Paano mag-host ng pagpupulong sa Conference Call
Kung ikaw ay tulad ng karamihan sa mga maliliit na may-ari ng negosyo, kailangan mong mag-host isang conference call meeting o t wo in order plan o brainstorming kasama ng iyong team. Marahil ay napagtanto mo na rin sa ngayon na hindi lahat ng mga pagpupulong ay kasing produktibo hangga't maaari.
Minsan nahuhuli ang mga empleyado. Minsan ang mga ito ay masyadong inaantok o nagagambala. Iba pang mga oras, hindi talaga sila nagpapakita. Madaling magtaka sa mga oras kung posible bang mag-host ng pagpupulong sa conference call kung saan walang mali.
Mabuti na lang at posible ang isang makabuluhan at produktibong pagpupulong sa pamamagitan ng conference call. Sa Callbridge , nakakita at nakapag-facilitate na kami ng sapat na mga pagpupulong para malaman kung ano ang dapat mong gawin para maisagawa ang pinakamahusay na pagpupulong hangga't maaari. Ang kailangan mo lang gawin ay sundin ang mabibilis at madaling hakbang na ito:
Hakbang 1: Magkaroon ng isang malinaw na layunin sa pagpupulong bago mo gawin ang iba pa.
Hakbang 2: Lumikha ng agenda ng pagpupulong ng conference call na kasing detalyado hangga't maaari.
Hakbang 3: Magpadala ng detalyadong mga paanyaya sa pagpupulong at mag-follow up sa iyong mga bisita.
Hakbang 4: I-save ang mga hindi nauugnay na paksa para sa ibang pagkakataon upang ang iyong pagpupulong ay hindi madiskaril.
Hakbang 5: Sumang-ayon sa mga susunod na hakbang para sa bawat isa sa pagpupulong bago ito wakasan.
Magkaroon ng isang Malinaw na Layunin ng Pagpupulong
Madaling umikot-ikot kapag nagho-host ka ng meeting para “talakayin ang project X” o “tuklasin ang mga paksang may kaugnayan sa Y”, dahil hindi ka pa nagtakda ng malinaw na mga layunin para sa meeting. Sa halip, paano kaya kung magtakda ng layunin tulad ng “magtakda ng direksyon para sa kampanya sa taglagas”, o “magtatag at magkasundo sa isang balangkas ng pagsukat para sa ating mga ad sa social media”.
Sikaping maging tukoy hangga't maaari sa iyong mga layunin, at hindi mo lamang masasabi kung ang iyong pagpupulong ay isang tagumpay, at pati na rin kung nakakakuha ka ng off-track sa iyong mga talakayan.
Lumikha ng isang Conference Call Meeting Agenda
Walang nagsusulat ng isang libro sa pamamagitan ng paggastos ng 90% ng kanilang oras sa paunang salita. Ang pagkakaroon ng isang agenda at pagdikit dito ay maglalagay sa iyo ng mas malapit sa aktwal na pagkamit ng layunin para sa iyong pagpupulong sa pulong ng pagpupulong na itinakda mo nang mas maaga dahil magkakaroon ng inilaang oras upang talakayin ang lahat ng mahahalagang paksa sa iyong pagpupulong.
Mahalaga rin na tandaan na lahat tayo ay tao lamang, at kung minsan ang pinakamahusay sa atin ay nagkakamali, nagpapatuloy sa mga tangen, o nagmumula lamang sa kasiyahan. Dapat mong panatilihing naka-iskedyul ang iyong pagpupulong sa conference call, ngunit mangyaring huwag maging militante tungkol dito. Mayroong puwang para sa ilang kasiyahan sa bawat pagpupulong.
Magpadala ng Detalyadong Mga Imbitasyon sa Pagpupulong at Mag-follow up sa Kanila
Ang pagpapadala ng mga paanyaya sa pagpupulong, ang panuntunan ay "mas maaga, mas mabuti". Sa ganoong paraan, mayroon kang oras upang dahan-dahang ipaalala sa mga tao kung nakalimutan nilang mag-RSVP sa iyong pagpupulong. Ang pagbibigay ng oras sa iyong mga kalahok ay nagpapahintulot din sa kanila na maghanda para sa iyong pagpupulong, at mapabilis ang kanilang sarili sa kailangan nilang malaman bago ang pagpupulong.
Bakit kailangang detalyado ang iyong agenda? Dahil lamang kapag alam ng mga kalahok na tatanungin sila tungkol sa isang tiyak na paksa o trabaho, malamang na maghanda sila ng isang sagot nang maaga. Talaga, magiging mas handa sila para sa kanilang pagpupulong, kahit na upang maiwasang mapili bilang isang taong hindi handa.
Mga Paksa ng Pagpupulong sa "Park" na Tawag sa Pagpupulong na Hindi Nauugnay
Ano ang gagawin mo kapag ang iyong pagpupulong ay nagsisimulang mawala sa isang kaugnay na tangent? Maaari mo lamang sabihin sa kanila na huminto, ngunit maaaring hindi iyon ang pinaka mataktika at mahusay na pagtanggap ng solusyon. Sa halip, subukang "iparking" ang mga tangent na ito upang bisitahin sa pagtatapos ng pagpupulong, o sa ibang oras. Tinatawag ito ng ilang tao na "parking lot".
Ang paradahan ay mahusay din kung ang isang tao ay nagtataas ng isang wastong puntong kailangang bigyan ng pansin, ngunit hindi pa rin malinaw na nauugnay sa pagpupulong. Sa ganitong paraan, ang mga mahahalagang paksa ay maaari pa ring mabigyan ng pansin na kailangan nila habang nagpapatuloy ang iyong pagpupulong, na hindi mapigilan ng mga talakayan na hindi paksa.
Siguraduhin na ang Susunod na Mga Hakbang ay Sumang-ayon
Mahalaga ang hakbang na ito. Sa pagtatapos ng pagpupulong, ulitin ang lahat ng mga susunod na hakbang, pati na rin kung sino ang kukuha ng pagmamay-ari. Kapag ang lahat ng mga partido ay sumang-ayon sa kanilang mga gawain, walang sinuman ang maaaring magdahilan na malito, o sabihin na ang isang bagay na "nadulas sa kanilang isip".
Dahil sa Cue, maaari mo ring ipadala ang isang transcription sa pulong na binuo ng AI sa lahat ng mga kalahok kaya walang pagkalito tungkol sa kung ano ang kailangang gawin.
Matapos sumang-ayon sa kung kailan ang susunod na pagpupulong ay, maaari ka nang bumalik sa iyong paradahan at matugunan ang anumang mga karagdagang detalye, o makipag-chat lamang. Bagaman kung minsan ay tila walang kabuluhan upang pag-usapan ang mga bagay tulad ng kasalukuyang mga kaganapan at pelikula kapag nag-host ka ng pagpupulong na tawag sa kumperensya, mahalaga ito para sa isang positibong ecosystem ng lugar ng trabaho at masasayang empleyado.
