Sa pagsisimula ng umuungal na 2020, ligtas na sabihin na sa ngayon, kalagitnaan ng taon, ang iyong karanasan sa pagpupulong sa video ay nagpalago ng sampung tiklop. Ang iyong tanggapan ay malamang na nag-convert sa isang mas online, diskarte sa pag-uwi, pagbubukas ng mga pintuan sa online na komunikasyon gamit ang pagkumperensya sa video sa mga kliyente, sa mga panayam ng pangkat, mga tawag sa kumperensya sa pamamahala sa itaas, mga sesyon ng brainstorming, mga pagpupulong sa status ... sa
Ano ang higit pa na sa pagpapatuloy nating umangkop sa nagbabago ng oras na kinakaharap ng bawat isa, ang trabahador ay nahahati sa kung paano sila pisikal (o halos!) Magpakita upang gumana. Mayroon ka bang mga kasamahan na nagtatrabaho mula sa bahay ng buong oras? Ang pamamahala ba ay naglalagay ng 2 araw sa isang linggo sa opisina at pagkatapos ay gumagana nang malayuan? Pabalik-balik ka ba sa pagitan ng mga kliyente na kailangang manatili sa tanggapan ng 5 araw sa isang linggo?
Kapag ang mga kasamahan at miyembro ng koponan ay nagkalat sa digital at pisikal na mga landscape, ang pagpapanatiling magkasama ay maaaring patunayan na isang mahirap na gawain bagaman hindi isang imposible! Kahit na may mga hadlang sa oras, hadlang sa wika, pagkakaiba sa hierarchy, at pangkalahatang mga hamon sa pamamahala ng oras, ang bawat isa ay talagang nais na gumawa ng sama-sama na mabisa at mabisa hangga't maaari.
Narito kung paano mabisang mapanatili ang isang nakikipagtulungan na kapaligiran sa trabaho kung ang iyong koponan ay naghiwalay sa bahay, sa tanggapan, o sa larangan.
9 Mga Paraan Upang Pamahalaan ang Pakikipagtulungan sa Cross-Office:
9. Iwasan ang Clutter ng Email
Ang mga email ay susi sa pakikipag-usap nang mabilis at mabisa habang tinitiyak na mayroong isang "trail." Ngunit kapag ang isang maliit na tanong na lobo sa isang napakalaking pag-uusap na nakakakuha ng mahaba at kumplikado, ang aktwal na pagiging epektibo ng palitan ay naging convoluted.
Ang paglipat sa isang tool sa komunikasyon sa negosyo na nagbibigay ng channel kung saan ang trabaho, mga status, at mga update ay nakikita at grapiko, ay nagbibigay sa lahat ng nasa kubyerta ng mas madaling pamahalaang pananaw sa kung ano ang nangyayari. Ang isang tool sa pakikipagtulungan tulad ng Slack ay lumilikha ng ganitong uri ng pagkakaisa, gayundin ang software para sa video conferencing na may kasamang mga opsyon sa integrasyon . Sa ganitong paraan, maaari mong pagsamahin ang dalawang platform para sa sukdulang pagganap sa pakikipagtulungan.
8. Panatilihin ang Isang Mata sa Mga Kargamento
Ang pagtingin sa kung ano ang ginagawa ng lahat sa pamamagitan ng isang tool sa pamamahala ng proyekto ay makakatulong upang makilala ang katayuan ng proyekto at kung sino ang nandiyan. Sa ganoong paraan nasa bahay ka man o naglalakbay para sa trabaho, nakakapagtalon ka at makita kung ano ang nasa pipeline.
Samantalahin ang color-coding, at paggamit ng mga row at column upang ayusin ang mga file, lokasyon, at pagsubaybay sa oras. Sa kabaligtaran, ang pagkakaroon ng online meeting gamit ang video conferencing upang talakayin ang proyekto nang real-time ay nagbibigay sa mga kasamahan ng pagkakataong magbukas ng kanilang mga saloobin tungkol sa kanilang kinaroroonan at kung ano ang kanilang nararamdaman sa gitna ng mga pangyayari. Ang pagpapalaganap ng isang rutina ng mga online meeting kung saan tinatalakay ang katayuan at mga update ay makakatulong upang matukoy ang mga prayoridad na bagay, mga bottleneck, at mabawasan ang mga napalampas na timeline.
