinong paglipat!
Magdagdag ng Mga Layer Sa Isang Ibinahaging Puwang
Ang isang nakabahaging puwang ay hindi isang silid ng pagpupulong. Sa katunayan, ang silid ng pagpupulong na nagtataglay ng mga nakabahaging puwang tulad ng mga flipchart, an online whiteboard, mga nakabahaging screen at marami pa. Ang mga malayuang manggagawa ay maaaring makaramdam ng pangalawang pinakamagandang bagay sa pisikal na naroroon sa pamamagitan ng pagiging naiimpluwensyahan ng isang kumbinasyon ng mga puwang na ito sa tawag sa kumperensya.
Magtakda ng Isang Agenda, Ibahagi Mauna Pa Sa Oras
Ang isang remote na tawag sa kumperensya ay nagsasangkot ng pagsisikap at pagpaplano upang matiyak na ang lahat ay maaaring dumalo. Sa pamamagitan ng pag-highlight ng mga paksang sakop at pagbabahagi ng agenda muna, maaari mong i-save ang mga mahahalagang sandali sa pamamagitan ng pagdikit sa isang plano. Sa ganitong paraan, alam ng mga kalahok kung ano ang darating at maaari silang aktibong makinig pati na rin handa sa kanilang bahagi ng pagpupulong.
Mag-anyaya ng Ilang Piling
Mas mataas ang bilang ng mga dumalo sa tawag sa kumperensya, mas mababa ang asahan na mag-ambag sa talakayan. Ang mga dadalo ng 1-10 ay perpekto.
SA PANAHON NG PAGPULONG
Panatilihin ang Pagpupulong sa Harap At Sentro
Sa simpleng salita, paalalahanan ang lahat kung ano ang kailangang makamit sa pagtatapos ng tawag sa kumperensya. Itala ito sa online na whiteboard, halimbawa, upang malinaw na makita ito ng lahat, at gamitin ito sa mga kalahok kung tatalikod sila sa kurso habang pinag-uusapan.
Mga Tungkulin sa Gamify Conference Call
Ang mga tungkulin ay maaaring ibigay sa iba't ibang mga dadalo tulad ng tagadali, tagapantay ng oras at eskriba upang tandaan ang lahat ng mga puntos ng pagkilos at desisyon na ginawa. Para sa mga umuulit na pagpupulong, gumuhit ng mga pangalan at baguhin ang mga tungkulin sa gayon napagpasyahan sa simula ng pagpupulong at - sorpresa! - maaaring ikaw ito! Ito siguraduhin ng gamification na manatiling nakatuon ang mga tao.
Ang Lahat ay Nakakakuha ng Panimula
Mas handang lumahok ang mga dadalo sa conference call kapag mas naiintindihan nila kung sino ang nasa tawag sa kanila. Isang mabilis na pagpapakilala ng lahat sa pulong, (kahit na mayroong isang icon o imahe) ay nagdaragdag ng isang ugnayan ng sangkatauhan at pinaparamdam na naririnig at naririnig ang mga malalayong manggagawa!
Hikayatin ang Isang Maliit na Maliit na Usapang
Ang pagkonekta sa mga malalayong kasamahan ay naramdaman ang kanilang presensya sa pagpupulong. Isang mabilis na abutin ang kanilang araw, ang panahon, mga plano para sa katapusan ng linggo - pinaparamdam sa kanila na kilala sila sa totoong mundo pati na rin ang digital na larangan.
PAGKATAPOS NG MEETING
Magkasama Isang Sundin
Ibuod ang pangunahing mga puntos at tagumpay ng pulong na maipapadala. Ang bahagi na ginagawang nakakaengganyo? Magdagdag ng isang elemento ng kasiyahan at pakikipagkaibigan. Ang isang gif, video, o nakakatawang pic ay nakakatulong upang gawing hindi malilimutan ang email o mensahe sa chat, na siya namang inaabangan ng lahat na mag-follow up ng email pagkatapos ng mga pagpupulong sa hinaharap.
Nabanggit ang Mga Bilang
Ang kalusugan at pagiging produktibo ng isang malayong relasyon sa pagtatrabaho ay umaasa sa pagkamit ng mga layunin, pag-abot sa mga numero at pag-abot sa mga layunin sa pagganap. Maglaan ng oras upang talakayin ang mga ito sa pulong, o magpadala ng follow-up na email na nagbabalangkas ng mga pagbabago, nagawa, pagpapabuti, atbp.
Hayaang bigyan ng buhay ng Callbridge ang mataas na pagganap ng conferencing software sa mga business conference call. Ang first-class na platform ng meeting room nito ay tumutulay sa gap para sa virtual at real-world na mga pagpupulong. Sa natatanging mga tampok sa pakikipagtulungan na kasama pagbabahagi ng screen, pagbabahagi ng file, pagtatanghal ng dokumento at panggrupong chat, ang pambihirang audio visual na teknolohiya ng Callbridge ay nagpapalaki ng mga malayuang relasyon sa pagtatrabaho.