(alt-tag: Naka-istilong babae na naglalakad sa kalye na may hawak na isang mobile phone habang tinitingnan ito at hinlalaki.)
7. Maging Maalaala Sa Mga Zone ng Oras
Hindi mainam na sumali sa isang pulong na "red-eye" o isa bago matulog, ngunit kapag ang pag-iiskedyul ng mga proyekto o pag-sync, ang mga time zone ay may papel sa pagpapasya kung kailan magkakaroon ng isang cross-office na pagtitipon.
Ang pagkakaroon ng madaling gamiting iskedyul ng lahat at magagamit ay nagbibigay-daan sa host o tagapag-ayos upang magkaroon ng kakayahang makita ang pinakamahusay na oras upang magkaroon ng isang pulong sa online. Maghanap ng software ng kumperensya sa video na kasama ng tagapagsimula ng time zone o maging bukas sa ilang inanyayahang kalahok na kailangang itala ang pagpupulong ngayon upang mapanood ito sa ibang pagkakataon.
6. Regular na Mag-check-In
Kapag ang iyong koponan ay kumalat sa buong opisina, tahanan at larangan, madaling mawala ang ilan sa mga mas tipikal na pag-uugali na nakuha kapag nagtatrabaho ka nang magkasabay at ilang mga paa lamang mula sa bawat isa - tulad ng pagsulyap upang magtanong o dumaan bawat isa sa bulwagan o breakroom.
Upang matiyak na ang lahat ay nasa parehong pahina, gumamit ng isang ugali ng madalas na hawakan ang base. Huwag mag-atubiling gumawa ng isang koneksyon ng maraming beses sa isang linggo maging sa pamamagitan ng email, pag-sync, tawag sa kumperensya, video conference o text chat!
5. Umasa Sa Awtomatiko Upang Subaybayan
Ang pamamahala ng mga deadline, katayuan, at pag-unlad sa trabaho ay hindi madali kapag hindi mo ito magawa nang personal. Ngunit kapag maaari mong mai-offload ang nauulit na paulit-ulit na gawain, pinapaluwag mo ang oras upang gugulin sa mas mahahalagang gawain. Dagdag pa, ang pag-aalis ng sangkap ng tao ay gumagawa ng mas mahusay, mas tumpak na mga resulta. Hayaan ang automation na gawin ang mabibigat na pag-aangat para sa iyo:
- Mag-iskedyul ng mga paanyaya at paalala para sa paparating na mga pagpupulong sa video
- Isama ang Google Calendar sa iyong video conferencing software para sa isang seamless iskedyul at mga notification
- Ibahagi ang real-time na impormasyon sa Google Doc at makakuha ng instant na mga pag-edit at pagbabago na ipinadala sa iyong email
- Pamamahala ng proyekto at mga tool sa video na nag-o-automate ng mga spreadsheet, impormasyon sa customer, pagrekord, transkripsyon at marami pa.
4. Gumamit ng Isang Mobile App
Sa kaganapan ng isang pagpupulong sa online, binibigyan ng isang mobile app ang mga kasamahan ng mabilis at madaling pagpipilian na maaring tumalon sa isang tawag mula sa kung nasaan man sila - sa lansangan, sa likod-bahay, o sa tanghalian.
Ang pagsisimula ng isang pagpupulong na naglalakad mula sa iyong palad ay magbibigay sa iyo ng mga de-kalidad na pagpupulong na kasing ganda ng kung nasa desktop mo. Maaari mo pa ring iiskedyul ang mga pagpupulong nang maaga o on the spot; maaari mong ma-access at i-sync hanggang sa iyong Kalendaryo at Address Book; at syempre, kung nasaan ka mismo naroon ang iyong pagpupulong. Binibigyan ka ng isang mobile app ng kalayaan upang magsagawa ng isang pagpupulong o tumawag saanman mayroong isang koneksyon sa internet.
Dagdag nito, nakakakuha ka pa rin ng pag-access sa iyong kasaysayan ng pagtawag, mga transcript at pagrekord, sa isang ligtas at ligtas na kapaligiran sa pagpupulong.
3. Lumikha ng Isang "Standardized" Work Storage Hub
Gawing madaling ma-access at maiimbak ang lahat ng mahahalagang file, link, dokumento, at media sa isang lokasyon. Kapag ito ay sentralisado sa isang lugar, ang pagkuha dito ay hindi kailangang maging tulad ng isang gawain. Kapag ang mga item ay nakalista, naayos, at magagamit nang real-time, ang bawat isa ay maaaring magkaroon ng pag-access sa pinakabagong mga file, pinakahuling mga dokumentadong pagpupulong, at mahahalagang desisyon.
Ilang iba pang mga mungkahi:
Kung mayroon kang mga tanggapan sa iba't ibang mga lokasyon, maaaring mayroong higit sa isang wikang sinasalita. Subukang manatili sa wikang pinakalawak na sinasalita at kung kailangan mong makipag-usap sa ibang wika, isagawa ang pag-uusap nang pribado sa pamamagitan ng text chat o sa isang hiwalay na channel.
Iwasang gumawa ng mga duplicate ng mga dokumento sa pamamagitan ng wastong pag-label sa kanila, malinaw at linilinaw na mayroong isang pamamaraan para sa pagtatrabaho sa mga ito. Walang mas masahol pa kaysa sa pag-aaksaya ng mga oras sa isang dokumento na nagawa na, mayroong isang mas kamakailang bersyon, o nawala.
Alamin kung aling mode ng komunikasyon ang pinakaangkop para sa iyong layunin. Kung nangangailangan ka ng paglilinaw sa isang detalye o oo o hindi na katanungan, padalhan ang iyong kasamahan ng isang mensahe sa text chat. Kung mayroon kang pag-aalala tungkol sa isang paparating na kahilingan sa pag-time-off, mag-shoot ng isang email. Kung mayroong isang problema sa isang kasamahan at nakakaapekto sa iyong kakayahang magsagawa at makagawa ng mahusay na trabaho, mag-iskedyul ng isa-isang-isang video conference.
2. Gumamit ng Isang "Video-First" na Diskarte
Lalo na sa gitna ng pandemyang nakaapekto sa mundo, ang isang video-centric na pamamaraan na nagpapahalaga sa mga pakikipag-ugnayan nang harapan ay nakakatulong upang mapanatili ang pakiramdam ng mga kasamahan na parang totoong tao ang kanilang katrabaho sa halip na ideya ng isang tao. Ang pagpapakita ng iyong mukha, pagbabahagi ng iyong boses, paggalaw ng iyong katawan – lahat ng ito ay bahagi ng paglikha ng isang mas makatotohanang bersyon mo sa isang virtual na setting. Ang isang video conference ay nakakatulong upang lumikha ng isang normal na kapaligiran sa opisina tungo sa isang digital na tanawin.
Dagdag pa, bakit "sabihin" kung maaari kang "magpakita?" Ang ilang mga pagtatanghal - lalo na ang mga nagsasangkot ng mga konsepto, at mga abstract na ideya o nitty-gritty nabigasyon sa pamamagitan ng isang disenyo ng website - mas mahusay na mapunta sa isang demonstrasyon gamit ang pagbabahagi ng screen. Ang mga kasamahan ay literal na nasa parehong pahina ng iyong sesyon ng kumperensya sa video na may isang upuang hilera sa harap ng iyong mga ideya.
1. Eksperimento At Kumuha ng Puna
Tulad ng karamihan sa mga kaayusan, may kasamang kaunting paglipat at pag-eksperimentong kasangkot. Ang pakikipagtulungan sa cross-office na gumagana tulad ng isang mahusay na langis na makina sa halip na isang kalawangin, ay kailangang magpatupad ng iba't ibang mga diskarte, mode ng komunikasyon, at mga tool upang makita ang pinakamahusay na kurso ng pagkilos na gumagana para sa koponan.
Isa sa pinakamahalagang kadahilanan na matukoy ang tagumpay ng koponan o output ng proyekto ay ang pagpayag ng bawat isa na magtiwala sa bawat isa. Nagagawa ba ng mga miyembro ng koponan na tratuhin ang bawat isa nang may respeto? Ang mga malalayong manggagawa ba ay humihila ng kanilang timbang sa halip na mag-antay lamang? Ang mga manggagawa ba sa tanggapan ay nangunguha ng labis, sabik na magpahanga at manguna?
Sa pamamagitan ng pagtuon sa pagpaplano, ang paggamit ng mga tool sa pagbuo ng koponan, at isang maliit na pakikipagkaibigan dito at doon, kahit na kumalat ang iyong koponan, ang pagsubok ng mga bagong bagay upang tulayin ang agwat ay hindi dapat maging nakakatakot. Mahalagang subukan ang mga bagong diskarte at tool at tingnan kung alin ang magdadala ng pinakamahusay na mga resulta para sa iyong koponan at layunin.
Ang pakikipagtulungan sa pagitan ng mga empleyado at empleyado ay palaging may kaakibat na mga tunggalian at hamon. Ang mga resulta ng mga kasamahan na nagtatrabaho sa loob at labas ng opisina, malapit man o malayo, at ang pagtatrabaho sa iba't ibang iskedyul tulad ng flex hours , part-time, o full-time ay pawang nakakaapekto sa output at daloy ng trabaho. Gayunpaman, kahit sa kasalukuyang kalagayan ng mundo, ito ay isang pagkakataon upang umangkop sa isang potensyal na mas pinagsamang balanse sa trabaho at buhay na umaayon at sumasabay sa teknolohiyang ginagamit natin.
Hayaan ang natatanging suite ng Callbridge na dalawang-way na video conferencing software na lumikha ng pagkakaisa sa mga koponan. Ang teknolohiya nito ay dinisenyo upang ikonekta ang mga tao, kaya't ang iyong negosyo ay maaaring umunlad anuman ang dispersed ng iyong workforce.
Ang Callbridge ay nagsisilbi sa mga negosyong malalaking sukat na naghahanap ng sopistikadong mga solusyon na pumakipot sa mga pagkakaiba sa loob ng mga kasamahan at panlabas sa mga kliyente, vendor, stakeholder, at iba pang mahahalagang gumagalaw na bahagi ng iyong lumalaking negosyo. Nag-aalok ng isang malawak na hanay ng mga tampok na nagtutulungan upang humimok ng pasulong na pakikipag-ugnayan at pagiging produktibo, pinapanatili ka ng ligtas at ligtas na koneksyon ng platform ng audio, video at web conferencing ng Callbridge nasaan ka man at saanman ka pupunta.
Ano ang pinagkaiba ng Callbridge?
Mga transkripsyon ng pulong sa pamamagitan ng AI – Ang iyong artipisyal na matalinong personal assistant na Cue™ ang bahala sa pagre-record ng iyong mga pulong at pagtukoy sa mga tagapagsalita, paksa, at tema.
Mga Integrasyon sa Slack at Google Calendar – Huwag palampasin ang anumang ritmo dahil maaari kang mag-integrate kasama ng Google Suite, Outlook at Slack.
Mga Natatanging Tampok – Tangkilikin ang mga tampok na pang-world-class tulad ng Pagre-record ng Meeting , Pagbabahagi ng Screen , Pagbabahagi ng Dokumento , Online Whiteboard , at marami pang iba!
Mataas na Antas ng Seguridad – Magkaroon ng kumpiyansa na ang iyong impormasyon ay ligtas at protektado gamit ang One-Time Access Code, Meeting Lock, at Security Code.
Pasadyang Branding – Gawing branded at natatangi sa iyo ang iyong online meeting room gamit ang sarili mong logo at mga pamantayan ng brand.
Hindi Kinakailangan ng Pag-download – Walang mga kordon at mabibigat na kagamitan, mga solusyon lang sa video conferencing na nakabatay sa browser na walang download.
